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电子文件上传

电子文件上传. 1. 单个电子文件上传 2. 多个电子文件上传. 单个电子文件上传. 1.1 进入电子文件上传页面 一、 进入 “ 档案文件信息管理 ” 页面，可见 “ 全文 ” 图标 （如下图红框所示）. 单个电子文件上传. 1.1 进入电子文件上传页面 二、 在需要添加电子档案的文件右边，点击“全文”图标即可进入电子文件上传页面。也可以在“编辑文件”页面下直接点击“输入员”右侧的“全文”按钮. 单个电子文件上传. 1.1 进入电子文件上传页面 三、 点击“全文”图标进入电子文件上传页面. 单个电子文件上传. 1.2 电子文件上传.

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Presentation Transcript

  1. 电子文件上传 1.单个电子文件上传 2.多个电子文件上传

  2. 单个电子文件上传 1.1 进入电子文件上传页面 一、进入“档案文件信息管理”页面，可见“全文”图标（如下图红框所示）

  3. 单个电子文件上传 1.1 进入电子文件上传页面 二、在需要添加电子档案的文件右边，点击“全文”图标即可进入电子文件上传页面。也可以在“编辑文件”页面下直接点击“输入员”右侧的“全文”按钮

  4. 单个电子文件上传 1.1 进入电子文件上传页面 三、点击“全文”图标进入电子文件上传页面

  5. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 电子文件上传页面分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上载。

  6. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 一、全文提要信息录入 用户可以在页面上部的文本框中录入案卷或文件全文的提要信息。如：在下图我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容。同时，也可以将其它文本的内容粘贴上去。录入完成后，务必用鼠标左键点击下方的“保存”按钮，出现对话框，点击“确定”，完成录入。

  7. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 二、单个附件的上传 在电子文件上传页面点击中下侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件

  8. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 二、单个附件上传（例子） 上载文档为本地计算机E盘下的“江苏师范大学档案馆文件.doc”，设置“上传方式”为“上传整个文件”；“提取全文”为“将附件内容追加到全文”，点击“上传”按钮。 （如有多个附件，参考批量上传方法，也可以分别单个上传）

  9. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 二、单个附件上传 如果上传的电子文件不是PDF格式，上传完毕后点击“转换” 点击“转换”后，出现下图

  10. 单个电子文件上传 1.2 电子文件上传 二、单个附件上传 等待几十秒时间（如果电子文件比较大，等待时间要长一些），点“刷新”按钮，待“转换中”变为“已转换”，即已将文件格式转换为PDF格式。

  11. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 一、进入档案文件信息管理页面，点击“全文”。

  12. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 二、点击“电子文件上传”

  13. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 三、弹出“电子文件批量告诉上传”界面

  14. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 四、点击下图左上部的▼下拉菜单，选择电子文件所在磁盘文件夹（如下图）。

  15. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 五、点鼠标左键选中2012年档案年检自查报告（2012年档案年检自查报告、附件1 xxxxx和附件2 xxxxx批量上传），如下图

  16. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 六、把鼠标光标放在选中的“2012年档案年检自查报告”上，点鼠标左键并下拉，将附件1 xxxxx和附件2 xxxxx同时选中（如果要选择的电子文件不集中，可以按住键盘上的“Ctrl”键，同时用鼠标选中要上传的电子文件）。“提取全文”处选择“提取并追加”， 如果之前有上传的电子文件，并且不需要继续保留，则选择“提取并替换”。如下图

  17. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 七、点击上图中的“上传”按钮，弹出下面的窗口。

  18. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 八、点击上图中的“确定”按钮，弹出下面的窗口。

  19. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 九、点击上图右上角的关闭按钮，显示出下面的页面。

  20. 电子文件批量上传 2.1 对应一个文件/案卷记录的电子文件批量上传 十、分别将上传的电子文件转换成PDF格式。如果用户不需要将电子文件中的附件内容追加到全文中，可以将电子文件和其对应的附件分两次进行上传。上传附件时全文设置选择“不提取全文”。

  21. 电子文件批量上传 2.2对应于不同文件/案卷记录的的电子文件批量上传 对于文件\案卷记录已经存在的情况,可以分别将对应的电子文件自动挂接到所属的文件案卷记录上，有两种情况，一种是电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同，一种是电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名不同。

  22. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 一、进入档案文件信息管理页面，批量上传下图中的“2012年档案年检自查报告”和“关于印发《江苏省高等学校档案管理办法》的通知”2份文件。

  23. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 一、点击上图中的“上传文件”按钮，弹出“电子文件批量上传”窗口。

  24. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 二、点击上图左上部的▼下拉菜单，选择电子文件所在磁盘文件夹，如下图

  25. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 二、按住键盘上的“Ctrl”键，同时用鼠标选中要上传的电子文件“2012年档案年检自查报告”和“关于印发《江苏省高等学校档案管理办法》的通知”,接着，提取全文选择“提取并追加”，上传方式后的“√”去掉，挂接方式选择“正题名”，如下图。(提取全文设置时也可以选择“不提取全文”，等到所有录入文件目录的电子文件上传完后，在档案管理界面档案表名上点击鼠标右键，选择“提取全文”即可)

  26. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 三、点击上图中的“上传”按钮，出现下图

  27. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 四、点击“确定”按钮，出现下图

  28. 电子文件批量上传 2.2.1电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名相同时 五、点击上图右下角的“刷新”按钮，全文显示所上传电子文件数量，如下图

  29. 电子文件批量上传 2.2.2电子文件名称和对应的文件/案卷目录题名不同时 六、要将对应的电子文件自动挂接到所属的文件案卷记录上，电子文件的命名要按照下面列出的规则命名。 电子文件名称中要有所要挂接的文件案卷的档号信息。 如：文件的档号为实体分类号：2002-JX13 案卷号：1.0001 所要上传是有2个word文件，则所要挂接到该文件的电子文件的名称应该为： 2002-JX13,1.0001,电子文件名称,1.doc 2002-JX13,1.0001,电子文件名称,2.doc 上传时需将上传方式的勾选取消。系统将会根据电子文件名称中的档号信息自动搜索对应的文件案卷记录，如果搜索到，则将电子文件挂接到对应的记录上，如果没有搜索到对应的文件案卷记录（命名不合规则），则系统会创建一个新的文件记录，并将电子文件挂接到新创建的文件记录上。

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