ОАО "НИИАА имени академика В. С. Семенихина“ Журавлев А. И.

1. Опыт практического применения модуля "Управление деловыми процессами" ПП Парус 8 для контроля исполнительской дисциплины и автоматизации документооборота ОАО "НИИАА имени академика В. С. Семенихина“ Журавлев А. И.

2. ОАО "НИИАА имени академика В. С. Семенихина" • Основные направления деятельности: • Разработка АСУП, ГИС, систем мониторинга и контроля, телекоммуникационных систем и оборудования • НИР и ОКР в рамках обозначенных выше направлений • Основные заказчики • Минпромторг РФ • Минобороны РФ • ГУСП президента РФ • МВД РФ • Масштаб • более 1000 сотрудников • порядка 7-ми научно-технических центров

3. Цели создания информационной системы • Создание единого информационного пространства учета материальных, технических и финансовых ресурсов • Обеспечение полного, своевременного и достоверного учета, повышение оперативности и качества процессов принятия решения • Исключение срывов подготовки ответов на запросы контролирующих органов, повышение качества ответов

4. Модули АСУП в эксплуатации Планирование основной деятельности Планирование и учет проектов Обеспечение оперативного учета и бюджетирование Бухгалтерский учет Планирование и учет договоров Управление финансами Учет трудовых ресурсов Управление персоналом и штатное расписание Табельный учет Расчет заработной платы Управление деловыми процессами Электронный документооборот, контроль исполнения приказов и поручений WEBмониторинг Доступ к учетным данным системы, аналитическим отчетам

5. Автоматизированные участки и процессы • Подразделения • Канцелярия • Координационный отдел • Аппарат генерального директора • Подразделения задействованные в согласовании и исполнении приказов и поручений • Процессы • Контроль исполнения распорядительной документации • Согласование и исполнение приказов и поручений, исходящей корреспонденции • Уведомительная рассылка документов • Обмен служебными записками между подразделениями

6. Проблемы автоматизации и их решения • Методологические • Технологические • Социальные

7. Проблемы автоматизации и их решения • Методологические проблемы • Проблема:Отсутствие регламентов приспособленных для их использования в качестве основы автоматизированной системы • Решение: Разработка соответствующих регламентов и их внедрение “сверху - вниз”. Система позволят поддержать практически любой регламент прохождения документов. • Проблема: Налаживание системы контроля исполнительской дисциплины • Решение: Регулярный сбор сведений о нарушениях сроков исполнения документов и поручений и подача их на производственную комиссию

8. Проблемы автоматизации и их решения • Технологические проблемы • Проблема: Установка клиента системы на большом количестве территориально разрозненных рабочих мест пользователей силами небольшой IT-группы • Решение: Большинство пользователей работает с системой через браузер (IE 8+, Chrome) уже имеющийся в ОС • Проблема: Необходимость массовой оцифровки большого объема документов • Решение: Закупка соответствующего оборудования • Проблема: Большой объем тяжелых (многостраничный TIFF) “скан-копий” документов • Решение: Оптимизация процедуры сканирования (сканирование в PDF) и “горячая” реорганизация хранилища (конвертация TIFF – PDF) без останова системы

9. Проблемы автоматизации и их решения • Социальные • Проблема:Сложность освоения информационных технологий • Решение:WEB-интерфейс, обучение • Проблема: Привычка работать с бумажным документом • Решение: Внедрение требований – если документа нет в системе, то его нет вообще, если документ в системе не отработан, то сотрудник не выполнил свои должностные обязанности • Проблема: Отсутствие привычки всегда работать в АС • Решение: Интеграция с Mail-сервером с целью рассылки уведомлений о событиях системы (направлении документов, смене состояния событий и т.п.) и напоминаний о необходимости выполнения тех или иных действий • Проблема:“Я этого не делал” • Решение: Включение тотального аудита действий пользователей в системе (“Журнал регистрации событий”)

10. Достигнутые результаты • Создан механизм ведения единого формализованного хранилища документов с возможностями регистрации документов, их поиска по учетным характеристикам, просмотра твердых копий электронных документов уполномоченными сотрудниками, ведения архива. • Утвержден регламент электронного согласования документов • Автоматизирован контроль исполнения поручений, получаемых сотрудниками на основании приказов и указаний руководства, резолюций по входящей корреспонденции.

11. Достигнутые результаты

12. Достигнутые результаты

13. Статистика использования системы • За 2,5 года промышленной эксплуатации: • В системе работает 320 пользователей (около 100одновременно) • Хранится порядка 21000 документов • в т.ч. приказов 1240 • из них контрольных 60% • в т.ч. входящей корреспонденции 7800 • в т.ч. различных внутренних документов 2500 • Объем хранимых в системе документов (включая исторические версии и архив) 38Гб • Системой разослано 12000 уведомлений по E-Mail • Зарегистрировано процессов (в т.ч. завершенных), связанных с документами 9000 • Записей истории изменения состояний процессов3800000 • Архив документов содержит порядка 2700 записей

14. Развитие функциональных возможностей • Функционал постоянно расширяется собственными силами, согласно изменяющимся регламентам бизнес-процессов и потребностям пользователей • Например, был доработан WEB-интерфейс: появилась возможность формирования статистического отчета о процессах согласования и исполнения документов

15. Развитие функциональных возможностей

16. Перспективы системы на предприятии

17. Спасибо за внимание Ваши вопросы…