СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОЧЕРЕДЬЮ Проект компании ЮМССофт

1. СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ОЧЕРЕДЬЮ Проект компании ЮМССофт

2. Система управления очередью – это: • эффективное решение для оптимизации работы организации, деятельность которой связана с приемом посетителей; • сокращение времени обслуживания клиентов при повышении качества работы сотрудников; • гибко настраиваемый алгоритм управления потоками посетителей; • улучшение условий труда персонала. • Другими словами, система управления очередью – это мощный и удобный инструмент, предназначенный для эффективного планирования нагрузки на операторов и оптимального распределения потоков посетителей. Кроме того, СУО позволяет вести учет и формировать статистику работы специалистов и интенсивности потоков посетителей..

3. Компоненты системы управления очередью • Основными компонентами СУО являются: • Главный экран – широкоэкранный дисплей, располагающийся в зоне ожидания, на котором отображается текущее состояние очереди (монтируется на стену или потолок; количество зависит от конфигурации системы и числа зон ожидания). • Табло оператора – небольшой монитор, на котором отображается информация о посетителе, который приглашается на прием или обслуживается в текущий момент (монтируется на стену / потолок / стол на каждом рабочем месте оператора; количество зависит от конфигурации системы). • Система голосового оповещения – программно-аппаратное решение, которое обеспечивает сопровождение приглашения клиента на прием звуковым сигналом – т.е. произнесение информации отображаемой на табло оператора.

4. Компоненты системы управления очередью • Основными компонентами СУО являются: • Сенсорный терминал – устройство для регистрации появления нового посетителя, снабженное встроенным термопринтером для печати талонов на прием (с установленным специализированным программным обеспечением). • Программное обеспечение– собственная разработка компании ЮМССофт, которая обеспечивает функционирование всей системы и включает в себя такие составляющие, как: • сервер очереди; • база данных; • специальное конфигурационное ПО для настройки СУО; • программа мониторинга; • инструменты для просмотра статистической информации о работе операторов в системе. • Расходные материалы (коммуникационные провода, провода питания, материалы для монтажа и т.д.).

5. Как работает система управления очередью 2 Посетитель получает талон с номером, после чего проходит в зал ожидания Посетитель следит за информацией на главном экране, которая сопровождается звуковыми сигналами, спокойно ожидая своей очереди 1 Номер посетителя, приглашаемого на прием, отображается на табло оператора С помощью специального ПО, установленного на рабочем месте оператора, вызывается следующий посетитель 3 4 Отображение информации на главном экране, табло оператора и ее указание в талоне настраивается в соответствии с требованиями заказчика.

6. С точки зрения оператора • С точки зрения оператора система управления очередью представлена окном на рабочем столе монитора, в котором демонстрируется полная информация о содержании рабочего процесса данного специалиста в тот или иной период времени: количество посетителей, находящихся в очереди, время приема каждого из клиентов и элементы управления движением очереди. • Эта информация строго структурирована, благодаря чему пользователь легко ориентируется в ней. • Любые необходимые действия осуществляются одним нажатием кнопки мыши.

7. С точки зрения посетителей • С точки зрения посетителей система управления очередью – это информация на мониторе в зале ожидания учреждения, на котором отображается состояние очереди в текущий момент и присутствует соответствующая индикация, помогающая клиенту сориентироваться в момент его приглашения на прием, а именно: дает наглядное представление о том, когда и куда ему следует обратиться. • Сложнейшая внутренняя организация взаимодействия между различными элементами СУО видится посетителям очень простой за счет того, что внешне она представлена лишь несколькими компонентами: сенсорным терминалом, главным экраном, табло оператора,системой голосового оповещения. • За каждым из этих компонентов закреплена определенная функция – ничего лишнего, все функционально и работает с точностьюидеально отлаженного и настроенного механизма.

8. Преимущества использования СУО • Автоматизация управления потоком посетителей позволяет: • строго регулировать и автоматически выстраивать очередность для всех посетителей с учетом различных факторов и приоритетов; • равномерно распределять нагрузку на операторов по времени в течении дня, а также автоматизировать типовые обращения посетителей, что делает работу сотрудников более продуктивной; • ускорить процесс обслуживания посетителей за счет временной регламентации и четкой организации работы; • создать условия для спокойного ожидания посетителями своей очереди, что ведет к формированию комфортной атмосферы в учреждении в целом; • улучшить имидж и подчеркнуть статус организации.

9. Выгоды от использования СУО • Для организаций: • Оптимизация обслуживания посетителей и повышение его качества. • Оптимизация работы на основе статистического анализа и отчетов, на базе которых возможно анализировать эффективность управления потоком клиентов и эффективность оказания услуг. • Равномерное распределение потоков посетителей по времени рабочего дня и свободным специалистам. • Для посетителей организаций: • Минимизация конфликтных ситуаций. • Избавление от необходимости отстаивать свое место в очереди, ведущее к ликвидации нервозности и напряжения в зоне ожидания. • Изменение атмосферы ожидания, связанное с повышением не только качества, но и культуры обслуживания. • Возможность с пользой провести время в ожидании вызова (например, ознакомиться с информацией о дополнительных услугах, предоставляемых компанией, или сведениями о ней).

10. Контакты Наш адрес: 634009, Россия, г. Томск, пр. Ленина 157/1 Тел: +7 (3822) 90-26-02 Факс: +7 (3822) 53-26-93 Оф. сайт: www.umssoft.com E-mail: umssoft@umssoft.com