280 likes | 431 Views
CargoCRM. Administratorkursus. Kort præsentation af mig. Navn: XX HJV: XX. Program…. CargoCRM – Generelt Uddannelse & Support ved HJV CargoCRM – Opsætning ved HJV Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere Kontaktoplysninger på enheden CargoCRM-Call
E N D
CargoCRM Administratorkursus
Kort præsentation af mig. Navn: XX HJV: XX
Program… • CargoCRM – Generelt • Uddannelse & Support ved HJV • CargoCRM – Opsætning ved HJV • Oprettelse / ændring af kontaktpersoner & brugere • Kontaktoplysninger på enheden • CargoCRM-Call • Kontrolliste før Call Center anvendes. • Evt. eksport / import af kontakter • CargoSMS • Stil gerne spørgsmål undervejs!
CargoCRM – Generelt • Hjemmeværnets ”nye” CRM-system: • Gammel ”kending” – Tidligere omtalt ”CallCenter”. • ”Customer Relationship Management” • Kunde- / kontaktstyring • Én samlet løsning til hele hjemmeværnet. • Håndtering af emner i.f.b. hvervning • Håndtering af ”reserven” i.f.b. genaktivering
CargoCRM – Generelt • Login til CargoCRM: • URL: http://login.cargocrm.net • Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer • *** TIP *** • Automatisk login kan ske med et ”direkte” link: • http://login.cargocrm.net/?language=da-DK&username=[UN]&password=[PW] • [UN] & [PW] erstattes med eget Username & Password.
CargoCRM – Generelt • ”Opgave”: • Log på CargoCRM • URL: http://login.cargocrm.net • Nye brugere skal anvende ”Username” + ”Password” = MA-nummer
CargoCRM – Generelt • ”Regler for brug af system”: • Der må kun gemmes uklassificerede oplysninger. • Eks. ikke våbenoplysninger. • Der må kun gemmes ikke personfølsomme oplysninger. • Eks. ikke cpr-nummer, seksualitet eller religion. • Adgang til systemet: • Tildel kun rettigheder ud fra behov. • Systemet må kun anvendes tjenstligt. • Brug systemet med sund fornuft!!!
CargoCRM – Generelt • ”Roller”: • Administrator (HJK + RGN + VÆRN) / Superbruger (DST): • ”Fuld” adgang til systemet. • Phoner: • Trænet person der ringer til emner. • Aktivitetsholder: • Den person der afholder møder for emner. • Medlemmer: • Medlemmer af HJV (Aktiv / Reserve) • Emne: • En person vi vil give tilbud om optagelse i HJV • Samlet er alle ovenstående ”kontaktpersoner”
Uddannelse & Support ved HJV • ”Uddannelse”: • HJK afholder 5 kurser for administratorer / superbrugere i SEP 2011. • Administratorer / superbrugere (TFR/Værn/DST) uddanner ADM/UAFD • ”Supportvej”: • Phonere / administratorer ved UAFD >> Superbruger ved distrikt • Superbruger ved distrikt >> Administratorer ved region / værn • Administratorer ved region / værn >> Administratorer ved HJK • ”Selvhjælp”: • Der er fra systemet adgang til online brugervejledning • Herfra vil der blive link til div. ”how-to-do” • På informationsforum på hjv.dk vil der blive oprettet link til div. materiale, samt oplysninger om kontaktpersoner.
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - TRNM”: • TRNM (Firma) • HDEJY + HDMVJ + HDNJY (Afdeling) • HVK (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRNM HDEJY HDMVJ HDNJY HVK HVK HVK
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - TRFS”: • TRFS (Firma) • HDFYN + HDSEJ + HDSSJ (Afdeling) • HVK (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRFS HDFYN HDSEJ HDSSJ HVK HVK HVK
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - TRSJ”: • TRSJ (Firma) • DBH + HDKBH + HDKVE + HDNSJ + HDMVS + HDSLF (Afdeling) • HVK (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK TRSJ DBH HDKBH HDKVE HDNSJ HDMVS HDSLF UAFD HVK HVK HVK HVK HVK
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - MHV”: • MHV (Firma) • MHD E + MHD V (Afdeling) • HVF (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK MHV MHD VEST MHD ØST HVF HVF
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - FHV”: • FHV (Firma) • FAFS N + FAFS M + FAFS S + FAFS (Afdeling) • HVE (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK FHV FAFS N FAFS M FAFS S FAFS F FAFS SJ FAFS K FAFS B HVE HVE HVE HVE HVE HVE HVE
CargoCRM – Opsætning • ”Enheder - VHV”: • VHV (Firma) • FRIVILLIG STAB + BANE+ TELE + ENERGI (Afdeling) • VJE + VTE + VEN (Kontor) • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK VHV FRIVILLIG STAB BANE TELE ENERGI VJE VTE VEN
CargoCRM – Opsætning ved HJV • ”Grupper”: • Emner • Medlemmer – Reserve • Medlemmer – Aktiv • REFØ • Ansatte • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ved HJV • ”Status”: • Oprettet (Medtages på Call-liste) • Tildelt (Medtages på Call-liste) • Emne findes ikke • Emne ej truffet (Medtages på Call-liste) • Ingen interesse • Kontaktes senere (Medtages på Call-liste) • Book møde • Deltaget i møde (Opdateres manuelt i CRM) • Ønsker ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) • Skrevet ansøgning (Opdateres manuelt i CRM) • Ej optaget (Opdateres manuelt i CRM) • Medlemmer • Ansatte • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
CargoCRM – Opsætning ved HJV • ”Phonervalg”: • Ønsker medlemskab • Ønsker møde • Kontaktes senere • Er allerede medlem • Ikke intereseret i HJV • Emne ej truffet • Emne findes ikke • Ovenstående kan kun ændres af ADM / HJK
Emner / Brugere • ”Gennemgang”: • ”Kontaktpersoner – liste” • Hurtig søgning • Avanceret søgning • Oprettelse af kontaktpersoner • Oprettelse af brugere / tildeling af rettigheder
Emner / Brugere • ”Opgave”: • Opret en kontaktperson med følgende oplysninger: • ID (Dit MA-NR efterfulgt af TEST eks. 240255TEST) • Navn (Dit MA-NR) • Tildel rettigheder til: • Call Center – Call List • Call Center – My Contact List • Call Center – Events • Call Center – Allow new, edit • Call Center – Allowdelete • Log på med test-brugeren, og udfyld resten af ”profilen”
Kontaktoplysninger på enheden • Kontaktoplysningerne på enheden bruges internt af systemet: • ”ID” er det felt der angiver, hvad man skal importere kontakter med. • ”E-mail” modtager reminder-mails såfremt en phoner ikke kontakter et emne som aftalt. • ”Sender name” & ”Sender e-mail” indeholder afsenderoplysninger til mails. • Såfremt disse ikke er udfyldt sendes der heller ikke SMS!!!
CargoCRM-Call • ”Gennemgang”: • Opkaldsliste • Mine kontakter • Arrangementer • Statistik
Kontrolliste før Call Center anvendes. • Er er emner oprettet til enhederne, der skal ringe ud? • Er alle phonere oprettet? • Har phonerne udfyldt min. navn, e-mail og mobilnr? • Er kontaktoplysningerne på enhederne opdateret? • Er der oprettet ”arrangementer”, så møder kan bookes?
Eksport / import af kontakter • Eksport af kontakter: • Søg (evt. avanceret) efter de kontaktpersoner, der skal eksporteres. • Eksporter de valgte kontakter ved klik på • Vælg hvilke felter, der ønskes eksporteret. • Husk følgende felter ikke kan importeres: • idx • created • modified • login
Eksport / import af kontakter • Import af kontakter: • Vælg import ved at klikke på • Vælg den csv-fil, der ønskes importeret • Vælg importtype • Vælg hvilke felter, der er i csv-filen. • Husk at angive MA-NR som ID, da det giver mulighed for opdatering. • 240255 er ikke det samme som 00240255 • ”Værdier” for ”Enhed”, ”Gruppe” og ”Status” kan findes i CargoCRM.
Eksport / import af kontakter • Opgave: • Søg efter din ”TEST-BRUGER” • Eksporter brugeren med følgende felter: • contact_id • unit_id • group_id • status_id • name • address1 • zipcode • city • Åben filen og skriv SLET i stedet for TEST under contact_id • Gem filen • Importer filen med ”Indsæt” og ”Header i filen”
CargoCRM-SMS • ”Gennemgang – Mail2SMS”: • SMS-key (HJV): Eks. 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 • Til: 12345678@cargocrm.net eller +4512345678@cargocrm.net • Body: >Besked< • Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345 • Ingen mulighed for retur • Emne: 906E2B194A06D66DFF7F297A03F12345-TRNM • Retursvar via mail til enhed-ID: TRNM • ”Gennemgang - Webinterface”: • Grupper • Skabeloner • Afsend SMS