Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Inventaire Physique 2005

1. Séminaire de formation Méthodes d’Audit Cycle Inventaire Physique 2005

2. S O M M A I R E • Introduction • Fondamentaux comptables • Approche de la démarche d’audit • Objectifs d’Audit • Revue du contrôle interne • Mémo de synthèse • Exploitation au final • Conclusion • Rôle et responsabilité de l’assistant

3. Fondamentaux comptables • Les principes français sont globalement en adéquation avec les principes IFRS (IAS 2) • Obligation annuelle de pratiquer un inventaire physique (la date n’étant pas obligatoirement le 31 décembre) • Prévoit l’enregistrement des stocks à la valeur de recouvrabilité, c’est-à-dire : • Coût d’achat (prix d’achat, frais de transport, de manutention et frais de la fonction achat) • Dépréciation en fonction de l’état du stock (obsolescence, usure, défaut, ancienneté) • Dépréciation complémentaire pour ramener la valorisation au prix de revente sur le marché, si celui-ci est inférieur à la valeur nette du stock • La nomenclature des stocks est légèrement modifiée, à savoir : • Les stocks de pièces de rechange sont classés en actifs immobilisés

4. Cycle Inventaire Physique OBJECTIFS D’AUDIT

5. Risques généraux DES TRAVAUX A METTRE EN ŒUVRE en respectant des objectifs d’audit suivants : Existence Obsolescence … Vétusté EXHAUSTIVITE REALITE UNICITE CONCERNE L’ENTREPRISE BONNE PERIODE BON COMPTE BON MONTANT

6. Objectifs d’audit OBJECTIFS • réalité • concerne l’entreprise • sans oubli (exhaustivité) • sans double emploi • dans le bon compte • pour le bon montant • sur la bonne période TRAVAUX revue du contrôle interne contrôle de pièces apurement, circularisation revue du contrôle interne méthodes et principes comptables contrôle de pièce, dépréciation, opérations en devises test de cut-off,

7. L’inventaire physique : Pourquoi? • Obligation légale • Nécessité de gestion • Production • Commercial • Norme d’audit Objectif : valider la réalité du stock en quantité

8. Cycle Inventaire Physique REVUE DU CONTRÔLE INTERNE

9. Revue du contrôle interne 2.1 Connaissances des opérations 2.2 Principes d’organisation 2.3 Audit de l’inventaire physique 2.4 Conséquences induites par les conclusions sur le contrôle interne

10. 2.1 Connaissance des opérations • Cette phase permet de compléter et de mettre à jour les informations à caractère permanent et pluriannuel • Elle porte sur les opérations, l’environnement externe, l’organisation interne et les méthodes et principes comptables de l’entité Prise de connaissance des principes et méthodes comptables - méthodes de valorisation des stocks et en-cours - coûts de revient - mode et prise en compte des écarts d’incorporation, - méthodes retenues pour la dépréciation des stocks, RECENSEMENT Production Circuits d’approvisionnement Stocks et en cours de production Lieux de stockage

11. 2.2 Principes d’organisation des inventaires 2.2.1 TYPES D’INVENTAIRES 2.2.2. PROCEDURE D’INVENTAIRE

12. 2.2.1. Types d’inventaires • DEUX TYPES D’INVENTAIRES PHYSIQUES • INVENTAIRE ANNUEL • INVENTAIRES TOURNANTS NECESSITE D'UNE ORGANISATION RIGOUREUSE : • PROCEDURE ECRITE • SYSTEMES D ’INFORMATIONS FIABLES

13. 2.2.2. Procédure d’inventaire • La procédure d’inventaire doit prévoir : • Planning détaillé et intervenants • Arrêt de l'activité (ou procédure d'exception) • Techniques de comptage • Maîtrise de l'exhaustivité • Maîtrise du cut off • Auto-controle des comptages (double comptage systématique ou par exception)

14. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Planning / Intervenants : • Précise les dates, heures et modalités d ’arrêt des sites inventoriés • Précise les noms et fonctions des intervenants • Informations fournies aux CAC APPRECIER LA PROCEDURE ET LE RESPECT DE LA SEPARATION DES FONCTIONS

15. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Arrêt de l’activité : • Le plus souvent arrêt complet avec zones particulières pour : • réceptions en cours d'inventaire • expéditions en cours d'inventaire S ’ASSURER DE L ’ARRET DES MOUVEMENTS EN STOCKS

16. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Techniques de comptage : • Unités de mesure unitaires clairement précisées • Modalités : comptage, pesée, jaugeage !Attention à la formation du personnel VERIFIER QUE LES UNITES DE COMPTAGES SONT IDENTIQUES AUX UNITES DE GESTION

17. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Maîtrise de l’exhaustivité : • S’assurer de la couverture par l’inventaire de l’ensemble • des zones de stockage • S’assurer de l’étiquetage clair de l’ensemble de zones • inventoriées • Appréciation de la procédure d’inventaire des sites inventoriés • par tiers

18. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Maîtrise du cut off : BONS D'EXPEDITION Identification claire des listings de stocks avant et après inventaire BONS DE RECEPTION BONS DE TRANSFERT

19. 2.2.2. Procédure d’inventaire • Auto-contrôle du comptage : • Double comptage systématique • Double comptage sélectif • Troisième comptage systématique en cas d’écart

20. 2.3 Audit de l’inventaire physique 2.3.1. Préparation de l’intervention 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique

21. 2.3.1. Préparation de l’intervention • Consulter le programme de travail du manuel d’audit • Obtention et analyse critique des procédures • Revue des dossiers de l’année précédente • Se faire communiquer les dates et lieux d’intervention • Prise de contact avec le RM

22. 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique • Visiter les lieux de stockage • Apprécier le respect des procédures • Exhaustivité des comptages • Compréhension par le personnel des travaux effectués • Arrêt des mouvements • Effectuer des contrôles de comptage par sondage • Relever les stocks obsolètes ou à rotation lente • Relever les éléments relatifs à la séparation des exercices

23. 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique • Contrôle des comptages : • ! Attention :Contrôler n’est pas faire l ’inventaire • Relever toutes les informations permettant une exploitation ultérieure : • n° de référence • lieu • n° étiquette • description • stade d'avancement pour les en-cours • unité de mesure • quantité comptée société • quantité comptée par M&G • observations

24. 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique • Contrôle de l’exhaustivité : • Omission de certaines références • Possibilité de prise en compte par la société de quantités non présentes en stock RISQUE : • Présence d’une (et une seule) étiquette par stock • Vérification des séquences numériques des étiquettes • utilisées • annulées • non utilisées

25. 2.3.2. Assistance à l’inventaire physique • Contrôle de cut off : • RELEVER LES NUMEROS AVANT ET APRES INVENTAIRE DES : • bons de livraison • bons d'expédition • bons de transfert inter-dépôt • POUR EXPLOITATION ULTERIEURE

26. 2.4 Conséquences induites par les conclusions Adaptation de l’approche • Lors de l’élaboration de l’approche en début de mission, utiliser les conclusions de l’audit N-1 et du dossier permanent pour orienter • Les travaux de contrôle interne de l’exercice N : a-t-on appliqué les recommandations faites, • Les tests de validation à réaliser en fonction de la qualité du contrôle interne relevée : tests sur la nouvelle procédure, tests de validation et de permanence • Après la phase de contrôle interne: mise à jour du mémorandum d’approche et orientation / définition des travaux à réaliser au préfinal et final • Une procédure fiable lui permettra de limiter le champ de révision • Une procédure faible le conduira à faire des diligences approfondies sur certains risques

27. Cycle Inventaire Physique MEMO DE SYNTHESE

28. 3. Mémo de synthèse • Rappel des objectifs poursuivis • Présentation des données chiffrées : • présentation synthétique • éléments de la revue analytique - commentaires • Récapitulatif des travaux effectués : • indexé avec les sous sections • Points notés (indexés avec les travaux) • Conclusion

29. 3. Mémo de synthèse • Tous les papiers de travail doivent être classés en section stock dans le dossier de contrôle : • note de procédure • note de synthèse • feuilles de comptages • liste des obsolètes • contrôle du cut off • contrôle des séquences… • Les travaux doivent être revus par le RM

30. Cycle Inventaire Physique EXPLOITATION AU FINAL

31. 4. Exploitation au final • ANALYSE DU LISTING DE STOCK FINAL • Validation de l’égalité quantité comptée / quantité en stock • ANALYSE DU TRAITEMENT DES ECARTS D ’INVENTAIRE RELEVES LORS DES COMPTAGES Exercice n°1

32. Conclusion Rôle de l’assistant Outre la responsabilité des travaux confiés tant en phase intérimaire qu’au préfinal : • Prendre connaissance de l’environnement de l’entreprise et du mémo d’approche • Responsabilité directe des contrôles