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Workflows und Workflow- Management-Systeme Der Schlüssel zum Erfolg?

Workflows und Workflow- Management-Systeme Der Schlüssel zum Erfolg?. Wolfgang Thronicke C-LAB, wolf@c-lab.de. Gliederung. Grundlagen Begriffe und Definitionen Historische Entwicklung Motivation für den Workflow-Einsatz Standards: Die Workflow-Coalition Ziele und Mitglieder

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Workflows und Workflow- Management-Systeme Der Schlüssel zum Erfolg?

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  1. Workflows und Workflow- Management-SystemeDer Schlüssel zum Erfolg? Wolfgang Thronicke C-LAB, wolf@c-lab.de

  2. Gliederung • Grundlagen • Begriffe und Definitionen • Historische Entwicklung • Motivation für den Workflow-Einsatz • Standards: Die Workflow-Coalition • Ziele und Mitglieder • Die Arbeit der WFMC • Workflow-Management Systeme • Eigenschaften • Ausgewählte Beispiele • Einführung von Workflow-Lösungen • Aspekte

  3. Grundlagen

  4. Workflows in aller Munde • Workflows bilden die Grundlage für modernes Arbeiten in einem Unternehmen. • Workflow Management Systeme verkürzen Durchlaufzeiten und steigern so die Produktivität. • Der Workfloweinsatz macht Arbeiten erst effektiv und kostengünstig. • Workflow macht die Mitarbeiter mobil und bindet sie transparent in die Arbeitsprozesse ein. • Workflow liefert dem Management die notwendige Kontrolle über die ablaufenden Vorgänge.

  5. Warum Workflows wichtiger werden • Einzel-Tätigkeiten werden vollständig am Rechner ausgeführt: Textverarbeitung, E-Mails, Abrechnungen, Lagerhaltung • Je mehr Personen an einem Arbeitsvorgang beteiligt sind, desto mehr Kommunikation ist notwendig (Verluste durch Liegezeiten, Urlaube, Abwesenheiten, etc.) • Workflows unterstützen gesamte Vorgänge und sichern die Weiterleitung notwendiger Daten (Zeitersparnis) • Integration unterschiedlicher Applikationen und Flexibilität ihrer Steuerung sind eine notwendige Kernfunktionalität kommender E-Commerce Lösungen.

  6. Arbeitsprozesse • Typische wiederkehrende Arbeitsprozesse: • Urlaubsantrag • Reisekostenabrechnung • Bearbeiten einer Internetpräsentation • Reparaturauftrag (annehmen / bearbeiten) Welche (wiederkehrenden) Arbeitsprozesse gehören zu ihrem Tagesgeschäft ?

  7. Eigenschaften von Arbeitsprozessen • bestehen aus einzelnen Arbeitsschritten • bestehen aus Arbeitsschritten, die nach gewissen Regeln in einer bestimmten Reihenfolge abgearbeitet werden • benötigen für die Durchführung bestimmte Arbeitsmittel (Resourcen) • haben einen definierten Start- und Endpunkt • sind messbar, d.h. ein Arbeitsprozess hat einen definierten Input und Output

  8. Beispiel: Urlaubsantrag (vereinfacht) erstellt Urlaubsantrag Mitarbeiter prüft Antrag und kontrolliert wg. Terminkollisionen “ok, kein Einwände” “Nein, Terminkollision” Gruppenleiter entscheidet benachrichtigt Abteilungsleiter

  9. Objekte in Arbeitsprozessen • Bearbeiter:charakterisiert durch ihre Rollen (= Befugnisse) • Arbeitsschritte:konkrete Tätigkeiten, die von einem Bearbeiter durchgeführt werden (Aktivität) • Datenobjekte:durch Arbeitsschritte erzeugt oder verändert, oder für die Durchführung notwendig • Arbeitsmittel:konkrete Werkzeuge / Objekte mit denen die Bearbeitung durchgeführt wird

  10. Objekte im Urlaubsantragsbeispiel

  11. Was fehlt noch im Beispiel? • Wie lange darf der Prozess andauern? • Was passiert bei einer Terminüberschreitung? • Wer initiert die Arbeitsschritte? • Kann ein Arbeitsschritt delegiert werden (z.B. wenn der Gruppenleiter Urlaub hat)? • Welche Abteilungen sind noch involviert (z.B. für Urlaubsgeld etc.) • ..... Selbst ein einfacher Prozess kann eine hohe Komplexität beinhalten

  12. Geschäftsprozesse (allgemeine Arbeitsprozesse) • bestehen aus einzelnen Vorgangsschritten (nach Heilmann 1994) • jeder Vorgangsschritt kann atomar oder auch eine komplexere Teilaufgabe sein • bestehen aus betriebswirtschaftlich relevanten Objekten • können hierarchisch aufgebaut sein (im Extrem das ganze Unternehmen als ein Prozess) • G-Prozesse sollten wertschöpfend sein

  13. Business - Reengineering • Ziel: • Analyse der Prozesse eines Unternehmens • Optimierung bestehender Prozesse • Neudefinition effizienter (wertschöpfender!) Prozesse • Elimination überflüssiger und redundanter Prozesse • Mittel: • Spezialisten mit Prozessmodellierungssoftware

  14. Geschäftsprozess- modell Workflow-Modell Vom Geschäftsprozess zum Workflow Anforderungen Reale Welt Deskriptives Prozessmodell Implementierungsmodell Programm

  15. Workflow - Definitionen • Ein Workflow • ist ein lauffähiges System, das aus dem Prozessmodell abgeleitet wird. • beschreibt die Folge von Aktionen, die notwendig sind, ein bestimmtes Ziel zu erreichen, sowie deren Abhängigkeiten. • definiert einen wiederholbaren Ablauf. • ist ein von einer Software-Komponente (Workflow-Engine) gesteuertes Objekt. • “Ein Workflow stellt ein konzeptionelles Gesamtschema eines Anwendungssystems dar. [ Daten, Kontrollfluss, Resourcen, etc.]”

  16. Output- daten Komponenten eines Workflows (vereinfacht) Workflow Ausführungsbedingung Input- daten Aktivität Bearbeiter Resource Programm Arbeitsmittel

  17. Ausführungsbedingung Ausführungsbedingung Aktivität Aktivität Input- daten Input- daten Output- daten Output- daten Bearbeiter Bearbeiter Resource Programm Arbeitsmittel Resource Programm Arbeitsmittel Workflow - Aufbau • Sequenzen von Einzelaktivitäten • Kopplung über Datenabhängigkeiten • Steuerung über Ausführungsbedingungen Kopplung der Aktivitäten durch Datenabhängigkeiten

  18. Komponenten von Workflow-Management Systemen (WFMS) Definition der Workflow Management Coalition (1994): (WFMS)... a system that completely defines, manages and executes workflow processes through the execution of software whose order of execution is defined by a computer representation of the workflow process logic ..

  19. Workflow-Engine • Die Workflow-Engine steuert die Ausführung einzelner Aktivitäten einer Workflow-Instanz. • Eine Workflow-Instanz, die von einer Workflow-Engine gesteuert wird, heisst aktiv. • Workflow-Engines können untereinander kommunizieren. • Die Gesamtheit der Ausführungsumgebung von Workflows wird auch als “Runtime Workflow-Enactment System” bezeichnet.

  20. Das Workflowmanagementsystem • Komponenten: • Prozessanalyse, Modellierung und Definition • Instanziierung und Ausführung von Workflows • Aufruf und Steuerung beteiligter Software-werkzeuge and Andwendungen

  21. Standardisierung im Bereich Workflow Management

  22. Die Workflow Management Coalition • Gegründet: August 1993 • nicht-kommerzielle Organisation von Anbietern, Benutzern, Analysten und Universitäten • > 225 Mitglieder (Jahr 2000) • Baan Company, Doc Man AG, COMPAQ, Fujitsu Software, IBM, Lucent Technologies, Microsoft, NEC Corporation, SAP, Staffware, Toshiba • http://www.wfmc.org

  23. Ziele der Workflow Management Coalition • Festsetzen von Standards und Spezifikationen für die Entwicklung von Workflow Management Produkten • Förderung des Einsatzes von Workflowtechnologie • Entwicklung des Workflowmarktes Standardmodell

  24. Workflowmanagementsysteme

  25. Arten von Workflow-Mangement Systemen • Imagebasiert • Dokumenten- und Formularbasiert • Koordinationsbasiert • Toolbasiert / Aktionsbasiert • Webbasiert • !! In der Regel existieren Mischformen der Systeme als Produkte !!

  26. Imagebasierte WFMS • Sehr einfache Systeme • Verwalten die Weitergabe von eingescannten Dokumenten (Images) an Bearbeiter

  27. Dokumenten- und Formularbasierte WFMS • Verwaltet nicht nur Dokumente sondern auch Formulare • Verteilt Dokumente und Formulare an Bearbeiter • Formulare unter Kontrolle des WFMS -> komplexe Flows möglich, abhängig von Daten

  28. Koordinationsbasiert • Basiert auf dem Client-Server Grundmodell • Client fordert Erledigung einer Aufgabe und wartet auf Rückmeldung des Servers • Workflowsystem arbeitet als Koordinator zwischen Teilaufgaben

  29. Tool- und Aktionsbasierte WFMS • Fokussieren den Aufbau von Flows um Tools oder Aktionen herum und definieren mit den Ein- und Ausgangsdaten Workflows. • Diese WFMS bieten eine gute Unterstützung der Integration von Werkzeugen (aber machmal auf einzelne Produktfamilien, wie MS Office, beschränkt)

  30. Webbasierte WFMS • Realisierung der Funktionalitäten mit Internettechnologie • meist vollständig JAVA basiert • Steuerung über Internetbrowser und Webserver

  31. WFMS-Abgrenzungskriterien - I • System • Stand-Alone  Produktbezogen (nur mit bestimmten Produkten funktionsfähig) • Hardware, Betriebssystem- und Netzwerkanforderungen • Skalierbarkeit / Performanz / Erweiterbarkeit • Schnittstellen • zu Standardanwendungen • zu Datenbanken (z.B. SQL / JDBC / ODBC) • zu Dokumentenmanagementsystemen oder Prozessdatenmanagementsystemen (PDM) • Internet-/Intranetfähigkeit

  32. WFMS-Abgrenzungskriterien - II • WF-Modellierung • Grafische Modellierung • Anpassbarkeit von Workflows • Wiederverwendbarkeit (Reuse) • Modellierungsmethodik • Analyse- und Testmöglichkeit des Workflows • Hierarchien / Kopplung von Workflows

  33. WFMS-Abgrenzungskriterien - III • WF-Ausführung • Automatische Deadlinekontrolle • Delegation / Stellvertreter • Lastbalancierung der Applikationsausführung • Monitoring (Statuskontrolle / Prozessverfolgung) • Konfigurierbare Oberfläche des Workflows • Formulare • Codierung der Aktivitäten • GUI Konfiguration

  34. WFMS: DocMan (Email-Flow) • Datentransfer über E-Mail • Dokumentenserver: • Microsoft Exchange • Lotus Notes • Microsoft SQL • oder andere DB mit ODBC Schnittstelle • E-Mail basierte Formulare und Dokumente die über Server verwaltet werden • grafischer Workfloweditor • Applikationen müssen selbst verwaltet werden oder durch individuelles Skripting angebunden werden.

  35. WFMS: Staffware • JAVA-basierte Clients (Web-fähig) • Grafischer Workflow-Editor • Data-Repository: Microsoft SQL, Oracle • Integrationsunterstützung • Broker zur Automatisierung (Software-Agent, der wie ein realer User arbeitet)

  36. WFMS: Ultimus • Web-basiert • Formular und Dokumentenzentriert • Grafischer Flow und Formular-Designer • Externe Tools aus dem Microsoft Office Umfeld unterstützt • Datenbankschnittstelle • Workflowstatistiken

  37. WFMS: Lotus Notes • Lotus Notes ist in erster Linie eine Groupware-Anwendung • Workflow-Lösungen sind ein Add-On auf dem Lotus Notes Basissystem und in der Regel in Lotus Notes ausprogrammiert • Dokumentenzentriert / Task-Orientiert • Es existieren auch externe Lösungen z.B. IBM Flowmark, die in Lotus integriert werden (d.h. Workflow-Engine nutzt Dienste der Groupware-Umgebung)

  38. WFMS: ASTAI(R) • Schwerpunkt: Integrationsbasiert -> heterogene Applikationen verteilt im Netzt einbinden. • Grafischer Workfloweditor (Repository-Konzept zur Wiederverwendung) • Grafische Workflowdarstellung • Offene Schnittstellen • Keine legacy-Datenbank notwendig, kann aber genutzt werden. • Webfähig. • http://www.astair.de

  39. Einführung von Workflow-Management-Systemen Aspekte

  40. Aspekte der WFMS Einführung • Recht • Soziotechnik / Mitarbeiter • Organisation • Infrastruktur • Wirtschaftlichkeit

  41. Aspekt: Recht • Dokumente werden digital gespeichert (Aufbewahrungsvorschriften, Integritäts- und Zugriffsschutz) • Verwendung Digitaler Signaturen / Rechtgültige Verträge • Datenschutz personenbezogener Daten (WFMS erlauben prinzipell eine weitgehende Kontrolle der Mitarbeiter -> Betriebsrat !)

  42. Aspekt: Mitarbeiter / Soziotechnik • Mitarbeiter • fühlen sich kontrolliert • glauben, dass sie Handlungsfreiheiten verlieren • “es funktioniert bisher auch” • müssen für das System geschult werden • Angst vor Flexibilitätsverlust (auf Management-Ebene)

  43. Aspekt: Organisation • Klare Rollenverteilung innerhalb des Einsatzbereichs gefordert • Organisation und Rollen können verändert werden, um effektiv umgesetzt zu werden (kann auch bereits durch Business Process Reengineering resultieren)

  44. Aspekt: Infrastruktur • Aktuelle Hardware ausreichend? • Neue Hardware für Tätigkeiten, die ansonsten keine brauchten (Kosten!) • Zusätzliche Software • Datenbankserver • Backup / Sicherungssysteme • Archivierung etc. • Zusätzliche Dienste • Rechnerbetreuung • Schulungen auf neue Software.. • Supportleistungen bei Anpassungen und Änderungen • Skalierbarkeit (z.B. bei Wachstum)

  45. Aspekt: Wirtschaftlichkeit • Einführung eines WFMS bedeutet nicht zwangsläufig einen Gewinn durch höhere Produktivität, da zusätzliche Kosten enstehen (siehe vorige Folie) • Sind die Prozesse bislang unzulänglich, entstehen höhere Aufwände der Umstellung • Genaue Analyse aller Faktoren notwendig

  46. Zusammenfassung • Grundlagen • Begriffe und Definitionen • Historische Entwicklung • Motivation für den Workflow-Einsatz • Die Workflow-Coalition • Ziele und Mitglieder • Die Arbeit der WFMC • Workflow-Management Systeme • Eigenschaften • Ausgewählte Beispiele • Einführung von Workflow-Lösungen • Aspekte

  47. Literatur • Stefan JablonskiWorkflow-Management-SystemeThomson Publishing • Bernd F. Müller, Patrick StolpWorkflow-Management in der industriellen PraxisSpringer Verlag

  48. Links • http://www.wfmc.org • http://www.groupware-online.de • http://www.waria.com • http://www.workflowsoftware.com • http://www.astair.de

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