Sisällys

1. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri ja sen jalkautumisen tukipaketti - valmistautuminen Opintopolku.fi-palvelujen täysimääräiseen hyödyntämiseenOPH, seminaari 7.5.2014

2. Sisällys • Opintohallinnon kansallinen viitearkkitehtuuri • Mitä on kokonaisarkkitehtuuri • Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri osana kansallista oppijan palvelukokonaisuutta • Keskeiset kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin linjaukset • Tukipaketti kansallisen viitearkkitehtuurin jalkautuksen tueksi • Opintopolku.fi – eteneminen ja tukipaketti yleisesti • Tukipaketin askeleet ja dokumentit • Tukipaketin askeleiden kuvaukset

3. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri

4. Mitä on kokonaisarkkitehtuuri

5. Kaikilla on kokonaisarkkitehtuuria Kokonaisarkkitehtuuri kuvaa toiminnan ja sen välineiden kokonaisuuksia. Kaikilla organisaatioilla on kokonaisarkkitehtuuri – joko se on suunnitelmallinen ja jäsentynyt tai rakentuu tapauskohtaisesti ja satunnaisesti. tämä vai tämä

6. Kokonaisarkkitehtuurimenetelmää soveltamalla voidaan kuvata, miten organisaation tai kohdealueen toimintaprosessit, palvelut, tiedot ja järjestelmät toimivat kokonaisuutena yhteen. Kokonaisarkkitehtuuri on toiminnan kehittämismalli, joka varmistaa eri näkökulmien ja erityisesti toiminnan tarpeiden yhdenmukaisen huomioimisen kaikessa toiminnan ja IT-ratkaisujen kehittämisessä. Kokonaisarkkitehtuurin avulla voidaan luoda toiminnallis-tekninen ympäristö, jossa kaikki osat sopivat toisiinsa, keskeiset komponentit tarvitsee toteuttaa vain kerran (uudelleenkäytettävyys) ja joka on hallittavissa ja muunneltavissa toiminnan muuttuvien tarpeiden mukaan. Tieto Toiminta Teknologia Tietojärjestelmä Mitä kokonaisarkkitehtuuri (KA) on

7. Kokonaisarkkitehtuurityö on hierarkkista Suomen maan-käytön määräykset Maakuntakaava Yleiskaava Rakennusarkkitehtuuri Asemakaava Toteutus JHKA Opintohallinnonkansallinenviitearkkitehtuurit Paikallinen taialueellinenviitearkkitehtuuri Kohde-arkkitehtuurit Ratkaisu-arkkitehtuurit Ratkaisutja palvelut 7

8. Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri osana kansallista oppijan palvelukokonaisuutta

9. Opintohallinnon viitearkkitehtuuri osana kansallista koulutuskokonaisuutta • Oppijan palvelukokonaisuus on yksi SADe-ohjelman hankkeista • Hankkeesta vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö • Opintohallinnon viitearkkitehtuuri on osa kansallista SADe-hankkeessa luotua koulutuksen kokonaismallia • Opintohallinnon viitearkkitehtuuri kuvaa, miten SADe-hankkeen myötä toteutettavat Opintopolku.fi-palvelut kytkeytyvät koulutuksen ja oppimisen elinkaariprosesseihin

10. Mitä opintohallinnolla tarkoitetaan • Opintohallinnolla tarkoitetaan koulutuksen järjestämisen prosessipohjaista hallintakokonaisuutta. Se kattaa koko koulutuksen toteuttamisprosessin hallinnan hakeutumisesta tutkinnon suorittamiseen. Sillä hallitaan kattavasti kaikkien koulutusasteiden koulutusta. • Opintohallinnon ydintehtävänä on hallita kaikkia niitä koulutuksen suunnittelun ja läpiviennin sekä tulosten arvioinnin kokonaisprosesseja, joilla koulutuksen järjestäjät toteuttavat koulutuspalvelujaan, joilla valitaan opiskelijat, tuetaan näiden oppimista ja dokumentoidaan näiden suorittamat opinnot ja tutkinnot. • Opintohallinto kytkeytyy vahvasti myös koulutuksen johtamisen ratkaisuihin ja palveluihin.

11. Perusmallin muutos - oppijakeskeisyys Tutkinto • Viitearkkitehtuurin pohjana on erityisesti strateginen tavoite joustavien opintopolkujen mahdollistamisesta • Tämä edellyttää kattavaa koulutuksen järjestäjien yhteentoimivuutta sekä tietojen vaihdossa että prosesseissa • Joustavan opintopolun tietojen keskeinen solmupiste on kansallinen TOR ja hakeutujan palvelukokonaisuus • Muutos toteutetaan hallitusti ja vaiheittain Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3 Tutkinto Oppilaitos 1 Oppilaitos 2 Oppilaitos 3

12. Kansalliset opintohallinnon arkkitehtuuriperiaatteet

13. Opintohallinnon pääprosessi elinkaarinäkökulmasta Opintohallinnon pääprosessi Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelija-haku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus jaopiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi • Koulutuksen ja opetuksen strateginen suunnittelu • Koulutuksen yleissuunnittelu • Opetussuunnitelmien hallinta • Koulutustarjon-nan määrittely • Valintaperus-teiden suunnittelu • Koulutuspaik-kojen tarjoaminen haettavaksi • Suoritettavien tutkintojen suunnittelu • Rahoitus-suunnittelu • Viestintä / markkinointi • Opiskelijahaku • Opiskelijavalinnat • Hakeutumis-vaiheen henkilö-kohtaistaminen • Neuvontapalvelut • Opintojakso-toteutusten suunnittelu • Resurssi-suunnittelu: Tilojen, välineiden ja opetus-henkilöstön hallinta • Lukujärjestys-suunnittelu • Toteutusten julkaisu haettavaksi • Tutkinto-tilaisuuksien suunnittelu • Henkilökohtaistaminen • Opintojakso-toteutuksiin ilmoittautuminen • Läsnäolo-ilmoittautuminen • Opintojakso-toteutuksiin sijoittelu • Logistiikka, koulukuljetukset, muu tarkennettu resurssien hallinta • Opiskelijan tietojen hallinta • Tarkennettu toteutus-suunnittelu • Opinto-ohjaus • Opetuksen toteuttaminen • Pedagogisten välineiden hyödyntäminen • Opiskelijan ja huoltajien vuorovaikutuksen hallinta • TET ja työssä-oppimisjaksojen & harjoittelun hallinta • Poissaolojen hallinta • Oppilashuolto • Opinto-ohjaus • Keskeyttämis-tilanteiden hall. • Palautteen kokoaminen • Oppimisen ja osaamisen arviointi ja hall. • Opiskelija- ja huoltaja-palautteen kokoaminen • Tutkintojen myöntäminen • Todistusten tuottaminen • Yleisesti: tuloksellisuuden arviointi • Tilastojen tuottaminen • Mittarien arviointi • Raportointi Kelalle, OKM:ään ja Tilasto-keskukseen • OPH:n arvioinnin käsittely • Yhteistyö entisten opiskelijoiden kanssa Työelämäyhteistyö (työssäoppiminen, harjoittelu) Sekä toiminnan suunnittelun ja ohjauksen että tietojärjestelmien tulee tukea tätä prosessia systemaattisesti. Ura- ja rekrytointipalvelut Johtaminen, seuranta Tukiprosessit: talous-, henkilöstö- ja tietohallinto tms.

14. Tietovirrat paikallisen ja kansallisen ympäristön välillä Koulutuksen järjestäjän paikallinen opintohallinto Koulutuksen suunnittelu Koulutus- tarjonnan hallinta Opiskelijahaku javalinta Opetuksen toteutuksen suunnittelu Opintojen suunnittelu Toteutusten hallinta Opetus ja opiskelu Arviointi ja suoritusten hyväksyminen Tilastointi ja raportointi 1: tutkintorakenne, kansllinen eOPS 0: Koodistot 2: Koulutustarjonta, valintaperusteet 1b: paikallinen OPS 8: OJT-haku/ilmoittautuminen, opiskelijatunnus 3: Valintaesityslista, kansallinen opiskelijatunnus 4: Opiskelijavalintatiedot 5: Lukuvuosi-ilmoittautumistieto 7: HOPS 9: OJT-valintatiedot 10: Läsnäolotiedot 11: Opintosuoritukset 12: Osatutkintosuoritukset 13: Tutkintosuoritukset 14: Tilastotiedot 6: OJT-tarjontatiedot 4b: Paikan vastaanotto Kansalliset OKM/OPH:n palvelut ja rekisterit: esim. TOR, Hakeutujan palvelut, Kotve

15. Tukipaketti kansallisen viitearkkitehtuurin jalkautuksen tueksi

16. Opintopolku.fi – eteneminen ja tukipaketti yleisesti

17. Opintopolku.fi: 2013 – Palveluiden rakentaminen

18. Opintopolku.fi: 2014 - Ydinpalveluita laajennetaan Miten tämä muuttaa ratkaisuja ja toimintaa kokonaisuutena, miten tähän valmistaudutaan pitkällä aikavälillä?

19. Opintohallinnon viitearkkitehtuurin jalkautuksen tukipaketti • OKM tukee kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuuria jalkautuksen tukipaketilla • Tukipaketti koostuu kuudesta tukiaskeleesta ja niissä käytettävistä pohjista ja koulutusmateriaaleista • Kaikki koulutuksen järjestäjät voivat hyödyntää tukipakettia • Opintohallinnon viitearkkitehtuurin jalkautusmalli luo kokonaiskuvan, johon Opintopolku.fi-palvelun kehittämisen yksittäiset muutokset kohdistuvat • Tukipaketti parantaa sekä koulutuksen järjestäjien valmiuksia kytkeä teknisesti välineensä Opintopolku.fi-palveluihin että auttaa organisaatioita kehittämään toimintamallejaan tukemaan oppijakohtaisia palveluja ja joustavia opintopolkuja

20. Tukipaketin askeleet ja dokumenttipohjat

21. Opintohallinnon viitearkkitehtuurin soveltamisen askeleet paikallistasolla 6 Varmista yhteentoimivuus Tee yhteistyötä 5 Sovella viitearkkitehtuuria toimintaa ja ratkaisuja kehitettäessä 4 Laadi oma opintohallinnon kehittämispolkusi 3 Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi 2 Selvitä oma lähtötilanteesi 1 Tutustu huolellisesti kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin

22. Tukipaketti sisältää kunkin vaiheen dokumenttipohjat 6 • Varmista yhteentoimivuus – ei dokumenttipohjaa Tee yhteistyötä 5 • KOHVI 5, Opintohallinnon ydinvaatimukset 4 • KOHVI 4, Opintohallinnon kehittämispolku - pohja 3 • KOHVI 3B, Priorisoidut kehittämistarpeet - pohja • KOHVI-3A, Kansallisen yhteentoimivuuden arviointi 2 • KOHVI-2B, Lähtötilanne, KA-taulukot • KOHVI-2A, Lähtötilannearvio - pohja 1 • KOHVI-1B, Kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin koulutusaineisto • KOHVI-1A, Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri

23. Askel 1: Tutustu opintohallinnon viitearkkitehtuuriin 1 Tutustu kansalliseen viitearkkitehtuuriin • Tutustu huolellisesti sekä kansalliseen opintohallinnon viitearkkitehtuuriin sekä sen taustalla oleviin Oppijan palvelukokonaisuuden viitearkkitehtuureihin • Arvioi oman organisaatiosi tarve kytkeytyä yhteentoimivasti kansallisiin prosesseihin ja järjestelmiin – sekä kollegaorganisaatioihin • Arvioi, mitkä kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurit merkittävimmin vaikuttavat omaan organisaatioosi ja sen ratkaisuihin • Tukipaketin aineisto: Koulutuspaketti (1A) & viitearkkitehtuuri (1B) • Mitä on kokonaisarkkitehtuuri ja mihin sitä käytetään, mitä opetuksen viitearkkitehtuurit uudistavat, miten kansalliset palvelut vaikuttavat paikallisiin koulutuksen järjestäjän ratkaisuihin ja toimintamalleihin

24. Askel 2: Selvitä oma lähtötilanteesi 2 Selvitä systemaattisesti lähtötilanteesi • Määritä lähtötilanteesi – hyödynnä tässä kokonaisarkkitehtuurimenetelmää • Järjestelmäsalkku, • Tietovirrat, • Loogiset tietovarannot • Vertaa prosessejasi, roolejasi ja käsitteistöäsi kansalliseen arkkitehtuuriin • Dokumentoi lähtötilanteesi • Käsittele lähtötilannetta organisaation eri tasoilla • Tietohallinto, johto, opetuksen ammattilaiset • Tukipaketin aineisto: Lähtötilanteen kuvauspohja (2A) ja KA-taulukot (2B) • Dokumentoitu lähtötilanne auttaa koulutuksen järjestäjän määrittämään oman tilanteensa ja systemaattisesti tunnistamaan toiminnan kehittämisen, johtamisen ja opintohallinnon kehittämistarpeensa

25. Esimerkki: 2A Lähtötilannearvio - pohja • Sisällysluettelo: • Toiminnallinen lähtötilanne • Missä määrin opintohallintoon ja opetukseen liittyvät prosessit on kuvattu • Laatujärjestelmä / toimintajärjestelmä • Opintohallinnon organisointi ja resursointi • Järjestelmät • Opintohallinnon järjestelmien yleiskuvaus • Opintohallinnon järjestelmät • Opintohallintojärjestelmien liittymät • IT-ratkaisu- ja palvelutoimittajat • Haasteet ja kehittämistarpeet • Toimintaa ja prosesseja koskevat tarpeet • Tietoa ja sen hyödynnettävyyttä koskevat haasteet ja tarpeet • Järjestelmiä ja välineitä koskevat haasteet ja tarpeet • Keskeisimmät kehittämistarpeet • Muut havainnot lähtötilanteesta

26. Askel 3: Tunnista kehittämis- ja yhteentoimivuustarpeesi 3 Tunnista kehittämistarpeet • Analysoi lähtötilanne • Miltä osin lähtötilanteen ratkaisu ei ole yhteensopiva kansallisen opintohallinnon viitearkkitehtuurin ja Opintopolku.fi-palvelujen kanssa? • Miltä osin nykyinen toiminta tai ratkaisu ei vastaa sisäisiin tarpeisiin? • Määritä kehittämiskohteet • Mitkä kohteet edellyttävät kehittämistä kansallisen yhteentoimivuuden varmistamiseksi? • Mitkä kehittämiskohteet parantaisivat toimintaa paikallisesti? • Miten johtamista ja toiminnan läpinäkyvyyttä voisi kehittää? • Miten oppijan palveluita voisi kehittää? • Tukipaketin aineisto: Kansallisen yhteentoimivuuden arviointipohja (3A) • Excel-taulukko yhteentoimivuuden arviointiin • Kehittämistarpeiden kokoamispohja (3B) • Kehittämistarpeiden priorisointi eri arkkitehtuurinäkökulmista

27. Esimerkki: 3A: Kansallisen yhteentoimivuuden arviointipohja Kansallisten oppijan palvelujen yhteensopivuusarviopohja Vastaus voidaan jakaa useisiin arvoihin. Väittämä, jonka valmiusastetta tarkastellaan. Miten valmis koulutuksen järjestäjä on toimimaan kyseisen väittämän mukaan. Väittämän kommenteista löytyy lisätietoa väittämästä.

28. Askel 4: Laadi opintohallinnon kehittämispolku 4 Laadi opintohallinnon kehittämispolku • Määritä tarkemmat oman organisaatiosi opintohallinnon kehittämisen askeleet • Toiminta, organisointi, prosessit, tietojen hallinta, tietojärjestelmät • Aikatauluta kehittäminen • Sovita tämä resursseihisi, kansallisen arkkitehtuurin toteuttamisaikatauluun ja kehittämistarpeisiisi • Vastuuta ja organisoi kehittäminen •  Sitouta organisaation johto – hyväksytä opintohallinnon ja yhteentoimivuuden kehittämispolku organisaation johdossa Tukipaketin aineisto: Kehittämispolun dokumenttipohja (4A)

29. Esimerkki: 4A: Opintohallinnon kehittämispolkupohja • Kehittämisen lähtökohdat • Kansallinen opintohallinnon viitearkkitehtuuri • Lähtötilanne pähkinänkuoressa • Kansallisen yhteentoimivuuden arvio • Strategiset tavoitteet • Keskeiset kehittämistarpeet • Tavoitetila • Opintohallinnon ja sen välineiden tavoitevisio • Kehittämispolun yleiskuva • Kehittämisen askeleet ja teemat • Kehittämisen läpivienti • Vaiheistus ja kärkihankekortit, tuotokset • Kehittämisen organisointi ja vastuutus • Kehittämisen resursointi ja kustannusarvio • Kehittämisen mittarit

30. Askel 5: Sovella kansallista arkkitehtuuria 5 Hyödynnä kansallista arkkitehtuuria kehittämisessä • Hyödynnä kansallista opintohallinnon viitearkkitehtuuria kaikissa oman kehittämispolkusi askelissa • Erityishuomio tarjouspyynnöissä. Liitä kansallinen viitearkkitehtuuri ja sen vaatimukset osaksi tarjouspyyntöjä • Vaadi erityisesti rajapintojen ja tietomallien yhteentoimivuutta • Kehitä prosesseja yhteentoimivuuden suuntaan • Kouluta ja perehdytä käyttäjät uuteen toimintamalliin ja uusiin välineisiin Tukipaketin aineisto: Esitäytetty vaatimusmäärittelypohja (5)

31. Askel 6: Varmista yhteentoimivuus 6 • Arvioi kaikissa kehittämis- ja muutosvaiheissa: • Edistääkö tämä askel tai muutos yhteentoimivuutta vai haittaako se sitä • Seuraa Opintopolku.fi-palvelun kehittämistä ja mahdollisista uusia yhteentoimivuutta kehittäviä arkkitehtuureja tai määrityksiä Tukipaketin aineisto: Ei erillisiä tukipaketin dokumenttipohjia