การจัดการความรู้ เรื่อง : การจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตที่มีประสิทธิภาพกลุ่มแผนงานและประเมินผล

1. การจัดการความรู้ เรื่อง : การจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตที่มีประสิทธิภาพกลุ่มแผนงานและประเมินผล กลุ่มแผนงานและประเมินผล สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 7 จังหวัดอุบลราชธานี วันที่ 25 กันยายน 2555

2. แรงบันดาลใจ -ตามพระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. 2546 มาตรา 21 ได้กำหนดให้ส่วนราชการต้องจัดทำบัญชีต้นทุนในงานบริการสาธารณะ เพื่อการเปรียบเทียบความคุ้มค่าระหว่างปัจจัยนำเข้ากับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น โดยให้จัดทำบัญชีตามหลักเกณฑ์ที่กรมบัญชีกลางกำหนด -สคร.7 อุบลราชธานี ก็ได้จัดทำบัญชีต้นทุนต่อหน่วยผลผลิต ทำให้ทราบผลการวิเคราะห์ว่าแต่ละผลผลิตใช้งบประมาณในการดำเนินงานมากน้อยเท่าไหร่ แต่ไม่ได้นำข้อมูลมาวางแผนการเพิ่มประสิทธิภาพ หรือลดต้นทุนในการปฏิบัติงาน “เข้าใจนะว่าการจัดทำต้นทุนมีความสำคัญ แต่เราไม่รู้เลยว่าสิ่งที่เราทำไปนั้น มีประโยชน์อย่างไรต่อหน่วยงานของเรา ทำต้นทุนเสร็จแล้วข้อมูลที่ได้นำไปใช้อะไรได้ นำไปวางแผนได้หรือเปล่า หรือว่าทำตามที่หน่วยงานส่วนกลางให้ทำเท่านั้นหรือ” -การพัฒนางาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถนำไปวางแผนในการบริหารจัดการทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเกิดความคุ้มค่าในการปฏิบัติราชการ

3. เป้าหมายหลักธงหลัก 1.บุคลากรกลุ่มแผนงานและประเมินผลมีความรู้ ความเข้าใจและสามารถจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตของกลุ่มงาน ในปีงบประมาณ พ.ศ. 2555 ได้ 2.ผลการวิเคราะห์ต้นทุนผลผลิตของกลุ่มงาน สามารถนำไปเป็นข้อมูลในการวางแผนการบริหารจัดการทรัพยากรในการดำเนินงานตามบทบาทหน้าที่ของกลุ่มแผนงานและประเมินผลได้  เป้าหมายรองธงย่อย • มีการจัดการความรู้ก่อนดำเนินงาน ระหว่างดำเนินงาน และหลังดำเนินงาน

4. กิจกรรม/วิธีการ/ขั้นตอนที่สำคัญ (How to) • 1.การจัดการความรู้ก่อนทำงาน(BAR: Before Action Review) 1.1 ประชุมร่วมแลกเปลี่ยนถึงขั้นตอนการดำเนินงาน 1.2 แต่งตั้งคณะทำงานภายในกลุ่มงาน มอบหมาย ผู้รับผิดชอบหลัก 1.3 ระดมสมองร่วมจัดทำ “แผนการจัดการความรู้”

5. กิจกรรม/วิธีการ/ขั้นตอนที่สำคัญ (How to) • 1.การจัดการความรู้ก่อนทำงาน(BAR: Before Action Review) 1.4 การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge Identification) จากโจทย์ที่ตั้งขึ้น “การจัดทำต้นทุนผลผลิตที่มีประสิทธิภาพ” ถ้าจะทำเรื่องนี้ให้ประสบผลสำเร็จในภาพของกลุ่มงาน จะทำอย่างไร จึงได้จัดทำ “คู่มือการจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิต” เกิดขึ้น

6. กิจกรรม/วิธีการ/ขั้นตอนที่สำคัญ (How to) • 2.การจัดการความรู้ระหว่างทำงาน (DAR: During Action Review) 2.1 การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) ผู้รับผิดชอบได้ศึกษาค้นคว้าเอกสารวิชาการ หนังสือ web site และจากผู้มีประสบการณ์ จัดทำเป็น “(ร่าง) แนวทางการจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตของ สคร.7 อุบลราชธานี ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2555” 2.2 การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) เพื่อให้ได้ความรู้ที่ถูกต้อง สามารถนำไปใช้ได้โดยขอคำแนะนำจากนักวิชาการภายในกลุ่มงานนำมาปรับปรุงคู่มือแนวทางการดำเนินงานก่อนนำไปเผยแพร่ 2.3 การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization) ปรับปรุงคู่มือตามข้อเสนอแนะ จัดทำรูปเล่ม และ File ข้อมูลที่สะดวกในการนำไปใช้ประโยชน์

7. กิจกรรม/วิธีการ/ขั้นตอนที่สำคัญ (How to) • 3.การจัดการความรู้ระหว่างทำงาน (AAR: After Action Review) 3.1 การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) ได้เผยแพร่คู่มือผ่านช่องทาง www.dpc7.net และช่องทาง E-mail ของผู้รับผิดชอบงานทุกกลุ่มงาน

8. กิจกรรม/วิธีการ/ขั้นตอนที่สำคัญ (How to) • 3.2 การแบ่งปันความรู้ (Knowledge Sharing)ได้ประชุมจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตของกลุ่มงาน ตามขั้นตอนการดำเนินงาน 6 ขั้นตอน ดังนี้

9. ขั้นตอนที่ 1 ระบุโครงการ/กิจกรรมที่รับผิดชอบ ปีงบประมาณ 2555 ตามผลผลิตกรมควบคุมโรค

10. ขั้นตอนที่ 2 ระบุน้ำหนักงานของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ (1 คน มีน้ำหนัก 100%) ใช้ข้อมูลจาก PMS และจัดเก็บปริมาณงานตามผลผลิตกรมควบคุมโรค จาก Estimates

11. ขั้นตอนที่ 3 ระบุศูนย์ต้นทุน ค่าใช้จ่ายทางอ้อม(เงินเดือน) ของข้าราชการ ลูกจ้างประจำ พนักงานราชการ ที่ปฏิบัติงานจริงภายในกลุ่มงาน และค่าใช้จ่ายทางตรง (งบโครงการ) ในปีงบประมาณ 2555

12. ขั้นตอนที่ 4 ระบุต้นทุนรวมทั้งค่าใช้จ่ายทางอ้อม(เงินเดือน) และค่าใช้จ่ายทางตรง (งบโครงการ) ตามผลผลิตกรมควบคุมโรค

13. ขั้นตอนที่ 5 กระจายต้นทุนรวมค่าใช้จ่าย(เงินเดือน+งบโครงการ) ลงตามร้อยละน้ำหนักงานให้สอดคล้องกับผลผลิตกรมควบคุมโรค

14. ขั้นตอนที่ 6 คิดต้นทุนผลผลิต โดยนำงบประมาณที่ใช้ในแต่ละกิจกรรมหารด้วยปริมาณงานที่ทำในกิจกรรมนั้น นำมาวิเคราะห์ว่ากิจกรรมนั้นมีต้นทุนต่อหน่วยเท่าไหร่ เช่น งานวิจัย 1 เรื่อง ใช้คนทำงานร้อยละ 10.92 ใช้งบประมาณ 388,151.97 บาท

15. บทเรียนที่ได้รับ 1.ผลที่เกิดขึ้นได้ตามที่คาดหวัง คือ 1.1)บุคลากรกลุ่มแผนงานและประเมินผล (ผู้รับผิดชอบงานแผนงาน/โครงการ) มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถคำนวณต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตของกลุ่มงานได้ ตามเกณฑ์ที่กรมบัญชีกลางกำหนด 1.2)ผลการวิเคราะห์ต้นทุนผลผลิตของกลุ่มงาน ทำให้ทราบว่าการบริหารจัดการทรัพยากรของกลุ่มงาน ในการจัดทำแผนงาน/โครงการ ตอบสนองต่อบทบาทหน้าที่ของกลุ่มงาน สอดคล้องกับผลผลิต ของกรมควบคุมโรค และทราบว่าควรจะปรับลดบทบาทหน้าที่ในภารกิจที่ไม่จำเป็นในปีต่อไป

16. บทเรียนที่ได้รับ 2.ผลที่เกิดขึ้นไม่ได้ตามที่คาดหวัง คือ 2,1)บุคลากรที่มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถคำนวณต้นทุนได้นั้นยังจำกัดเฉพาะคนทำงานแผนงาน/โครงการเท่านั้น 2.2)ผลจากการวิเคราะห์ไม่สามารถนำไปใช้ในการวางแผนได้ทันตามระยะเวลาของการจัดทำแผนปฏิบัติราชการประจำปีงบประมาณของหน่วยงาน

17. บทเรียนที่ได้รับ 3.ผลที่เกิดขึ้นเกินตามที่คาดหวัง คือ ทำให้ทราบว่าการมอบหมายงานให้บุคลากรทุกคนตามหน้าที่ความรับผิดชอบ ตรงตามตำแหน่ง ตามบทบาทภารกิจของกลุ่มงาน หรือไม่ (ข้อมูลจากแบบมอบหมายงาน PMS)

18. ข้อเสนอแนะสำหรับการนำบทเรียนไปใช้ข้อเสนอแนะสำหรับการนำบทเรียนไปใช้ 1.ถ้ามีการกำหนดขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจนแล้ว การคำนวณต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตที่จะประสบผลสำเร็จ 2.ถ้ามีการจัดทำต้นทุนต่อหน่วยผลผลิต 2 ปีงบประมาณ มาเปรียบเทียบกันแล้ว จะทราบว่าผลผลิตไหนที่ควรเพิ่มหรือลดต้นทุนในการดำเนินงาน 3.ถ้ามีการกำหนดกิจกรรมของกลุ่มงานสอดคล้องกับผลผลิต แผนงาน/โครงการ บทบาทหน้าที่ของกลุ่ม เป้าหมายตัวชี้วัดยุทธศาสตร์ของกรมควบคุมโรคแล้ว จะสะดวกในการจัดเก็บผลการดำเนินงานตามต้นทุนผลผลิต

19. ข้อเสนอแนะสำหรับการนำบทเรียนไปใช้ข้อเสนอแนะสำหรับการนำบทเรียนไปใช้ 4.ถ้ามีการคิดร้อยละน้ำหนักงานของบุคลากรเชื่อมโยงกับข้อมูล PMS แล้วจะสะดวกในการเก็บต้นทุนผลผลิต 5.ถ้ามีการนำงบประมาณมาคิดต้นทุนทั้งงบทางตรง (งบโครงการ) งบทางอ้อม (เงินเดือน ค่าจ้างประจำ ค่าตอบแทนพนักงานราชการ งบค่ารักษาพยาบาล งบค่าสาธารณูปโภค) และเงินนอกงบประมาณ แล้วจะทำให้ได้ต้นทุนที่แท้จริง 6.ถ้าผู้บริหารสนับสนุนการดำเนินงาน และขับเคลื่อนเป็นนโยบายแล้ว จะทำให้ การคำนวณต้นทุนต่อหน่วยผลผลิตที่ประสบผลสำเร็จครอบคลุมทั้งองค์กร

20. สวัสดี กลุ่มแผนงานและประเมินผล สำนักงานป้องกันควบคุมโรคที่ 7 จังหวัดอุบลราชธานี