遂宁市经科档案工作规范化管理 培训讲稿

1. 遂宁市经科档案工作规范化管理培训讲稿 市档案局法规业务科 谢宗锡

2. 第一部分《企业档案工作规范》

3. 归档范围 • 《企业档案工作规范》7.3.2.1中明确规定:企业在筹备、建设、生产、经营、管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕4号文件要求（《国有企业文件材料归档办法》）。

4. 各类企业在制订归档范围时注意把握的几点 • 一是“以我为主，为我所需” • 二是“与时俱进，具有时代特色” • 三是“内容、形式全覆盖”

5. 制订归档范围的基本方法： ——掌握依据，调查研究 ——拟定初稿 ——广泛征求意见 ——各立档部门负责人审核 ——修改完善后报批 ——主管部门审批，发布执行 ——纳入相关制度

6. 各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本各类企业应该在制订归档范围时，重点列出能够反映本 企业特点的文件材料： • 1、制造业企业。各类科技文件特别是产品档案的数量占有相当大的比例。 • 2、交通运输企业。基建和设备文件材料对于正常运营和安全生产具有重要的保障作用。 • 3、建筑安装企业。以工程项目为单位的成套性特点较为突出；由于建筑物、构筑物等主要产品的使用时间较长，合同类文件材料一般都需要较长的保存期限。

7. 4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。4、金融企业。内容相对专一；作用具有多功能性；数量增长速度快，会计和信贷文件量大。 • 5、流通企业。经营管理性文件材料是主体，拥有一定规模的基建和设备文件材料，文件材料呈现出较强的时间性和项目性等特征。 • 6、邮电通讯企业。业务文件材料的日生产量较大，设备文件材料内容复杂而且存址分散；相当一部分文件材料是由多个企业共同形成。 • 7、农业企业。经营性文件材料为主，具有综合性、情报性特点。

8. 需要注意的问题： • 1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。 • 2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。 • 3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现“以人为本”的原则。 可参照《国有企业文件材料归档办法》（档发 [2004]4号）

9. 关于附录A的说明： 1、附录A给出的是资料性附录。 2、附录A不作为企业档案的分类标准。 3、附录A增强了可操作性。 4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建 议。

10. 文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种：定期归档 随时归档 • （1）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。 • （2）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。 • （3） 产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。 • （4） 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

11. （5） 电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。 • （6） 磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。 • （7） 更新、补充的文件；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件；企业资产与产权变动过程中形成的文件；其他活动中形成的文件等，应随时归档。

12. 文件归档要求 • ----企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档。 • ----归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)的质量要求。 • ----归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。 • ----非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

13. ----归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。----归档的文件一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 • ----两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。 • ----文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（见附录B的图B.1）。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

14. 企业编制档案保管期限表应注意以下几点： • 1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级 已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。 • 2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门备案。 • 3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。 • 4、档案保管期限表应该及时进行修订。

15. 档案整理工作 （一）编制分类方案 • 企业档案的分类，就是根据企业档案的性质、内容、特点以及相互之间的内在联系，把企业档案划分为一定的类别，使企业全部档案形成一个纵向从属关系和横向平行关系的不同层次的系统。

16. 1、企业档案一级类目的设置：一级类目就是企业档案分类的第一个层次，即企业档案的基本大类。 2、企业档案二级及二级以下类目的设置：要依据企业管理职能的分工，结合档案的内容和特点来进行具体划分。 3、企业档案分类类目的标识：可根据企业档案分类的实际情况，采用阿拉伯数字、英文字母、拼音字母中的一种或两种混合方法设定。

17. 《工业企业档案分类试行规则》 （1）党群工作类 （2）行政管理类 （3）经营管理类 （4）生产技术管理类 （5）产品类 （6）科学技术研究类 （7）基本建设类 （8）设备仪器类 （9）会计档案类 （10）干部职工档案类

20. （二）文件整理 • 管理类文件的整理应该符合《文书档案案卷格式》GB/T9705和《归档文件整理规则》DA/T22的要求； • 科技文件的整理应该符合《科技档案案卷构成一般要求》GB/T11822的要求； • 基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28的要求；

21. 会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求；会计文件的整理应该符合《会计档案管理办法》财会字[1998]32号文件的要求； • 职工文件的整理应该符合《企业职工档案管理工作规定》劳力字[１９９２]３３号文件的要求； • 照片文件的整理应该符合《照片档案管理规范》GB/T11821的要求；

22. 录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求；录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15的要求； • 电子文件的整理应该符合《电子文件归档与管理规范》GB/T18894和《公务电子邮件归档与管理规则》DA/T32的要求； • 计算机辅助设计文件的整理应该符合《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1的要求。

23. 第二部分 《国家重大建设项目文件 归档要求与档案整理规范》 (DA/T28-2002)

24. 建设项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

25. 项目文件 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

26. 项目前期文件 指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 • 项目竣工文件 指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程中和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

27. 竣工图是最重要的项目档案，是工程维护、运行和管理的重要的依据。T28-2002之6.2-6.8全是讲的竣工图，共有36条要求。 • （1）编制要求（2）竣工图更改方法（3）竣工图章的使用（4）竣工图的审核(5)竣工图套数等等。

28. 项目文件的组卷 • 1、组卷原则 • 2、组卷方法 • 3、组卷要求

29. 1、组卷原则 • （1）组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系。 • （2）分类科学，组卷合理。 • （3）法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。

30. 2、组卷方法 • 项目施工文件 按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷； • 项目竣工图 按建筑、结构，水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；

31. 设备文件 按专业、台件等组卷； • 管理性文件 按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；

32. 监理文件 按文种组卷； • 原材料试验 按单项工程、单位工程组卷。

33. 3、组卷要求 • （1）文字材料类的工程文件由多件文件装订成册的案卷不宜过厚，厚度一般不超过30mm；但按件装订的案卷装盒厚度不能超过60mm。 • （2）正式成果（报告）、中间成果、原始记录应分别组卷，原则上不能将三者组在同一卷。

34. （3）同一合同项目不同类目的文件材料应分别组卷；不同合同项目相同类目的文件材料应分别组卷。（3）同一合同项目不同类目的文件材料应分别组卷；不同合同项目相同类目的文件材料应分别组卷。 • （4）同一合同项目不同保管期限的文件材料原则上应分别组卷。 • （5）同一问题一卷装不下，可按单位工程、分部工程组成多卷。

35. （6）管理性文件以每份文件作为一件，文件阅办单(文件处理签)在前（除业主外，其他单位无实质内容的文件阅办单应剔除不组卷），并以件为单位进行组合成案卷。（6）管理性文件以每份文件作为一件，文件阅办单(文件处理签)在前（除业主外，其他单位无实质内容的文件阅办单应剔除不组卷），并以件为单位进行组合成案卷。

36. （7）直接针对具体项目非普发性的业务管理文件放入所针对的项目里组卷，但一份文件直接针对2 个以上的具体项目，原件归入其中一个项目，其他项目则归复印件，并在卷内目录的备注栏或卷内备考表内注明原件的归入何项目。

37. （8）字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。（8）字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。 • （9）外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，外文资料有中译文的，应一并立卷。 • （10）外购设备中的随机文件单独组卷。

38. （11）引进项目中的成套文件材料不拆散组卷；底图以张为单位单独保存和管理。（11）引进项目中的成套文件材料不拆散组卷；底图以张为单位单独保存和管理。 • （12）案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

39. 案卷和卷内文件排列 • 1、管理性文件 按问题、时问或重要程度排列。 • 2、施工文件 按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。 • 3、设备文件 按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

40. 4、竣工图 按专业、图号排列。 • 5、卷内文件 一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。

41. 案卷编目、装订 • 1、案卷编目： • （1）、卷内文件页号的编写 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号；页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角； 图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方； 成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。 各卷之间不连续编页号。

42. （2）、卷内目录的编制 卷内目录包括的内容如下： ——序号，应用阿拉伯数字从l起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号； ——文件编号，应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；

43. ——责任者，应填写文件形成部门或主要责任者； ——文件题名，应填写文件标题全称； ——日期，应填写文件形成日期；

44. ——页号，应填写每份文件首尾页上标注的页号； ——备注(需要时填写)。

45. （3）、案卷封面和脊背的编制 案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下： ——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容。主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称应与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；

46. ——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门；——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门； ——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期； ——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限；

47. ——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级；——密级，应依据保密规定填写卷内文件的最高密级； ——档号，应依据建设单位提供的项目档案分类编号方案，填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。

48. 案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。案卷脊背，应填写保管期限、档号和案卷题名或关键词。 • 案卷封面及脊背的档号，暂用铅笔填写；移交后由接收单位统一正式填写。

49. （4）、卷内备考表 ——卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量(见示例)，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间等； 示例：文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。

50. 2、案卷装订 • （1）、文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。 • （2）、案卷内不应有金属物。