Mål i prosjekter

1. Mål i prosjekter

2. Begreper. • Formål er en kvalitativ beskrivelse av hvorfor prosjektet skal gjennomføres. • Effektmål er en etterprøvbar beskrivelse av formålet. • Resultatmål(også kalt PROSJEKTMÅL) er beskrivelsen av hva prosjektet skal ha oppnådd når det kan avsluttes. Hva som skal være levert, til angitt tid og kostnad.

3. Mål på forskjellige nivåer • Formål, effektmål: • Organisasjonens mål. • Resultatmål: • Mål for prosjektgjennomføringen.

4. Ansvar • Prosjekteier skal sørge for at formål og/eller effektmål samt resultatmål er beskrevet i mandatet. • Prosjekteier sørger for godkjenning av mål ved beslutningspunkter, og når det er behov for endringer. • Prosjektleder er ansvarlig for bearbeiding og detaljering av resultatmål, og at de er dokumentert i prosjektplanen.

5. Resultatmåletstre sider LEVERANSER TID KOSTNAD

6. Sammenhengenmellom resultat- mål og effektmål Prosjektet gir leveranser... ...slik at vi oppfyller effektmålene ...som blir tatt i bruk.. • Et anlegg? • Støttesystem? • Arrangement? • Rapport? • ……? • Effektivisering? • Forbedret tjenestenivå? • Økt tilfredshet? • Kostnadsreduksjon? • ……?

7. Eksempel på formål og effektmål Formål Effektmål • Å forbedre effektiviteten i økonomiavdelingen. Noen ganger kan det være åpenbart unødvendig eller umulig å beskrive et effektmål. Da kan det være tilstrekkelig å definere formålet. Men i det minste formålet bør alltid være definert. • Gjennom å ha implementert og tatt i bruk nytt økonomisystem ha oppnådd en effektivitetsforbedring på 10%, målt ved reduksjon i antall arbeidstimer over en 3-måneders periode. • Effektivitetsforbedringen skal være dokumentert innen 1.1.2008

8. Leveransene • En leveranse kan være en plan, en rapport, et fysisk objekt etc. • Det kan være flere leveranser fra prosjektet • Om formålstjenlig kan det settes opp en leveransestruktur

9. Eksempel på resultatmål • Å ha innført et nytt datastøttesystem for økonomistyring med egenskaper • ...... • .... • .... • Å ha lært opp 40 personer innenfor personalgruppene X og Y i bruk av systemet. • Innføring av systemet og opplæring av personalet skal være fullført innen 1.1.2007, innenfor en kostnadsramme 2,5 mill NOK.

10. Avgrensninger • Når det kan oppstå misforståelser med hensyn til prosjektets ansvarsområde bør man klargjøre dette ved å beskrive avgrensninger. • Avgrensningene er arbeid/leveranser som prosjektet ikke er ansvarlig for.

11. Eksempel på avgrensninger • Prosjektet omfatter ikke innkjøp og installasjon av nytt fysisk utstyr. • Prosjektet er ikke ansvarlig for opplæring av driftspersonell.

12. Målbeskrivelse S pesifikt M ålbart A kseptert R ealistisk T idsatt

13. Målformuleringsprosessen • Utgangspunkt for målbeskrivelse finnes i mandatet. • For å skape felles forståelse og forankring av prosjektet bør prosjektleder involvere prosjektmedarbeidere i formulering av resultatmål. • Selv om prosjektleder og –medarbeidere ikke står ansvarlige for at formål/effektmål blir oppnådd plikter de å gi sitt syn til kjenne, spesielt om de vurderes som urealistiske.

14. Typiske fallgruver • Målene konkretiseres for dårlig • Resultatmålet beskrives som aktiviteter • Resultatmål blandes sammen med effektmål • Prosjektet avgrenses for dårlig • Prosjektomfang og -mål neglisjerer kjerneinteressentenes forventninger • Manglende involvering av prosjektdeltakerne i kartlegging av prosjektets omfang og målbeskrivelse gir dårlig forankring