Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота

1. Международные стандарты функциональных требований к системам электронного документооборота Храмцовская Наталья Александровна ведущий  эксперт по управлению документациейкомпании «Электронные Офисные Системы», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International "Автоматизированные технологии работы с документами"

2. Что такое функциональные требования к СЭД • Перечисляются функциональные возможности, необходимые для организации юридически значимого электронного документооборота в государственной организации • Требования достаточно общие, без излишней детализации. Требования не определяют технологию • Отдельные общие нефункциональные требования (к производительности, удобству работы и т.п.) "Автоматизированные технологии работы с документами"

3. Для чего служат государственные требования к СЭД • Повышение эффективности расходования государственных средств • Открытая единая техническая политика государства в отношении СЭД • Повышение качества продукции и конкурентоспособности отечественных производителей как на внутреннем, так и на внешних рынках "Автоматизированные технологии работы с документами"

4. Обязательность требований • Ключевой момент – государственные организации имеют право закупать только те СЭД, которые соответствуют требованиям • Желательно иметь государственную программу сертификации "Автоматизированные технологии работы с документами"

5. Выгоды для государства • Поставщики ПО за свой счёт разрабатывают функциональные возможности, необходимые государственным организациям для управления электронными и неэлектронными документами • Требования заставляют поставщиков ПО учитывать в своих продуктах национальные особенности российского делопроизводства и документооборота. "Автоматизированные технологии работы с документами"

6. Выгоды для государства • Поставщики ПО обеспечивают информационную совместимость и возможность взаимодействия закупаемых государством СЭД различных видов и типов. • Повышается уровень закупаемых государством программных продуктов "Автоматизированные технологии работы с документами"

7. Выгоды для производителей программного обеспечения • Производители ПО вынуждены повышать уровень своих продуктов и приближать его к мировому, что, в итоге, делает их более конкурентоспособными, как на внутреннем, так и на мировом рынке • Соответствие СЭД государственным требованиям даёт ей конкурентное преимущество • Возможность планировать работу по развитию своих систем на перспективу "Автоматизированные технологии работы с документами"

8. Выгоды для потребителей • Наличие требований значительно упрощает для многих организаций выбор программного обеспечения • При составлении собственных требований к СЭД и при её выборе как государственные, так и коммерческие организации могут использовать обязательные государственные требования в качестве ориентира "Автоматизированные технологии работы с документами"

9. Значение требований для учебных заведений • Требования показывают: • каких специалистов ИТ и ДОУ нужно готовить • какие знания нужно дать этим специалистам • направления развития ИТ в государственном секторе • Требования могут быть использованы в качестве учебных материалов "Автоматизированные технологии работы с документами"

10. Текущее состояние дел в мире • США - DoD 5015.2; DOE-STD-4001-2000; требования ЦРУ 2005; ANSI/ARMA/AIIM TR-48 2004 • Евросоюз – MoReq, 2001 • Англия-PRO (TNA), 2002 • Германия – DOMEA–Konzept 2.0, 2005 • Австрия - ELAK 3.0, 2005 • Швейцария – GEVER, 2004 • Норвегия - NOARK-4, 1999 • Голландия – ReMANO, 2004 • Австралия – VERS, 2003 "Автоматизированные технологии работы с документами"

11. Перспективы и направления развития стандартов • США – проект версии 3 стандарта DoD 5015.2 опубликован в ноябре 2005 года, принятие ожидается в 2006 году • Евросоюз - стандарта MoReq2с программой сертификации выйдет в 2007 году • Англия - закрытие программы сертификации по стандарту PRO, и переход на MoReq2 • Норвегия – завершается разработка NOARK5 • Германия – ежегодное обновление концепции DOMEA "Автоматизированные технологии работы с документами"

12. Перспективы и направления развития стандартов • Интеграция систем электронного документооборота (ERMS) и электронно-информационных систем (EDMS) • Усиление роли специалистов ДОУ («системных технологов») в администрировании СЭД • Использование языка XML • Модульная структура "Автоматизированные технологии работы с документами"

13. Стандарт MoReq2 (Евросоюз) • Разработка финансируется правительством Евросоюза • Концепция новой версии одобрена на конференции DLM-форума в Будапеште в октябре 2005 года • Предполагается, что разработка MoReq2 будет завершена к 2007 году, при этом появится отсутствующая сейчас программа сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта "Автоматизированные технологии работы с документами"

14. Содержание MoReq • Введение • Обзор требований к СЭД • Классификационная схема(электронная номенклатура дел) • Средства обеспечения безопасности документов • Хранение в течение установленного срока, передача и уничтожение документов • Ввод документов в систему • Идентификаторы объектов • Поиск, извлечение и вывод документов • Административные функции • Другие функциональные возможности • Нефункциональные требования • Требования к метаданным • Эталонная модель "Автоматизированные технологии работы с документами"

15. MoReq2: планы разработки • Усилить ключевыми разделы MoReq и добавить четко сформулированные требования в отношении новых аспектов разработки и применения СЭД • Обеспечить проверяемость требований, разработать документы, позволяющие проводить тестирование ПО на соответствие требованиям • Разбить требования на модули, с тем, чтобы облегчить их использование в различных условиях. "Автоматизированные технологии работы с документами"

16. Новые опциональные модули требований в MoReq2 • Интеграция с системой управления контентом • Работа с тематическими делами • Распределенные системы • Удаленная/автономная работа • Процессы хранения документов • Сканирование • Интеграция с факс-системой • Расширенные средства поиска "Автоматизированные технологии работы с документами"

17. Приоритеты при разработке • Доработка базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489 • Интеграция с системами управления контентом, в т.ч. управление размещёнными на веб-сайтах материалами • Управление неэлектронными (физическими) документами и гибридными делами • Workflow, работа с тематическими делами "Автоматизированные технологии работы с документами"

18. Национальное введение в MoReq2 («нулевая» глава) Каждая страна сама будет решать, что войдёт в «нулевую» главу. Скорее всего, эта глава будет содержать: • Влияние национального законодательства • Влияние национальных традиций в области делопроизводства и документооборота (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.) • Перевод терминов и т.п. "Автоматизированные технологии работы с документами"

19. Новая версия стандарта DoD 5015.2 • Разрабатывается Министерством обороны США • Имеет программу сертификации (с 1999 года). Ряд сертифицированных продуктов представлен на российском рынке. • Неофициальный национальный стандарт США "Автоматизированные технологии работы с документами"

20. Сравнение версий "Автоматизированные технологии работы с документами"

21. 2. Обязательные требования2.2. Детальные требования • 2.2.1. Разработка плана размещения документов (т.е. электронной номенклатуры дел) • 2.2.2. Управление сроками хранения и решением судьбы документов по истечении срока хранения • 2.2.3. Регистрация документов в системе • 2.2.4. Регистрация сообщений электронной почты • 2.2.5. Регистрация документов, которые впоследствии будут передаваться на архивное хранение в NARA. • 2.2.6. Хранение документов в системе • 2.2.7. Управление процессом хранения и важнейшими документами • 2.2.8. Управление доступом • 2.2.9. Аудит системы • 2.2.10. Требования к составным системам (у которых модуль управления документами – отдельный). • 2.2.11. Требования к управлению системой • 2.2.12. Дополнительные базовые требования "Автоматизированные технологии работы с документами"

22. Новые главы стандарта • Глава 3 – Управление секретными документами • Глава 4 – Закон о защите персональных данных (Privacy Act) и закон о свободе доступа к государственной информации (FOIA) • 4.1. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о защите персональных данных (обязательны только для систем управления SOR-документами) • 4.2. Управление документами, возникающими при исполнении требований закона о свободе доступа к государственной информации (обязательны только для СЭД, поддерживающих исполнение требований FOIA) • Глава 5 – Передачадокументов "Автоматизированные технологии работы с документами"

23. Ситуация в России • Собственные требования к СЭД отсутствуют, хотя регулярно выделяются бюджетные средства на их разработку • Важнейшие мировые стандарты требований на русский язык не переведены, и известны только узкому кругу лиц • Пора осваивать мировой опыт, обогащая его собственными идеями, отражающими особенности делопроизводства и документооборота в России "Автоматизированные технологии работы с документами"

24. Кто должен принять участие в разработке требований • Представители государственных организаций (службы ДОУ, ИТ, ИБ) • Представители производителей и поставщиков СЭД • Специалисты в области делопроизводства, архивного дела, информационных технологий • Юристы • Кто-то ещё? "Автоматизированные технологии работы с документами"

25. Как грамотно использовать требования к СЭД • Введение обязательных государственных требований: • не должно остановить нормально хода закупок ПО государственными организациями, • не должно привести к снижению конкуренции на «государственной» части рынка СЭД и её монополизации • Все новые СЭД должны быть способны экспортировать документы и их метаданные в установленном государством стандартном формате (форматах) • Требования должны ужесточаться постепенно "Автоматизированные технологии работы с документами"

26. Вывод: Пора приниматься за дело! "Автоматизированные технологии работы с документами"

27. ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫWWW.EOS.RUE-mail: hram@eos.ru СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ 107023 г. Москва, ул. Электрозаводская, 52 Телефон/факс: 580-75-15 Электронная почта: Отдел консультационных услуг: antoshechkina@EOS.RU "Автоматизированные технологии работы с документами"

28. Вопросы? "Автоматизированные технологии работы с документами"