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Internal Control Guidelines for School Transportation System

A detailed document outlining the internal control procedures for safeguarding assets and values in a school's transportation system. Includes audit areas, certification processes, documentation requirements, and responsibilities of key personnel.

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Internal Control Guidelines for School Transportation System

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Presentation Transcript

  1. CONTROL INTERNO D.A.E.M. Temuco – 13 de Junio 2019

  2. CONTROL INTERNO

  3. Definición General Control Interno: Salvaguardar los Bienes y Valores a favor del D.A.E.M.

  4. MATERIAS A AUDITAR • Fondos a Disposición. • Bienes del Activo Fijo. • Gastos. • Contratos por Servicios. • CONTRATO TRANSPORTE ESCOLAR. • Etc.

  5. SERVICIO TRANSPORTE ESCOLAR D.A.E.M.

  6. Formulario • “CheckList” • Transporte Escolar • D.A.E.M. • Contiene las Especificaciones Técnicas en un formato más funcional y ágil. • Permite cargar una Base de • Datos.

  7. Formulario Cambio/Reemplazo Vehículo Flota • Contiene las información del vehículo de reemplazo y vehículo del reemplazado. • Permite cargar una Base de datos.

  8. INFORMACION DEL ESTABLECIMIENTO • Las nóminas de alumnos que acceden a éste beneficio, deben ser enviadas mensualmente, en formato Excel y de acuerdo, exclusivamente, a la plantilla que se envió, conteniendo la siguiente información: nombre completo de cada alumno, Rut, Curso, Dirección, Localidad, N° de contacto del padre o apoderado.(Oficio N°685, 25 de abril del 2019). • La nómina debe contener la firma y timbre del respectivo Director del Establecimiento Educacional. • La nómina de alumnos beneficiados debe ser enviada por correo electrónico, en formato Excel, al correo del inspector del contrato, I.T.O. de Transporte Escolar: hector.lara@temuco.cl y en forma física por oficio conductor.

  9. CERTIFICACION CONFORMIDAD • Paralelamente a la citada nómina, deben enviar el Certificado de Conformidad, indicando la cantidad de alumnos trasladados efectivamente en el mes; firmado y timbrado los Directores de Establecimientos por ambas vías también.

  10. PLAZO ENTREGA INFORMACION • Dentro de los 5 primeros días del mes siguiente a la prestación del servicio, con el objeto de proceder a su revisión, certificación I.T.O. y respectivo pago.

  11. INCUMPLIMIENTO DOCUMENTACION • El incumplimiento será motivo de amonestación por escrito en la hoja de vida funcionaria, sin perjuicio de instruir en el futuro el proceso disciplinario que corresponda en caso de reincidencia.

  12. INCUMPLIMIENTO EN EL SERVICIO • Cada Director debe informar por vía oficio o correo, si existen denuncias por parte de los apoderados, referente a incumplimientos en el citado servicio.

  13. CAMBIOS EN LAS NOMINAS • El Envío de solicitud de cambios de alumnos debe ser solicitada por correo electrónico al I.T.O. de Transporte para resolver si procede dicha modificación; y sólose hará efectiva a contardel 1er día hábil del mes siguiente a la solicitud. No se podrán solicitar cambios de alumnos dentro del mismo mes para evitar duplicidad en la facturación del oferente.

  14. SALIDAS PEDAGOGICAS • Las solicitudes de transporte escolar en el marco de actividades pedagógicas o extra programáticas de vuestros establecimientos, deben ser solicitadas por correo electrónico al I.T.O. de Transporte, con una antelación de 5 días hábiles.

  15. FISCALIZACIONES I.T.O. TRANSPORTE • Las fiscalizaciones al citado servicio se continuarán realizando periódicamente, con miras a velar por el buen funcionamiento del mismo y el cumplimiento del respectivo contrato.

  16. FUNCIONES DEL I.T.O. • Garante del Contrato • Administra el Contrato • Control del Contrato • Coordinador Operativo • Nexo entre DAEM y Oferente • Nexo entre Directores y Oferente Contrato es su Standard Dar Cumplimiento Evaluación del Servicio Velar por el Buen Funcionamiento Toda solicitud y/o requerimiento en materia de transporte, ineludiblemente pasa por el I.T.O.

  17. FUNCIONES DEL DIRECTOR EN AREA ADMINISTRATIVA • El Director de cada Establecimiento Educacional, es un ADMINISTRADOR • Planificar . • Organizar. • Ejecutar. • Supervisar. • Controlar.

  18. PRACTICAS A ERRADICAR • Solicitar a conductores empresa de transporte servicios NO Contemplados en el contrato. • Solicitar a jefe de operaciones transporte servicios NO Contemplados en el contrato.

  19. Muchas Gracias

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