Enquête de besoins du Centre de documentation du CSSS de Laval

Enquête de besoins du Centre de documentation du CSSS de Laval Par Mélanie Robitaille, stagiaire à la maîtrise en Sciences de l’information de l’Université de Montréal

Remerciements • France Pontbriand, bibliothécaire et superviseure du projet • Danielle B. Rose, bibliothécaire et superviseure • Lise Labelle, bibliotechnicienne • Participants au sondage et aux entrevues • Mmes Sophie Ouellet, Paula Beaudoin, Lynda Bouchard • M. Yvon Monette • Mmes Hélène Lauzon et Emmanuelle Aucouturier, M. Robin Dumais

Plan de la présentation • Mise en contexte • Objectifs de l’enquête de besoins • Méthodologie • Questionnaire électronique • Entrevues • Analyse des résultats • Recommandations

Mise en contexte • Dernière enquête de besoins: 1991 • CSSS de Laval • Agrément 2008 • Direction de l’enseignement et de la recherche • Développement des outils électroniques depuis la dernière enquête

Objectifs de l’enquête de besoins • Évaluer la qualité des services offerts et les méthodes de diffusion de l’information. • Vérifier la fréquence d’utilisation des services. • Identifier les besoins informationnels des clients • Identifier les sources d’information utilisées par les usagers dans leur travail. • Identifier quels types de personnes leur sont utiles dans leurs besoins informationnels. • Obtenir des suggestions ou des commentaires de la part des usagers sur le Centre de documentation et ses services.

Méthodologie • Deux méthodes: • Questionnaire électronique • Entrevues individuelles et focus groups

Questionnaire électronique (1) • Outil: SurveyMonkey.com • Composition: • Introduction • Services (5 questions) • Sources d’information (5 questions) • Comportement informationnel (1 question) • Publicité/Marketing (2 questions) • En conclusion (1 question ouverte) • Profil des usagers (6 questions)

Questionnaire électronique (2) • Pré-testé • Lancé le 25 avril, date limite était le 2 mai 2008. • Environ 1600 personnes ont reçu le courriel • Taux de réponse: 69 répondants • 13 différentes directions représentées • 25% professionnel clinique, 24% infirmières, 20% médecins et pharmaciens • 56% CSL, 31% CLSC

Entrevues (1) • Protocole élaboré sur la base de l’Audit informationnel de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont (Aucouturier, Emmanuelle, Dumais, R., Lauzon, H. 2007. Un audit sur les besoins des utilisateurs dans le cadre de la planification stratégique de la bibliothèque médicale de l’Hôpital Maisonneuve-Rosemont.) • Composition: • Besoins informationnels (9 questions) • L’évaluation des services du Centre de documentation du CSSS de Laval (7 questions) • Profil des répondants

Entrevues (2) • Protocole pré-testé • Critères de sélection des participants • Sensibles à l’information • Utilisateurs des services du Centre de documentation • Nombre de participants: 12 • UMF: 4 • Pharmacie: 3 • Direction soins infirmiers: 2 • Direction générale: 2 • Urgence: 1

Analyse des résultats • Satisfaction des utilisateurs • Publicité et marketing • Équipements • Sources d’informations utilisées par les usagers dans leur travail • Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information • Accessibilité

Satisfaction des utilisateurs • Degré de satisfaction élevé • Services les plus appréciés: • Prêt de documents • Prêt entre bibliothèques (PEB) • Référence et aide à la recherche • Formation documentaire • Facteur humain: important, au Centre de documentation et ailleurs

Publicité et marketing • Méconnaissances des services • 58% (questionnaire électronique) ne connaissaient pas les services listés • 25% des suggestions de services existent déjà • Publicité! • Présentations • Portail CSSS de Laval • L’Interface • Courriels

Équipements • Répondants majoritairement neutres • 44% travaillent hors CSL • Demande pour petites salles de travail (2-4 personnes)

Sources d’informations utilisées (1) • Entrevues: • Principales tâches: projets ou dossiers spécifiques • 24 types d’information utilisés • Principale source d’information: banques de données • Principal facteur de choix d’une ressource: accessibilité

Sources d’informations utilisées (2) • Questionnaire électronique • Principale source d’information sur une base quotidienne : collègues (38%) et Internet (29%) • 38% ne connaissent pas les banques de données • 16% consultent le personnel du Centre de documentation sur une base mensuelle. 32% sur une base annuelle. 29% jamais et 23% ne le connaissent pas.

Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information (1) • Facteurs influents: • l’informatique en général serait un frein pour certaines personnes; • la difficulté à faire des recherches; • le manque de temps; • la méconnaissance des outils de recherche; • l’accessibilité limitée à certaines ressources d’information.

Difficultés rencontrées lors de la recherche d’information (2) • Services suggérés: • Formation documentaire • Icône • Modes d’emplois • Partage de l’information • Documents administratifs au Centre de documentation • Formation aux patients

Accessibilité (1) • Heures d’ouverture • Outils électroniques: • à cause d’une licence limitant le nombre de postes informatiques donnant accès aux outils; • la complexité et la non-convivialité pour ceux qui n’ont pas suivi de formation ou qui en ont suivi mais n’utilisent pas régulièrement ces outils; • parce que les outils ne sont pas connus, tout simplement ; • par manque de temps.

Accessibilité (2) • Partage de l’information • Services sur place, ie dans les autres installations du CSSS de Laval • Donc, pour améliorer l’accessibilité… • Présentations (groupes cibles vs conférences midi) • Modifier heures d’ouverture et publiciser accès à distance • Outils électroniques: formations, modes d’emploi, plus de licences • Registre des connaissances

Rôle et services d’un Centre de documentation • Implication professionnelle au sein des équipes • Présence dans les autres établissements • Aide à la recherche • Mieux faire connaître les services • Tendances et contexte actuel...

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