กำหนดการ

1. โครงการพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ(การส่งเสริมให้ส่วนราชการนำร่องเข้าสู่การพัฒนาคุณภาพการบริหารจัดการภาครัฐ)เขียนรายงานหมวดที่ 1-6 :

2. กำหนดการ 12 กรกฎาคม 2549 0900 – 0945 บรรยายการเขียนรายงานหมวด 1-6 0945 – 1700 เขียนรายงานหมวด 1-6 ให้แล้วเสร็จ 13 กรกฎาคม 2549 0900 – 1200 เขียนรายงานหมวด 1-6 ให้แล้วเสร็จ 1300 – 1700 นำเสนอ และสรุปรายงานหมวด 1-6 14 กรกฎาคม 2549 0900 – 0930 บรรยายการเขียนรายงานหมวด 7 1300 – 1700 นำเสนอ และสรุปรายงานหมวด 1-6

3. ประเด็นนำเสนอ • ทบทวนขั้นตอนในการดำเนินโครงการ • บรรยายวิธีการเขียนเอกสารรายงานเนื้อหาวิธีการดำเนินการ(Application Report) • Workshop เขียน Application Report แต่ละหมวด • ระบุข้อมูลที่ต้องไปรวบรวมเพิ่มเติมอีกครั้ง • ให้การบ้านรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมและเขียนรายงานหมวด 7

4. Output ที่ต้องการจาก Workshop 2-3 • ผู้รับผิดชอบในแต่ละหมวดเขียน Application Report สำหรับหมวด 1-6 จนเสร็จ • คณะทำงานกลับไปรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติมและเขียนรายงานหมวด 7ต่อไป

5. การเขียนเอกสารรายงานผลการดำเนินการเบื้องต้น (First Draft Application Report) W 1-6 รายงานจุดแข็งและโอกาสในการปรับปรุง ประเมินเนื้อหาในเอกสารรายงานเนื้อหาวิธีการดำเนินการเบื้องต้น (Mock Assessment) W 7-8 ตรวจสอบความเชื่อมโยงระหว่างหมวด และเพิ่มเติมข้อมูลที่ขาดหายไป เอกสารรายงานเนื้อผลการดำเนินการ(Application Report) W 9-10 จัดลำดับความสำคัญโอกาสในการปรัปปรุง W 11-12 จัดทำแผนการปรับปรุง นำเสนอ Steering Committee ภาพรวมขั้นตอนการดำเนินโครงการ

6. การเขียนรายงาน หมวด 1-6

7. ประเภทคำถาม : อะไร / อย่างไร คำถาม เปรียบเสมือนข้อชี้แนะให้ พิจารณา ในการปฎิบัติงาน อะไร (WHAT) • ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกระบวนการหลักและวิธีปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น • ผล แผนงาน เป้าประสงค์ วัตถุประสงค์ หรือตัวชี้วัดที่สำคัญ อย่างไร (HOW) • ให้ข้อมูลของกระบวนการที่สำคัญ เช่น วิธีการ ตัวชี้วัด การนำไปปฏิบัติ และปัจจัยด้านการประเมินผล การปรับปรุงและการเรียนรู้

8. ตัวอย่างคำถาม “อะไร”

9. ตัวอย่างคำถาม “อย่างไร” (1)-ผู้บริหารของส่วนราชการดำเนินการอย่างไรในการกำหนดในเรื่องวิสัยทัศน์เป้าประสงค์ระยะสั้นและระยะยาว ค่านิยม และ ผลการดำเนินการที่คาดหวังไว้รวมทั้งการถ่ายทอดให้บุคลากรในส่วนราชการนำไปปฏิบัติในการกำหนดผลการดำเนินการดังกล่าว ผู้บริหารของส่วนราชการได้คำนึงถึงความต้องการหรือผลประโยชน์ของผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยยึดหลัก ความโปร่งใสและความชัดเจนอย่างไร -ผู้บริหารของส่วนราชการดำเนินการอย่างไรในการสื่อสาร ในเรื่องดังกล่าวแบบ 2 ทิศทางอย่างชัดเจนและเป็นรูปธรรมไปสู่บุคลากรทุกคน รวมทั้งผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ที่สำคัญ โดยผ่านระบบการนำองค์กร

10. “หมายเหตุ” ตัวอักษรที่เป็นตัวเข้มและเอียง เช่น “ผู้บริหารของส่วนราชการ” จะมี คำอธิบายเพิ่มเติมที่ “หมายเหตุ” ซึ่งปรากฏอยู่ที่ท้ายของเกณฑ์แต่ละหัวข้อ โดยมีจุดประสงค์ 3 ประการ ดังนี้ (1) อธิบายความหมาย (2) แนะนำวิธีการตอบในแต่ละหัวข้อของเกณฑ์ (3) ชี้ให้เห็นความเชื่อมโยงที่สำคัญกับหัวข้ออื่น เครื่องหมายดอกจัน “(*)” ที่ปรากฏอยู่ที่ท้ายของคำถาม หมายถึง ให้ส่วนราชการตอบตามความเหมาะสมตามภารกิจของส่วนราชการนั้น

11. ตัวอย่างการตอบคำถาม “อย่างไร” ผู้บริหารดำเนินการอย่างไรในการกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ ค่านิยมขององค์กร เมื่อปี 2543 องค์กรจัดทำวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยม (รูป 1.1-1) โดยใช้กระบวนการ Consensus เพื่อให้ได้ฉันทามติจากคณะผู้บริหารระดับสูงและ คณะกรรมการบริหารองค์กร ผู้บริหารระดับสูงมีการทบทวนวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมระหว่างกระบวนการวางแผนเชิงยุทธศาสตร์ประจำปี และทุก 3 ปี จะมีการทบทวนร่วมกับคณะกรรมการบริหารองค์กร เมื่อปี 2545 มีการเพิ่มเติมค่านิยมขึ้นอีก 1 ประการ ได้แก่ การให้ความสำคัญต่อชุมชน วิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยมขององค์กรจะบรรจุอยู่ใน Strategy Matrix (รูป 2.2-3) ซึ่งจะเป็นตัวเชื่อมโยงวิสัยทัศน์ พันธกิจ และค่านิยม ปัจจัยแห่งความสำเร็จ ความท้าทายเชิงยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ แผน-ปฏิบัติการ และตัวชี้วัดที่สำคัญขององค์กร

12. แนวทางการเขียนรายงานให้เห็น A-D-L-I TIP การเขียนต้องแสดงให้เห็นว่า • มีแนวทางเป็นระบบ - Approach/Systematic • มีการนำไปใช้อย่างทั่วถึง(เท่าที่ทำได้) - Deploy • มีการวัดผลและนำผลกลับมาใช้ในการปรับปรุง - Learning • มีการสอดรับกับกระบวนการอื่นๆภายในองค์กร -Integration A D L I

13. ผู้บริหารดำเนินการอย่างไรในการสื่อสารในเรื่องดังกล่าวแบบ 2 ทิศทางอย่างชัดเจน และเป็นรูปธรรมไปสู่บุคลากรทุกคน รวมทั้งผู้รับบริการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญ โดยผ่านระบบการนำองค์กร • ผู้บริหารสื่อสารเรื่องดังกล่าว ให้กับผู้บริหารหน่วยงานและบุคลากรภายใน เครือข่าย และผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผ่านกลไกการประชุมผู้บริหารทุกเดือน และกำหนดให้ผู้บริหารหน่วยงานในสังกัดต้องนำไปถ่ายทอดสู่ผู้ปฏิบัติผ่านกลไกของการประชุมคณะกรรมการบริหารหน่วยงาน/หัวหน้าฝ่าย ที่จะถ่ายทอดลงไปจนถึงระดับผู้ปฏิบัติเป็นลำดับขั้น และคู่ขนานไปยังองค์กรที่เป็นเครือข่ายงานและผู้มีส่วนได้เสียต่อไป เปิดโอกาสให้ผู้รับการถ่ายทอดหรือผู้ฟังได้มีโอกาสตรวจสอบความเข้าใจโดยการทวนถาม เพื่อขอความชัดเจนและขจัดข้อสงสัยในประเด็นต่างๆ จากแหล่งข้อมูลได้ต่อหน้า และทันที who how frequency deploy feedback

14. APPROACH (A) แสดงให้เห็นว่าแนวทาง (Approach)เป็นระบบ“Systematic” DR MP Definable : สามารถกำหนด ชี้แจงได้ Repeatable : ทำซ้ำได้ Measurable : ตรวจวัดได้ Predictable : คาดการณ์ผลลัพธ์ได้

15. DEPLOY (D) “Deploy” แสดงให้เห็นว่ามีการนำแนวทางไปปฏิบัติจริง • ความครอบคลุมและทั่วถึง • ครบถ้วน/จริงจัง - ทุกๆธุรกรรม (Transaction) - ทุกๆกระบวนการ - ทุกๆบริการ - ทุกๆ หน่วยงาน - ทุกๆ คน

16. LEARNING (L) แสดงให้เห็น”การเรียนรู้”(การทบทวนและปรับปรุง) • การปรับปรุงแนวทางให้ดีขึ้น โดยใช้วงจรการประเมินและการปรับปรุง • การกระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างก้าวกระโดดของแนวทาง โดยใช้นวัตกรรม • การแบ่งปันความรู้จากการปรับปรุงที่ดีขึ้นและนวัตกรรม กับหน่วยงานและกระบวนการอื่นที่เกี่ยวข้องภายในส่วนราชการ

17. INTEGRATION (I) แสดงให้เห็น”บูรณาการ” ได้แก่ความครอบคลุมและทั่วถึงของ • แผนงาน กระบวนการ ผลลัพธ์ การวิเคราะห์ การเรียนรู้ และการปฏิบัติการ มีความสอดคล้องกลมกลืนกันทุกกระบวนการและหน่วยงาน เพื่อสนับสนุนเป้าประสงค์ระดับองค์กร • การใช้ตัวชี้วัด สารสนเทศ และระบบการปรับปรุงที่ช่วยเสริมกระบวนการและหน่วยงานทั่วทั้งส่วนราชการ

18. เทคนิคการเขียนรายงาน ใช้รูปแบบที่ “กระชับ” • ควรใช้เนื้อที่กระดาษตามที่มีการกำหนดไว้ให้ได้ประโยชน์มากที่สุด (ไม่เกิน 100 หน้า) • นำเสนอโดยใช้ Flow ChartตารางและBullet เพื่อความกระชับ

19. KPI หัวหน้า ผู้รับบริการ หน่วยงานที่เกี่ยวข้อง พนักงานบริการ • แจกแบบสอบถาม • สัมภาษณ์ • กรอกแบบสอบถาม • ให้สัมภาษณ์ - ข้อมูลแบบสอบถาม ไม่ต่ำกว่า 80% วิเคราะห์ • กรอกความคิดเห็น - ความถูกต้อง ของการวิเคราะห์ ปรับปรุงแก้ไข สรุป เก็บรวบรวม ใส่กล่องรับความคิดเห็น - สรุปผลการวิเคราะห์ภายใน 2 วันของการสำรวจ ติดตามผลการปรับปรุง Flow การสำรวจความพึงพอใจของผู้รับบริการ

20. เทคนิคการเขียนรายงาน “อ้างอิง” หัวข้อหรือหมวดอื่นตามความเหมาะสม • คำตอบในแต่ละหัวข้อควรสมบูรณ์ในตัวเองมากที่สุดเท่าที่จะทำได้ • หากคำตอบต่างหัวข้อเสริมกันได้ ควรมีการอ้างอิงในหัวข้อนั้น แทนที่จะให้ข้อมูลซ้ำกัน • ต้องระวังไม่ให้เกิดการอ้างอิงที่มากเกินไปจะเกิดความสับสนกับผู้ตรวจประเมิน

21. ปัจจัยความสำเร็จ • กำหนดผู้ทำหน้าที่เป็น ประธานกลุ่ม ในการวินิจฉัย ตัดสิน หาข้อยุติ • กำหนดผู้ทำหน้าที่ควบคุมเวลา ควรคำนวณว่าจะใช้เวลาในแต่ละประเด็นกี่นาที • กำหนดผู้ทำหน้าที่สรุป จับใจความจากการอภิปรายภายในกลุ่ม และพิมพ์บันทึก

22. ถาม-ตอบ