Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией.

1. Презентация для видеоконференцииРеинжиниринг бизнес-процессовв проектах государственного сектораМосква, 17 мая, 2007Др. Аксель Г. Кётц Данный документ является полным только совместно с устной презентацией и последующей дискуссией. Методология является интеллектуальной собственностью KPI Cologne и может использоваться только с разрешения KPI. Изолированное использование отдельных слайдов может привести к неверному пониманию. Вопросы: Др. Аксель Г. Кётц, KPI, axel.koetz@koetz-ag.com;Тел +962 777 6 2992 или +49(0)221 94 11801

2. Структура организационной поддержки(Федеральный уровень) Министерство внутренних дел (BMI) Федеральное административное ведомство (BVA) Федеральное агентство по информационным технологиям (BIT) Центр компетенций по управлению делопроизводством, процессами и организациями (CC VBP) Частные консалтинговые фирмы Поддержка CC VBP Административный клиент

3. РБП обычно затрагивает Процессы в ОДНОЙ организации Горизонтальные процессы (несколько организаций одного уровня) Вертикальные процессы A (Ведомствоплюс подчиненные подразделения) или Вертикальные процессы B (Муниципальный – Государственный / Государственный – Федеральныйпроцессы) Процессы могут включать коммуникацию с частными клиентами Примеры Реестр актов гражданского состояния = 2-4 (Федеральный, Общегосударственный, Муниципальный) Оптимизация обмена юридическими документами в гражданских судах (2-4) Регистрация патентов = 1 с внешним клиентом Подготовка бюджета = 1 Примеры пректов

4. Модель процесса CC VBPO Поддержка со стороны CC VBPO Стадия проекта Запуск Планирование проекта Внутренний/внешний сбор данных Оценка / SWOT-анализ Оптимизация бизнес-процессов Основная концепция Требования Тендер Подробная спецификация Разработка IT-решения Пилотный проект Внедрение Подготовка Анализ Концепция Разработка Реализация Консультирование Source: CC VBPO

5. Основной план разработки бизнес-процессов ... Один пример из множества Предварительное определение задачи Предварительная модель процесса Описание процесса (структуры) Анализ использования ресурсов Цели правительства Стратегия услуги (продукта) и руководства по оптимизации Нужды потребителей SWOT-анализ имеющейся ситуации Передовой международный опыт Нестратегические критерии качества Местная ситуация и опыт Ограничения по стоимости/нагрузке Правовые ограничения Определение требований процесса Разработка процесса Реализация с помощью IT

6. Различные взгляды на реинжиниринг бизнес-процессов Фокус на нуждах потребителя Фокус на внутренних возможностях Проекты РБП Фокус на IT-системах Вовлеченность Ответственность Мотивация Предпосылки Ресурсы

7. Внутренние возможности:Вопросы, связанные с техническим процессом • Раскрытие скрытых планов • Последствия для политических лидеров и руководителей высшего звена • Последствия для сотрудников (реальные и воображаемые) • Ответственность за процесс и одобрение изменений • Предпосылки реализации • Необходимость раннего и последовательного вовлечения руководящего состава и сотрудников • Необходимость в обучении • Необходимость создания беспроигрышных ситуаций

8. Вовлечение персонала и клиентов:Участие в структурах проекта I Руководящая группа Все сотрудники PC Комитет клиентов Комитет сотрудников Проектная группа (Внутренняя/внешняя) Местная группа Информа- ционная группа Проблемная группа

9. Пример руководящей группы (Германия) Председатель – Глава соответствующего подразделения Руководители подразделения Руководители других задействованных подразделений и/или клиенты Представители сотрудников подразделения Представитель правительственного ведомства, ответственного за РБП Структуры проекта:руководящая группа Задача: разработка технического задания для процесса реинжиниринга, обеспечение беспрепятственной реализации, принятие ключевых решений по проекту

10. Проектная группа (Германия) При «внешней» проектной группе: Координатор проекта Руководитель проекта Эксперты в области РБП Внутренний руководитель Выполняет функции руководителя проекта Структуры проекта:Проектная группа / Координатор проекта Задача проектной группы: работа над проектом; интеграция результатов проекта; выполнение работы, которая является слишком технической для рабочих групп Задача координатора проекта: координация проектной группы и внутренних структур; взгляд «изнутри»; ранние предупреждения

11. Пример рабочей группы (Германия) Эксперт в области РБП выступает в качестве «модератора» рабочей группы Сотрудники / специалисты соответствующего подразделения, представляющие Особые функции Отдельные местные/региональные отделения Особые «интересы» Специалисты других задействованных подразделений / заинтересованные лица Частично: Представители сотрудников Структуры проекта:Проблемные / ... / группы Задача: Обеспечение передачи информации и ответственности за процесс; разработка реалистичных решений

12. Комитет потребителей Комитет персонала: Представители потребителей Отдельные потребители Потребительские организации Внешние эксперты Сотрудники, которых затронут изменения Все подразделения низшего уровня Все уровни Структуры проекта: комитеты Задача: Проверка технического задания, промежуточных результатов и проекта окончательных результатов с точки зрения реалистичности; внесение предложений об изменениях; помощь в оптимизации предложений

13. Процесс РБП и участие C Участие клиентов Инструменты внешнего знания Разработка нового процесса Детализированные концепции Требования Сбор данных 2 + Подготовка Инструменты разработки процесса Участие персонала Общая концепция KSF Анализ данных SWOT Информация о персонале Инструменты принятия руководящих решений Сбор данных 1 + Подготовка Инструменты участия руководства Стратегия исследования Участие персонала Процесс + Ресурсы Инструменты анализа Разработка сотрудничества

14. Информация о начале проекта (1, 2) Выбор участников рабочих групп (2, 3) Начальный семинариобучение методологии (1a, 2, 3) Комментарии + предложения (1) Аналитическая работа (2, 3) Обратная связь по результатам анализа: Семинары (1a, 2, 3), в целом (1) Семинары по разработке, Каталог требований (1a, 3) Разработка процесса (3) Презентация прототипа (1a, 2, 3) Группа 1: Все сотрудники Группа 1a: Руководство низшего/среднего уровня и специалисты пилотных подразделений Группа 2: Представители сотрудников (формальная информация) Группа 3: Сотрудники, принимающие участие в рабочих группах Вовлечение персонала:участие в процессе

15. Многослойный процесс с участием нескольких ведомств: Пример Принятие решений Принятие решений Принятие решений Общее управление проектами Рабочая группа Контроль/управление проектом 3 Контроль проекта 2 Контроль проекта 1 Управление проектом 1 Управление проектом 2 Координация Консультант

16. Вовлечение нескольких юридически независимых участников приводит к повышенной важности вопроса о мотивации организаций-участников «Какова выгода для меня»и«Беспроигрышная ситуация»– вопросы, на которые необходимо ответить... А также«потеряю ли я ответственность, персонал, бюджет?» Роль внешней «нейтральной» поддержки становится исключительно важной Необходимо создание сложных структур управления проектом и принятия решений Доступность ресурсов на стадии реализации будет ключевой проблемой Характерные проблемы многослойного процесса с участием нескольких ведомств: