General Provisions of Narrative reporting Aruandluse üldsätted

1. GeneralProvisionsofNarrative reportingAruandluse üldsätted Joint Technical Secretariat

2. Contractualobligations Lepingulised kohustused

3. Contractualobligations Lepingulised kohustused

4. Contractualobligations Lepingulised kohustused

5. Contractualobligations Lepingulised kohustused

6. What is narrative reporting? Mis on tegevusaruanne? • A contractual obligationdesigned to • inform the JMA on progress in project implementation; • request further pre-financing or the payment of the balance. • Lepinguline kohustus, et • teavitada korraldusasutust projekti rakendamisest; • esitada taotlus täiendava ettemakse või lõppmakse tegemiseks. • A monitoring tool to ensure reliable, relevant and timely information about activities, outputs and outcomes of the project. • Kontrollvahend, et tagada usaldusväärne, asjakohane ja õigeaegne teave projekti tegevuste, väljundite ja tulemuste kohta.

7. What is narrative reporting? Mis on tegevusaruanne? • A communication tool that – if report is jointly agreed – allows all partners • to be aware of each others activities, joint project results; • to communicate externally with one voice. • Kommunikatsioonivahend, mis – kui aruanne on ühiselt kokku lepitud – võimaldab kõigile partneritele • olla teadlik üksteise tegevustest, ühisprojekti tulemustest; • suhelda väljaspoole ühehäälselt.

8. General provisions Üldtingimused

9. General provisions Üldtingimised

10. When and whom to report? Reporting scheme set forth in the Article 7.3.4 of Special Conditions to Grant Contract depends on the payment option applicable to the project. • Option 1 (≤18 months AND ≤EUR 300 000,00); • Option 2 (≥18 months [max 36 months] OR ≥EUR 300 000,00). Report is submitted to JTS both • by post in paper version (JTS postal address), and • by e-mail to responsible Project Manager.

11. Millal ja kellele esitatakse aruanded? Konkreetse projekti aruannete esitamise ajakava on toodud toetuslepingu eritingimuste artiklis 7.3.4 ja sõltub projekti maksevariandist. • 1. variant(≤18 kuudJA ≤EUR 300 000,00); • 2. variant (≥18 kuud [max 36 kuud] VÕI ≥EUR 300 000,00). Aruanne tuleb esitada ÜTS-le • postiga paberkandjal (ÜTS postiaadressile) ning • e-posti teel vastutavale projekijuhile.

12. Timeline of reporting Option 1 Contract execution period Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months Implementation period Costs non-eligible Timeline Interim report Interim report (optional) Final report START (provision of services, delivery of supplies, works, execution of activities, etc.) END (provisional acceptance of supplies and works) GC signature Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works)

13. Aruandluse ajakava variant 1 Lepingutäitmiseperiood Aruandlus, tegevustelõpetamine, tarnetegaratiiperiood, puudustekõrvaldamine (töödel,toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamiseperiood Kulud mitteabikõlblikud ajaskaala Vahearuanne ALGUS (teenuste osutamine, juhul kui tarne siis tarned, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) Vahearuanne (valikuline) Lõpparuanne LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine) toetuslepingu allkirjastamine Lõppmakse ja/või lõpplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)

14. Timeline of reporting Option 2 Contract execution Period Reporting, closure activities, warranty period (supply), defects liability period (works), etc. 3 months Implementation period Costs non-eligible Timeline GC signature 6 months 6 months 6 months 6 months Final report Interim report 1 Interim report 2 Interim report … Final payment and/or final acceptance (the latter only for supplies and works) START (provision of services, delivery if supplies, works, execution of activities, etc.) END (provisional acceptance of supplies and works)

15. Aruandluse ajakava variant 2 Lepingu täitmise periood Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garantii periood, puuduste kõrvaldamine (töödel, toodetel) jne 3 kuud Projekti rakendamise periood Kulud mitteabikõlblikud ajaskaala toetuslepingu allkirjastamine 6 kuud 6 kuud 6 kuud 6 kuud Lõpparuanne Lõppmakse ja/või lõpplik vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul) 1. Vahe-aruanne 2. Vahe-aruanne ... Vahe-aruanne ALGUS (teenuste osutamine, juhul kui tarne siis tarned, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) LÕPP (algsete tööde ja tarnete vastuvõtmine)

16. Review and approval of reports • One month before the end of current reporting period the pre-filled reporting form is sent to the Beneficiary; • One month after the end of the reporting period the interim report has to be submitted to the JTS; • If report is not received in time, PM sends a reminder and sets new deadline; • NB! Any report shall be considered approved if there is no written reply from the Contracting Authority within 45 days of its receipt accompanied by the required documents! • In case clarifications are needed, Beneficiary has to provide them within 30 days; • In case there are doubts on quality and efficiency of project implementation, an on-the-spot visit is carried out.

17. Aruannete läbivaatamine ja heakskiitmine • Üks kuu enne jooksva aruandlusperioodi lõppu saadetakse toetusesaajale eeltäidetud aruande vorm. • Üks kuu peale aruandlusperioodi lõppu tuleb esitada vahearuanne ÜTSi. • Kui aruanne ei ole laekunud tähtaegselt, saadab projektijuht meeldetuletuse ja määrab uue tähtaja. • NB! Aruanne loetakse heaks kiidetuks, kui 45 päeva jooksul peale nõutud dokumentide laekumist ei ole korraldusasutuselt tulnud kirjalikku vastust. • Täiendavaid selgitusi tuleb nende nõudmisel esitada 30 päeva jooksul. • Juhul kui on kahtlusi projekti rakendamise kvaliteedi ja tõhususe osas korraldatakse kohapealne kontrollkäik.

18. Joint Technical Secretariat Ühine tehniline sekretariaat Thankyou! Aitäh! 18