إدارة أصحاب المصلحة في المشروع

1. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع Project Stakeholder Management

2. مواضيع القسم Section Topics • تحديد أصحاب المصلحة - Identify Stakeholders . • التخطيط لإدارة أصحاب المصلحة - Plan Stakeholder Management . • إدارة إشراك أصحاب المصلحة - Manage Stakeholder Engagement . • ضبط إشراك أصحاب المصلحة - Control Stakeholder Engagement .

3. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع Project Stakeholder Management

4. تحديد أصحاب المصلحة Identify Stakeholders • تحديد أصحاب المصلحة هي عملية تحديد جميع الأفراد أو المنظومات التي يمكن أن تكون إيجابية أو سلبا من جراء المشروع، وتوثيق نفوذهم، والأثر، والفائدة، ومشاركة على نجاح المشروع. • هذا هو أحد المجالات الرئيسية في عملية إدارة المشروع ، لأن العديد من المشاريع قد تفشل بسبب عدم وجود تحديد كامل أصحاب المصلحة. • معظم المشاريع لديها عدد كبير ( وقد يكون كبيراً جداً ) من أصحاب المصلحة ، ومن وظيفة مدير مشروع تحديد أصحاب المصلحة وفهم تأثيرهم على المشروع أو / و تأثرهم بالمشروع ككل أو بمجالات عمل محدد في المشروع أو بنتيجة من نتائجه . في هذا الصدد ، وظيفة مدير المشروع ترقى إلى وظيفة إدارة العلاقات . • الناتج الأساسي من هذه العملية هو إنشاء سجل أصحاب المصلحة الذي يحدد بقدر كبير من التفصيل ، كل ما يتعلق بأصحاب المصلحة في المشروع .

5. تحليل أصحاب المصلحة Stakeholder Analysis

6. تحليل أصحاب المصلحة Stakeholder Analysis • تحديد جميع أصحاب المصلحة . • تحديد الأثر المحتمل أو دعم أصحاب المصلحة قد يكون على / لأجل المشروع . • تقييم " الأزرار الساخنة - hot buttons " لأصحاب المصلحة من أجل تحديد الآثار المحتملة على المشاريع وتحديد استراتيجيات التخفيف من تلك الآثار . • حيث أن تحديد أصحاب المصلحة يحدث في مجموعة عمليات البدء ، علينا أن نفهم أن تحديد أصحاب المصلحة يحدث أيضاً عند وضع ميثاق المشروع .

7. تحليل أصحاب المصلحة Stakeholder Analysis 1. - تحديد جميع أصحاب المصلحة المحتملين وتوثيق جميع المعلومات ذات الصلة ، مثل مستوى التأثير ، على المشروع ومستوى المصلحة في المشروع ، مجموعة محددة من المهارات والمعرفة بالأعمال ، وأدوارهم في المشروع ، وإداراتهم التنفيذية وسلطة اتخاذ القرارات . 2. - تحديد مستوى التأثير لدى أصحاب المصلحة في مشروعك ، إما إيجابياً أو سلبياً ، وتحديد استراتيجيات مفيدة للتعامل مع القضايا أو الشواغل التي تهم أصحاب المصلحة . شبكات السلطة والتأثير هي أشكال رسومية فعالة كأداة لتحديد نفوذ أصحاب المصلحة ( انظر الصفحة التالية ) 3. - تقييم كيف قد يستجيب أصحاب المصلحة الرئيسيين لحالات محددة ( أي تحديد " الأزرار الساخنة “لأصحاب المصلحة ) ، ووضع منهج للتأثير أو لتعزيز دعمهم للمشروع .

8. مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة

9. مصفوفة ( شبكة ) السلطة / المصلحة Power/Interest Grid تستخدم نماذج متعددة لتصنيف أصحاب المصلحة السلطة / المصلحة / التأثير : • السلطة / المصلحة - Power/interest : تجميع لأصحاب المصلحة على أساس السلطة ( Power ) والمصلحة ( interest ) . • السلطة / التأثير - Power/Influence : تجميع لأصحاب المصلحة على أساس السلطة ( Power ) والتأثير ( Influence ) . • التأثير / الأثر - Influence/Impact : أصحاب المصلحة التجمع على أساس التأثير ( Influence ) والأثر (impact) على المشروع , ( القدرة على إحداث تغييرات ) . • نموذج البروز - Salience Model : تجميع لأصحاب المصلحة على أساس القدرة على التأثير (power to influence) ، والإلحاح - urgency ( الحاجة الملحة للاهتمام ) والشرعية - legitimacy ( المشاركة المناسبة ) .

10. مصفوفة ( شبكة ) السلطة / المصلحة Power/Interest Grid

11. مصفوفة ( شبكة ) السلطة / المصلحة Power/Interest Grid • تحدد هذه الشبكة متجهين ( سهمين ) : السلطة والتأثير . في هذه الحالة ، يعني أن قوة صاحب المصلحة تمكن في أن توقف مشروعك " ميتاً في الماء - dead in the water " إذا كانوا غير راضين عن النتائج . التأثير ، في هذه الحالة ، يعني أن صاحب المصلحة يمكن أن يؤثر في اتجاه مشروعك وبالتالي يمكنه إحداث تغييرات على المشروع كذلك . عندما تكون مستويات السلطة والتأثير على حد سواء منخفضين ، يحتاج مدير المشروع إلى رصد ومراقبة الحالة بانتظام . عند التعامل مع صاحب مصلحة من الذين لديهم سلطة وتأثير كلاهما عالٍ ، فمدير المشروع ينبغي عليه الحفاظ على تواصل ثابت وراسخ مع صاحب المصلحة لضمان أن هذا المشروع سيضمن إلى • رضا وارتياح صاحب المصلحة ، وأن المسائل أو القضايا قد تم تناولها على الفور.

12. سجل أصحاب المصلحة Stakeholder Register • مثال على سجل أصحاب المصلحة ، كما هو موضح أدناه ، يتضمن جميع المعلومات عن أصحاب المصلحة ، بما في ذلك مستويات سلطتهم ، وآثارهم على المشروع ، ومستوى تأثير المشروع عليهم . يمكن أن يشمل السجل أيضاً معلومات حول ما إذا كانوا يؤيدون بشكل عام المشروع ، أم هم محايدون بالنسبة للمشروع ، أو لديهم مشاكل أو قضايا مع المشروع تحتاج إلى معالجة .

13. سجل أصحاب المصلحة Stakeholder Register

14. سجل أصحاب المصلحة Stakeholder Register • اسم صاحب المصلحة – Name . • الموقف الرسمي - Formal Position . • الموقع – Location . • الدور في المشروع - Role on Project . • معلومات الاتصال - Role on Project . • طريقة الاتصال المفضلة - Role on Project . • متطلبات المشروع الرئيسية - Key Project Requirements . • توقعات المشروع - Project Expectations . • أصحاب المصلحة التصنيف - Stakeholder Classification . • أصحاب المصلحة تأثير - Stakeholder Influence . • أصحاب المصالح الأثر - Stakeholder Impact . • أول تقرير مباشر الإدارة - Senior Management Direct Report . • القضايا الهامة أو القيود - Significant Issues or Constraints . • معلومات إضافية - Additional Information .

15. خطة إدارة أصحاب المصلحة Plan Stakeholder Management

16. خطة إدارة أصحاب المصلحة Plan Stakeholder Management • تشمل خطة إدارة أصحاب المصلحة تطوير استراتيجيات إدارة مناسبة لإشراك أصحاب المصلحة في جميع أنحاء دورة حياة المشروع . وللقيام بذلك على نحو فعال , فعلى مدير المشروع أداء تحليل لاحتياجات أصحاب المصلحة ، ومصالحهم ، وأثرهم المحتمل على نجاح المشروع . يتناول تخطيط إدارة أصحاب المصلحة جميع أصحاب المصلحة من الذين قد يرون المشروع باعتباره إيجابياً أو سلبياً بصورة كبيرة .

17. التقنيات التحليلية Analytical Techniques هناك تقنية تحليل المفتاح هو لمقارنة مستوى المشاركة الحالية لجميع أصحاب المصلحة إلى المطلوب مستوى المشاركة المطلوبة لإتمام المشروع بنجاح. مستوى إشراك أصحاب المصلحة وعادة ما تصنف على النحو التالي : • لا يعلم شيئاً – Unaware : غير مدرك للمشروع أو آثاره المحتملة . • مقاوم – Resistant : على بينة من آثار المشروع ومقاوم للتغيير . • محايد – Neutral : على بينة من المشروع ولا يدعمه ولكنه لا يقاوم أهداف المشروع . • مساند – Supportive : على بينة من المشروع وداعم للتغيير . • رائد – Leading : على بينة من المشروع ، ويشارك بنشاط وفاعلية في ضمان نجاح المشروع .

18. مصفوفة تقييم إشتراك صاحب المصلحة الحرف “C “ - يشير إلى المستوى الحالي من الدعم أو المساندة. الحرف “ D “ - يشير إلى المستوى المطلوب من الدعم أو المساندة . هدف مدير المشروع هو نقل أصحاب المصلحة من الحالة “C “ إلى الحالة “ D “ .

19. خطة إدارة أصحاب المصلحة Stakeholder Management Plan • ماذا لو كنت تتعامل مع أصحاب المصلحة الذين يرون أن مشروعك يشكل تحدياً سلبياً كبيراص لهم ، مما قد يسبب لهم القيام بعمل إضافي مثلاً ، أو في أسوأ الأحوال ، قد يؤثر على معيشة الناس في إداراتهم ؟ إذا لم يكن لديك استراتيجية للتعامل مع مثل هؤلاء من أصحاب المصلحة الذين قد يكون أقل حماساص للمشروع ، قد يواجه المشروع حواجز كبيرة أو مقاومة صريحة من أصحاب المصلحة . ولذلك فمن الأهمية بمكان معرفة أي أصحاب المصلحة قد تتأثر مصالحهم سلباً نتيجة لمشروعك . من البداية عليك تحديد استراتيجيات لإزالة العقبات التي قد تأتي من أصحاب المصلحة وكسب تأييدهم .

20. خطة إدارة أصحاب المصلحة Stakeholder Management Plan سوف تحتوي خطة إدارة أصحاب المصلحة عادة على العناصر التالية : • مستويات المشاركة الحالية والمطلوبة من أصحاب المصلحة . • نطاق وأثر التغييرات على أصحاب المصلحة . • الترابط والتداخل بين أصحاب المصلحة . • متطلبات الاتصالات مع وبين أصحاب المصلحة ومدير المشروع من أجل المرحلة الحالية من المشروع . • الشكل والمحتوى ومستوى التفاصيل ، واللغة والمعلومات التي سيتم توزيعها على أصحاب المصلحة . • الإطار الزمني وتواتر توزيع المعلومات على أصحاب المصلحة . • طريقة لتحسين واستكمال خطة إدارة أصحاب المصلحة .

21. إدارة إشراك أصحاب المصلحة Manage Stakeholder Engagement

22. إدارة إشراك أصحاب المصلحة Manage Stakeholder Engagement • عملية إدارة إشراك أصحاب المصلحة تمكن مدير المشروع من زيادة الدعم للمشروع مع تقليل مقاومة أصحاب المصلحة . وبالتالي ، فإن مدير المشروع سيكون قادراً على زيادة فرص تحقيق مشروع ناجح .

23. مهارات العلاقات بين الأفراد ومهارات الإدارة Interpersonal and Management Skills • من وجهة نظر مدير المشروع ، واحدة من الجوانب الحاسمة التي من شأنها أن تدفع نجاح مدير المشروع في أي مشروع هي مهارات التعامل مع الآخرين - interpersonal skills التي يتمتع بها والمهارات الإدارية - management skills . التوفيق بين أصحاب المصلحة لتحقيق هدف المشروع ، وجعلهم إلى جانبك ، هو عنصر أساسي في جعل أي مشروع ناجح .

24. مهارات العلاقات بين الأفراد ومهارات الإدارة Interpersonal and Management Skills • مهارات التعامل مع الآخرين - Interpersonal skills : • بناء الثقة مع أصحاب المصلحة وأعضاء فريق المشروع . • حل الصراع بطريقة تؤدي للخلوص إلى نتائج إيجابية للمشروع . • استخدام تقنيات الإضغاء الفعال لالتقاط المعلومات المطلوبة . • مساعدة أصحاب المصلحة للتغلي على مخاوفهم من المشروع وإبعادهم عن مقاومة التغيير .

25. مهارات العلاقات بين الأفراد ومهارات الإدارة Interpersonal and Management Skills • المهارات الإدارية - Management Skills : • التمتع بمهارات تقديم عروض قوية ومهارات الخطابة وهي المفتاح لإيصال أهداف واحتياجات المشروع إلى أصحاب المصلحة . • مهارات التفاوض ، وخاصة بالنسبة للموارد اللازمة ، وهي من الأصول الرئيسية . • القدرة على التواصل بوضوح وفعالية عن طريق الكلمة المكتوبة هي مهارة أساسية لجميع مديري المشاريع .

26. سجلات المشاكل ( القضايا ) Issue Logs

27. سجلات المشاكل ( القضايا ) Issue Logs • سجل قضية أو سجل بند العمل أو سجل المشكلة هو أداة أساسية تستخدم من قبل مدير المشروع لتحديد القضايا ، وتحديد تأثيرها ، وتحديد أولوياتها وتحديد درجة الاستعجال للقضايا ، وإسناد ملكية لتلك القضايا ، وتحديد تواريخ استحقاقها للحصول على حل لها . يقع على عاتق مدير المشروع إنشاء وتتبع القضايا المطروحة في المشروع مع الهدف من إيصال تلك القضايا إلى حل ناجح ، أو تصعيد ما لم يستطع مدير المشروع حله منها إلى الإدارة العليا إذا كانت تلك القضايا تقع خارج سلطة مدير المشروع .

28. ضبط إشراك أصحاب المصلحة Control Stakeholder Engagement

29. ضبط إشراك أصحاب المصلحة Control Stakeholder Engagement • ينطوي ضبط إشراك أصحاب المصلحة على عمليات مراقبة أصحاب المصلحة الشاملة للعلاقات واستراتيجيات التشغيل والخطط لإشراك أصحاب المصلحة في المشروع . إذا تم تنفيذها بشكل صحيح ، فإن العملية ستحافظ على أو ستزيد كفاءة وفعالية أصحاب المصلحة في المشاركة بأنشطة المشروع ، للحفاظ على المشروع فيتطور دائم .

30. ملخص In Summary • إنشاء وصيانة سجل أصحاب المصلحة . • خطة إدارة أصحاب المصلحة . • إستراتيجية إدارة أصحاب المصلحة . • شبكة السلطة / المصلحة / التأثير. • مصفوفة إشراك أصحاب المصلحة . • إدارة إشراك أصحاب المصلحة . • ضبط إشراك أصحاب المصلحة .

31. Stakeholder management strategy استراتجية ادارة أصحاب المصلحة

32. Stakeholder management strategy استراتجية ادارة أصحاب المصلحة

33. Manage Stakeholder Expectationادارة توقعات اصحاب المصلحة • How if a stakeholder try to add a new part to project scope ? • How if a department manager said that the project will affect his work in the department? • It should convince stakeholders that their requirements has booked into consideration . • When project is not planned well , then the project manager will spend the most of his time to solving problems. • Expectations are beliefs ( or mental pictures ) of the future . • Expectations are not revealed requirements or needs . • ماذا لو أن أحد أصحاب المصلحة طلب اضافة جزء جديد الى نطاق المشروع ؟ • ماذا لو أن أحد مدراء الدوائر قال بأن المشروع سوف يؤثر على عمله ضمن دائرته ؟ • يجب اقناع أصحاب المصلحة بأن متطلباتهم قد أخذت بالاعتبار . • اذا لم تخطط المشاريع جيدا, فان مدير المشروع سوف يمضي معظم وقته في حل المشاكل . • التوقعات هي معتقدات ( أو صور عقلية – عاطفية ) للمستقبل . • التوقعات هي متطلبات أو احتياجات لم يتم البوح بها .

34. Manage Stakeholder Expectationادارة توقعات اصحاب المصلحة • Such a difference between what he thinks will happen and what actually happens, it might cause conflicts , rework, and those dreaded changes . • Prevents changes by asking stakeholders what they expect and clarifying any expectation not accurate . • Many of future pictures that was created in stakeholder minds may cause problems to the project manager . • هي اختلافات بين ما يظن ( صاحب المصلحة ) أنه سيحدث وما حدث فعلا , ومن الممكن أن تسبب تعارضات , اعادة عمل , وتلك التعديلات المفزعة . • يمنع التعديل ( في المشروع ) عن طريق سؤال أصحاب المصلحة عن توقعاتهم وكذلك توضيح أي توقع غير دقيق . • العديد من الصور المستقبلية التي كانت قد خلقت في أذهان أصحاب المصلحة يمكن أن تسبب مشاكل لمدير المشروع .

35. إدارة أصحاب المصلحة في المشروع Project Stakeholder Management • تركز إدارة أصحاب المصلحة في المشروع على العمليات اللازمة لتحديد هوية الأشخاص أو المجموعات أو المنظومات التي إما يمكن أن تؤثر أو قد تتأثر بالمشروع . بعض من هذه العمليات تشمل ما يلي : • تحليل توقعات أصحاب المصلحة وتأثيرها على المشروع . • وضع استراتيجيات للإدارة المناسبة لإشراك أصحاب المصلحة . • تنفيذ اتصالات مستمرة مع أصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم . • تعزيز مشاركة أصحاب المصلحة في المشروع وخاصة في اتخاذ القرارات وتنفيذ الأنشطة . • التركيز على رضا أصحاب المصلحة باعتباره هدفاً مشروعاً رئيسياً .

36. شكراً الأسئلة ؟