專案文件與 行政支援管理

1. 課程編號：A208 PMA「專案助理/技術士」課程之八 專案文件與行政支援管理 講授時間：4小時

2. 課程提要 • 專案文件之收發 • 專案文件之內容 • 專案文件之建檔與更新 • 專案文件之儲存與管理 • 專案辦公室之支援與管理 • 專案行政支援規劃與執行

3. 專案文件的收發 • 記錄資料/文件/檔案來源 • 確認文件的正確性與時效性 • 整理及校對文件內容的一致性 • 發送至需要之利害關係人手中

4. 組織內文件的類別 • 基本文件 • 行政文件 • 專案文件 • 教育訓練文件 • 流程說明文件 • 標準樣本文件 • 公文

5. 專案文件 • 專案團隊經常投入40%~50%的時間發展與處理專案文件。 • 文件檔案管理是知識管理(KM)的基礎。 • 專案文件管理的目的在使所有專案利害關係人迅速、有效正確的找到所需的專案資訊。

6. 專案文件的類別 • 專案概念階段：本階段以需求分析與定義為主，以初期規格及合約文件為輔。 →分析報告 →需求文件 →合約文件 →規格文件

7. 專案文件的類別(續) • 專案計畫階段：本階段文件以根據需求、規格及合約文件所發展出的專案各主、次計畫書(專案相關基準)。 →需求文件 →專案計畫書(Project Management Plan) →附屬及支援文件

8. 專案文件的類別(續) • 專案執行階段：本階段是實際執行專案活動及其控管所需之文件、報告、紀律與統計分析資料。 →工程技術規格文件 →採購招標/履約文件 →會議紀錄工作簡報 →績效評量審查文件 →變更控制文件 →流程、進度、成本、品質分析報告

9. 專案文件的類別(續) • 專案結束階段：本階段是專案最後終結所需彙整的專案經驗學習與總結檢討報告。 →成效報告 →結案報告 →交接文件

10. 文件的管理重點 • 檔案的產生、建立與更新 • 檔案的命名規則 • 檔案摘要 • 文件分類與關鍵字標示 • 檔案使用權限等級與管理 • 檔案的儲存架構與關聯 • 文件標準化 • 文件檢索與版本管理 • 文件備份與安全

11. 專案文件檔案編號與建立 • 將專案之文件及紀錄以系統化方式編輯成一種檔案式的文件。 • 不論書面或電子檔案均應建立檔案編號以利儲存及檢索。 • 各類型專案文件應於專案開始初期即完成編碼規則，並要求專案成員及助理在製作文件時依據規則歸檔。

12. 專案文件編碼 依WBS編碼： 專案編號-WBS碼-文件名稱 -版本 例: 行銷008 – 001.002.001 – 專案計畫書 – v001

13. 專案文件編碼(續) 2.依作業性質編碼： 專案編號 –大綱編號 – 細目序號 -版本 例: 軟發031 – 001- 011.0002 – v001 (第31號軟體品質發展專案-計畫類-技術規格.產品編號-第一版)

14. 專案文件編碼(續) 3.依產品型態編碼： 專案編號–產品編號–產品序號–大綱–細目 例: 製033 – 10258 – 1023 – 001 – 011 (第33號生產製造專案-10258主機板-產品序號-計畫類-技術規格)

15. 文件的歸檔管理 • 電子資料檔： →定義檔案性質 →建立子目錄 →建立檢索方式:例如日期排序 →建立捷徑:將相關子資料夾建立鏈結 →將共用的專案文件放在網路共享區，以便專案成員取用。

16. 文件的歸檔管理(續) • 電子郵件(E-mail)： →建立專案專屬之子資料夾。 →收發信皆須建立備份。 →重要之郵件應儲存為文字檔。 →電子郵件內容應簡潔，過長之內容應使用附件檔案寄送。 →專案成員每日應至少查閱電子郵件兩次。

17. 文件的歸檔管理(續) • 書面文件： →建立文件收發三聯單：(一份隨文件發給承辦人、一份由收發單位存檔管制執行進度、一份交由專案經理)。 →文件收發登錄、簽收及追蹤。 →文件管制與分類建檔。 →設定機密等級及儲存年限。

18. 專案助理的重要工作 • 協助專案經理及團隊善加管理工作流程。 • 掌握知識型工作的關鍵，將專案資訊整理為有價值的資料庫。 • 熟悉專案管理工具的操作方法，以協助專案文件報表的製作。 • 支援專案的行政事務，使專案進行更加迅速與順暢。

19. 專案助理的工作小秘方 • 收到任何專案文件，甚至任何工作相關紙條，立即隨手標明日期及時間。 • 辦公文具的種類不要太多、太花俏。 • 管理，從辦公桌開始。 • 盡量將雜事、電話留言及臨時事項記錄在筆記本中，以便查找。 • 一次處理一件事，而且每件事都要做出決定。

20. 專案助理的工作小秘方(續) • 將例行性的會議及時常需要應付的人員列出議程及連絡清單。 • 身邊永遠要預備書寫的工具。 • 常問自己「下一步要做什麼？」提高工作的專注力與生產力。

21. 管理工作的技巧 蒐集 處理 行動 組織 檢討

22. 蒐集 • 將所有資訊及應完成之任務集中在一起，等待處理。 • 利用各種蒐集工具進行「收件」工作： →分層收件夾/文件架 →筆記本 →PDA/電子筆記 →電子郵件 • 收件工具夠用就好，且必須定期清理。

23. 處理 • 把事情想清楚，確認工作及訊息事項： 1. 重要且急迫 2. 重要但不急迫 3. 急迫但非重要工作 4. 不急迫且非重要工作 • 下一步行動： 1.執行 2.委派 3.延後 4.取消

24. 組織 • 依任務清單進行工作分類 →利用文件管理技巧建立文件檔案的分類、索引及鏈結。 • 對於需行動的事項進行特定時間、特定日期、特定資訊及特定行動的定義。 • 保留暫時不用但未來可能使用的資訊並進行分類存檔。 • 無用的資訊倒進垃圾桶中！

25. 檢討 • 定期檢查未完成事項及各項工作的執行狀況。 • 檢討工作流程運作方式。 • 更新工作清單內容。 • 定期填寫工作紀錄報告。

26. 行動 • 選擇行動的考量： 1.場地/場合 2.時間 3.精神與體力 4.輕重緩急 5.工作的範圍及影響

27. 專案辦公室的支援與管理 • 專案辦公室(PMO)是爲使組織內的專案能更有效達成任務而提供對專案的指導與支援的一個單位。 →它可能是由兩三人組成，以提供組織內專案管理顧問諮詢爲主的一種基本服務性團隊 →亦可能是無所不包的提供各種相關支援，以協助解決所有專案疑難雜症的一種高功能的團隊

28. 專案辦公室的基本責任 • 資料資料的交換所 • 具體可見的管理中樞 • 時間管理與專案執行的記錄 • 預算與成本的控管 • 文件的發展與建立 • 資料與裝備的提供 • 專案團隊發展的中心

29. 專案辦公室的基本責任(續) • 促進溝通協調與資訊發佈的聯絡點 • 協助專案衝突與問題的解決 • 專案人力資源的整合 • 後勤與行政支援的提供

30. 專案為導向PMO的支援範圍 • 建立管理專案的標準 • 標準化所有報告格式 • 提供專案軟體的運用 • 協助建議書之發展 • 協助專案的立項 • 發展專案範圍與需求文件 • 規劃執行專案啓動會議 • 專案風險管理

31. 專案為導向PMO的支援範圍(續) • 專案指揮中心 • 專案需求變更 • 工作表單製作 • 行政支援 • 專案進度及成效審查 • 專案文件管理 • 解決相關問題 • 專案結案支援

32. 課程編號：A208 本單元課程結束敬請指教！謝謝！