Driftspartnerskaber

1. Driftspartnerskaber Netværksmøde Carsten Pietras Stig Lohmann- Devantier Afdelingschef Projektchef Driftsrådgivning Driftsrådgivning Netværksmøde- Driftspartnerskaber

2. Driftspartnerskab Hvad er et partnerskab? • En samarbejdsmodel mellem en bygningsejer, f.eks. en offentlig kunde, og en privat virksomhed. • Partnerskabet bygger på et udbud og indgåelse af kontrakt på baggrund af en åben kravspecifikation. • Parterne indgår ligeværdigt i samarbejdet • Der er et fælles ønske om at indgå i et åbent og tillidsfuldt samarbejde og dialog. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

3. Driftspartnerskaber Driftspartnerskaber er en af de nye udbudsmodeller til løsning af vedligehold og driftsopgaver. Drift og vedligehold er et omfattende område. Primært er der tale om: • Vedligehold af bygninger, planlagt eller akut, f.eks. planlagt maling af vinduer, reparation af tag efter en storm, oprydning efter hærværk, akutte ad hoc-opgaver. • Driftsvedligehold, f.eks. renhold af fælles anlæg, forsyning m.m. • Service af bygninger, f.eks. vagt, sikkerhed, post, kantine, reception, snerydning. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

4. Driftspartnerskaber • Processer som kendetegner et driftspartnerskab 1.Strategisk afklaring Opgaven udføres Netværksmøde- Driftspartnerskaber

5. Driftspartnerskaber To partnerskabstyper • Driftspartnerskaber • Servicepartnerskaber Netværksmøde- Driftspartnerskaber

6. Driftspartnerskaber Hvorfor vælge et driftspartnerskab? Der er følgende fordele: • Mulighed for flerårig planlægning af bygningsvedligehold, f.eks. 3-4 årige vedligeholdelsesbudgetter • Mulighed for at inddrage partners (leverandørs) ekspertise • Øge kvaliteten • Aflaste egne ressourcer • Økonomisk fordel: Mere vedligehold for pengene • Bedre planlægning af vedligeholdelsesopgaver • Reducere akut vedligehold, brandslukning • Skabe sikkerhed og tryghed for leverancestabilitet, partner kommer først hos os. • Imageskabende, at være med på noget nyt • Brugertilfredshed hos bruger af ejendommen Netværksmøde- Driftspartnerskaber

7. Driftspartnerskaber Strategiske overvejelser • Er der den ledelsesmæssige opbakning • Er der parathed til at investere ressourcer på kort sigt for at opnå en gevinst på længere sigt • Er der en villighed til at indgå en rummelig kontrakt • Er der en villighed til og erfaring med at arbejde i og med projekter • Er der en villighed til at arbejde med åbne kalkuler og åben økonomi • Er der en villighed til at indgå i en åben og ærlig dialog med partner • Er der en villighed til at indgå et samarbejde om fælles optimering og at dele gevinsten. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

8. Driftspartnerskaber COWI har været rådgiver på små partnerskaber med 8-10 ejendomme og på store partnerskaber med 40-50 ejendomme. Case: • COWI har være rådgiver for Københavns Ejendomme i forbindelse med etablering af 2 driftspartnerskaber i to bydele i København. Partnerskabet startede i marts 2007. • Partnerskabet omfattede • 50 ejendomme i Brønshøj-Husum-området • 40 ejendomme i Vanløse • De var tale om alle kommunale bygninger i bydelene, f.eks. skoler, vuggestuer, administrationsejendomme, plejehjem, sportsanlæg. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

9. Driftspartnerskab Nøgletal • Brønshøj-Husum 50 ejendomme • Vanløse 40 ejendomme • Brønshøj-Husum 40 mio. over 3 år • Vanløse 30 mio. over 3 år • Option i udbud på 1 år yderligere. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

10. Driftspartnerskaber COWI har være Københavns Ejendommes rådgiver i hele processen. Afklarings- og strategiprocessen: • Fastlæggelse af mål og værdier • Fastlæggelse af arbejdsgange • Afdækning af risici ved nye samarbejdsformer • Afklaring af udbudsform og model Netværksmøde- Driftspartnerskaber

11. Driftspartnerskaber • Den strategiske del er vigtig, for her er det ledelsen, som angiver, hvad de vil med driftspartnerskabet og de præmisser, som partnerskabet skal arbejde under. • Mål kunne være: • Mindre administration • Nedbringelse af vedligeholdelsesefterslæb, mere vedligehold for pengene • Hurtigst mulig færdiggørelse af opgaver. Responstider f.eks. 2 timer • Bedre kontakt til bruger af ejendomme Netværksmøde- Driftspartnerskaber

12. Driftspartnerskab Forankringsprocessen i egen organisation • Udarbejdelse af en interessantanalyse og workshop • Formålet var at skabe fælles forståelse for projektet i organisationen og få forankret ideen • Kortlægning af interessenter, som er involveret i projektet • Afholdelse af workshop med det formål at Skabe fælles forståelse Få et fælles projektmål Netværksmøde- Driftspartnerskaber

13. Driftspartnerskab • Medarbejder kan føle sig truet på egen jobsituation • Bliver jeg arbejdsløs • Tager partner mit arbejde • Hvad skal jeg lave • Vores erfaring er, at det er vigtigt at inddrage medarbejdergrupper i processen, så en medarbejder ikke kortslutter processen. • Arbejdsopgaver ændres fra administrativt arbejde til en proces med partner og fokus på mere kvalitet. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

14. Driftspartnerskab Udbudsgrundlag • Skabe grundlag for udbud af vedligeholdelsesopgaver • Med udgangspunkt i Caretaker-aktiviteter og Københavns Ejendommes vedligeholdsplaner: Defineres omfang af opgaver Fastlægges ydelseskrav, funktionskrav og ønsker Fastlægges responstider Udarbejdes beskrivelse af omfang for de opgaver, der skal udbydes Netværksmøde- Driftspartnerskaber

15. Driftspartnerskab Udarbejdelse af et udbudsmateriale Udbudsdokumenter, f.eks. • Partnerskabsaftale, kontrakt • Samarbejdsaftale • Hensigtserklæring • Tilbudsliste Der var tale om EU-udbud med prækval. og udbud Netværksmøde- Driftspartnerskaber

16. Driftspartnerskaber Igangsætning Efter licitation og valg af partner blev der afholdt en workshop • På workshoppen blev samarbejdsaftalen gennemgået, og der blev skabt fælles værdier med partneren samt aftalt fælles forpligtelser. • F.eks. blev der aftalt en konflikthåndteringsmetode, og der blev drøftet økonomiske incitamenter. • Organisationen blev endelig fastlagt. • Disse forpligtende aftaler blev indsat i en samarbejdsaftale og hensigtserklæring, som blev en del af det endelige kontraktgrundlag. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

17. Hensigtserklæring - 1 Hensigtserklæring kan evt. indeholde: • Fælles projektmål • Åben dialog, arbejde som team • Overholde aftaler • Minimere konflikter • Stor brugertilfredshed • Forøge kvalitet, ensartet kvalitetsniveau Netværksmøde- Driftspartnerskaber

18. Hensigtserklæring 2 Åben Økonomi • Overholde økonomiske rammer • Aflevere til tiden • Aflevere til prisen • Gennemsigtig økonomi i forhold til projekter Netværksmøde- Driftspartnerskaber

19. Hensigtserklæring - 3 Konfliktløsningsmodel • Konflikter løses i positiv dialog • Problemer løses straks af de personer, der er ophav til konflikt • Hvis dette ikke er muligt, forsøges konflikt løses efter en trinmodel • Planlægningsgruppe • Styregruppe • Direktion • Evt. voldgift Netværksmøde- Driftspartnerskaber

20. Hensigtserklæring - 4 Eksempel: Et arbejde, f.eks. reparation af et vindue, er ikke løst til den aftalte pris. • Det undersøges straks, om der er tale om en fejl, eller om opgaven har ændret karakter siden bestilling. • Problemet isoleres og bringes op i planlægningsudvalget (bygherre + partner). • Findes her en løsning, er konflikten løst. Eller bringes det konkrete problem op til næste niveau osv. • Når problemet er løst, forpligter driftsherre og partner sig til at evaluere forløbet for at lære af konflikten. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

21. Driftspartnerskaber Opfølgning, effektmåleværktøj COWI har i samarbejde med Erhvervs og Byggestyrelsen samt Københavns og Frederiksberg Kommuner udarbejdet et effektmåleværktøj til måling af effekten af driftspartnerskaber. Eksempler på målepunkter er: • Kompetencer og læring • Personaleomsætning • Konflikter - hvor gode er vi til at løse konflikter, bliver der færre, flere? • Antal arbejdsopgaver, akutte opgaver i forhold til planlagte. • Sæsonudjævning • Økonomi - når vi de forventede resultater? • Vedligeholdelsesefterslæbet - bliver det mindre? Netværksmøde- Driftspartnerskaber

22. Driftspartnerskaber Erfaringer med partnerskaber • Der skal være fuld ledelsesopbakning • Partnerskabstanken skal være forankret i organisationen • Der skal laves en god planlægning • Der skal afsættes nødvendig tid og ressourcer i starten • Den økonomiske gevinst kommer, hvis planlægningen er god • Licitation: priser fra KEjd viser, at priser var 20-25 % under budgetteret. • Andre partnerskaber, vi har været med på, har opnået 15-20 % mere vedligehold. Gevinsten bliver størst i løbet af perioden. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

23. Store partnerskaber Få etablerede partnerskaber Der er stadig ikke så mange virksomheder, som har erfaringer Få tilbudsgivere. Konsortier, af mindre virksomheder skal etableres. Risiko for at konsortiet ikke holder i hele perioden. Store ejendomsporteføljer kan give bedre sæsonudjævning og større samlede besparelser. Kræver god planlægning og styring Stort ressourceforbrug i starten, både for partner og bygningsejer Kræver styregruppe Små partnerskaber Godt at bruge til pilotprojekt, få erfaringer Mange virksomheder eller mindre konsortier kan byde ind Hurtig igangsætning, mindre krav til udbudsregler m.v. Hurtigt kendskab til ejendomme Mindre besparelsespotentiale Mindre sæsonudjævning Planlægning og styringskrav er mindre, fokus på optimering Mindre styregruppe Sammenligning mellem partnerskabstyper Netværksmøde- Driftspartnerskaber

24. Udbudsformer Netværksmøde- Driftspartnerskaber

25. Udbudsformer Netværksmøde- Driftspartnerskaber

26. Driftspartnerskaber Driftspartnerskaber er vejen frem. Der er lavet forsøg med driftspartnerskaber i flere kommuner, bl.a. • Dragør • København (Østerbro) • Frederiksberg Kommune • Københavns Ejendomme, Brønshøj-Husum, Vanløse • Mange overvejer, og mange er på vej Netværksmøde- Driftspartnerskaber

27. Ydelser - Driftsrådgivning • COWIs driftsrådgivning omfatter i dag 27 medarbejdere • Bygningsdrift og vedligeholdelsesopgaver • Due Diligence • Bygningssyn, tilstandsvurderinger m.v. • Analyser og rådgivning omkring driftsorganisationer • Udbud af drift og vedligeholdelsesopgaver, drift og service-partnerskaber • Lejerrådgivning, arealoptimering, lokalesøgning, indretning • Facility management • Energirådgivning • Idriftsætning af domiciler m.m. Netværksmøde- Driftspartnerskaber

28. Driftspartnerskaber • Networking Netværksmøde- Driftspartnerskaber