Gepresenteerd door:

BSIK SHOW 6 februari 2009 Gepresenteerd door: Bert Satijn Nineke Schouten Ingrid van Geloven Narine Simonian

Definitief projectplan, deel 0 Contactgegevens • Projectnummer LmW; • Titel project; • Datum; • Type project; • Kennisoverdracht, wetenschappelijk project of anders • Gegevens penvoerder en alle consortiumleden; • Organisatie, contactpersoon, postadres, telefoonnummer, e-mailadres • Samenstelling projectteam. • Naam, organisatie, adresgegevens en rol in het project (+ eventueel korte CV)

Definitief projectplan, deel 1 Projectplan • Planning tijd en capaciteit gekoppeld aan…; • Schema op te leveren deel – en eindresultaten; • Kostenraming van de projectkosten; • Incl. onderbouwing gehanteerde tarieven berekend op basis van de • BSIK - regeling en -tarieven • Financiering van de projectkosten; • onderverdeling van bijdragen over de verschillende consortiumleden • en bijdrage LmW. *Let op: Kosten voor het opzetten van projectplan kan worden opgevoerd tot max. 5% van de geaccordeerde projectkosten.

Definitief projectplan, deel 2 Intentieverklaringen Leden projectconsortium verklaren hiermee: • Volledig achter de inhoud van het projectplan te staan; • De eigen bijdrage in projectkosten, conform projectplan, te financieren; • Zich te conformeren aan criteria en procedures zoals omschreven in ‘Organisatie en Werkwijze’.

Loonkosten - tarief Loonkosten - tarief, conform BSIK-regeling, worden gehanteerd voor direct bij het project betrokken personeel, wanneer zij: Werken met een uurloon berekend op basis van: • het jaarloon bij een volledige dienstbetrekking volgens ‘loon voor de loonbelasting’; • verhoogd met wettelijke verschuldigde opslagen voor sociale lasten, zoals sociale verzekering, vervroegd uittreden en pensioen; • maximaal 1650 productieve uren per jaar per persoon. *Eisen bij loonkosten – tarief: • arbeidsuren dienen verantwoord te worden, middels het bijhouden van een sluitende urenregistratie. *Let op - Een jaarlijkse externe accountantsverklaring kan opgevraagd worden. Kopie naar penvoerder, is onderdeel van eindeprojectverklaring - Einde project ? Accountantsverklaring opleveren over gehele looptijd per jaar

Vervolg Loonkosten - tarief Loonkosten - tarief wordt berekend op basis van : • Bruto Maand Salaris (BBMS); • Passend bij een 100% contract (zonder ATV); • Op basis van 1650 werkbare uren per jaar; • Verhoogd met de volgende opslag – en overige kosten: • Opslag loonkosten; • Vakantiegeld en eventuele 13e maand; • Sociale lasten; • Winst; • Opslag algemene kosten (max. 50%); • Machinekosten; • Overige kosten project; • Kosten kennisverspreiding en – overdracht (6 tot 9%); • Gemiddelde prijsindexering voor duur onderzoek; • Opslag indirecte declarabele uren (door BSIK geaccepteerde uren).

Arbeidskosten- tarief (zie tabel, bijlage 1) Arbeidskosten – tarief wordt gehanteerd voor direct bij het project betrokken personeel, wanneer zij : • Niet de beschikking heeft over een sluitende urenregistratie, waarmee op praktische wijze de loonkostentarieven kunnen worden onderbouwd. • Partijen kunnen gevraagd worden een jaarlijke urenverantwoording te leveren. Altijd kopie naar penvoerder. Is onderdeel van eindeprojectverklaring • Einde project? Leveren urenverantwoording over gehele looptijdproject

Vervolg Arbeidskosten- tarief Arbeidskosten – tarief wordt vastgesteld, • Per onderzoeksgroep/branche; • Op basis van gefixeerde opslag percentages. Randvoorwaarde: • Gemiddelde arbeidskostentarief binnen project is max. € 65,- • Inclusief prijsindexering, • Exclusief opslag algemene kosten, • Exclusief BTW. Kostenposten, die opgenomen mogen worden, zijn: • Machinekosten; • Overige kosten, verbruikte materialen en hulpmiddelen; • Kosten verspreiding en overdracht kennis.

Kosten, die niet opgevoerd mogen worden Niet – subsidiabele kosten, zoals: • Betaalde rente; • Algemene research; • Reiskosten binnen Nederland; • Afschrijvingen op immateriële activa; • Kosten accountant; • Bijzondere lasten, zoals verkoopkosten.

Declareren Consortiumleden mogen rechtstreeks via Leven met Water declareren, als: • Penvoerder niet - BTW plichtig is; • Consortiumleden wel BTW plichtig zijn; • Deelresultaten zijn goedgekeurd; • Penvoerder kopie van declaratie krijgt en zijn goedkeuring geeft.

Kwartaal – halfjaarrapportage Weergave stand van zaken budget en werkzaamheden over een periode van een kwartaal of half jaar: Financiële punten; • Projectwaarde per deelresultaat; • Gemaakte kosten per deelresultaat over bepaalde periode; • Gefactureerde deelresultaten.

Declaratie deelresultaat (voorschot) Op factuur dient te zijn weergegeven: • Projectnummer – en naam; • Opdrachtnummer; • Declaratieperiode / datum factuur; • Te declareren deelresultaat en projectwaarde (in %); • Totale kosten, inclusief specificatie volgens kostenraming: • loon – en arbeidskosten, • opslag algemene kosten, • machine kosten, • overige kosten project, • kosten kennisverspreiding en –overdracht. • Bijdrage LmW in percentage en geld; • Eigen bijdrage van het consortium; • Bijdrage cofinanciers via LmW; • Totaal te declareren (= bijdrage LmW + bijdragen cofinanciers via LmW)

De eindverklaring kosten project (zie bijlage 2) Het opstellen van een eindverklaring van een project is de taak van de penvoerende partij en haalt alle verklaringen (van werkelijk gemaakte kosten) op bij consortia. • Waar bestaat een eindverklaring uit? • Accountantsverklaringen over partijen, werkzaam met loonkostentarieven, over gehele looptijd project. • Urenverantwoordingen van werknemers, werkzaam bij partijen, die met arbeidskostentarieven werken. • Let op: Jaarlijkse stukken, reeds ingediend bij LmW, zijn hiervan onderdeel. • Bewijsstukken materiaal,- overige,- en kennisverspreidingskosten • De werkelijke kosten, die uit de eindverklaring rollen dienen minstens de kosten te zijn, die vermeld staan in het contract. • Werkelijke kosten lager dan in contract  LmW-bijdrage aanpassen naar rato; • Werkelijke kosten gelijk aan contract  LmW-bijdrage, zoals afgesproken • Werkelijke kosten hoger dan contract  LmW-bijdrage, zoals afgesproken, niet hoger

De Eindfactuur (zie bijlage 2) Stel een eindfactuur altijd op aan de hand van eindverklaring! Betaling vindt plaats indien alle resultaten geleverd zijn. Op factuur dient te zijn weergegeven: • Projectnummer – en naam; • Declaratieperiode is de gehele looptijd van het project; • Specificatie werkelijke kosten per consortiumlid (eindverklaring) • Financiële gegevens per partij; • Functie, naam, BBMS, uurtarief, directe onderzoeksuren per medewerker; • Loonkosten/arbeidstarief zonder en met opslag algemene kosten in euro’s; • Specificatie kosten per partij/organisatie (eindverklaring): • Loonkosten; • Arbeidskosten; • Opslag algemene kosten; • Machine kosten; • Overige kosten project; • Kosten voor kennisverspreiding en –overdracht; *Let op: Handtekening ter goedkeuring uren/kosten per partij van bevoegd persoon binnen organisatie

Co- financieringsbijdragen lopen via LmW Deze procedure is mogelijk in het geval de co- financier een ‘publiek’ orgaan is, zoals een gemeente, waterschap of ministerie. • Let op: penvoerder dient verzoek subsidie/cofinanciering aan te vragen bij de cofinanciers (waterschappen etc.); • Co- financier dient verklaring t.a.v. LmW op te stellen, hierin wordt vermeld: • het te verlenen subsidiebedrag ten behoeve van; • projectnummer –naam; • eventuele subsidienummers; • te betalen termijnen.

Voorbeeld brief bevestiging bijdrage • Stichting Leven met Water OP BRIEFPAPIER VAN SUBSIDIEVERLENER • T.a.v. dhr. ir. H.M.C. Satijn • Postbus 420 • 2800 AK GOUDA • Betreft: subsidiebeschikking Project P5121 ‘CITO’. • Ons kenmerk ….. / opdrachtnummer …. • Geachte heer Satijn, • Hierbij bevestigen wij de participatie van NWP in het project P5121 ‘CITO’. Daartoe verstrekken wij een financiële bijdrage van € 12.000,-. • Deze bijdrage kan door de Stichting Leven met Water gedeclareerd worden ter attentie van dhr. de Groot onder vermelding van ……… in x termijnen (1 of 2) bij voorkeur op de volgende data …. • Op uw factuur dient u het volgende te vermelden: ……..….. • Binnen onze partij kunt u contact opnemen met ……… • - Partij dient duidelijk te vermelden wat er op onze facturen moet zijn vermeld om het geld te kunnen innen. Daarnaast ook gelieve de contactgegevens van de contactpersoon op financiële afdeling van subsidieverlener • Met vriendelijke groet, • …………..

Accountantsverklaring - Loonkosten Grote partijen, die met loonkosten werken, dienen op verzoek van LmW een jaarlijkse externe accountantsverklaring in te dienen Accountantsverklaring over: • Alle LmW - projecten waarin organisatie deelneemt; • Over het afgelopen jaar. *Let op: Accountantsverklaring moet voldoen aan vereiste BSIK - richtlijnen.

Verklaring - Arbeidskosten Partijen, die met arbeidskosten – tarief werken kunnen worden verzocht een ‘interne uren – kosten verantwoording’ te leveren. Verklaring: • Per LmW - project waaraan een organisatie deelneemt; • Over het afgelopen jaar. *Let op: Handtekening van directie of direct leiding gevende is vereist.

Gepresenteerd door: