Criação das Listas do Programa de Arquivos Ameaçados

1. Criação das Listas do Programa de Arquivos Ameaçados Courtney J. Campbell Vanderbilt University Courtney.j.campbell.1@vanderbilt.edu

2. 1 Justificativa salvaguardar materiais arquivísticos digitalização e acondicionamento de originais em local apropriado preservação e acesso amplo, por um longo prazo é importante que o EAP receba informações sobre o arquivo físico e as cópias digitais para que seja possível procurar informações no catálogo e no site EAP

3. 2 Catalogando Materiais Arquivísticos • Materiais de coleções individuais devem ser mantidos juntos • O material deve ser listado e copiado na ordem original mantida pelo dono • Os arquivos tem um sistema de organização, que é a hierarquia de uma coleção

5. 3 Direitos autoriais, proteção de dados, privacidade A Biblioteca Britânica disponibilizará o material do EAP para própositos de pesquisa não comercial Alguns materais poderão conter informações pessoais ou sensíveis

6. 4 Listas amostras e finais Nos primeiros três meses do projeto devem submeter cópias amostras e listas amostras As suas listas tem que ser em inglês, mas vocês vão mandar para mim em português Ao termino do projeto, é preciso enviar as copias e listas finais para o EAP As listas deverão ser enviadas em formato eletrônico como anexos de email ou copiados ao disco duro externo quando se submeterá as imagens

7. 5 Modelo de Listagem planilha de Excel com seis planilhas dependentes As primeiras três planilhas devem ser obrigatoriamente preenchidas Também é preciso preencher pelo menos uma das últimas três planilhas dependendo do tipo de material que está sendo submetido

8. Planilha 1 - Instituições de depósito informações sobre as instituições/proprietários que atualmente armazenam o material original informações sobre as instituições que terão cópias digitais dos materiais quando o projeto se finalizar.

9. Planilha 2 - Descrição • a base da nossa descrição de catálogo • É dividida em duas seções; • o arquivo físico (as primeiras 23 colunas da planilha) • colunas escritas em preto são obrigatórias • colunas em cor de cinza devem ser preenchidas quando relevante • quando preencher uma linha, é importante que a primeira coluna contenha o nível que está se descrevendo (Projeto, Coleção, Série, Arquivo, ou Ítem).

10. Projeto – EAP Project Number, Title, e Description (Scope and Content) Coleção – todas as colunas com títulos escritos em preto. O projeto pode ser composto de várias coleções. Série – colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos TítuloeDescription (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).  Arquivo (File)– colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos TítuloeDescription (Scope and Content). Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C), o campo de Physical Characterics (Coluna O) e os Creators (Colunas S-V). Ítem - colunas com títulos escritos em preto devem ser completadas. Preenchemos TítuloeDescription (Scope and Content). Isso só preenchemos no caso de itens soltos, por exemplo, de mapas ou fotografias. Se souber, preencha o número de Reference da Instituição original de Depósito (Coluna C) e os Creators (Colunas S-V).

11. Planilha 3 - Individual/Family/Institution detalhes biográficos e administrativos de indivíduos, famílias, ou instituições associados com o material Pode incluir o dono do material, editor, produtor, escritor, fotógrafo, correspondente de uma carta, receptor de uma carta.

12. Planilha 4 - Technical Details – Images detalhes técnicos do projeto da digitalização durante o projeto

13. 6 Datas Tabela