1 / 15

Asiakirjahallinnon metatieto

Asiakirjahallinnon metatieto. Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari 10.4.2003 Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki. Mistä puhutaan?. metatiedosta ja toiminnallisuudesta, jonka avulla digitaalisessa ympäristössä toteutetaan asiakirjahallinnon ja arkisto- toimen tavoitteet ja tehtävät

mizell
Download Presentation

Asiakirjahallinnon metatieto

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Asiakirjahallinnon metatieto Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari 10.4.2003 Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki

  2. Mistä puhutaan? • metatiedosta ja toiminnallisuudesta, jonka avulla digitaalisessa ympäristössä toteutetaan asiakirjahallinnon ja arkisto- toimen tavoitteet ja tehtävät • sekä tietoresurssien löytymisen ja esille saamisen (resource discovery) että tie- toresurssien hallinnan (resource management) metatiedoista Sota-arkisto

  3. International Recordkeeping/Records Management Metadata Initiatives: Report and Recommendations for DC Advisory Board John Roberts, Archives New Zealand Andrew Wilson, National Archives of Australia 2002-04-23 http://dublincore.org/groups/government/DCMIResourceManagement.html Sota-arkisto

  4. Mikä on asiakirjahallinnon tavoite? • varmistaa tiedon todistusvoimaisuus or- ganisaation toiminnan jatkuvuuden ja yhteiskunnan kollektiivisen muistin tar- peisiin • elinkaari: tiedon siirtäminen ajasta ja käyt- töympäristöstä toiseen, arvon määrittely • kontekstuaalisuus: kuka, mitä, miksi, mil- loin, missä, miten Sota-arkisto

  5. Mitä todistusvoimaisuus käsittää? • eheyden:tietoresurssi on täydellinen ja muuttama- ton, lisäykset ja täydennykset on dokumentoitu • autenttisuuden:tietoresurssin voidaan osoittaa olevan mitä väittää olevansa • ymmärrettävyyden:tietoresurssi on tulkittavissa toisessa käyttöympäristössä ja ajassa • luotettavuuden:sisältö on kattava ja paikkansa- pitävä, siihen voidaan luottaa jatkotoimenpiteen pohjana Sota-arkisto

  6. Asiakirjahallinnon metatieto • yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja • identifiointi, sisällön kuvaus • varmistaa asiakirjojen ymmärrettävyy-den ja tulkittavuuden • kontekstin, rakenteen ja käytön kuvaus Sota-arkisto

  7. Asiakirjahallinnon metatieto • toteuttaa asiakirjallisen tiedon lainsää-dännön mukaisen hallinnan • käyttöönsaamista, käyttöä ja hävittämistä koskevien ehtojen kuvaus/määrittely, hal-linta ja toimeenpano • asiakirjojen laadinta-, käsittely- ja hallinta-toimenpiteiden dokumentointi Sota-arkisto

  8. 1/2 Kansainväliset hankkeet • metatietomäärittelyt osana järjestelmien toiminnallisten vaatimusten määrittelyä • USA: DoD 5015.2(http://jitc.fhu.disa.mil/recmgt/p50152s2.doc) • Eurooppa: EU MoReq(www.cornwell.co.uk/moreq) • Iso-Britannia: PRO(www.pro.gov.uk/recordsmanagement/erecords/1999reqs) • ISO 15489 Records Management • hankkeilla asiakirjahallinnon metatietostan- dardi Sota-arkisto

  9. 2/2 Kansainväliset hankkeet • Australia • SPIRT Recordkeeping Metadata Research Project (www.sims.monash.edu.au/research/rcrg/) • Australian Kansallisarkiston metatieto- määrittely RKMSCA • State Records Authority of NSW:n metatietomäärittely Sota-arkisto

  10. 1/2 Kansalliset määrittelyt • JHS 143 asiakirjojen kuvailuformaatti • implementointi useiden hallinnonalojen asiankäsittelyjärjestelmissä Sota-arkisto

  11. 2/2 Kansalliset määrittelyt • arkistolaitoksen SÄHKE-hanke(www.narc.fi/sahke) • sähköisesti säilytettävän asiankäsittelyjär-jestelmän toiminnallisten vaatimusten ja metatietojen määrittely • puolustusvoimien asiakirjojen hallinnan metatietomäärittely • missä tahansa tietojärjestelmässä tuotetta- van tiedon todistusvoimaisuuden varmista- minen Sota-arkisto

  12. Metatietomäärittelyjen vertailu Asiakirjallisuus SÄHKE PvAH JHS 143 Elinkaari -dokumentin löytyminen ja esille saaminen osana muita tietoresursseja -ei täytä asiakirjojen hallinnan vaatimuksia -tietojen asiakirjallisuuden varmistaminen elinkaaren aktiivivaiheessa -määrittelee metatiedot yk- sittäisen asiakirjan tasolla -sähköisesti säilytettävän arkistokokonaisuuden hallinnan edellyttämien metatietojen määrittely Sota-arkisto

  13. 31. Suostumus sähköiseen tiedoksiantoon 33. Asiakirjan alkuperäisyys ja eheys todettu 34. Asiakirjan sähköinen allekirjoitus 35. Merkintä sähköisestä tiedoksiannosta Sota-arkisto

  14. Asiakirjahallinnon metatiedot kansallisessa kontekstissa • AMS ohjaa asiakirjojen hallintaa • liittää yksittäisen asiakirjan osaksi arkiston hierarkista rakennetta • tärkeä asiakirjan metatietoarvojen lähde • asian käsittelyn metatiedot ovat asiakir- jan kontekstitietoja • erilaisten asioiden hallintajärjestelmien tai asiarekisterien tuottamat metatiedot Sota-arkisto

  15. Asiakirjahallinnon metatieto Tietoa tiedosta - tietoa metatiedosta -seminaari 10.4.2003 Sota-arkiston johtaja Jaana Kilkki

More Related