الرخصة الدولية لقيادة الحاسوب -الإصدار الخامس

1. Using the Computer Driving License – Syllabus 5.0 الرخصة الدولية لقيادة الحاسوب -الإصدار الخامس

2. قواعد البيانات Databases باستخدام مايكروسوفت أوفيس أكسس 2007 Using Microsoft Office Access 2007

3. هام جداً: كيف تتعامل مع هذا العرض التقديمي • تعتمد المادة التدريبية على تطبيق المهارات عملياً على ملفات معدة مسبقاً، ويجب عليك الحصول على هذه الملفات من الموقع أدناه. • قم بتحميل الملفات من الموقع www.icdl.jo/data. • قم بفك الضغط عن الملفات. • تأكد من وجود الملفات في المجلد ICDL S5 ضمن المسار الآتي: C:\ICDL S5. • قد تستخدم الملف في تعلم أكثر من مهارة، لذلك عندما يطلب إليك فتح ملف معين عليك إتباع الخطوات المطلوبة منك بشكل متسلسل، ولا تغلق أي ملف أو تطبيق إلا إذا طلب إليك ذلك كي يحقق الكتاب الهدف المرجو منه.

4. فهم قواعد البياناتUnderstanding Databases • تُستخدم برامج قواعد البيانات في مجال الأعمال التجارية لتنظيم ومتابعة الأعمال، كإدارة دليل هواتف العملاء، أو التحكم في أرصدة المخازن، واستصدار فواتير المبيعات وغيرها، وعلى مستوى الأفراد يُمكن استخدام برامج قواعد البيانات في تنظيم وتصنيف مجموعة الأغراض الشخصية كالوصفات الطبية وغيرها، ومن هذه البرامج في قواعد البيانات، برنامج Microsoft Office Access 2007، الذي سوف نتطرق إلى كيفية التعامل معه.

5. المفاهيم الأساسيةKey Concepts • هناك العديد من المفاهيم والمصطلحات التي ينبغي التعرف عليها قبل الشروع في العمل مع برنامج Microsoft Access 2007، وفيما يأتي بعض هذه المفاهيم والمصطلحات.

6. قاعدة البياناتDatabase • قاعدة البيانات: هي مجموعة من عناصرِ البيانات المنطقية المرتبطة مع بعضها البعض بعلاقة ما، وتتكون قاعدة البيانات من جدول واحد أو أكثر، ويتكون الجدول من أعمدة (حقول)، وصفوف (سجلات). ومن الأمثلة على السجلات: السجل الخاص بموظف معين، الذي يتكون من عدة حقول، مثل: رقم الموظف، اسم الموظف، درجة الموظف، تاريخ التعيين، الراتب، والقسم التابع له.... وغيرها من بيانات الموظف التي يُراد تخزينها في جهاز الحاسوب عَلى نحو منظّم، بشكل يُمكنك من البحث ضمن هذه البيانات والإضافة والتعديل عليها بسهولة. • لذايُمكن وصف قاعدة البيانات بتعريف بأنها: مجموعة من البيانات المرتبطة مع بعضها، والتي تختص بموضوع أو أكثر.

7. البيانات والمعلوماتData & Information • البيانات (Data): هي مجموعة من الحروف أو الكلمات أو الأرقام أو الرموز أو الصور أو الأصوات المتعلقة بموضوع معين، ومثال ذلك: بيانات الموظفين (الأسماء، الأرقام الوظيفية، المهن، الصور) بدون ترتيب، وينتج عن هذه البيانات بعد المعالجة، وإخراجها بصورة لها معنى، ما يُطلق عليه مصطلح معلومات (Information). • وكي ندرك الفرق بين البيانات والمعلومات؛ مثلاً تشير الكلمات علي، 905، 92 إلى بيانات، ولكن عند تفسيرها بأنها بيانات لطالب اسمه علي ومجموع علاماته 905 ومعدله 92 أصبحت هذه البيانات معلومات، كما أنه يُمكن تفسيرها بطريقة أخرى، فعند استخدام وسائل أخرى للمعالجة ينتج من البيانات نفسها معلومات مختلفة.

8. كيفية تنظيم قاعدة البياناتHow a database is organized 1-الجداول (Tables): تُستخدم الجداول لتخزين البيانات بشكل منظم، حيث يتكون الجدول من أعمدة (حقول) وصفوف (سجلات)، والشكل يوضح جدولاً ضمن قاعدة بيانات اسمه (كتاب). 2- السجل: مجموعة البيانات الموجودة في صف واحد من جدول قاعدة البيانات، فالسجل يحتوي مجموعة من البيانات التي تتعلق بشيء محدد، والشكل يبين سجلاً ضمن جدول يتعلق بكتاب (أوراق الخريف). 3- الحقل: البيانات المشتركة الموجودة في عمود واحد من جدول قاعدة البيانات، مثل الأسماء أو أرقام الهواتف، والشكل يوضح حقلاً ضمن جدول يتعلق باسم (المؤلف). • تحتوي قاعدة البيانات على جدولاً واحداً أو أكثر، وكل جدول يحتوي على سجلات وحقولاً، وفيما يأتي توضيح لهذه العناصر:

9. استخدامات قواعد البيانات واسعة النطاقcommon uses of large-scale databases • عادة ما تقوم المؤسسات بتنظيم بياناتها في جداول منفصلة، مقسمة حسب نوعها، كجداول خاصة بالموظفين وأخرى بالمبيعات وأخرى بالمناطق..إلخ، وتُستخدم قواعد البيانات لربط هذه الجداول معاً، بشكل يسهّل استرجاع البيانات والاستفادة منها، وكلما كان كمّ البيانات التي تخصّ شركة معينة أو مؤسسة أكبر كانت الحاجة إلى برنامج قواعد البيانات أكثر، وفيما يلي بعض الأمثلة على استخدام قواعد البيانات: • شركات الطيران ونظام الحجز: تُساعد قواعد البيانات على تسهيل تنظيم مواعيد الرحلات للطائرات، وكذلك تنظيم حجوزات المسافرين، حيث أصبح باستطاعة المسافر متابعة أوقات الرحلات والحجز عبر شبكة الانترنت. • السجلات الحكومية: لقدأصبح الاحتفاظ بالسجلات الحكومية إلكترونياً أمراً مهماً، وذلك لأنها تحتاج إلى معالجة مستمرة ودقيقة وتخزين آمن، لذلك يُعدّ استخدام قواعد البيانات الطريق الأمثل لأداء هذه المهمة. • الحسابات المصرفية: تحتفظ المؤسسات المصرفية على بيانات ضخمة، لذا تحتاج هذه المؤسسات إلى نظام متطور تستطيع من خلاله إدارة بياناتها والاحتفاظ بها، وكذلك تنفيذ عملياتها بشكل سريع، لذلك تُستخدم أنظمة قواعد البيانات بشكل فعّال في المؤسسات المصرفية. • سجلات المرضى في المستشفيات: لمتابعة سجلات المرضى في المستشفيات، والاستعلام عنها وتحديثها بشكل سهل ودقيق، أصبح استخدام قواعد البيانات في هذا المجال ضرورة لا بد منها. • ويوجد العديد من المجالات التي تُستخدم فيها قواعد البيانات بشكل فعال، مثل: الفنادق والمكتبات، والمؤسسات التعليمية، وإدارة الترخيص، ودوائر الأحوال المدنية والجوازات، وغيرها الكثير.

10. تنظيم قاعدة البياناتDatabase Organization

11. تنظيم الجدولTable organization • يجب أن يحتوي الجدول على بيانات تتعلق بموضوع واحد فقط، فجدول يحتوي بيانات عن الدواء مثلاً، يُمكن أن يحتوي حقولاً مثل: رقم الدواء، واسم الدواء، تاريخ الصنع، الكمية،..، ولكن يجب أن لا يحتوي على بيانات لا تتعلق بالدواء، مثل نوع السيارة أو أيّ عنصر آخر لا يتعلق بموضوع الدواء.

12. تنظيم الحقلField organization • بما أن الحقل يحتوي مجموعة من البيانات المتشابهة، لذلك يجب أن يتضمن كل حقل عنصراً واحداً من البيانات، فحقل اسم العميل الأول مثلاً، لا يجوز أن نضع بداخله مكان الإقامة للعميل، ولا أن يكتب معه الاسم الأخير.

13. نوع البياناتData type • يجب أن تختار نوع البيانات بشكل يتوافق مع محتوى البيانات في الحقل الواحد، من نص أو رقم أو تاريخ أو نعم/لا..الخ، فعلى سبيل المثال لا يجوز تحديد نوع البيانات (رقم) لاسم الحقل (اسم المؤلف) الذي هو (نص)، وفيما يأتي توضيح لأنواع البيانات المستخدمة في قواعد البيانات. • نصبيانات أبجدية أو رقمية (نصوص وأرقام) • مذكرةبيانات أبجدية أو رقمية (نصوص وأرقام) • رقمبيانات رقمية • تاريخ/وقتتواريخ وأوقات • عملةبيانات نقدية • ترقيمتلقائيقيم فريدة يتم إنشاؤها بواسطة Access عند إنشاء سجل جديد. • نعم/لابياناتمنطقية True أو False. • الكائنOLEالصور والوثائق والرسومات البيانيةوكائنات أخرى من Office والبرامج التي تستند إلى Windows. • ارتباط تشعبيعناوين الويب • مرفقأية أنواع ملفات مدعمة

14. خصائص الحقلField properties • يمتلك كل حقل خصائص تتعلق بنوع البيانات المخزنة فيه، ويمكنك التعديل على خصائص الحقل، مثل حجم الحقل والقيمة الافتراضية والتنسيق وغيرها مما سيتم شرحه لاحقاً، لاحظ الشكل الذي يبين خصائص الحقل الذي نوع بياناته (نص).

15. المفتاح الأساسيPrimary key • المفتاح أساسي عبارة عن حقل أو مجموعة حقول، بياناتها غير قابلة للتكرار بين السجلات. ومن المهم تحديد مفتاح أساسي للجدول للتأكد من عدم وجود سجلات مكررة. ويقوم برنامج Access 2007، بإضافة حقل نوع بياناته (ترقيم تلقائي) في بداية كل سجل، ويتزايد الترقيم مع كل سجل جديد يضاف إلى الجدول، وعلى الرغم من أن ذلك يضمن تمييز السجل وعدم تكراره، فإنه يعني كذلك أن هناك احتمالية لتطابق البيانات في سجلين (باستثناء المفتاح نفسه)، لذلك يُفضل أن تقوم بتحديد المفتاح أساسي بنفسك.

16. الفهرسIndex • يستخدم برنامج Access 2007 الفهارس لتسريع عمليات البحث في الجدول باستخدام حقل معين، ولضمان عدم تكرار محتويات الحقل، فعند تعيين خاصية مفهرس لحقل ما، يتم ترتيب البيانات في الجدول تبعاً لهذا الحقل تلقائياً، وعند تعيين خاصية (مفهرس بدون تكرار) فإنه يعمل بمثابة المفتاح الأساسي، فلا يسمح بتكرار البيانات في الحقل نفسه.

17. العلاقاتRelationships • في بعض الأحيان قد تكون البيانات المراد معرفتها عن أحد العناصر موجودة في أكثر من جدول داخل قاعدة البيانات، لذا ينبغي أن تزود Access 2007 بالوسائل التي تمكّنه من تجميع هذه البيانات معاً عند الحاجة، ويُمكنك تنفيذ ذلك من خلال ربط البيانات في جدول معين عن طريق الحقل الفريد (unique filed)- الذي لا تتكرر بياناته في الجدول ـ مع حقل آخر من جدول آخر مع بعضها بعلاقة، تسهل الحصول على المعلومات وتقلل من تكرار البيانات في الجداول. • ويتم إنشاء علاقات بين السجلات الموجودة في الجداول عن طريق مطابقة البيانات الموجودة في حقول المفاتيح الأساسية في تلك الجداولمع حقل آخر من جدول آخريُسمّى المفتاح الخارجي (Foreign Key)، بشرط تطابق نوع البيانات في كلا الحقلين. • ولضمان صحة العلاقات القائمة بين السجلات في الجداول المرتبطة يستخدم برنامج Access 2007 نظاماً معروفاً باسم (التكامل المرجعي) Reference Integration، فعندما تحذف سجلاً أو تغير قيمة المفتاح الأساسي في الجدول، يقوم البرنامج بإجراء التغييرات اللازمة في الجداول المرتبطة؛ للتأكد من بقاء العلاقات بين الجداول صحيحة، ولمزيد من الفهم حول التكامل المرجعي، لنفترض أن لديك علاقة بين الجدولين (أسماء الطلبة) و(العلامات) وأردت أن تحذف أحد أسماء الطلبة، ستصبح علامات هذا الطالب بدون (معرّف)، لأن السجل المعرّف (اسم الطالب) الذي يرجع إليه لم يعد موجودًا، فالهدف من التكامل المرجعي هو منع حذف السجلات التي لها بيانات في جداول أخرى. وسوف يتم التطرق لموضوع العلاقات بشكل مفصل لاحقاً في نهاية الحديث عن (الجداول).

18. عمليات إدارة قواعد البياناتOperation • لا يعتبر إنشاء قاعدة بيانات وتصميمها أو إدارتها ـ بشكل محترف ـ أمراً بسيطاً، إذ لا بد من القيام بالعديد من الأمور قبل إنشاء قاعدة بيانات، كتحليل البيانات، وتوزيعها في جداول حسب نوعها، وربط هذه الجداول معاً بالعلاقات المناسبة، بشكل يُمكّن المستخدمين من استرجاع البيانات والتقارير اللازمة، ولا يتم ذلك إلا إذا قام بتصميمها أشخاص مؤهلون ومتخصصون في قواعد البيانات (Database Specialists). • وبعد الانتهاء من تصميم قاعدة البيانات وإنشائها، يتم إدخال البيانات واسترجاعها من قبل المستخدمين (Users)، الذين يتم تحديد صلاحياتهم من قبل مسؤول قاعدة البيانات (Database administrator)، المسؤول أيضاً عن إدارة قاعدة البيانات، ومتابعة المستخدمين، والاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية، واستعادتها في حال حدوث أي خلل في نظام قاعدة البيانات.

19. استخدام برنامج (Access 2007)Using the Application

20. التعامل مع قاعدة البياناتWorking with Databases

21. فتح برنامج Microsoft Office Access 2007 Opening a database application • انقر على زر (ابدأ) فتظهر لائحة. • من اللائحة، انقر على الأمر (كـافة البرامج)، فتظهر لائحة فرعية. • من اللائحة الفرعية، انقر على الأمر (Microsoft Office)، فتظهر لائحة. • من اللائحة الفرعية، انقر على Microsoft Office Access 2007، وفي كل مرة يتم فيها تشغيل برنامج Access 2007 يتم عرض النافذة الترحيبية كما في الشكل الآتي:

22. إغلاق برنامج (Access 2007) Closing a database application • لإنهاء العمل مع برنامج Access 2007 اتبع خطوات إحدى الطريقتين الآتيتين: • اضغط على زر (إغلاق) الموجود في الجهة اليسرى من أعلى نافذة البرنامج. • من لائحة زر (Office) انقر على زر (إنهاء Access).

23. فتح قاعدة بياناتOpening a database • من لائحة (زر Office)، اختر الأمر (فتح)، فيظهر مربع الحوار (فتح) كما هو موضح في الشكل • حدّد قاعدة البيانات (الكتب.accdb) من المجلد C:\ICDL S5\M5، وذلك كما يأتي: • من جزء التنقل الأيمن، انقر على القرص المحلي (C:) ليتم استعراض محتوياته في الجزء الأيسر. • انقر نقراً مزدوجاً على المجلد (ICDL S5). • انقر نقراً مزدوجاً على المجلد M5. • حدّد قاعدة البيانات (الكتب.accdb) المراد فتحها، كما في الشكل • انقر على زر (فتح).

24. مكونات النافذة الرئيسة لبرنامجMain window components Access 2007 • عند فتح قاعدة بيانات موجودة مثل قاعدة البيانات (الكتب.accdb)، أو عند إنشاء قاعدة بيانات جديدة يكون الشكل العام للنافذة الرئيسية لقاعدة البيانات كما في الشكل الآتي:

25. مكونات النافذة الرئيسة لبرنامجMain window components Access 2007 1-زر (Office) (Office Button): يقوم زر(Office) مكان لائحة (ملف) في الإصدارات السابقة من برنامج قواعد البيانات، وبالنقر على هذا الزر تظهر لائحة يُمكن من خلالها فتح قاعدة البيانات وحفظها، وإغلاقها والقيام بمجموعة أخرى من العمليات على قاعدة البيانات. 2- شريط أدوات الوصول السريع (Quick Access Toolbar):يحتوي شريط أدوات الوصول السريع مجموعة من الأيقونات، يؤدي النقر على أيٍّ منها إلى تنفيذ مهمة معينة بشكل مباشر وسريع، ويظهر شريط أدوات الوصول السريع أعلى إطار النافذة، يسار زر Office، ويُمكن تخصيص هذا الشريط بإضافة الأوامر إليه أو حذفها، كما يُمكن تغيير مكانه، وسيتم شرح ذلك في الدروس القادمة. 3- شريط العنوان (Title Bar): يحتوي شريط العنوان على ما يأتي: • اسم البرنامج. • اسم قاعدة البيانات (الملف). • أزرار التصغير وتكبير الحجم والإغلاق، ويوضح الشكل مكونات شريط العنوان.

26. مكونات النافذة الرئيسة لبرنامجMain window components Access 2007 4- الشريط (Ribbon): في الإصدارات السابقة من Microsoft Office كنا نتعامل مع أشرطة الأدوات وأشرطة اللوائح المنسدلة أثناء العمل، وفي Office 2007 تم استبدال ذلك بشريط واحد يوفر طريقة سهلة للتعامل مع الأوامر، ويحتوي (الشريط) على عدة علامات تبويب، تحتوي كل منها على مجموعة من الأدوات (الأيقونات) المرتبطة، ويوضح الشكل (الشريط) كما يظهر عند تشغيل البرنامج أو عند النقر على علامة التبويب (الصفحة الرئيسية). ويوجد العديد من العمليات التي يمكن تنفيذها على الشريط، مثل إخفائه (تصغيره)، أو إعادة إظهاره (تكبيره)، وسيتم الحديث عن ذلك لاحقاً.

27. مكونات النافذة الرئيسة لبرنامجMain window components Access 2007 5- جزء التنقل (Navigation Pane): في هذا الجزء من مكونات النافذة ـ كما في الشكل ـ يتم عرض كافة كائنات Access المكوِّنة لقاعدة البيانات من جداول واستعلامات ونماذج وتقارير، حيث يُمكنك من خلال هذا الجزء التنقل بين هذه الكائنات، كما تستطيع التحكم في طريقة عرض الكائنات فيه، ويُمكنك إخفاء هذا الجزء لتوفير مساحة كافية لعرض محتويات الكائنات أو إظهاره وذلك بالنقر على السهمين << في أعلى جزء التنقل، أو الضغط على المفتاح F11. ولتغيير طريقة عرض الكائنات في جزء التنقل حسب نوع الكائن مثلاً، اتبع الخطوات الآتية. • انقر على السهم الأيسر أعلى جزء التنقل فتظهر لائحة تخصيص جزء التنقل. • من اللائحة ومن جزء )الانتقال إلى الفئة (، اختر الأمر (نوع الكائن). • كرّر الإجراء في الخطوة الأولى، ثم من جزء (تصفية حسب المجموعة(، اختر طريقة تصفية الكائنات مثل (كافة كائنات Access) كما في الشكل الآتي:

28. مكونات النافذة الرئيسة لبرنامجMain window components Access 2007 6- شريط المعلومات (Status bar): يحتوي هذا الشريط على العديد من المعلومات حول الكائن (الجدول، الاستعلام، النموذج، التقرير) المفتوح، مثل طريقة العرض واختصارات العرض، ويحتوي أيضاً رموزاً تدل على تفعيل بعض المفاتيح مثل مفتاح Caps Lock وInsert (كتابة فوقية) وغيرها من المفاتيح، ويُمكن تخصيص شريط المعلومات بتغيير المعلومات التي يعرضها، باتباع الخطوات الآتية: • انقر بزر الفأرة الأيمن على أيّ مكان من شريط المعلومات، فتظهر لائحة (تخصيص شريط المعلومات)، كما في الشكل • لإضافة المعلومات على الشريط، انقر بزر الفأرة الأيسر على المعلومة التي تريد عرضها، فيتم وضع إشارة مقابلها. • لحذف المعلومة من الشريط، انقر على المعلومة التي تريد حذفها من لائحة (تخصيص شريط المعلومات) فيتم حذفها، وحذف إشارةالمقابلة لها. 7- حيّز العمل/ المستندات المبوبة (Tabbed documents): في هذا القسم من النافذة يتم عرض الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير ووحدات الماكرو المفتوحة كمستندات مبوبة، بشكل يسهل التنقل بينها وعرضها، والتعامل معها. 8- شريط الرسائل (Message Bar): يقوم شريط الرسائل بعرض تنبيهات الأمان عند وجود محتوى يُحتمل أن يكون نشطاً، وغير آمن في قاعدة البيانات التي تفتحها.

29. إغلاق قاعدة البياناتClosing a database • لإغلاق قاعدة البيانات، اتبع إحدى الطريقتين الآتيتين: • من لائحة (زر Office) ، اختر الأمر (إغلاق قاعدة البيانات). • اضغط على مفتاحَيْ Alt + F4 من لوحة المفاتيح.

30. إنشاء وحفظ قاعدة بيانات جديدة فارغةCreating & saving a new database • افتح برنامج Access 2007 فتظهر النافذة الترحيبية. • من قسم )فئات القوالب)، انقر على تبويب (الميزات). • انقر على أيقونة) قاعدة بيانات فارغة) فيظهر الشكل في يسار النافذة الترحيبية. • للتحكم في مكان حفظ قاعدة البيانات ونوعها انقر على زر )استعراض)، فيظهر مربع حوار )ملف قاعدة بيانات جديدة). • من جزء التنقل حدد مكان المجلد C:\ICDL S5\M5، كما تعلمت سابقاً. • في مربع التحرير)اسم الملف) اكتب اسم قاعدة البيانات (مكتب العمل)، كما في الشكل • انقر على زر (موافق) للخروج من مربع الحوار والعودة إلى النافذة الترحيبية. • انقر على زر )إنشاء) لإنشاء قاعدة البيانات الجديدة.

31. التعامل مع الشريطRibbon • ذكرنا سابقاً أنه تم استبدال أشرطة اللوائح وأشرطة الأدوات في إصدارات Microsoft Office السابقة بشريط واحد، وقد تمّ تجميع الأوامر في هذا (الشريط) بشكل منظم في (مجموعات) منطقية ضمن (علامات تبويب)، ويتم إظهار بعض علامات التبويب عند الحاجة، والشكل يبين المجموعات والأوامر ضمن علامة التبويب (الصفحة الرئيسية): • ويُمكن اختيار أيّ أمر في المجموعة بالنقر على الأيقونة الخاصة به، كما يُمكن النقر على زر (تشغيل مربع الحوار) لإظهار مربع حوار يتعلق بالأوامر الموجودة في تلك المجموعة، وتحتوي بعض الأيقونات الخاصة بالأوامر سهماً مجاوراً للأيقونة أو أسفلها وعند النقر على هذا السهم تحصل على أوامر إضافية أو لوائح تتعلق بهذا الأمر. • ويوجد العديد من العمليات التي يُمكن تنفيذها على (الشريط)، مثل إخفائه (تصغيره)، وإعادة إظهاره (تكبيره).

32. أولاً: إخفاء (تصغير) الشريطMinimizing The Ribbon • يُمكن إخفاء الشريط بعدّة طرق، أهمها: • انقر نقراً مزدوجاً على علامة التبويب النشطة (الصفحة الرئيسية). • اضغط على مفتاحَيْ (Ctrl+F1) من لوحة المفاتيح. • انقر بزر الفأرة الأيمن على أيّة علامة تبويب أو أيقونة في الشريط فتظهر لائحة السياق، اختر منها الأمر (تصغير الشريط). • انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة، اختر منها الأمر (تصغير الشريط)، ولاحظ اختفاء الشريط، كما في الشكل • ويُلاحظ أنه بعد إخفاء الشريط، إذا نقرت مرة واحدة على أيّة علامة تبويب مثل علامة التبويب (عرض) فإنه سيظهر شريطها، ويعود للاختفاء بمجرد النقر على أيّ مكان خارج الشريط.

33. ثانياً: استعادة (تكبير) الشريطRestoring The Ribbon • إذا لم يظهر الشريط في إطار النافذة الرئيسية، فيُمكن استعادته بطرق عدة، منها: • انقر نقراً مزدوجاً على أية علامة من علامات التبويب في (الشريط). • اضغط على مفتاحَيْ (Ctrl+F1) من لوحة المفاتيح. • انقر بزر الفأرة الأيمن على أيّة علامة تبويب أو أيقونة في الشريط، فتظهر لائحة السياق، اختر منها الأمر (تصغير الشريط). • انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) ، فتظهر لائحة، اختر منها الأمر (تصغير الشريط).

34. تخصيص شريط أدوات الوصول السريعCustomizing Quick access toolbar • يُعدّ (شريط أدوات الوصول السريع) شريط أدوات مستقل عن (الشريط)، ويحتوي افتراضياً على ثلاثة أوامر كما في الشكل. • ويُمكن تخصيص شريط أدوات الوصول السريع بإضافة أوامر جديدة إليه أو حذف أخرى، كما يُمكن نقله أسفل الشريط.

35. أولاً: إضافة أداة جديدة إلى شريط أدوات الوصول السريعAdding Commands to Quick Access Toolbar • انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة. • من اللائحة، اختر الأمر (فتح)، ولاحظ ظهور إشارة أمامه كما في الشكل.

36. تخصيص شريط أدوات الوصول السريعCustomizing Quick access toolbar • كما يُمكن تخصيص هذا الشريط بإضافة أدوات غير التي ظهرت باللائحة مثل (جدول)، وذلك باتباع الخطوات الآتية: • انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة. • من اللائحة، اختر الأمر (أوامر إضافية)، فيظهر مربع الحوار (خيارات Access)، وتكون علامة التبويب (تخصيص) نشطة. • من الجزء الأوسط في مربع الحوار (خيارات Access)، انقر على الأمر (جدول). • انقر على زر فيتم إضافته إلى الجزء الأيسر المتعلق بتخصيص شريط أدوات الوصول السريع، كما في الشكل الآتي. • انقر على زر (موافق).

37. ثانياً: حذف أداة من شريط أدوات الوصول السريعDeleting Commands • انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة. • من اللائحة، انقر على الأمر (فتح) ولاحظ اختفاء إشارة أمامه، ومن شريط أدوات الوصول السريع.

38. ملاحظة • يُمكن إضافة أيّ أمر من أوامر مجموعات علامات التبويب المعروضة مثل أيقونة (بحث) من المجموعة (بحث) ضمن علامة التبويب (الصفحة الرئيسية)، وذلك بالنقر بزر الفأرة الأيمن واختيار الأمر (إضافة إلى شريط أدوات الوصول السريع) من اللائحة التي ستظهر. • يُمكن إزالة أية أداة من شريط أدوات الوصول السريع بالنقر عليها بزر الفأرة الأيمن، واختيار الأمر (إزالة من شريط أدوات الوصول السريع) من اللائحة التي ستظهر.

39. ثالثاً: نقل شريط أدوات الوصول السريعMoving Quick Access Toolbar • يُمكن تحديد موقع (شريط أدوات الوصول السريع) على النافذة في أحد الموضعين الآتيين: • الركن الأيمن العلوي بجانب زر Office، وهذا يمثل الموقع الافتراضي للشريط. • أسفل الشريط. • ولنقل شريط أدوات الوصول السريع ليظهر أسفل الشريط، انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة، اختر منها الأمر (إظهار أسفل الشريط). • أو انقر بزر الفأرة الأيمن على زر Office فتظهر لائحة، اختر منها الأمر (إظهار شريط أدوات الوصول السريع أسفل الشريط). • ولإعادة الشريط إلى الموقع الافتراضي، انقر على أيقونة (تخصيص شريط أدوات الوصول السريع) فتظهر لائحة، اختر منها الأمر (إظهار أعلى الشريط).

40. استخدام تعليماتAccess Use help functions • انقر على أيقونة (تعليمات) الموجودة أعلى يسار النافذة، أو اضغط مفتاح F1 فتظهر نافذة (تعليمات Access). • انقر على أيّ رابط من روابط التعليمات الظاهرة في الشكل، مثل (ما الجديد) أو غيرها ليتم استعراض محتوياتها على شكل روابط أيضاً، كما في الشكل • انقر على أيّ رابط مثل (استخدام الشريط) لعرض محتوياته.

41. استخدام تعليماتAccess Use help functions • يُمكن البحث عن تعليمات معينة تتعلق بالبرنامج، ولإجراء ذلك اتبع الخطوات الآتية: • انقر على أيقونة (تعليمات) الموجودة أعلى يسار الشاشة، أو اضغط مفتاح F1 فتظهر نافذة (تعليمات Access). • اكتب كلمة أو عبارة للبحث عنها في مربع التحرير (بحث) مثل (أنواع العلاقات)، ثم انقر على أيقونة (بحث) فتظهر نتائج البحث على شكل روابط. • انقر على رابط (إنشاء علاقة أو تحريرها أو حذفها) من نتائج البحث لعرض محتوياته كما تعلمت سابقاً. • أغلق إطار (تعليمات Access).

42. مهام شائعةCommon Tasks • لا تُعدّ قاعدة بيانات Access ملفًا بالمعنى المعروف كمستند Word أو عرض تقديمي PowerPoint، بل تُعدّ مجموعة من الكائنات (الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير وما إلى ذلك) التي يجب أن تعمل معاً كي تنجح قاعدة البيانات في أداء وظيفتها. • ويوجد العديد من المهام الشائعة بين هذه الكائنات كفتحها، وحفظها، وإغلاقها، وحذفها وغيرها، لذا افتح قاعدة البيانات (الكتب.accdb) من المجلد C:\ICDL S5\M5.

43. ملاحظة • في الدروس والتمارين القادمة لا تقم بإغلاق أيّة قاعدة بيانات مفتوحة إلا حين يُطلب منك ذلك.

44. فتح كائنات (Access)Opening Access Objects • أظهر جزء التنقل إذا لم يكن ظاهراً. • انقر نقراً مزدوجاً على الجدول (كتاب). • كرّر الخطوة السابقة مع باقي الكائنات، فيتم فتحها في جزء (المستندات المبوبة).

45. حفظ كائنات (Access)Saving Access Objects • من قسم (المستندات المبوبة) انقر على اسم الجدول (كتاب)، فيتم تنشيطه، كما في الشكل. • اختر الأمر (حفظ) بإحدى الطرق الآتية: • من لائحة (زر Office)، اختر الأمر (حفظ) . • من شريط أدوات الوصول السريع، انقر على أيقونة (حفظ). • اضغط على مفتاحَيْ Ctrl + S من لوحة المفاتيح. • كرّر الخطوتين السابقتين مع باقي كائنات Access المفتوحة.

46. إغلاق كائنات (Access) Closing Access Objects • من قسم (المستندات المبوبة)، انقر على اسم الاستعلام (الطبعات)، فيتم تنشيطه. • اختر الأمر (إغلاق) بإحدى الطرق الآتية: • انقر على زر (الإغلاق) المبين في الشكل، حيث يقوم هذا الزر بإغلاق الكائن النشط فقط. • اضغط على مفتاحَيْ Ctrl + F4 من لوحة المفاتيح. • انقر بزر الفأرة الأيمن على اسم الاستعلام النشط، فتظهر لائحة السياق كما في الشكل، اختر منها الأمر (إغلاق)، أما اختيار الأمر (إغلاق الكل) فإنه يعمل على إغلاق كافة الكائنات المفتوحة.

47. طرق عرض الكائناتView modes in Access objects • لكل كائن من كائنات Access طرق متعددة لعرضه، والشكل الآتي يوضح هذه الطرق.

48. التبديل بين طرق عرض الكائناتSwitching between view modes in Access objects • من )جزء التنقل)، انقر على اسم الجدول (كتاب) المطلوب التنقل بين طرق العرض له. • اختر طريقة العرض المناسبة بإحدى الطرق الآتية: • ضمن علامة التبويب )الصفحة الرئيسية)، ومن المجموعة) طرق عرض)، انقر على السهم المجاور لأيقونة )عرض)، فتظهر لائحة بطرق العرض المتاحة للجدول، اختر منها طريقة العرض المطلوبة. • انقر على علامة تبويب الجدول المطلوب تبديل طريقة العرض له بزر الفأرة الأيمن من شريط (المستندات المبوبة) فتظهر لائحة السياق، اختر منها طريقة العرض المطلوبة. • انقر على طريقة العرض المناسبة من طرق العرض المتوافرة في (شريط المعلومات) كما هو مبين في الشكل

49. حذف كائنات (Access)Deleting Access objects • افتح قاعدة البيانات (مؤسسات تجارية.accdb) من المجلد C:\ICDL S5\M5. • تأكد أن الاستعلام المطلوب حذفه مغلق. • من جزء التنقل، حدّد الاستعلام (رقم الطلبيات) المطلوب حذفه. • اعطاء أمر (حذف) باتباع إحدى الطريقتين الآتيتين: • ضمن علامة التبويب (الصفحة الرئيسة)، ومن المجموعة (سجلات)، انقر على الأيقونة (حذف). • اضغط على مفتاح Delete من لوحة المفايح، فتظهر في كلا الطريقتين رسالة تحذيرية لتأكيد عملية حذف الاستعلام. • انقر على زر (نعم).

50. التنقل بين السجلات والحقولNavigating between records يوجد طرق عدة للتنقل بين السجلات والحقول في الجداول والاستعلامات والنماذج، منها استخدام الفأرة مباشرة أو استخدام شريط تصفح السجلات أو استخدام لوحة المفاتيح، وللقيام بذلك اتبع الخطوات الآتية: • باستخدام الفأرة: • افتح مثلاً، الجدول (طلبات) من قاعدة البيانات (مؤسسات تجارية.accdb) في طريقة عرض (ورقة البيانات) التي تُعرض فيها السجلات. • انقر داخل الحقل الذي تريد الانتقال إليه مثل حقل (اسم الصنف)/ السجل الرابع المتعلق بالأقراص المرنة. • باستخدام شريط تصفح السجلات: • افتح مثلاً، الاستعلام (هواتف الشركات) من قاعدة البيانات (مؤسسات تجارية.accdb) في طريقة عرض (ورقة البيانات) التي تُعرض فيها السجلات. • استخدم شريط التصفح الموجود أسفل إطار الاستعلام للتنقل بين السجلات.