Körlevél

1. Körlevél

2. Mire jó a körlevél? Körlevelet célszerű szerkeszteni akkor, ha több, hasonló tartalmú és formátumú dokumentumot szeretnénk előállítani, az egyes dokumentumokban változó adattartalommal.

3. A körlevélhez szükséges dokumentumok • A törzsdokumentumtartalmazza azokat a szövegelemeket, amelyek mindegyik dokumentumban ugyanúgy jelennek meg. • Az adatforrás tartalmazza a levelenként változó adatokat (például a neveket és a címeket)

4. Az adatforrás Az adatforrás egy táblázat: adatbázistáblázat vagy másnéven adatbázislista, azaz olyan táblázat, amelynek első sora mezőneveket (oszlopcímkéket, listafejlécet) tartalmaz, további sorai az adatrekordok.

5. Az adatforrás formátuma Az adatforrás többféle formátumú lehet • TXT (szöveges állomány - ha az adatok a sorokon belül TAB karakterrel vannak elválasztva), • .DOC (tabulátorokkal tagolt szöveg, vagy táblázat), • .XLS (Excel tábla), • .MDB (Access adatbázis tábla) • stb. A szokásos MS Office környezeten túlról is használhatunk adatforrásokat, a mindenre jó txt formátumon kívül. pl. HTML táblázat, más adatbáziskezelő, táblázatkezelő formátumok.

6. Kapcsolat A törzsdokumentum és az adatforrás közötti kapcsolatot az adatmezők tartják. Ezek a törzsdokumentumban elhelyezett hivatkozások az adatforrás mezőire. Az adatforrást a program formázatlan szövegnek tekinti, az adatmezők megjelenését a törzsdokumentumban lehet szabályozni.

7. A körlevélkészítés lépései • Törzsdokumentum létrehozása • Adatforrás hozzárendelése • A törzsdokumentum szerkesztése • A törzsdokumentum egyesítése az adatforrással

8. Törzsdokumentum létrehozása Az aktuális dokumentumot „kinevezzük” törzsdokumentummá. Ezzel nincs túl sok tennivalónk, ha normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. Használjuk a Levelezés menüszalagon lévő eszközöket! Ezen jelenleg csak egy két ikon érhető el, az első a Körlevélkészítés indítása. Erre csak akkor van szükség, ha nem normál Word dokumentummal kívánunk dolgozni. (Pl boríték, címke stb)

9. Adatforrás hozzárendelése Ha nincs kész adatforrásunk, a Word segít létrehozni. Régebbi verziókban ez egy Word táblázat készítését jelentette, a Office2000 óta egy Access adatbázisban egy táblát hoz létre (!) Ettől inkább kíméljük meg magunkat azzal, hogy készítünk előre egy gyakorlatilag bármilyen formátumú, egyszerű táblázatot a szükséges adatokkal. Ha van készen adatforrás, hozzárendeljük a törzsdokumentumhoz az Címzettek kiválasztása ikon segítségével. Ha Excel táblából dolgozunk, a munkalapot is ki kell választani. Ha kész a hozzárendelés, „feléled” a többi ikon is az eszközsávon.

10. Törzsdokumentum szerkesztése Az adatmezőket (amelyek tartalma minden címzettnél különböző) az adatforrásban szereplő mezőnévre való hivatkozással jelöljük. Ez a hivatkozás a Írás és mezők beszúrása csoportban lévő Adatmező beszúrása paranccsal történik. A hivatkozott mezőnév << >> jelek között jelenik meg a törzsdokumentumban. Az eszköztáron lévő Egyesített adatok megtekintése váltógomb hatására már szerkesztés közben betekinthetünk tényleges adatokat tartalmazó dokumentumba, lépkedhetünk a rekordmutató segítségével az adatrekordok közt.

11. Egyesítés Egyesítéskor (Befejezés és egyesítés) létrejön egy új dokumentum, amely a törzsdokumentum szövegét tartalmazza annyi példányban, ahány adatsor szerepel az adatfájlban (ill. ahányat abból meg szeretnénk jeleníteni), az adatmező-hivatkozások helyett a tényleges adatokkal. Az egyesített dokumentumot lehet akár azonnal nyomtatóra, email-ként vagy faxként is küldeni, de célszerű előbb egy új dokumentumban (Dokumentumok szerkesztése külön paranccsal) létrehozni.

12. Formázás, mentés Formázni általában a törzsdokumentumot érdemes. Az adatforrás formázása hatástalan a megjelenésre, az egyesített dokumentumban meg több helyen kell módosítani, kivéve ha csak néhány címzettnél szeretnénk más formátumot, mint a törzsdokumentumban beállított. Elmenteni későbbi felhasználásra a törzsdokumentumot és az adatforrást célszerű. Az egyesített dokumentum ezekből bármikor létrehozható.

13. Speciális lehetőségek Az adatmezők egyszerű megjelenítése helyett a Szabályok menüben lévő parancsokkal speciális igényeket is kielégíthetünk, például az adatmező tartalmától függően más-más szöveget jeleníthetünk meg a dokumentumban (Ha-akkor-különben) vagy kihagyhatunk bizonyos rekordokat stb. Az adatforrás tartalma szűrhető, kijelölhetjük mely rekordok kerüljenek egyesítésre. Ehhez a Címzettlista szerkesztése parancsot használ-hatjuk.