Grāmatvedības kārtošana biedrībās un nodibinājumos

1. Grāmatvedības kārtošana biedrībās un nodibinājumos Vada: Natālija Zavgorodnaja 15/11/2007

2. Saturs Ja jums būs kādi jautājumi saistībā ar šo prezentāciju, tad lūdzu kontaktēties ar: Natālija Zavgorodnaja iekšējā auditore, AS Hansabanka Tel. 7445863 Mob. 6361061 E-mail: Natalija.Zavgorodnaja@hansabanka.lv 16-17 18 19-20 21-22 23 2

3. Grāmatvedības loma biedrībās un nodibinājumos LIKUMA PRASĪBU IEVĒROŠANAS MEHĀNISMS DAĻA NO IEKŠĒJĀS KONTROLES Regulē MK Noteikumu Nr. 585 “Par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”, V.daļa. Grāmatvedības kontroles funkcijas: • kontrolēt organizācijas mantas saglabāšanu • kontrolēt saimniecisko darījumu reģistrēšanu atbilstoši normatīvo aktu prasībām un iekšējas kārtības noteikumiem • nodrošināt grāmatvedības sniegtās informācijas savlaicīgumu un pareizību Biedrību un nodibinājumu likums, 43.2. pants: “Valde organizē biedrības grāmatvedības uzskaiti saskaņā ar normatīvajiem aktiem un veic citus pienākumus saskaņā ar statūtos noteikto kompetenci.” : Likums “Par Grāmatvedību”no 26.02.2004 MK Noteikumi Nr.585/985 “Par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”. VADĪBAS PALĪGRĪKS INFORMĀCIJAS AVOTS ĀRĒJIEM LIETOTĀJIEM Grāmatvedība sniedz informāciju vadībai priekš plānošanas, sabiedrības ikdienas darbības pārraudzīšanas un organizācijas mērķu izpildes kontroles. Galvenais mērķis: Lietderīga un efektīva resursu izmantošana sabiedrības mērķu īstenošanai (Value-for-money). Sabiedriskās organizācijas ir atklātas organizācijas, kurām katru gadu līdz 31. martam ir jāiesniedz gada pārskats (ziņojums, bilance, PZA, ziedojumu izlietojuma pārskats, pielikumi). Grāmatvedībai ir jānodrošina, ka: • gada pārskats sniedz skaidru priekšstatu par organizācijas finansiālo stāvokli, darbības rezultātiem, saimn. darījumiem • gada pārskatā izmantotie finanšu dati ir pareizi un akurāti 3

4. Grāmatvedību regulējošie likumdošanas akti Gada pārskata sastādīšanai Grāmatvedības kārtošanai Likums "Par grāmatvedību“ MK 21.10.2003 noteikumi Nr 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju“ Ar grozījumiem MK 05.12.2006. noteikumi nr.985 Ministru kabineta 2006. gada.17.oktobra noteikumi Nr. 858 „Noteikumi par minimālo mēneša darba algu un minimālo stundas tarifa likmi” MK 2006.gada 3.oktobra noteikumi Nr.808 „Noteikumi par biedrību, nodibinājumu un arodbiedrību gada pārskatiem”, spēkā no 07.10.2006.; MK 2006.gada 14.novembra noteikumi Nr.928 „Noteikumi par reliģisko organizāciju gada pārskatiem”, spēkā no 18.11.2006. MK 2005. gada 4. janvāra noteikumi Nr.11 „Noteikumi par sabiedriskā labuma organizāciju administratīvajiem izdevumiem” Citi likumdošanas akti Nodokļu likumdošana Likums “Par nodokļiem un nodevām”. Likums “Par pievienotās vērtības nodokli” (10 000Ls limits 12 mēn., EU iegādes 7 000Ls) Likums “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” Likums “Par valsts sociālo apdrošināšanu” *Likumi un noteikumi ir pieejami Valsts ieņēmumu dienesta mājas lapā: http://www.vid.gov.lv Sabiedriskā labuma organizāciju likums Biedrību un nodibinājumu likums • Likumi un noteikumi ir pieejami Finanšu Ministrijas mājas lapā: • http://www.fm.gov.lv/page.php?id=1422 4

5. Nemateriālie ieguldījumi iekļauj datorprogrammu licences. Pamatlīdzekļos ir iekļautas mēbeles, biroja tehnika (dators, telefons, fakss, printeris, kserokss), medicīnas iekārtas. 2005. gadāsabiedrība ir privatizējusi biroja telpas xx ielā un ir veikusi kapitālo remontu. Biroja vērtība kopā ar kapitālo remontu ir iekļauta pamatlīdzekļu vērtībā. Sabiedrības krājumos ir zāles, medikamenti, plāksteri, utt.. Kā arī informatīvie bukleti par sabiedrības darbību iedzīvotājiem. Sabiedrības debitoros ir uzrādītas naudas summas, kuras organizācijai pienākas saņemt no biedriem (gada biedru maksa), kā arī saņemama nauda par biedru veiktajām konsultācijām līdzekļu piesaistei. Postenī “Citi debitori” ir iekļauta priekšapmaksa par remontdarbiem un par bukletu izgatavošanu, ka arī izsniegtais avanss biedram medikamentu iegādei. Šajā postenī ir arī iekļauti nākamo periodu izdevumi: gada maksa Latvijas Ārstu asociācijai, ārstu izdevniecības abonēšanas maksa, telpu apdrošināšanas maksa par 2006. gadu. Naudas līdzekļi iekļauj naudas atlikumus XX bankā. Ilgtermiņa aizņēmumos no kredītiestādēm ir noradīts aizņēmuma no XX bankas pamatsummas daļa, kuru samaksas termiņš noteikts vēlāk nekā vienu gadu pēcbilances datuma. Postenī “Uzkrājumi” ir norādīti uzkrājumi neizmantotiem atvaļinājumam sabiedrības 2 darbiniekiem. Īstermiņa aizņēmumos no kredītiestādēm ir noradīts aizņēmuma no XX bankas pamatsummas daļa, kuru samaksas termiņš noteikts viena gadalaikā pēcbilances datuma (2006. gadā), kopā ar uzkrātiem procentiem uz 31.12.2005. Pārējos kreditoros ir atspoguļotas saistības par neapmaksātiem rēķiniem par precēm un pakalpojumiem (zāles, bukletu drukāšanas pakalpojumi), kā arī uzkrātie izdevumi par elektrību, siltumu, ūdens, telefonu no rēķiniem par decembrī, kurus sabiedrība saņem janvāra sākumā. Pārējie kreditori iekļauj arī sabiedrībai piešķirto ES fondu līdzekļu atlikumu uz 31.12.2005, atspoguļoto nākamo periodu ieņēmumos. Pamatfondā un mērķfondos ir atspoguļoti ierobežotai lietošanai paredzētie fondi. Mērķfondos ir norādīts Latvijas Ārstu asociācijas finansējuma atlikums, kas izmantots, lai finansētu izdevumus mērķiem, kas atrunāti sponsorēšanas līgumā ar Latvijas Ārstu Asociāciju. Rezerves fondā ir atspoguļots sabiedrības neierobežotai lietošanai paredzētais fondu atlikums, kas sakrīt ar ziedojumu un dāvinājumu pārskata rezultātu. Piemērs – Biedrība Helpdesk Biedrība Helpdesk darbības veids ir ārstniecības palīdzības sniegšana trūcīgiem cilvēkiem. Sabiedrības darbības mērķi ir: • pirmās medicīniskās palīdzības sniegšana • neatliekamās palīdzības medikamentu izsniegšana • ārsta konsultācijas • veselības apmācību organizēšana • sabiedrības informēšana Uz 2005. gada decembri sabiedrībai bija 40 biedri un 2 pastāvīgie darbinieki. 5

6. Biedru nauda iekļauj 140 biedru gada maksu, 5LVL. Saņemtie ziedojumi un dāvinājumi naudā iekļauj 2005. gadā saņemtos ziedojumus un dāvinājumus no fiziskām un juridiskām personām ierobežotu un neierobežotu mērķu lietošanai, skat. ziedojumu un dāvinājumu pārskatu. Saņemtie mantiskie ziedojumi un dāvinājumi iekļauj no aptiekām saņemtos medikamentus, kuri ir novērtēti, balstoties uz ziedojumu vai dāvinājumu līgumā norādīto summu. No valsts budžeta un pašvaldību budžetiem saņemtās dotācijas postenis iekļauj saņemto naudu no Rīgas pašvaldības un 2005. gada saņemto Eiropas struktūrfondu izmantoto daļu. Ieņēmumos no saimnieciskās darbības tiek iekļauti ieņēmumi no biedru veiktajām konsultācijām organizācijas līdzekļu piesaistei. Citos ieņēmumos ir iekļauti procentu ienākumi no naudas atlikuma norēķinu kontā, valūtas kursa pozitīvo starpību. (Papildus šajā postenī var būt iekļautas dividendes, apdrošināšanas atlīdzība, ieņēmumi no atmaksātiem parādiem, kompensāciju, naudas ieņēmumi no pamatlīdzekļu, citu ilgtermiņa ieguldījumu vai apgrozāmo līdzekļu pārdošanas). Postenī "Izdevumi statūtos paredzēto mērķu un uzdevumu veikšanai" norāda faktisko līdzekļu izlietojumu organizācijas statūtos paredzētajiem mērķiem un uzdevumiem pārskata gadā. Zāļu iepirkuma izdevumos ir iekļautas organizācijas statūtos paredzētajiem mērķiem un uzdevumiem pārskata gadā patērētos pirktos medikamentus, kā arī saistītos transportēšanas, sagatavošanas un glabāšanas izdevumus. Prezentāciju un informācijas kampaņu izdevumos ir iekļauti izmantoto bukletu un citu prezentāciju materiālu izdevumi, kā arī prezentāciju telpu īres izdevumi. Pārējos izdevumos ir iekļauti gada izdevumi paredzēto organizācijas mērķu un uzdevumu veikšanai, kuri nav iekļauti iepriekšējo izdevumu kategorijā, piem. drēbju izdevumi maznodrošinātiem. Administratīvo un saimnieciskās darbības izdevumu posteņos sadalījumā pa izdevumu veidiem norāda organizācijas vadīšanas, uzturēšanas, reklāmas un citus ar organizācijas pašu vajadzībām vai ar organizācijas mērķu un uzdevumu īstenošanai nepieciešamo ieņēmumu ieguvi saistītus izdevumus, kas attiecas uz pārskata gadu: Materiālu izdevumi iekļauj izdevumus par printera tinti, papīru Algas iekļauj 2 darbinieku bruto algas – 200LVL/mēnesī par gadu. Sociālās apdrošināšanas maksājumi iekļauj darba devēja sociāla nodokļa daļas (24.09%) izdevumus. Citos izdevumos tiek iekļauti procentu izdevumi par kredītu, valūtas kursa svārstību negatīva starpība, u.c. Administratīvie Izdevumi (elektrība, gāzes, ūdens, siltuma, telefona izdevumi, utt) Piemērs – Biedrība Helpdesk 6

7. Piemērs – Biedrība Helpdesk • Saņemtie mantiskie ziedojumi neierobežotai lietošanai ir zāles, kas saņemtas no SIA Māras Aptieka. Naudas vērtība šiem krājumiem ir noteikta saskaņā ar dāvinājuma līgumu. • Kā mantiskos ziedojumus norāda tikai tos dāvinājumus, kurus var droši novērtēt naudā. Ja dāvinājumam mantā nevar noteikt vērtību, tad pieņem, ka tā vērtība ir nulle. • Mērķfondi ir zālēm piešķirts finansējums no Ārstu Asociācijas. Organizācija drīkst izmantot šo finansējumu tikai zāļu pirkšanas mērķiem. Gada pārskatā šo fondu plūsmu (saņemšanu un izmantošanu) ir jāatspoguļo atsevišķajā pozīcijā ziedojumu un dāvinājumu pārskatā. Kā arī pie iepirkuma ir jānorāda reģistros, ka šie pirkumi tiek finansēti no mērķfondiem. 7

8. Likumdošanas prasības: /MK Noteikumi nr. 585 par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju/ Organizācijai ir jāgrāmato visi saimniecības darījumi grāmatvedības reģistros vēlākais 15 dienas pēc tā mēneša beigām, kurā saimnieciskais darījums noticis. Visām transakcijām ir jābūt attaisnojošais dokuments. Uzņēmuma vadītājs var patstāvīgi izvēlēties grāmatvedības reģistru veidu, saturu, skaitu un sagatavošanas veidu. To visu ir jānodefinē grāmatvedības organizācijas dokumentos. (Papildus grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jānosaka: “kārtību, kādā dokumentē, novērtē un uzskaita uzņēmuma saimnieciskos darījumus, mantu un saistības, veic inventarizāciju, sniedz pārskatus par skaidrās naudas avansu, kā arī izejvielu un citu krājumu izlietojumu, organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību”) Uzņēmums var kārtot hronoloģiskos darījuma reģistrus (piem. naudas/bankas reģistrs) un analītiskos kopsavilkuma reģistrus (piem. galvenā grāmata). Ja saimnieciskās darbības ieņēmumi organizācija nepārsniedz 25,000LVL, organizācija var kārtot vienkārša ieraksta grāmatvedību. Katra mēneša beigās ir jābūt kontrolei, lai hronoloģisko reģistru mēneša rezultāts sakrīt ar galvenās grāmatas kontu apgrozījumu. (divkāršā ieraksta sistēmas grāmatvedība) Grāmatvedības kontus un reģistrus organizē tā, lai nodrošinātu nepieciešamās informācijas efektīvu uzkrāšanu priekš finanšu pārskata. Praktiskie apsvērumi 1 – informācijas avots vadībai, ārējiem lietotājiem: Vajadzīgs kopējs uzņēmuma darbības attēlojums ikmēneša griezumā (vadībai), gada griezumā (ārējiem lietotājiem) par: Organizācijas vispārējo finanšu stāvokli (bilance, peļņas un zaudējumu aprēķins) Fondu piesaistīšanu un izmantošanu (ziedojumu un dāvinājumu pārskata kopsavilkums) Detalizēts ieņēmumu un izdevumu, kā arī fondu plūsmas pārskats. Praktiskie apsvērumi 2 – reģistri nepieciešami priekš iekšējas kontroles: Kontrole par naudas kustību un apliecinošo dokumentu eksistenci – naudas/bankas reģistrs /pamats visiem reģistriem/ Kontrole par mantisko īpašumu – pamatlīdzekļu reģistrs, krājumu reģistrs Kontrole par finansējuma izmantošanu – fondu plūsmas pārskats, subsīdiju/dotāciju kustības reģistrs (saņemtas subsīdijas, attiecināmas izmaksas), aizņēmumu reģistrs Papildus likumdošanas prasības: Biedru un biedru naudas reģistrs. Biedrība Helpdesk – kontroles sistēmas pamat punkti Pamatatskaites uzņēmuma darbības monitoringam: Ikmēneša bilance, Peļņas un zaudējumu aprēķins, fondu izmantošanas plūsma. Pamatreģistri darbības kontrolei: Bankas grāmata, detalizēta ieņēmumu/izdevumu uzskates reģistri, krājumu reģistrs, pamatlīdzekļu reģistrs, aizņēmumu reģistrs, subsīdiju/dotāciju kustības reģistrs. 8

9. Biedrība Helpdesk – galvenā grāmata (ikmēneša bilance) Vadības informācijas avots – sekmē mērķu monitoringam un plānošanai: • Organizācijas vadītājam jānodrošina • Efektīvo organizācijas resursu izmantošanu • Vajadzīga naudas atlikuma uzturēšana • Ekonomiskie un lietderīgie iepirkumi krājumiem, pamatlīdzekļiem • Pilnīgāko finansējuma iespēju izmantošanu: • Fondu nodrošināšana, lai izdevumi nepārsniedz ziedojumus • Lēto finansējumu piesaiste (saist. piegādātajiem, struktūrfondi utt) Bilance atspoguļo: • Organizācijas finanšu stāvokli uz noteikto datumu • Detalizēti atspoguļo: • Organizācijas aktīvus (organizāciju labumu gūšanas avots, “org. asinis”) • Organizācijas pasīvus (finansējuma avotus) • Bilances Pārskats balstīts uz organizācijas naudas plūsmu: 9

10. Biedrība Helpdesk – galvenā grāmata (ikmēneša peļņas un zaudējumu aprēķins) Peļņas un zaudējumu aprēķins (PZA) atspoguļo: • Resursu saņemšanu un izlietojumu konkrētajā laika posmā • Detalizēti atspoguļo: • Organizācijas ieņēmumus (organizācijas darbības labumu ieguve, naudā vai naudā pārvēršamos aktīvos) • Organizācijas izdevumus (ar organizācijas darbību saistītie izdevumi periodā vai nu apmaksāti, vai neapmaksātie (paliek saistībās)) Atšķirība no Bilances: • Norāda darbības rezultātu konkrētajā laika posmā, nevis atspoguļo pozīciju uz perioda beigām Atšķirība no Naudas plūsmas: • Naudas plūsma norāda kā organizācija rada un izmanto naudu savā darbībā. PZA rāda ieņēmumus un izdevumus to rašanās brīdī, neskatoties uz naudas ieplūdes brīdi (uzkrāšanas principa pielietojums). • PZA un naudas plūsma sakrīt, ja organizācija nestrādā ar pamatlīdzekļiem, krājumiem, debitoriem, subsīdijām, kredītiem, tai nav priekšapmaksu/avansu, un tā veic visus norēķinus apmaksājot uzreiz. Nozīme vadītājam – plānošana un monitorings: • Izdevumu plānošana gadam, lai noteiktu vajadzīgā finansējuma piesaisti (izdevumu budžets) • Izdevumu līmeņa kontrole salīdzinot ar budžetu 10

11. Biedrība Helpdesk – Uzkrāšanas princips grāmatvedībā (1) Saskaņā ar uzkrāšanas principu grāmatvedībā darījumus un notikumus atzīst, kad tie notiek (nevis, kad tiek saņemta vai samaksāta nauda vai tās ekvivalents), un tos grāmato grāmatvedības reģistros un uzrāda finanšu pārskatos periodos, uz kuriem tie attiecas. Izdevumus atzīst peļņas vai zaudējumu aprēķinā, pamatojoties uz tiešu sakarību starp izmaksu rašanos un konkrētu ienākumu posteņu nopelnīšanu. Piemēri: • Biedru nauda par 2005. gadu ir 900LVL (ieņēmumi), daži biedri nepaspēja pārskaitīt biedru naudu un organizācijas kontu bankā. Kopēja summa, 200LVL. • Ieņēmumi no konsultācijām. Organizācija sniedza konsultācijas pakalpojumus naudas piesaistei, izstāda rēķinu uz kopsummu 1,400LVL. Līdz gada beigām par rēķinu tika samaksāti 1,100LVL • ES struktūrfondi: saņemti 10,000LVL. No tiem izmantoti iegādēm un pakalpojumiem 7,700LVL saskaņā ar izlietojuma plānu. • Saņemta nauda no ES • Izlietoti 7,700LVL • Krājumi: • Nopērk preces, samaksā naudu, preces stāv noliktavā • Izmanto krājumus organizācijas mērķiem – noraksta no noliktavas • Avansi biedriem: • Biedram iedod naudu, lai nopērk kādu preci. Prece vēl nav nopirkta. Kamēr viņš nav atnesis čeku, kas apliecina pirkumu, viņš ir mums parādā naudu. • Biedrs atskaitās par naudu – atnes čeku • Samaksājam atlikušu saistību daļu • Nākamo periodu izdevumi: • Gada maksa par žurnālu abonēšanas maksu, ārstu asociācijas biedru nauda par 2005. gadu. Tiek samaksāts uz priekšu un norakstīts uz izdevumiem proporcionāli izmantošanas laikam. • Samaksa naudu, piem. 2004. gadā: • Saņem pakalpojumu, proporcionāli noraksta uz izdevumiem • Saistības piegādātajiem: • Saņēmām pakalpojumus, preces ar rēķinu. Rēķinu apmaksājam vēlāk. • Nopirkām krājumus, daļu apmaksājam uzreiz, daļu vēlāk: • Saņem pakalpojumus, daļu apmaksājam vēlāk 11

12. Biedrība Helpdesk – Uzkrāšanas princips grāmatvedībā (2) Piemēri: • Uzkrātie izdevumi. • 2005. gada decembra izdevumi par ūdens, gāzi, elektrību, utt. Rēķins ir saņemts janvārī. Kaut vai rēķins ir saņemts 2006. gadā izdevumi attiecas uz 2005. gadu, līdz ar to tos ir jāatzīst 2005. g decembra izdevumos. • Uzkrājumi atvaļinājumiem • Jāuzkrāj saskaņā ar likuma prasībām balstoties uz darbinieka vidējo izpeļņu pēdējo 6 mēnešu laikā un neizmantotām atvaļinājumu dienām. • Piem. 1 darbiniekam 2004 un 2005. gada beigās ir 4 neizņemtas atvaļinājuma dienas. Vidēja alga 200LVL/mēn /20 (darba dienas)=10LVL dienā * 4dienas =40LVL • 2004. gadā izveidoti uzkrājumi: • 2005. gadā uzkrājumu summa nav lielāka, ja būtu piem. par 10LVL, tad 2005. gadā būtu veikts grāmatojums. • Ja atvaļinājuma dienas ir samazinājušies gada laikā, piem par 10LVL, tad 2005. gadā būtu veikts grāmatojums: • Kredīts: • Saņemam kredītu no bankas: • Veic daļējo atmaksu kredītam: • Procentu maksājumi. Uzrēķinam procentu izdevumus pēc kredīta grafika. Piem. 10%, 5g kredīts, pamatsumma 2000LVL. Ikmēneša procentu maksājums 2000*10%/12=16.66, ceturksnī 16.67*3mēn = 50LVL. Kamēr procentus nesamaksā, tos grāmato: • Procentus samaksā bankai: • Algas un sociāla nodokļa izdevumi: • Ikmēneša alga 2 darbiniekiem kopā sastāda 400LVL – ceturksnī 1200LVL.. Organizācijas sociālais nodoklis 24.09% => 289LVL. Ja algas un nodokli maksā nākamajā mēnesī: • Pie algas un nodokļu izmaksas: • Bilances un PZA slēgšana – PZA rezultātu pārnešana uz fondiem: • Ir zaudējumi, PZA Dr apgrozījums > Cr apgrozījumu: • Ir peļņa PZA Cr apgrozījums > Dr apgrozījumu: • Valūtas kursu svārstības. • Rodas, ja organizācijai ir aktīvi (nauda, debitori, krājumi) vai saistības (kredīti, saistības piegādātajiem) ārvalstu valūtā. Valūtas kursam mainoties, mainās aktīva vērtība. Ja naudu uzreiz konvertē latos, vai pastāv iespēja norēķināties latos pēc iepriekš sarunāta kursa, valūtas svārstību nebūs. • Saņemts kredīts 3000USD. Pie kredīta saņemšanas USD/LVL kurss ir bijis – 0.589USD/LVL. Uz 30.03.2005 USD/LVL kurss ir 0.65USD/LVL. T.i. pie saņemšanas kredīta vērtība LVL ir 3000*0.589=1767LVL, uz 30.03.2005 kredīta vērtība ir 3000*0.65=1950LVL. Starpība 183LVL – kredīta palielinājums (val. kursa svārstība). • Veiktie grāmatojumi: • Valūtas kursi uz noteikto datumu ir Latvijas Bankas noteiktie kursi http://www.bank.lv/lat/main/finfo/notvalkur/ 12

13. Biedrība Helpdesk – fondu plūsmas atskaite Fondu plūsmas loma: • Ja pārsvarā nav debitoru, kreditoru, krājumu, ir līdzīga detalizētai naudas plūsmas analīzei => var izmantot kā ikmēneša kontroles mehānismu • Ja ir debitori, krājumi, kreditori – fondu plūsma = detalizēts PZA atspoguļojums, kontrolē izdevumus • Ir tas pats, kas uzņēmuma pašu kapitāls – kustību uzskaite ir likuma prasība. Likuma prasības attiecība uz fondu plūsmu: • Parādīt fondu izlietojumu (kādi izdevumi finansējas no fondiem => ārēja pārbaude, vai fondi netika izmantoti statūtos nenorādītiem mērķiem) • Parādīt mērķfondu kustību un izlietojumu. Sastādīšana: • Pamats ikmēneša PZA aprēķins • Bāze neto peļņa/zaudējumi pirms ziedojumu/dāvinājumu ieņēmumiem • Izceļ atsevišķi mērķfondus un to izlietojumu • Pie rezerves fondu izlietošanas sadalījuma pielieto vispārējas loģikas principus: • Administratīvie izdevumi tiek pirmkārt segti no saimnieciskās darbības ieņēmumiem • Ja ir ES/valsts subsīdijas, jāattiecina uz tiem izdevumus, kuri ir bijuši saskaņā ar subsīdijas izmantošanas plānu vai izlietojuma pārskatu • Uz mērķfondiem attiecas tikai izdevumi, kuri ir noteikti mērķa finansējumā • Viss atlikušais – finansējam no rezerves fonda. 13

14. Biedrība Helpdesk – Naudas plūsmas reģistrs Sastādīšanas principi: • Ir jāsakrīt ar bankas (un kases) atlikumu • Ir jābūt norādei uz attaisnojošo dokumentu • Jāveido tā lai vieglāk veidot bilanci, PZA (pieliek grāmatošanas kontus) Attaisnojošie dokumenti: • Apstiprināta Maksājuma Uzdevuma (MU) izdruka kopā ar pamatojuma dokumentu (čeku, rēķinu pavadzīmi, līgumu, utt) • Vadībai apstiprināts avansa maksājums kopā ar MU • Jābūt norādei (MU komentāros) kāda veidā izdevumi attiecas uz statūtos noteiktiem mērķiem vai saimnieciskiem darījumiem (piem. vai pirts un banketu izdevumi ir saimnieciskās darbības izdevumi) • Uz izdevumu attaisnojošiem dokumentiem, ieskaitot kases čeķus (vismaz čekiem virs 20LVL vērtībā) ir jābūt Sabiedriskās organizācijas rekvizīti. Naudas plūsmas reģistra loma: • Pamatreģistrs, kas saskan ar ikmēneša bankas izdrukām (ja organizācijā nav kases) – balstoties uz tā tiek veidota Bilance • Rāda detalizēto naudas kustību, visās transakcijās ir iekļauts konts 26XX (Dr ja ienāk nauda, Cr ja nauda tiek samaksāta) – kontroles mehānisms vadītājam par organizācijas likviditāti un resursu izmantošanu • Daļa no kontroles mehānisma – vajadzīga ikmēneša salīdzināšanas – atlikums saskaņā ar organizācijas grāmatvedību ar bankas izdrukas atlikumu (sask ar likuma “Par grāmatvedību” prasībām). 14

15. Biedrība Helpdesk – Ieņēmumu/izdevumu reģistrs Ieņēmumu/izdevumu reģistra loma: • Ja ir krājumi, pamatlīdzekļi, debitori, kreditori: • Palīgrīks PZA un fondu plūsmas sagatavošanai • Rāda visus ieņēmumus/izdevumus, kuri attiecās uz 2005. gadu (balstoties uz uzkrājuma principa uzskaiti) • Ja nav krājumu, pamatlīdzekļu, debitoru, kreditoru: • PZA reģistrs nav vajadzīgs. Uzskaite izmanto naudas plūsmas reģistru un nelielo skaitu darījumu kuri vēl nav nokārtoti naudā (avansi biedriem, uzkrātie izdevumi, nākamo periodu izdevumi) fiksē grāmatvedības izziņās • Ieņēmumu/izdevumu reģistrs var būt pamats izdevumu/ieņēmumu budžetam un šo budžeta izpildes kontroles mehānisms Sastādīšanas principi: • Sakārtošanas principi, tie paši ka naudas plūsmas reģistram • Kontroles moments – sasaiste ar galveno grāmatu un bilanci (jāsastāda tā ka ikmēneša bilance ņemot vērā PZA rezultātu pārnešanu uz rezervēm, balansē) 15

16. Ieņēmumu/izdevumu reģistrs sabiedriskās labuma organizācijas gadījumā Likuma prasības (sabiedriskā labuma organizāciju likums): • Ienākumu izlietojuma ierobežojumi (11. un 12. pants): 11. pants • (1) pienākums izlietot savu mantu un finanšu līdzekļus attiecīgās organizācijas statūtos, satversmē vai nolikumā norādītajiem mērķiem. • (2) Ja saņemto ziedojumu kopsumma taksācijas periodā (kalendārajā gadā) pārsniedz 12 minimālās mēneša darba algas (1440Ls), šai organizācijai ir pienākums ne mazāk kā 75% no šīs kopsummas (>1080Ls), izlietot tikai tām sabiedriskā labuma darbībām, kuras minētas Finanšu ministrijas lēmumā par sabiedriskā labuma organizācijas statusa piešķiršanu attiecīgajai organizācijai. • (3) administratīvajiem izdevumiem drīkst izlietot ne vairāk kā 25% no vispārējiem ziedojumiem. • (4) Sabiedriskā labuma organizācijai ir tiesības veidot kredītiestādēs finanšu līdzekļu uzkrājumus, ja to izmantošana notiek saskaņā ar statūtiem, satversmi, nolikumu vai līgumu ar ziedotāju. • (5) Sabiedriskā labuma organizācija nedrīkst bez atlīdzības nodot tai ziedoto mantu vai finanšu līdzekļus komercdarbības, kā arī tādu darbību veikšanai, kuras saistītas ar politisko organizāciju (partiju) darbības vai to vēlēšanu kampaņu atbalstīšanu. • (6) Sabiedriskā labuma organizācija drīkst bez atlīdzības nodot tai ziedoto mantu vai finanšu līdzekļus tikai uz rakstveida līguma pamata. 12. pants: • (1), (2) Ir aizliegts sadalīt savu mantu un finanšu līdzekļus starp dibinātājiem, valdes vai citu pārvaldes institūciju (ja tādas izveidotas) locekļiem un radiniekiem, kā arī izmantot tā, lai tieši vai netieši gūtu labumu (galvojumus, aizdevumus, vekseļus, kā arī citus materiālus labumus). • (3) Ja persona saņem atlīdzību par darbību sabiedriskā labuma organizācijā, šai atlīdzībai jābūt samērīgai un pamatotai ar veicamajiem darbiem un sabiedriskā labuma organizācijas finansiālo stāvokli. • Administratīvie izdevumi (MK noteikumi Nr 11): 2. Par administratīvajiem izdevumiem ir uzskatāmi organizācijas vadīšanas, uzturēšanas, reklāmas un ar organizācijas mērķu un uzdevumu īstenošanai nepieciešamo ieņēmumu ieguvi saistītie izdevumi, kā arī ar šiem izdevumiem saistītie nodokļi. Izdevumu veidi: • pašu vajadzībām patērētos pirktos/saņemtos materiālus, preces un citus krājumus; • pamatlīdzekļi, datorprogrammas, akcijas, un citi vērtspapīri • darba ņēmējiem aprēķināta darba alga, atlīdzību vai citu darba samaksai pielīdzināmi maksājumi un darba devēja valsts sociālās apdrošināšanas obligātās iemaksas; • pārskata gadā aprēķinātās uzņēmumu ienākuma nodokļa un nekustamā īpašuma nodokļa summas; • izdevumi par saņemtajiem citu personu pakalpojumiem, telpu nomu, apkuri, apgaismošanu, tālruni, pasta pakalpojumiem, kancelejas izdevumus, komandējumu izdevumi, reklāmas izdevumi, kā arī organizācijas īpašuma apdrošināšanas maksājumi. 4. Nosakot organizācijas administratīvos izdevumus, šo noteikumu minētos izdevumus var samazināt par tiem izdevumiem vai izdevumu daļu, kurus var tieši attiecināt uz noteiktu uzdevumu, kas veikts, lai sasniegtu konkrētu organizācijas mērķi. 16

17. Ieņēmumu/izdevumu reģistrs sabiedriskās labuma organizācijas gadījumā Izdevumu dokumentācija: • Ja ir iespējams izdevumus attiecināt uz konkrēto pasākumu – sastādīt aktu, iekļaujot visus attiecināmos izdevumus un pasākuma dalībniekus. • Iekļaut šos izdevumos postenī izdevumi statūtos paredzēto uzdevumu un mērķu veikšanai. • Gada laikā sekot līdzi lai izdevumi mērķu sasniegšanai būtu vismaz 75% no saņemtiem ziedojumiem • Lai efektīvāk sekot līdzi paredzēt iespēju sastādīt izdevumu un ziedojumu budžetu. • Projektu/pasākumu reģistri: • Gadījumā ja biedrība realizē vairākus projektus/uzdevumus ar vairākiem attiecināmiem izdevumiem visa gada garumā, lai sekot līdzi izdevumiem attiecināmiem uz konkrēto pasākumu apsvērt iespēju sastādīt atsevišķo pasākumu reģistru. • Par piemēru, skat. fondu/subsīdiju izmantošanas reģistru. Administratīvie izdevumi • Ieplānot maksimālo administratīvo izdevumu apmēru balstoties uz plānoto ziedojuma apmēru (25%) • Sekot līdzi gada griezumā lai izdevumi nepārsniegtu 25% robežu pēc ik-mēneša/ceturkšņa peļņas un zaudējumu aprēķina. • Visus izdevumus kurus ir iespējams attiecināt uz paredzēto uzdevumu veikšanu, attiecināt uz šiem pasākumiem. Ziedojumi • Ir uzskatāmi uz līguma pamata saņemtie ieņēmumi – ir jābūt līgumiem (rakstiskiem) • Ja ir pretpienākums veikt darbības kurām ir atlīdzības raksturs, tad šī summa ir saimnieciskās darbības ieņēmumi nevis ziedojumi 17

18. Biedrība Helpdesk – Fondi/Subsīdijas Definīcijas Fondi/Subsīdijas: • Fondi un subsīdijas ir saistības: • Nauda iedota priekš noteiktā finansējuma – izmanto noteikto izdevumu segšanai. • Ja neizmanto pēc mērķiem – subsīdijas var tikt atņemtas, līdz ar to, kamēr nav galējs lēmums, ka subsīdijas ir piešķirtās, parasti pēc gala izmantošanas atskaites iesniegšanas, šo naudu nevar uzskatīt par organizācijas naudu. • Analoģija ar kredītu, kuru termiņa beigās nav jāatdod. • Grāmatošana: • Ieņēmumus atzīst proporcionāli izmantošanai • Saņem naudu • Izmanto saskaņā ar budžetu, piem., 3,000LVL • Pamatlīdzekļu grāmatošana: • Līdz pēdējam apstiprinājumam pie naudas saņemšanas analoga situācija: • PL nopirkšana • Projekta akceptēšana – 2 pieejas – atzīst ieņēmumus, tiklīdz akceptē beigu projekta atskaiti vai noraksta uz ieņēmumiem kopā ar PL nolietojumu (neto efekts uz PZA=0). Pareizāka ir otra pieeja. Fondu/Subsīdiju izmantošanas reģistrs: • Ir pamats fondu norakstīšanai ieņēmumos proporcionāli izlietojumam • Norakstīti fondi ieņēmumos = izdevumiem kuri tiek finansēti no fondiem. • Ir labs kontroles mehānisms fondu kustībai • Avots fondu izlietojuma atskaites veidošanai projekta beigās. • Formāts: • Analoģiski var veidot izdevumu budžetu priekš PZA un taisīt ikmēneša/ceturkšņa izlietojuma kontroli. 18

19. Biedrība Helpdesk – Pamatlīdzekļu reģistrs Kas ir pamatlīdzekļi: • Pamatlīdzekļi (PL) ir materiāli aktīvi, kurus • a) organizācija tur, lai izmantotu pakalpojumu sniegšanai vai administratīvā nolūkā, un • b) plāno izmantot ilgāk nekā vienu periodu. • Pamatlīdzekļos ietilpst: • Ēkas + kapitalizēti remonta izdevumi • Zeme • IT programmas, licences, patenti (nemateriālie ieguldījumi) • Ofisa tehnika • Mašīnas • Mēbeles, tepiķi, radiātori, u.c. Iekārtas • Citas preces, ar plānoto darbības laiku >1 gada un kurus organizācija neplāno pirkt un pārdot savas ikdienas darbības ietvaros Pamatlīdzekļu izmantošana organizācijas darbībā: • Tā ka pamatlīdzeklis tiek izmantots organizācijas vajadzības, tas ir jānolieto proporcionāli tas plānotam izmantošanas laikam. • Nolietojumu uzskaita pirmajā mēnesī pēc pamatlīdzekļa pieņemšanas datuma saskaņā ar pieņemšanas/nodošanas aktu (vadības rīkojumu), piem. ja pamatlīdzeklis ir pieņemts aktīvos 15. janvārī, nolietojumu sāk uzskaitīt no 1. februāra. • Pamatlīdzekļa derīguma laiku nosaka organizācijas vadītājs pie pamatlīdzekļa pieņemšanas uzskaitē. • Izmantošanas laikam ir jābūt noteiktam vai nu saskaņā ar vispārpieņemtajām norakstīšanas normām nozarē, vai ir jābūt pamatotam vadītāja aprēķinam piem. balstoties uz līdzīgo pamatlīdzekļu izmantošanas pieredzi organizācijā. Nolietojuma normas: • Nolietojuma normas nosaka vadītājs organizācijas grāmatvedības politikā PL Grāmatojumi: • Nopērkam pamatlīdzekli, visu samaksājam naudā: • Ja ir daļēja apmaksa: • Ikmēneša nolietojums. Piemērām februārī ekspluatācijā ir pieņemta ēka. Nolietojums 5% gadā sāk rēķināties no marta. Mēneša nolietojums 5,113LVL*5%/12 mēneši=21.3LVL • Ja PL pārdod/noraksta. Piem. pārdodam galdu par 150LVL. Bilances vērtība 200LVL –uzkrātais nolietojums 40LVL. • Noraksta PL ------------------------------------ Saņem naudu 19

20. Biedrība Helpdesk – Pamatlīdzekļu reģistrs Aktīvu inventarizācija: • Likuma “Par Grāmatvedību” prasība, ka organizācija vismaz reizi gadā veic aktīvu (pamatlīdzekļu, krājumu, naudas) inventarizāciju ka arī salīdzināšanos ar debitoriem. • Inventarizāciju drīkst veikt triju mēnešu laikā pirms pārskata gada beigu dienas vai mēneša laikā pēc tās, pārrēķinot inventarizācijas dienā konstatētos atlikumus atbilstoši grāmatvedības datiem pārskata gadu beigu dienā. • Bilances datiem ir jāatspoguļo inventarizācijas rezultātus, piem., ja organizācija ir konstatējusi iztrūkumus, tad gada pārskata aktīvu summu ir jāsamazina par iztrūkuma summu, un iztrūkumu ir jānoraksta izdevumos, sastādot grāmatvedības izziņu vai norakstīšanas aktu. • Inventarizācijas norisi nosaka MK Noteikumi Nr. 585 “Par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” PL reģistra loma: • Veikt PL uzskaiti priekš bilances un PZA • Apkopot vienā vietā informāciju par pamatlīdzekļiem, ieskaitot to atrašanas vietu • Informācijas avots priekš PL inventarizācijas Piemērs: 20

21. Biedrība Helpdesk – Krājumu reģistrs Krājumu uzskaites īpatnības: • Krājumi ir aktīvi: • a) pārdošanai parastā uzņēmējdarbības gaitā; • b) atrodas ražošanas procesā, lai pēc tam tos pārdotu; • c) materiālu vai izejvielu veidā, kas tiks patērēti ražošanas procesā vai pakalpojumu sniegšanā. • Krājumos ietilpst: • Gatavas preces (piem. tabletes, bukleti, utt.) • Materiāli (piem. komponenti maisījumiem) • Jebkuras preces, kuras taisāmies izmantot savā darbībā gada laikā pakalpojumu sniegšanai. • ??? Vai papīrs un tinte printerim ir krājumi? – labumu/izmaksu princips (cost-benefit analysis). Ja papīru iegādājamies 1-2 reizes gadā un izmaksas ir salīdzinoši mazas, var uzreiz grāmatot izdevumos. Krājumu uzskaite: • Krājumus jāuzskaita atsevišķajās krājumu grupās, kurās ietilpst viena veida preces. Pie krājumu pirkšanas/norakstīšanas krājumu virzība notiek konkrētas krājumu grupas ietvaros. • Tāpat kā ar pamatlīdzekļiem, krājumiem ir jābūt periodiskajām (vismaz reizi gadā) inventarizācijām, kad tiek salīdzināti faktiskie atlikumi ar grāmatvedības datiem. Krājumu grāmatojumi: • Krājumu iepirkšana. 20.01.2005 ir nopirktas Zāles X 1,500 gab par 0.4LVL par gab. Kopējas izmaksas 1,500*0.4=600LVL. • Izlietojam krājumus 300LVL vērtībā: Krājumu uzskaites īpatnības: • 2 problēmas • Krājumi vienā grupā iepirkti par dažādām cenām; • Uzskaites izvēle gadījumā ja ir liels apgrozījums; • Pēc kādas cenas norakstīt izdevumos? • 2 pieejamas metodes: • FIFO • Vidējā svērtā metode • FIFO (pirmais iekšā, pirmais ārā) • Uzskaite, kad preces noraksta pēc to preču cenām, kuras tika nopirktas ātrāk. • Piem., ir nopirkti 10 gab par 0.4LVL 10.01.2005, 10 gab par 0.5LVL 10.03.2005. Norakstītas 15 gab 02.04.2005. Kāda summa ir Materiālu izdevumos? • Pie 15 gab norakstīšanas tiek sākumā norakstītas 10 gab par 0.4LVL=4LVL + 5 gab par 0.5LVL = 2.5LVL. Kopā izdevumos 6.5LVL • Grāmatojums: • Vidēja svērta metode • Uzskaite, kad pie preču jauniem iepirkumiem pārrēķina vidējo cenu visai preču grupai, un pie pirmās norakstīšanas preces noraksta uz izdevumiem, balstoties uz vienības noteiktās vidējās cenas. • Piem., ir nopirkti 10 gab par 0.4LVL 10.01.2005, 10 gab par 0.5LVL 10.03.2005. Norakstītas 15 gab 02.04.2005. Kāda summa ir Materiālu izdevumos? • Pārrēķinām vienības cenu (10*0.4+10*0.5)/20=0.45LVL gab. • Norakstām 15 gab. 15*0.45=6.75LVL • Grāmatojums • Kas ietilpst krājumu cenā? • Iepirkuma cena + tiešās izmaksas kā: • Transportēšanas izmaksas, glabāšanas izmaksas, pakošanas izmaksas, utt 21

22. Biedrība Helpdesk – Krājumu reģistrs • Periodiskā uzskaite. • Visus iepirkuma grāmatojumus veic caur PZA, periodiski veic inventarizācijas, un pamatojoties uz inventarizācijas rezultātiem, koriģē bilanci uz faktisko krājumu atlikumu. • Iepērk krājumus • Veic perioda beigas inventarizāciju. Konstatē, ka atlikums ir 50LVL. Veic grāmatojumu: Krājumu uzskaites īpatnības: • Uzskaites pieeja: • Nepārtraukta uzskaite (uzskaite caur krājumiem) • Periodiskā uzskaite (uzskaite caur PZA un periodiska krājumu atlikuma korekcija) • Pieejas izvēle – organizācijas vadītāja lēmums: • Ja liels apgrozījums, periodiskā uzskaite vieglāka, bet zūd kontrole par krājumu kustību • Nepārtraukta uzskaite nodrošina šo uzskaiti. • Neviena pieeja neatbrīvo no norakstīšanas akta sastādīšanas • Nepārtraukta uzskaite: • Katru darījumu uzskaita pēc FIFO, vidējās svērtās vērtības metodes, pie katra darījuma veicot sekojošo grāmatojumu. • Pie iepirkšanas: • Pie pārdošanas 22

23. Noslēguma Jautājumi? Beigu jautājumi:1. Organizācijas grāmatvedības politikas2. Biedru reģistri3. Gada pārskats “Grāmatvedībai ir jābūt priekš lietotājiem, nevis otrādi” Paldies!Jautājumi? 23