СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. СИСТЕМАУПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ И.Г. Карелина Курс повышения квалификации «Управление качеством» 27.03.2006-07.04.2006

2. Разумный гонится не за тем, что приятно, а за тем, что избавляет от неприятностей… Аристотель (384-322 гг. до н.э.)

3. ИСО 9001-20014. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии СМК, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

4. ИСО 9001-20014. Система менеджмента качества 4.2. Требования к документации 4.2.1. Общие положения Документация системы менеджмента качества должна включать: а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; б) руководство по качеству; в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом; г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими; д) записи, требуемые настоящим стандартом (4.2.4).

5. ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ПРОЦЕДУРА это означает, что процедура • разработана, • документально оформлена, • внедрена • поддерживается в рабочем состоянии.

6. ИСО 9001-20014. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.3. Управление документацией Документами системы менеджмента качества необходимо управлять. Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная процедура, предусматривающая: а) проверку документов на адекватность до их выпуска; б) анализ и актуализацию по мере необходимости и переутверждение документов; в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов;

7. ИСО 9001-20014. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.3. Управление документацией г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей.

8. ВНЕШНИЕ ДОКУМЕНТЫ Федеральное агентство по образованию http://www.ed.gov.ru/ Российский образовательный портал http://www.edu.ru/ Государственный образовательный стандарт http://www.edu.ru/db/portal/ УМО по классическому университетскому образованию http://www.umo.msu.ru/

9. Внутренняя документация: - учредительные документы; - организационные документы; - документы по управлению Внешняя документация государственных органов власти и управления (федеральных и местных) Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию, УМО Документация по взаимодействию с внешними сторонами

10. ВНУТРЕННЯЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ УНИВЕРСИТЕТА УЧРЕДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ Устав Договор о разграничении полномочий Свидетельство о государственной регистрации предприятия Лицензия на право ведения образовательной деятельности Другое Организационная структура Штатное расписание Положения о структурных подразделениях, (коллективных органах) Должностные инструкции типовые, персональные Правила внутреннего распорядка Другое Внешняя документация Государственных органов власти и управления (федеральных и местных) Внешняя документация Министерства образования и науки РФ, Федерального агентства по образованию ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО УПРАВЛЕНИЮ Уровень Докумен тации качеством образо-вания образова-тельным процессом научно-исследова-тельской деятельностью персо-налом материаль-ным и финансо-вым обеспече-нием иформаци-онным обеспече-нием безопас-ностью жизнедеятельности Воспита-тельной и социальной деятель-ностью стратегический Концепции, программы, планы тактический Документированные процедуры, стандарты, положения, правила, инструкции, рекомендации и др. оперативно-распоряди-тельный Приказы, распоряжения, решения и др. справочно-информаци-онный Базы данных, альбомы бланков, каталоги, справочники и др. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ВЗАИМОДЕЙСТВИЮ С ВНЕШНИМИ СТОРОНАМИ Договоры -на выполнение НИР -на предоставление образовательных услуг -на приобретение научно-технической продукции, сырья, материалов и др. Отчетно-статистическая документация Докумен-тация по переписке

11. Обозначение документов ХХХ ВГУ Х.Х.ХХ – ХХХХ Год принятия документа Регистрационный номер Тип документа

12. Наименование типа документа Сокращенное наименование Альбом бланков АБ Документированная процедура ДП Инструкция И Инструкция должностная типовая ИД Инструкция должностная персональная ИДП Классификатор Кл Концепция К Пч Перечень Положение П Положение о структурном подразделении ПСП Правила Пр Регламент Р РК Руководство по качеству С Справочник СТУ Стандарт университета Ф Форма План Пл

13. СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА СТ ВГУ 1.1.01 – 2004 - СТАНДАРТЫ УНИВЕРСИТЕТА.Порядок разработки, структура, оформление и введение в действие СТ ВГУ 1.1.02 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ.Виды документов, их классификация, обозначения СТ ВГУ 1.1.03 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ.Правила оформления документов СТ ВГУ 1.1.04 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ НОРМАТИВНАЯ.Порядок разработки, оформление и введение в действие СТ ВГУ 1.1.06 – 2004 - ДОКУМЕНТАЦИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ.Порядок разработки, оформление и введение в действие

14. ИСО 9001-20014. Система менеджмента качества 4.1. Общие требования 4.2.4. Управление записями Записи должны вестись и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Надо разработать документированную процедуру для определения средств управления, требуемых при идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей.

15. ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР • Управление документацией • Управление записями • Внутренние проверки • Управление несоответствующей продукцией • Корректирующие действия • Предупреждающие действия ШЕСТЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТИРОВАННЫХ ПРОЦЕДУР

16. То, что мы знаем, - ограниченно,а то, что мы не знаем, - бесконечно. П. Лаплас (1749-1827)