Cestovní náhrady, knihy jízd

1. Cesty v.3 Cestovní náhrady, knihy jízd Ing. Radek Kedruš Tel.:577 212 800 E-mail: kedrus@kvasar.cz

2. Základní charakteristika • Softwarová aplikace CESTY je určena všem, kteří potřebují • evidovat firemní autopark a jeho stav (vč. servisu) • vést knihy jízd • sledovat a plánovat náklady na firemní autopark • plánovat a optimalizovat obsazenost fir.autoparku • plánovat a evidovat pracovní cesty • počítat a vyplácet cestovní náhrady (vč.soukromých vozidel) • vytvářet přiznání k silniční dani. • Aplikace vyniká • přehledným a úplným seznamem všech nezbytných evidencí • jednoduchým a intuitivním ovládání • výstupem sestav, dokumentů, přehledů nejen na tiskárnu, ale i do výstupních souborů XLS (Microsoft Excel), libovolně přenositelných souborů PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů.

3. Logická struktura aplikace Pracovníci Evidence pracovníků a soukromých vozidel Firemní autopark evidence vozidel, knihy jízd, nákupy PHM, evidence a plánování servisu vozidel Výkaz prací Provedené práce na prac.cestách, fakturační podklady Evidence cest výpočet a vyúčtování cestovních náhrad, vyčíslení nákladů Plánování cest Plánování cest, tvorba cestovních příkazů, hlídání dostupnosti vozidel na daný termín, rezervace vozidel • Číselníky • - Databáze tras, okruhů • Státy (světové měny, kurzy) • Sazby stravného (zahr. sazby) • Prům.ceny PHM • Základní sazby (amortizace)

4. Komunikace, možnosti exportu Tiskové sestavy Lokální nebo síťová tiskárna • CESTY v.3 • Výstupní sestavy • Exportní soubory • On-line stažení kurů ČNB Acrobat Reader Výstupní soubory ve formátu PDF MS Excel Výstupní soubory ve formátu XLS Internet Explorer Automatické připojení na stránky ČNB a stažení aktuálních kurzů zahraničních měn Export do jiných aplikací (např. Perm ver.3)

5. Firemní autopark – část 1 Další evidence Seznam vozidel (Nákup PHM, Servisní kniha) Výstupní sestavy (dle požadavků uživatele) Doplň.charakteristika • kontrola úplnosti knihy jízd • možnost generování knih jízd • kontrola nákupů PHM a knihy jízd • hlídání platností STK • plánování servisních akcí • přehledy vytíženosti vozidel • přehledy nákladů na vozidla Editace údajů a tech. dat vozidla

6. Firemní autopark – část 2 (editace) Editace údajů o firemním vozidle ( Základní údaje, Technické údaje, Výbava vozidla) • možnost evidence i jiným kódem mimo SPZ (vozidla u prodejců v autosalónech) • zařazení vozidel do různých kategorií (dle způsobu používání vozidla) • nezbytné údaje pro automatický výpočet silniční daně • nezbytné údaje pro servisního technika • údaje o výbavě vozu (např. pro inzerát při prodeji vozidla) Doplň.charakteristika

7. Firemní autopark – část 3 (dokumentace) Seznam dokumentů firemního vozidla • ukládání fotografií do databáze (např. poškození vozidla, z havárie apod.) • ukládání skenovaných dokumentů (technický průkaz vozidla, dokumenty pojišťovny apod) • ukládání textových dokumentů (MS Word, např. o hmotné odpovědnosti) • další různé dokumenty ( faktury o nákupu, výkazy prací ze servisu apod) Charakteristika

8. Firemní autopark – část 4 (kniha jízd) Seznam záznamů v knize jízd Editace záznamu v knize jízd (možnost využití generátoru záznamů)

9. Pracovníci, soukromá vozidla Seznam pracovníků Seznam soukr.vozidel

10. Plánování cest – část 1 Seznam plánovaných cest Editace plánu • plánování pracovníků a vozidel • tvorba cestovních příkazů • automatická tvorba cestovních výkazů Charakteristika

11. Plánování cest – část 2 (obsazenost vozidel) Obsazenost firemních vozidel Znázornění plánu v měsíci Plán cest vybraného firemního vozu v daném období

12. Plánování cest – část 3 (výstupní sestavy) Měsíční plán cest Cestovní příkaz Místo pro poznámky pracovníka v průběhu pracovní cesty Podpisy zodpovědných pracovníků pro nařízení a schválení pracovní cesty

13. Autodoprava • Část „Autodoprava“ softwarové aplikace CESTY umožňuje • evidovat jednotlivé akce týkající se autodopravy (přeprava zboží, odtahová služba, přeprava osob apod.) • je zaměřená na evidenci konkrétních vozidel (nákladní vozidla, tahače, návěsy, dodávky, autobusy atd.) a jimi realizovaných cest • umožňuje na základě evidence (cena přepravy, nákupy PHM, ostatní náklady, kalkulované náklady na řidiče a vozidlo) ekonomicky vyhodnotit danou akci • lze vytvořit finanční přehledy za dané vozidlo, pracovníka, zakázku, středisko (měsíční,roční) • automaticky se plní kniha jízd daného vozidla a kniha nákupů PHM • automaticky se počítá stravné (i zahraniční) • na základě nákupů PHM a stavů nádrže lze určit skutečná spotřeba PHM přepravy. • Část „Autodoprava“ • využívá všech potřebných číselníků a evidencí aplikace „Cesty 3“ a je její součástí • pro rok 2012 je bonusovou částí aplikace „Cesty 3“ a nezvyšuje cenu licence • mimo několik standardních sestav se výstupní sestavy se vytvářejí na základě potřeb uživatele (za velmi mírný poplatek), samozřejmě i do formátů XLS (Microsoft Excel), a PDF (Acrobat Leader), či jednoduchých textových (CSV,TXT ) souborů.

14. Autodoprava - 1.část Seznam cest daného vozu Editace údajů dané cesty Základní údaje, Časová údaje, stravné, Cena přepravy, Ostatní náklady, Zálohy Doplň.charakteristika • evidence stavu a nákupů PHM • evidence tachografu • kalkulované náklady aj.

15. Autodoprava - 2.část Časový průběh (strávený čas dle států) Úprava výpočtu (kapesné) Rozpis výpočtu stravného (vypočtené stravné za jednotlivé dny, možnost poskytnutí kapesného)

16. Autodoprava - 3.část Cena dopravy (ceny přepravy dle partnerů-firem, datumy vykládky/nakládky) Ostatní výdaje (evidence např. parkovné, mýtné apod.) Nákupy PHM (nákupy PHM v průběhu cesty)

17. Pracovní cesty – příklad 1 Jednoduchá (tam-zpět, jednodenní, k partnerovi) • Zahájení a ukončení cesty • místo zahájení • (sídlo firmy, bydliště pracovníka) • datum a čas zahájení • datum a čas ukončení cesty jízda tam • Cíl cesty • místo určení • (sídlo firmy partnera) jízda zpět • automatická generace jízd (využití databáze partnerů a tras) • kopie cesty pro spolujezdce • automatické výpočty (stravné, krácení stravného, náhrady při použití vlastního vozidla) • automatický zápis do knihy (při použití firemního vozidla) Charakteristika

18. Pracovní cesty – příklad 2 Složitější (tam-jinam-jinam-zpět, vícedenní) • Cíl cesty 1. • místo určení • (sídlo firmy partnera 1) 1.den • Zahájení a ukončení cesty • místo zahájení • (sídlo firmy, bydliště pracovníka) • datum a čas zahájení • datum a čas ukončení cesty 2.den • Cíl cesty 2. • místo určení • (sídlo firmy partnera 2) 3.den • editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu a dojezdu) • evidence poskytnutých záloh • evidence nákladů na ubytování • evidence ostatních nákladů (parkovné, jízdné MHD apod.) • kombinace různých způsobů dopravy (AUV, AUS, VLAK, BUS atd.) Charakteristika

19. Pracovní cesty – příklad 3 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, pozemní) • Zahájení a ukončení cesty • místo zahájení • (sídlo firmy, bydliště pracovníka) • datum a čas zahájení • datum a čas ukončení cesty vnitrostátní část cesty zahraniční část cesty • Hraniční přechod • datum a čas přejezdu hranice • Cíl cesty v zahraničí • místo určení • (sídlo firmy partnera) • editace jednotlivých jízd (datum a čas výjezdu, přejezdu hranic a dojezdu) • evidence poskytnutých záloh (v různých měnách), vratky záloh (v různých měnách) • evidence ostatních nákladů (v různých měnách) • evidence denních kurzů měn (automatické stažení z internetu) • přepočty a finální vyúčtování v KČ Charakteristika

20. Pracovní cesty – příklad 4 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, letecká) zahraniční část cesty • Zahájení a ukončení cesty • místo zahájení • (sídlo firmy, bydliště pracovníka) • datum a čas zahájení • datum a čas ukončení cesty Vnitrostátní letiště datum a čas odletu • Cíl cesty v zahraničí • místo určení • (sídlo firmy partnera) • Letiště v zahraničí • datum a čas odletu do ČR vnitrostátní část cesty

21. Pracovní cesty – příklad 5 Jednoduchá zahraniční (tam-zpět, kombinovaná) vnitrostátní část cesty zahraniční část cesty • Hraniční přechod • datum a čas přejezdu hranice • Zahájení a ukončení cesty • místo zahájení • (sídlo firmy, bydliště pracovníka) • datum a čas zahájení • datum a čas ukončení cesty • Cíl cesty v zahraničí • místo určení • (sídlo firmy partnera) „AUS“ „AUS“ „BUS“ • Letiště v zahraničí • (země „B“) • datum a čas odletu zpět do „A“ • Letiště v zahraničí • (země „A“) • datum a čas odletu do „B“ „LET“

22. Pracovní cesty – část 1 Seznam cest (vybraného pracovníka za zvolené období) Výstupní sestavy

23. Pracovní cesty – část 1 (editace) Rozpis jízd, stravného, ost.nákladů, záloh Pracovní cesta Časové údaje Jednotlivé jízdy z-do Přehled výdajů Přehled náhrad Rozlišení nákladovosti Rozpis jízdy ( z místa - do místa)

24. Pracovní cesty – část 3 (výstupní sestavy) Cestovní výkaz (příklad tisk.výstupu)

25. Výstupní sestavy • Výstupní sestavy je možno směřovat buď na připojenou lokání či síťovou tiskárnu nebo nasměrovat do výstupních souborů typu *.pdf (Acrobat Reader) , *.xls (Microsoft Excel) nebo *.csv resp. *.txt (textové soubory) • Vzhled výstupních sestav lze měnit změnou šablony (např. barevný tisk, s logem firmy nebo bez, rozmístění údajů, orámování atd.) • Výstupní soubory (pdf, xls, csv) mají názvy dle daných sestav a lze je ukládat do předem nadefinovaných adresářů (nastavení parametrů aplikace) • „Skenované“, pracovníkem doplněné „Cestovní příkazy“ je možno archivovat v databázi dokumentů • Pro potřeby sledování nákladovosti jsou k dispozici přehledy dle „nákladových středisek“, „zakázek“, „firemních vozů“ ad.

26. Zabezpečení dat, přístup do aplikace • Aplikace nabízí hesly zabezpečený přístup do aplikace(systém hesel je tříúrovňový) : - administrátor (má neomezený přístup do všech částí aplikace, zadává parametry aplikace a přístupová hesla pro ostatní) - vedoucí (má přístup všech částí aplikace a do všech dat jednotlivých pracovníků mimo přístupu do nastavení aplikace a zadávání přístupů - osobní (má přístup do zpracování svých pracovních cest) • Data jsou zpracovávána SQL serverem, což zajišťuje konzistenci dat i při výpadku proudu • Je možno zaktivovat tzv. „aktualizační protokol“, zajistí sledování všech aktivit, které jednotliví uživatele na datech provádějí • Aplikace má i vlastní zálohovací rutinu pro vytváření záložních kopií dat(mimo SQL)

27. Služby a servis • Prvotní zaškolení uživatelů v rozsahu 3 hodin • Automatická aktualizace programu dle platných norem a vyhlášek (minimálně 1x ročně) • Informace o změnách a nových verzích programu, download nových verzí programu nawww.kvasar.cz • Telefonické poradenství (hot-line) – práce s programem, legislativní poradenství, metodická pomoc • Zasílání dotazů a připomínek nakedrus@kvasar.cz • Servisní a poradenské práce u uživatele i na naší adrese : • K Pasekám 3679, 760 01 Zlín