Automatizált szállítói számlafeldolgozás a MÁV Zrt.-nél

1. Automatizált szállítói számlafeldolgozás a MÁV Zrt.-nél Nagyné Cselényi Edit Magyar Államvasutak Zrt. könyvelés vezető Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 1/21

2. Tartalom A MÁV Zrt. Bemutatása Projekt előzmények Megfogalmazott célkitűzések A számlafeldolgozás folyamatának lépései Az ICR alapú adatkinyerés előnyei Elért eredmények Jövőbeli tervek Összefoglalás Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 2/21

3. A MÁV csoport fontosabb mutatószámai (2010) Forrás: www.mav.hu Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 3/21

4. A MÁV Zrt. felépítése Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 4/21 4

5. Projekt előzmények Csoport szintű, független nemzetközi tanácsadói átvilágítás Nemzetközi legjobb gyakorlatok alapján megfogalmazott irányelvek (BPR) mintegy 40 működési területre A beszerzési és számlafeldolgozási folyamat újratervezése és automatizálása önálló projektet kapott Nyílt közbeszerzési eljárás előkészítése és lebonyolítása külső minőségirányító tanácsadó bevonásával Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 5/21

6. Megfogalmazott célkitűzések Központi számlabefogadás (egyetlen postafiók címre) Többszöri iktatás kiküszöbölése Többszöri adatrögzítés (hibalehetőség) megelőzése Manuális lépések automatizálása: automatikus mezőfelismerés – ICR, szállító ellenőrzés, matching workflow, ERP export Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 6/21

7. Megfogalmazott célkitűzések Igazolási folyamat dokumentálása, transzparenssé tétele Automatikus helyettesítés (betegség, szabadság esetén) Átfutási idő jelentős csökkentése (20-30 helyett 4-6 nap) Működési költségek csökkentése Késedelmi kamat csökkentése, megelőzése Sztenderd folyamatok, sztenderd rendszerben Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 7/21

8. A projekt számokban induláskor 180 000 számla (~ 600 000 oldal) évente 16% PO előzményes, 84% előzmény nélküli 60 fő számviteli felhasználó 600 fő számlajóváhagyó, igazoló Bevezetés szerződéskötéstől éles indulásig: 2009.09.17 – 2010.01.20 = 4 hónap Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 8/21

9. A szállítói számlák megoszlása Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 9/21

10. A folyamat 1. fázisa: Digitalizálás A számlák a MÁV Zrt. Könyves Kálmán krt-i címére érkeznek (postafiókba) Levélbontás, előkészítés (kikapcsozás, elválasztás, sorbarendezés, vonalkódozás, stb.) Szkennelés elválasztó lapokkal(számla és mellékletek) Teljesoldalas karakterfelismerésa TIS eFlow-ban,automatikus mezőkitöltés Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 10/21

11. A folyamat 2. fázisa: Adatbevitel Adatellenőrzés, kiegészítés (completion) Háttérlogikák futtatása, formai ellenőrzés Összevetés az ERP-ből letöltött szállítói törzzsel, és egyéb törzsadatokkal Továbbítás a BasWare jóváhagyási workflow-ba Kivételek kezelése hibás szállító, bankszámla szám, végösszeg, áfa eltérés, rendelés szám Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 11/21

12. Adatellenőrzés, kiegészítés Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 12/21

13. Prioritás kezelés, ripotok Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 13/21

14. A folyamat 3. fázisa: Kontírozás, jóváhagyás Könyvelési adatok kitöltése (számlasorok kontírozása) • Főkönyvi szám és költséghely ellenőrzés • Jóváhagyási limitek figyelése • Költséghelyenkénti jóváhagyási folyamat • Végső jóváhagyásra után küldés a könyvelésre Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 14/21

15. Végső jóváhagyás után a könyvelő ellenőrzi a számlakönyvelés adatait Az ellenőrzés után automatikusszámlaküldés az ERP-be Bővebb jogosultság kontírozó / jóváhagyó szerepkörnél Teljes kontírozási / jóváhagyási folyamatra rálátás A folyamat 4. fázisa:Könyvelés, ERP export Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 15/21

16. Jelentéskezelés, riporting A rendszer minden eseményt naplóz Részletes statisztikák feldolgozott számlák, feldolgozásra váró számlák száma / értéke átfutási idők termékre, beszállítóra, költséghelyre, stb. PO előzményes vs előzmény nélküli Egyedi statisztikák Felhasználói szinten definiálható riportok Exportálás lehetősége Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 16/21

17. Az ICR technológia előnyei Az ICR sokkal több, mint az egyszerű OCR Adatbázis kapcsolatok, háttérlogikák biztosítják, hogy az OCR felhasználásával nagy pontosságú MEZŐ SZINTŰ eredményt kapjunk Kiszűri a hibákat már a folyamat elején, ezért a kivétel kezelés sokkal hatékonyabb(formai hiba, nincs PO, stb.)) Minimalizálja a manuális adatbevitelt Minden számla egységesen, egy kapun keresztül jön be Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 17/21

18. Elért eredmények Jelentős létszám és költségmegtakarítás • Átlátható, lekövethető folyamatok • Lerövidült a számlák átfutási ideje (beérkezéstől lekönyvelésig: akár 2-3 nap) • Késedelmi kamatok ¼-re (!) csökkentek • Felhasználói és vezetői elégedettség nőtt • Vezetői döntésekhez pontos és aktuális információk állnak rendelkezésre Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 18/21

19. Jövőbeli lehetőségek • A folyamatok kiterjesztése a MÁV konszolidált körben lévő leányvállalataira • Más folyamatok hasonló átalakítása (pl. utazási költségtérítés, bankkártyás elszámoltatás) • A vállalati tartalmokezelés (ECM) bementi kapujának egységesítése és támogatása eFlow-val (dokumentum osztályozás) Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 19/21

20. Összefoglalás MÁV csoport bejövő számla kezelésének átalakítása Ezen belül a feladatok megfelelő szintű szétválasztása (könyvelés-completion) • SSC jellegű működés kialakítása • Átfutási idő jelentős csökkentése (4-6 nap) • Késedelmi kamatok jelentős csökkentése (75%) • Átlátható, könnyen riportolható feldolgozás • Stabil működés, jó partnerkapcsolat Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 20/21

21. Köszönöm a figyelmet! Nagyné Cselényi Edit nagynecse@mav.hu Doqsys Szakmai Nap, 2012.03.29. 21/21