CASE: Ärendehantering på Samhällsbyggnadsavdelningen Alexander Björkegren och Johanna Löfström

1. CASE: Ärendehantering på Samhällsbyggnadsavdelningen Alexander Björkegren och Johanna Löfström

2. Uppdrag • Ärendetid • Deadlines • Konsekvenser

3. Inkommande, e-post/post Bygg Utskottssek. registrerar Miljö Adm. assistent registrerar Digital mötesplats Insamling av ärenden Handläggare Handläggare Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd Tillsynsnämnd Beslut Beslut Beslut Bordläggning/återremittering

4. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

5. Delegationsordning • Ett uppdaterat gemensamt dokument för nämnden. Revideras vid behov. • Se över delegationsordningen. • Fördelar: • Tydlighet – såväl gammal som ny personal ser vad som gäller. • Tidseffektivt att delegera så mycket som möjligt.

6. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

7. Kommunikation • Mottagningssvar. ”Vi har tagit emot ditt ärende. Din handläggare är Namn, telefon. Vårt mål är att beslut ska fattas inom fem veckor.” E-postutskick. • Utreda möjligheten till digital signatur. • Vara öppen för framtida e-tjänster. • Fördelar: • Sökande vet vad den kan förvänta sig. • Minskad tid för postgång. • Nackdelar: • Ökad administrativ belastning • Stress att inte uppfylla mål

8. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

9. Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats • Handläggarna lägger själva in material. • Politikerna får fortlöpande material. • Utveckla appen så att avisering är möjligt. • Fördelar: • Sekreterarna behöver inte vara på plats • Varje handläggare ansvarar för att materialet kommer upp och innan deadline. • Pålästa politiker.Tid att fråga innan mötet. • Minska antalet bordläggningar/återremisser.

10. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

11. Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning • Enbart ta upp de ärenden som hinns med innan deadline. • Fördelar: • Skapa förutsättning för att politiker ska få tid att läsa på ärendet. Höja kvalitén • Sätta press. • Minska antalet bordläggningar/återremisser. • Nackdelar: • Längre handläggningstid • Stress för handläggare

12. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

13. Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd • Inte tulla på deadline. • Uppföljning – När och varför går vi över deadline. • Fördelar: • Respekt för att politiker måste veta vad de beslutar om. • Kartlägga de typer av ärenden som lämnas in för sent. • Nackdelar: • Stress

14. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

15. Styrdokument • Politiskt förankrade riktlinjer och planer • Dokumenthantering • Fördelar: • Pålästa politiker • Tydliga tjänsteskrivelser • Minska antalet bordläggningar/återremisser. • Minska administrativ belastning • Nackdelar: • Kan vara lång väg innan man kommer dit • Glöms bort, måste revideras och lyftas.

16. Inkommande/utgående, e-post/post Sekretariat Handläggare Delegationsordning Beslut Kommunikation Kontinuerlig påfyllnad av ärenden till digital mötesplats Digital mötesplats Avdelningsmöte med avstämning i nära anslutning till beredning Beredning, samhällsbyggnadschef, TN ordf. samt vice ordf. 1 vecka före nämnd Tillsynsnämnd Deadline inlägg i digital mötesplats torsdag före nämnd Styrdokument Beslut Bordläggning/återremittering Beslut

17. Inkommande, e-post/post Bygg Utskottssek. registrerar Miljö Adm. assistent registrerar Digital mötesplats Insamling av ärenden Handläggare Handläggare Beredning, samhällsbyggnadschef (miljöchef), TN ordf. samt vice ordf. 1vecka före nämnd Tillsynsnämnd Beslut Beslut Beslut Bordläggning/återremittering