Khái niệm chức năng tổ chức Mục tiêu của công tác tổ chức Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị

1. Tổ chức • Khái niệm chức năng tổ chức • Mục tiêu của công tác tổ chức • Khái niệm về tầm kiểm soát/tầm quản trị • Các cách phân chia bộ phận trong một tổ chức • Các kiểu cơ cấu quản trị • Khái niệm tập quyền & phân quyền và ủy quyền trong quản trị

2. Khái niệm chức năng tổ chức Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp

3. Xác định và phân chia công việc phải làm như thế nào? Những người hoặc nhóm người nào sẽ làm việc gì? Ai chịu trách nhiệm về những kết quả nào? Các công việc sẽ được phối hợp với nhau như thế nào? Ai sẽ báo cáo cho ai? Những quyết định được làm ra ở cấp nào hay bộ phận nào? Khái niệm chức năng tổ chức

4. Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực. Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh. Tổ chức công việc khoa học. Phát hiện và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức. Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có. Tạo thế lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi và khó khăn. Mục tiêu của công tác tổ chức

5. Khái niệm tầm kiểm soát/tầm quản trị Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp

6. 1 1 8 4 64 16 64 512 4096 256 1024 4096 Số nhà quản trị (1 – 4) 585 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Tầm kiểm soát/tầm quản trị Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 2 3 Cấp Quản Trị 4 5 6 7

7. Những nhân tố ảnh hưởng đến tầm kiểm soát/tầm quản trị • Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị • Trình độ & khả năng của các thuộc cấp • Năng lực của nhà quản trị • Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc • Kỹ thuật thông tin

9. Phân chia theo chức năng  Nhược điểm Phức tạp khi phối hợp Tư tưởng cục bộ Thiếu hiểu biết tổng hợp  Ưu điểm Chuyên môn hóa công việc Thuận tiện trong đào tạo Dễ dàng trong kiểm tra

10. Phân chia theo sản phẩm • Ưu điểm Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng • Nhược điểm Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

11. Phân chia theo vùng địa lý/lãnh thổ  Ưu điểm + Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương + Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng + Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị  Nhược điểm + Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung + Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức

12. Phân chia theo khách hàng  Ưu điểm + Hiểu rõ nhu cầu khách hàng + Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng  Nhược điểm + Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng + Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng

13. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức • Thống nhất chỉ huy • Gắn với mục tiêu • Cân đối • Hiệu quả • Linh hoạt

14. Thống nhất chỉ huy Cơ cấu của tổ chức phải đảm bảo nguyên tắc thống nhất chỉ huy – nguyên tắc một thủ trưởng. Mỗi thành viên trong tổ chức chỉ chịu trách nhiệm trước 1 nhà quản trị trực tiếp của mình. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức

15. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức • Gắn với mục tiêu coâng taùc toå chöùc phaûi xuaát phaùt töø muïc tieâu cuûa toå chöùc. Söï xa rôøi muïc tieâu cuûa toå chöùc thì boä maùy hoaït ñoäng keùm hoaëc khoâng coù hieäu quaû

16. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức • Cân đối Caân ñoái (moät tyû leä) nhaân söï hôïp lyù giöõa các boä phaän, caùc caáp, caùc khaâu trong toaøn heä thoáng; caân ñoái nhieäm vuï - quyeàn haïn nhaát ñònh giöõa caùc boä phaän.

17. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức • Linh hoạt Nguyeân taéc naøy xuaát phaùt töø thöïc tieãn luoân thay ñoåi. Moät cô caáu toå chöùc toát bao giôø cuõng vöøa phaûi ñaûm baûo ñöôïc nhieän vuï thöôøng tröïc cuûa toå chöùc vöøa coù theå linh hoaït vaø thích nghi vôùi caùc tình huoáng thay ñoåi Chương 7. Tổ Chức

18. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức • Hiệu quả Cuoái cuøng laø laáy hieäu quaû laøm thöôùc ño moïi giaù trò hoaït ñoäng toå chöùc, ñaâây laø moät tieâu chuaån ñaùnh giaù toång hôïp. Moïi hoaït ñoäng khoâng nhaèm tôùi hieäu quaû chung cho toå chöùc laø traùi vôùi nguyeân taéc naøy. Hieäu quaû cuûa toå chöùc theå hieän ôû hai maët: Vôùi moät chi phí cho heä thoáng toå chöùc quaûn trò thaáp nhaát, nhöng chaát löôïng cuûa hoaït ñoäng quaûn trò cao nhaát. Chương 7. Tổ Chức

19. CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC

20. Mô hình này áp dụng cho những đơn vị nhỏ. Ở mô hình này nhà quản trị đồng thời là chủ sở hữu. Tất cả các quyền quyết định quan trọng của đơn vị đều do 1 người đảm nhiệm, quyền hành tập trung vào 1 nhà quản trị. Bộ máy tổ chức đơn giản, tầm hạn quản trị rộng. Ưu điểm: Linh hoạt, ít tốn kém nhưng chỉ thích hợp cho các đơn vị có qui mô nhỏ… Cơ cấu quản trị đơn giản

21. Cơ cấu quản trị trực tuyến • Nhược điểm • Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện • Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ • Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng • Ưu điểm • Đảm bảo chế độ một thủ trưởng • Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp •  Chế độ trách nhiệm rõ ràng

22. Cơ cấu quản trị chức năng Ưu điểm  Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị  Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện  Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị • Nhược điểm • Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy • Chế độ trách nhiệm không rõ ràng • Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn

23. Cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng  Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng • Ưu điểm • Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng • Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

24. Cơ cấu quản trị ma trận Nhược điểm  Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận  Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn  Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình độ nhất định Ưu điểm  Tổ chức linh động  Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả  Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động  Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng

25. Tập quyền & phân quyền Mức Độ Phân Quyền Mức Độ Tập Quyền

26. Tập quyền: Là việc mức độ quyền hạn được phân chia, ủy thác nhiều hay ít cho các cấp quản trị thấp hơn. Phân quyền: Là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Tập quyền & phân quyền

27. Những nhân tố ảnh hưởng đến tập quyền & phân quyền Chương 7. Tổ Chức

28. Tiến trình ủy thác công việc hiệu quả

29. Ngöôøi thuï uûy (ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn) phaûi laø ngöôøi tröïc tieáp laøm vieäc ñoù Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát ñi hoaëc thu nhoû traùch nhieäm cuûa ngöôøi uûy quyeàn Gaén chaët giöõa quyeàn haïn - traùch nhieäm - quyeàn lôïi. UÛy quyeàn phaûi töï giaùc, khoâng aùp ñaët. Caùc nguyeân taéc uûy quyeàn

30. “Coát loõi cuûa vieäc phaân quyeàn coù hieäu quaû laø söï caân baèng thích ñaùng giöõa caùi gí caàn phaûi taäp trung vaø caùi gì caàn phaûi phaân taùn – HAROLD KOONTZ” Söï roäng raõi, phoùng khoaùng trong uûy quyeàn, laøm cho ngöôøi thuï uûy chuû ñoäng suy nghó vaø nhaän nhieäm vuï moät caùch thoaûi maùi. Ngheä thuaät uûy quyeàn

31. Ngöôøi uûy quyeàn phaûi saün saøng chia sẽ quyeàn haïn, traùch nhieäm vôùi ngöôøi đượcï uûy quyeàn, saün saøng chia xeû nhöõng khoù khaên thaát baïi thaát baïi vôùi hoï. UÛy quyeàn phaûi theå hieän söï tin caäy caáp döôùi, nhöng khoâng vì theá maø buoâng loûng söï kieåm tra – kieåm trong quaù trình uûy quyeàn. Ngheä thuaät uûy quyeàn

32. Xác định nhu cầu và nguồn nhân lực Xác định yêu cầu công việc và tiêu chuẩn của người lao động làm căn cứ tuyển dụng Mô tả công việc Thủ tục tuyển dụng TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

33. Xác định nhu cầu và nguồn nhân lực: Xác định nhu cầu: + Kế hoạch hoạt động từng thời kỳ + Sự biến động lực lượng lao động trong đơn vị Xác định nguồn nhân lực: + Bên trong: Đề bạt, thuyên chuyển… + Bên ngoài: Tuyển dụng… TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

34. 2. Xác định yêu cầu công việc và tiêu chuẩn của người lao động làm căn cứ tuyển dụng: Xác định cụ thể yêu cầu công việc từ đó đưa ra tiêu chuẩn làm căn cứ tuyển dụng. Yêu cầu công việc là những điều mà tổ chức đòi hỏi người lao động phải hoàn thành về chất lượng và số lượng. TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC

35. 3. Mô tả công việc: Chức danh của công việc Số lượng Nhận việc của ai, báo cáo cho ai? Mức lương thời gian làm việc Yêu cầu trình độ chuyên môn … TUYỂN DỤNG NHÂN LỰC