Definición de Procesos y Políticas

1. Definición de Procesos y Políticas

2. Marco de Procesos 2

3. Políticas de Definición de Procesos y Políticas • Se proveerán recursos adecuados para realizar las actividades del proceso. • Se realizará la revisión periódica del desempeño de los procesos. • Se realizará la revisión de las políticas organizacionales una vez al año. • Se publicará en el Portal Josefina y el directorio Conexia.Root los procesos de la organización y las mejoras desarrolladas, permitiendo acceso a las mismas al personal, brindando los recursos necesarios para la ejecución de los procesos. • Se notificará al personal acerca de las modificaciones realizadas en los procesos, activos y/o políticas. 3

4. Políticas de Definición de Procesos y Políticas • Se capacitará al personal involucrado en las mejoras realizadas. • Se planificarán las tareas a desarrollar para realizar la mejora propuesta en base al impacto de la misma. • Se considerarán todas las oportunidades de mejora propuestas por los miembros de la organización. • El área de Calidad desarrollará las mejoras de los procesos y las políticas en conjunto con las áreas involucradas. 4

5. Objetivo Planificar, implementar y desplegar mejoras de procesos y políticas organizacionales basados en un análisis a conciencia de las actuales fortalezas y debilidades de los procesos, activos de proceso y políticas de la organización. 5

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7. Actividades • Identificar y Solicitar Necesidades de Mejora • Evaluar Desempeño de Procesos de la Organización • Evaluar Políticas Organizacionales • Aprobar Mejora Propuesta • Evaluar Impacto de Mejora • Planificar Mejora • Aprobar Plan de Mejora • Desarrollar Mejora • Validar y Ajustar Mejora • Capacitar en Mejora Realizada • Desplegar Mejora • Controlar Implementación de Pedido de Mejora • Auditar Proceso de Definición de Procesos y Políticas 7

8. Identificar y Solicitar Necesidades de Mejora • En base a las lecciones aprendidas de los proyectos, GA o MEP identifica una necesidad de mejora. • GA o MEP realiza un pedido de mejora según el procedimiento de Oportunidades de Mejora. 8

9. Evaluar Desempeño de Procesos de la Organización (I) • GC evalúa periódicamente los procesos organizacionales. • En base a los objetivos organizacionales definidos por DO el GC elabora un Plan de Avaluación. • GC realiza relevamientos con MEP realizando entrevistas y cuestionarios a estos según la Guía de Realización de Cuestionarios. • GC releva también los productos generados en los proyectos. • GC genera un Gap Análisis con la información obtenida y según el modelo de madurez del SCC. • GC realiza un Informe de Avaluación. 9

10. Evaluar Desempeño de Procesos de la Organización (II) • GC presenta el Informe de Avaluación a DO. • En el caso de identificar mejoras a realizar el GC realiza un Pedido de Mejora según el procedimiento de Oportunidades de Mejora. • En el caso que el GC con una primera estimación identifique que se debe ejecutar un Proyecto de Mejora, se asigna como Analista de Calidad para efectuar el análisis de impacto. • En el caso que el GC con una primera estimación considere que no se trate de un Proyecto de Mejora asigna un AC para llevar adelante la mejora y comunica al AC la mejora a realizar. 10

11. Evaluar Políticas Organizacionales • DO, GC y GA realizan periódicamente una evaluación de las políticas organizacionales. • Para esto se realiza una reunión donde se revisan las políticas de Conexia. • GC elabora una minuta donde se detalle los cambios a realizar en las políticas. • En el caso que se detecte la necesidad de ajuste, el GC ingresa el Pedido de Mejora según el procedimiento de Oportunidades de Mejora. • GC establece un AC para llevar adelante la mejora. • GC comunica a AC la mejora a realizar. • Continúa con la actividad Evaluar Impacto de Mejora. 11

12. Aprobar Mejora Propuesta • GC analiza si es factible realizar la mejora propuesta. • GC define el objetivo de la mejora. • GC establece un AC para llevar adelante la mejora. • GC comunica al AC la mejora a realizar. Alternativa 2.1 GC rechaza la mejora propuesta y archiva el pedido de mejora. 12

13. Evaluar Impacto de Mejora • AC evalúa el objetivo del Pedido de Mejora. • AC realiza el análisis de impacto, completando el documento el Impacto de Mejora. • Si el resultado del Impacto es Proyecto de Mejora continúa con la actividad Planificar Mejora. Alternativa 1 3.1 Si el resultado del impacto es Alto se continúa con la actividad Planificar Mejora. Alternativa 2 3.2 Si el resultado del impacto es Medio o Bajo se continúa con la actividad Desarrollar Mejora. 13

14. Planificar Mejora • GC establece las tareas a desarrollar en base al análisis realizado. • GC establece los responsables de ejecutar cada tarea y la fecha de finalización de las mismas. • GC completa el Cronograma y Plan de Mejora según la Guía de Elaboración de Plan de Mejora.. • GC elabora el Cronograma de Mejora. • GC realiza el Plan de Comunicaciones. • GC analiza los riesgos del Proyecto de Mejora. 14

15. Aprobar Plan de Mejora • DO revisa y aprueba el Plan y Cronograma de Mejora. • DO devuelve el Plan y Cronograma a GC. • El GC realiza una presentación del Plan de Mejora a los involucrados en el Proyecto de Mejora. • GC entrega la documentación a AC para continuar con la actividad Desarrollar Mejora. Alternativa 1.1 DO desaprueba el Plan y Cronograma de Mejora. 1.2 DO devuelve el Plan y Cronograma a GC. 1.3 GC continúa con la actividad Planificar Mejora. 15

16. Desarrollar Mejora • GA designa MEP para desarrollar las actividades requeridas para realizar la mejora. • AC y MEP realizan las tareas definidas en el Cronograma de Mejora. • AC genera o modifica el proceso o activo que interviene en la tarea desarrollada teniendo en cuenta la Guía de Formato de Documentos.. • AC repite los puntos 2 y 3 tantas veces como crea necesario para terminar con el desarrollo de las actividades. Alternativa 1 3.1 Si la mejora requiere modificación de un circuito en el Clear Quest, MEP completa la plantilla para Pedidos de Cambio a Circuitos del CQ. 3.2 AC genera o modifica el circuito de CQ solicitado. 3.3 AC repite las tareas desde el punto 3 tantas veces como crea necesario para terminar con el desarrollo de las actividades. 16

17. Validar y Ajustar Mejora (I) • AC entrega a MEP el borrador del proceso o activo. • MEP valida el documento. • AC entrega a GA el borrador del cambio realizado. • GA valida el documento. • Si el impacto así lo requiere, GC valida el documento. • AC confecciona una Minuta de Reunión donde GA valida la modificación realizada. Alternativa 1 2.1 MEP rechaza el documento. 3.1 MEP realiza modificaciones sobre el borrador y lo entrega a AC. 4.1 AC realiza los cambios marcados por MEP y vuelve al punto 1. 17

18. Validar y Ajustar Mejora (II) Alternativa 2 4.1 GA rechaza el documento. 5.1 GA realiza modificaciones sobre el borrador y lo entrega a AC. 6.1 AC realiza los cambios marcados por GA y vuelve al punto 1. Alternativa 3 5.1 GC rechaza el documento. 6.1 GC realiza modificaciones sobre el borrador y lo entrega a AC. 7.1 AC realiza los cambios marcados por GC y vuelve al punto 1. 18

19. Capacitar en Mejora Realizada • En base a las modificaciones surgidas, AC prepara capacitación y material para el dictado de la misma. • AC y RH determinan la fecha del dictado de la capacitación. • AC, si fuera necesario junto con GA y/o GC, dictan capacitación a MEP involucrado en la mejora realizada. • RH mantiene registro de la capacitación dictada según el proceso de Entrenamiento Organizacional. Alternativa 1.1 Si la modificación que se realizó corresponde a un impacto Bajo o Medio, AC comunica el cambio a través de un correo electrónico. 19

20. Desplegar Mejora • GA validan el cambio realizado dejando constancia en una Minuta de Reunión. • AC actualiza los nuevos documentos en Conexia.Root manteniendo la estructura definida en el documento Control de Documentos.. • AC sube los nuevos procesos y activos generados al portal Josefina según Guía de Despliegue en el Portal, y Guía de Actualización del Portal Conexia. • AC actualiza el Registro de Actualización de Documentos. • AC envía un correo electrónico a la organización comunicando el despliegue realizado. 20

21. Controlar Implementación de Pedido de Mejora • Una vez al mes AC coordina una reunión con GC, DO y los GA. • AC prepara el Informe de Avance de Implementación de Mejora previo a la reunión identificando riesgos e issues del Proyecto de Mejora.. • AC, GC, DO y los GA realizan una evaluación de las actividades realizadas, identificando acciones correctivas o preventivas.. • AC completa una Minuta de Reunión con el detalle de lo conversado en la misma. 21

22. Auditar el Proceso de Definición de Procesos y Políticas • En base al Plan de QA, el AC realiza revisiones del Proceso de Definición de Procesos y Políticas de acuerdo a lo planificado. Para esto tendrá en cuenta la lista de verificación del Proceso de Definición de Procesos y Políticas. • El AC completa la lista de verificación con el estado y la severidad, en caso de encontrar incumplimientos, de cada uno de los ítems. • El AC registra las métricas planificadas. • Si se encuentran No Conformidades, AC resuelve las mismas. 22

23. ¡Muchas gracias! 23