[ 事務処理自動化ツール ]

1. [事務処理自動化ツール] 印刷例のｲﾒｰｼﾞ

2. 概要 • 今お使いのエクセルが出発点です。 • 少し加工すれば、目的とするシートが作成できそう • こんな時、手作業を毎回繰り返していませんか？ • 関数や、マクロを作り込んでいませんか？ • これらを解決するものです。 ! ExcelはMicrosoft社の商標です

3. 全体イメージ • 全てエクセルだけで出来ている。 !

4. 特長 • 解決策（ビジネスロジック）を内に秘めた ツールを各種用意しています。 　（関数の様なものと考えて下さい） 特長 　１、プログラム不要。 　２、ブック・シートと、項目を、行・列で指定するだけ。 • 単純な例で示すと。 　仕入データから、仕入伝票を印刷する !

5. 各種ツールの機能 • 編集（使い易いデータに） 　　２行１レコード　→　リスト形式等 　　伝票形式　　　　→　リスト形式 　　タックシート型　→　リスト形式 　　カレンダ型　　　→　リスト形式 • ソート（並べ替え） 　　２行１レコードのままソート可能 • サマリー・ブレーク（集計等） 　　複数キーによる集計 • マッチング（突合せ） 　　複数キーによる１：ｎ、ｎ：ｍや、出現順による突合せが可能 • 印刷 　　単票型、タックシート型、連帳型、何れも可能 !

6. 価格設定 • 汎用製品は全てフリー • 目的限定商品は、有償 • 基本、Q&Aは無償 • 何れも、開発支援（開発代行）は有償 • 教育等は応談 !

7. 環境作成～実行 • １、基本ツールをダウンロード。（解凍要） • ２、入出力シートを作成。 • ３、問題解決手順を考える。（最大労力） • ４、各ツールを適用（作成）する。 ユーザー固有パラメタを作成 　　（従来のプログラミングに相当） • ５、必要なら、実行順序を指定。 !

8. 具体例（入力シート） • １．入力シートを開く これを、入力側 とする !

9. 具体例（出力シート） • ２．同じく、出力シートを開く これを印刷用とする !

10. 具体例（印刷用 ツール） • ３．処理するツールを呼び出します。 　　仕入データを仕入伝票に印刷する 　　仕入データは１伝票№に、複数明細 　　仕入伝票は、１頁に２葉となっている ! このツールを開く

11. 具体例（ツールへの 入力） • 指定する情報は 　３－１．入力シートと、出力シートについて !

12. 具体例（ツールへの 入力２） ３－２．伝票№毎（キー指定）にまとめる事と 印刷時の項目位置を、個々に指定する。 入力側のキー情報等も入力 ! 入力側を行・列で 出力側を行・列で

13. 具体例（入力値のチェック） • ３－３．指定内容のチェックをする。 　　「①チェック」ボタンを押すだけ。 ①チェック !

14. 具体例（印刷の実行） • ３－４．印刷実行です。 　　「③印刷／・・・」ボタンを押すだけ。 ③印刷/・・・ !

15. 具体例（印刷の実行） • ３－４．印刷実行のｲﾒｰｼﾞ 仕入データから 仕入伝票へ !

16. 具体例（指定値の保存） • ３－５．次回の為に情報を保存する 　　「パラメタ保存」ボタンを押す。 ﾊﾟﾗﾒﾀ保存 !

17. 具体例（実行後の始末） • ４．後始末 　　使用したブックを閉じる。 ブック閉じる 入力側ブック閉じる 印刷用ブック閉じる !

18. 処理手順を考える(ワークフロー） • １手順で終わらない場合どうするか • 再び例を挙げます 　「顧客名簿のシート」があり、 　別に「販売実績シート」があります。 　　「先月中に購入頂いたお客様にのみ、 　購入明細のついた、使用状況確認の ダイレクトメールを発送」したい時！ !

19. ダイレクトメール（手順分析） • １、販売実績より先月分のみ抽出する • ２、それをお客様別に並び変える • ３、顧客名簿と、実績を突合せる • ４、突き合わせた結果を印刷する の様に、手続きを分けて考える Q．　２、と　３、の結果はどうするの？ A．一時的に作業用シートを作る !

20. ダイレクトメール（一連手順） ツールの適用を考えて • １．「リスト形式に変換」　部品 • ２．（手順３でソートするので略） • ３．「１：ｎマッチング」　部品 • ４．「伝票型印刷」　部品 Q．「１：ｎ」て、なに？　「マッチング」て、なに？ A．顧客名簿には、１人のお客様は１件 　　購入実績には、複数件（０件含む）が 　　存在することを「１：ｎ」と表す。 A．マッチングとは突合せの意味で、 　　ここでは、顧客の№（お客様番号）を鍵（キー）に、名簿と実績を結びつけることを言う 　　（関数のVLOOKUPの様なもの） !

21. ダイレクトメール（入出力） • 入力（住所録） 入力（販売実績） • 出力（ダイレクトメール） !

22. ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ（手順①、実績から先月分抽出）ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ（手順①、実績から先月分抽出） 「ﾘｽﾄ形式に変換」ﾂｰﾙで 「販売実績ｼｰﾄ」 → 「先月分ｼｰﾄ｣へ • ﾊﾟﾗﾒﾀ指定例 実績から 「出力側」ｼｰﾄの指定と 「編集項目」の指定し 先月分へ ⑤出力処理実行 ボタンを押す !

23. ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ(手順② 先月分に住所を取込む） 「1:nマッチング」ﾂｰﾙで 「先月分ｼｰﾄ」 → 「顧客名簿ｼｰﾄ」 → 「先月分実績ｼｰﾄ｣へ • ﾏｯﾁﾝｸﾞのﾊﾟﾗﾒﾀは、４場面（ｼｰﾄ）ある 先月分と 名簿から ②ﾏｯﾁﾝｸﾞ時編集 ③ﾏｽﾀのみ時（略） ④ﾄﾗﾝのみ時（略） ① 入出力シート情報と 　　ﾏｯﾁﾝｸﾞｷｰ指定 先月分実績へ !

24. ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ(手順③、住所付実績を印刷) 「伝票型印刷」ﾂｰﾙで「先月分実績ｼｰﾄ」 → 「ＤＭ用ｼｰﾄ」印刷 • 顧客№がｷｰ、商品が明細（最大１２）行 先月分実績から ③印刷を押す DM 印刷 印刷編集指定 (b：明細項目の意) !

25. 一連の手順を登録する • 前例の手順を、毎回毎回実行するの？ 　「いいえ」 　　三手順を連続して行うことが可能です • 「JCLエミュレータ」　ツールを使う。 JCLとは、ｼﾞｮﾌﾞ・ｺﾝﾄﾛｰﾙ・ﾗﾝｹﾞｯｼﾞの略で 　　複数手順を一度に実行する為のものです (DOSのﾊﾞｯﾁﾌｧｲﾙに相当します） !

26. ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ(ｼﾞｮﾌﾞｺﾝﾄﾛｰﾙ)ﾀﾞｲﾚｸﾄﾒｰﾙ(ｼﾞｮﾌﾞｺﾝﾄﾛｰﾙ) 「JCLｴﾐｭﾚｰﾀ」ﾂｰﾙで「手順① → ② → ③」を指定し実行 • 連続実行の指定 ②チェックを押す ツール（上）と パラメタ（下）を ２行１組で入力 （残りニ手順も） ③ｼﾞｮﾌﾞ実行を押す !

27. まとめ • 一連手順の考え方 手順を分解する。（これが一番難しい。） 　　（各ツールの機能を理解する必要がある） • 必要なら一時作業用のシートを作成する。 • 計算式や、関数の使用により 　　手順の省略が可能な場合がある。 • 前日、今日、明日と手順は同じだが 　 　ブック・シート名が毎回かわる時は？ • パラメタの保存をせず、処理毎に ツールを専用化しておきたい。 !