Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique

1. Dépôts institutionnels en Communauté Française de Belgique Comité de pilotage 25 mai 2005

2. Plan • Etat d’avancement du projet • Principaux problèmes rencontrés • Alimentation du DI et implication du FNRS • Services à valeur ajoutée • Prévisions

3. Etat d’avancementRappel des objectifs du premier quadrimestre • Etats de l’art : • Identification de la production scientifique disponible sur le Web (1ère partie) • Identification des types de documents déposés et de leurs formats (1ère partie) • Identification des procédures instaurées dans les facultés (1ère partie) • Identification des questions clés et des solutions apportées dans le cadre d'autres projets • Identification des services à valeur ajoutée pouvant être constitués sur base des dépôts • Choix et installation d’un logiciel par académie • Choix d’un partenaire en faculté et identification de ses publications

4. Etat d’avancement Coordinateur • Rédaction d’un plan de travail et de directives administratives • Constitution des groupes de travail et du Comité de pilotage • Création d’un site Web (http://www.bib.ulb.ac.be/RDIB/IR/index.htm) • Organisation de cinq réunions • Compilation du premier rapport d’activités (http://www.bib.ulb.ac.be/RDIB/IR/workingroom/rapport1/index.htm) • Proposition pour le projet Informatique BICfB 2005

5. Etat d’avancement Académie Wallonie-Bruxelles • Pas de participation montoise au projet par manque d’effectifs • Philosophie du projet à l’ULB • Identification de la production scientifique disponible sur le Web • Via l’inventaire de la Recherche de l’ULB • Via un repérage systématique pour les chercheurs les plus éminents de l’ULB • Identification des procédures instaurées dans les facultés • Un questionnaire a été rédigé • Des interviews vont être menées avant la fin juin • Permettra une identification des types de publications à considérer

6. Etat d’avancement Académie Wallonie-Bruxelles • Identification des questions clés et des solutions apportées par d’autres projets • Etat de l’art à réaliser par l’ULB pour le partenariat, 30 juin 2005 • Document structuré en se plaçant du point de vue des principaux acteurs (auteurs, institutions, utilisateurs finaux) • Identification des services à valeur ajoutée • ULB, première version disponible • Deuxième version : 30 juin 2005 • Choix et installation d’un logiciel • Installation de DSpace et premier test d’alimentation • Nombreux développements techniques en cours (templates, interface,…) • Une première démonstration du logiciel est prévue pour mi-juin

7. Etat d’avancement Académie Wallonie-Bruxelles • Définition des spécifications • Types de publication (sources: CV-type ULB, FNRS) • Métadonnées : qualified DC / Z-44-005 • Sujets: aucun pour le moment • Recommandations définies pour l’encodage • Premier encodage en bulk • Choix d’un partenaire et identification de ses publications • Six économistes : leurs publications sont encodées, un premier entretien a été réalisé. • Quelques testeurs seront choisis dans d’autres disciplines début juillet. • Nécessité de mieux définir leurs attentes et besoins, ainsi que leurs habitudes en matière de publication : questionnaire aux chefs de bibliothèques et aux chercheurs

8. Etat d’avancement Académie Louvain • Identification de la production scientifique disponible sur le Web • Via les moteurs de recherche sondant les institutions et des recherches manuelles • Un tableau a été réalisé (identification des pages web, personnes ressource, types et formats de documents en ligne, procédures de dépôt de publication) • Identification des procédures instaurées dans les facultés • Envoi de courriels • Quelques réponses obtenues, parfois très détaillées.

9. Etat d’avancement Académie Louvain • Choix et installation d’un logiciel • Installation du logiciel Fedora/Vital (VTLS) et premiers tests • Les documents se trouvant dans le répertoire BICTEL/e y seront transférés ultérieurement (nécessité de développer un nouveau mécanisme de soumission pour le client). • Définition des spécifications • Métadonnées : qualified DC / Marc XML • Sujets: aucun pour le moment

10. Etat d’avancement Académie Louvain • Choix d’un partenaire en faculté et identification de ses publications • Près de 300 documents ont été déposés à ce jour dans le logiciel antérieurement installé à l’UCL (Eprints). • Les divers protagonistes pourront à nouveau être mis à contribution et fournir ainsi matière aux tests qui seront effectués avec le nouveau logiciel. • Attendent de pouvoir montrer le logiciel Fedora pour conclure des partenariats.

11. Etat d’avancement Académie Wallonie-Europe • Identification de la production scientifique de l’Académie disponibles sur le Web : • Un tour complet du Web de l’ULg a été réalisé • Un certain nombre de problèmes ont été identifiés • Identification des types de documents déposés et de leurs formats • Identification des procédures instaurées dans les facultés • Sur base de recherches sur le Web • Un seul dépôt actualisé identifié jusqu’à présent

12. Etat d’avancement Académie Wallonie-Europe • Identification des services à valeur ajoutée • Formulation de quelques propositions au coordinateur • Choix et installation d’un logiciel • Le logiciel DSpace est en cours d’installation. • Choix d’un partenaire en faculté et identification de ses publications • CERM et Cyclotron • Une réunion a été organisée, au cours de laquelle un certain nombre d’exigences et de questions ont été formulées • Des partenariats aux FUSAGx seront conclus ultérieurement.

13. Etat d’avancementSpécifications communes • GT1 : quid de l’utilité réelle de la constitution d’un répertoire commun élaboré sur une base géographique,à savoir la Communauté française de Belgique? • Autre possibilité: proposer des catalogues communs • spécifiques à chaque discipline • modulables par type de document (thèses, WPs,…) • Vu que nous ignorons encore quel type de répertoire commun va être implanté et sans donc savoir ce que nous voulons faire avec les métadonnées définies, la définition des spécifications communes est reportée. • En attendant, implantation des métadonnées les plus complètes possibles dans les DIs. • Recours probable à la norme MPEG21/DIDL sur OAI-PMH (permet le traitement d’objets complexes et prend en compte les métadonnées autres que descriptives)

14. Principaux problèmes rencontrés • Un plan de travail lourd à respecter • Des logiciels insuffisamment développés • Des interfaces incomplètes et trop compliquées • Des questions légales difficiles à traiter: • Nécessité de l’intervention d’un juriste (CRID?) • Des versions multiples • Projet au JISC (ULB partenaire associé) • Tenir compte du contexte • workflow de l’auteur, institution, services d’information, autres DIs et archives • Alimenter le DI • réticences de la part des auteurs

15. Alimenter le DI • La recherche subventionnée par FNRS • Imposer le dépôt dans un DI • Mais: NIH? House of Commons? • Redistribuer des subsides pour la recherche • Non seulement basée sur les facteurs d’impact d’ISI (qui couvrent seulement une partie de la production scientifique: 7.000périodiques) • Mais aussi sur base de statistiques de consultation de documents, datasets, objets, … déposés dans un DI • Certifier les DIs • Créer un système de validation des documents déposés dans le DI • Périodiques électroniques: intégrer aux contrats avec les éditeurs commerciaux le droit de déposer dans le DI • Services à valeur ajoutée

16. Services à valeur ajoutée • Amélioration de la qualité des métadonnées et du contenu déposé • Vérification des métadonnées par les bibliothèques et apports (sujets) • Thésauri spécifiques pour certains disciplines • Génération automatique de métadonnées à partir du texte déposé • Fichiers d’autorité pour les noms d’auteurs (LDAP) • Outils de validation du contenu (peer review) • Alimentation rétrospective des dépôts • Importation de données depuis un logiciel de référence bibliographique, un catalogue de bibliothèques ou une base de données (Web of Science, Pubmed,…) • Prise en compte de la production d’académiques décédés depuis plus de 70 ans, dont la production est tombée dans le domaine public

17. Services à valeur ajoutée • Intégration avec des services et outils d’information existants • Liens sur les sites Web de l’auteur et de l’institution • Propagation automatisée des métadonnées vers Google Scholar et les sites sur lesquels les chercheurs encodent leurs publications (Repec,…) • Intégration dans le workflow du chercheur • Importation dans des logiciels bibliographiques (aide à la constitution du CV) • Interface SRW/SRU sur le DI • Intégration dans le DI d’autres données que les éléments publiés (protocoles, datasets, annotations,...) • le DI comme « plate-forme de la recherche » • Conception d’un système de gestion des documents permettant au chercheur de générer son texte en (wysiwyg) XML et de le sauver directement dans le DI • « save as » dans le DI

18. Services à valeur ajoutée • Etablissement d'une initiative comparable au projet Romeo: collaboration avec COMA/SHERPA? • Services de recherche et d'exploitation des résultats avancés • intégration dans portails de bibliothèques et/ou instituts • recherche sur le texte intégral • analyse de citations • statistiques de consultation • open linking • systèmes d’alerte • RSS • Galilei: création automatique de communautés • … • Agrégation de métadonnées issues de différents dépôts institutionnels • Unicat

19. Prévisions • Définir des spécifications communes • Fournir un logiciel DI suffisamment élaboré sur le plan technique pour répondre aux besoins fondamentaux • Instaurer une procédure permettant de résoudre les problèmes juridiques (recours à un juriste) • Définir des politiques et un plan de communication par DI • Choisir les services à valeur ajoutée à implémenter dans le cadre du Projet Informatique 2005 • Etablir un plan à long terme : coûts, personnel nécessaire, maintenance,…