Prosjektavslutning

1. Prosjektavslutning v. Asle Brustad prosjektleder - eMeldinger Orklahallen, 29. januar 2012

2. Litt om bakgrunnen Fra vår prosjektplan: • «Samhandlingsreformen legger opp til utstrakt bruk at IKT som virkemiddel for å nå målene om trygg og effektiv transport av helseopplysninger både internt i kommunene og mellom kommuner og eksterne samarbeidspartnere på helseområdet.» Norsk helsenett sier i sin rapport Veien frem til helhetlig pasientforløp – en veiviser at • «Det er en velkjent erfaring at hvis man ikke knytter innføring av IKT til en forutgående eller parallell helsefaglig organisasjonsutvikling forblir samhandlingen lett som før. Det skapes ikke nye måter å samarbeide på og potensialet til å effektivisere og øke sikkerheten ved hjelp av IKT blir ikke utnyttet.» Helsedirektoratet vektlegger også dette i sin veileder: • «…Å ta i bruk elektronisk meldingsutveksling innebærer en endringsprosess for kommunen, og de organisatoriske endringene er en viktig del av denne prosessen. Det er derfor av stor betydning at det legges ned en betydelig innsats.»

3. HPH-prosessen • I SiO hadde dere den fordelen at det var jobbet med HPH-prosessen i forkant av eMeldingsprosjektet • På den måten hadde dere til en viss grad ivaretatt de forutsetningene som er nevnt over • Det var også en viktig og riktig beslutning å velge helsepersonale til å koordinere innføringen av eMeldinger i kommunene. Dette gir forankring, involvering og eierskap i de tjenestene som skal ha effekt av prosjektet.

4. Formål og mål Formål • Prosjektets formål er å levere løsninger som understøtter samhandling/kommunikasjon mellom aktørene innen helse og omsorgssektoren i SiO-kommunene og mellom kommunene og respektive helseforetak. eMeldinger skal komme inn som naturlig støtteverktøy i prosessene i Helhetlig pasientforløp i hjemmet (HPH). Mål • Implementere og ta i bruk de elektroniske meldingene som kommunenes representanter velger • Sørge for teknisk tilkobling og implementering av elektronisk kommunikasjon • Sørge for at dette skjer innenfor de rammer som settes i Normen • Alle 12 kommuner skal ha tatt i bruk en eller flere av de valgte elektroniske meldingene i løpet av 2012

5. Organisering – på papiret… Prosjektansvarlig: • Svein Jarle Midtøy, prosjektleder for SiO-prosjektet. Prosjektgruppe • Asle Brustad, prosjektleder (engasjert av Samhandlingsreformen i SiO) • Oddvar Løfaldli, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Hemne kommune) • Asbjørn Bjørgan, prosjektressurs tekniske løsninger (IKT-leder Agdenes kommune) • Heidi Taraldsen, faglig representant for helse- og omsorgssektoren (lokal prosjektleder Hitra kommune) • Koordinator for Norsk Helsenett

6. Organisering – i praksis • I praksis har vi hatt få møter i prosjektgruppen. Medlemmene har vært involvert etter behov og har vært gode sparringspartnere • Arbeidsgrupper har blitt satt sammen etter behov underveis i prosjektet • Det meste av arbeidet har etter hvert blitt løst av gruppen av lokale eMeldingskoordinatorer • Norsk Helsenett har ikke vært en aktiv del av prosjektgruppen • Det har vært en utfordring at Svein Jarle forsvant midt i prosjektperioden og vi skulle forholde seg til en vertskommune som var under utforming mht. ansvar og oppgaver siste halvår, og at vi fikk ny ledere i SiO på sensommeren/høsten. • Oversikt over aktiviteter i prosjektperioden kommer i sluttrapporten som skal være ferdig rundt midten av februar

7. Aktiviteter – kort fortalt… • Utarbeidelse av prosjektplan • 2 store prosjektsamlinger med lokale eMeldingskoordinatorer (lokale prosjektledere). (Oppstartsamling februar 2012 og prosjektavslutning i januar 2013.) • Godkjenning av endelig prosjektplan • Bidratt til utvikling og drift av samhandlingsarenaen www.siohelse.no • 4-5 arbeidsmøter «teknisk gruppe». (Kombinasjon av telefonmøter og fysiske møter.) • 2-3 samarbeidsmøter med ansvarlige for HPH prosessveilederopplæring • 3-4 arbeidsmøter, arbeidsgruppe Normen • 11 lokale informasjonsmøter om Normen for rådmann, helsesjef og kommuneoverlege • 2 heldagssamlinger om Normen for enhetsledere helse i alle SiO-kommuner (over 80 deltakere) • 3 oppstartsmøter nivåkonvertering med Tieto (2 + 3 + 3 kommuner á 1 dag) • 3 oppstartsmøter om eLink med Tieto (2 + 3 + 3 kommuner á 1 dag) • 8 kommuner har gjennomført versjonsoppgradering av Gerica • 8 kommuner har gjennomført prosess med nivåkonvertering, oppsett av organisasjon og rettigheter • 8 kommuner har installert eLink • Gjennomført oppsett og testing mot NAV i ??? kommuner • Gjennomført oppsett og testing mot legekontor i ??? kommuner • Gjennomført 3 kurs á 3 dager mht. teknisk og drift eLink (6 kommuner, 2 og 2 sammen) • Sluttbrukeropplæring Gerica eLink i 6 kommuner (ila. desember) • Installasjon av nødvendig programvare Cosdoc i Rindal kommune. Satt opp system, testet mot legekontor, gjennomført opplæring. • Satt opp og testet meldinger mot legekontor i Frøya kommune • (Meldal og Hitra kommuner er i drift med meldinger mot både NAV og legekontor. De er i prosess med testing mot sykehus. Alt dette har foregått i forlengelsen av deres egne Meldingsløft-prosjekter som har pågått over flere år.) • Deltakelse i 5 SiO prosjektledersamlinger • 3-4 koordinringsmøter med Norsk helsenett • Kjørt prosess mot leverandører av legekontorsystemer mtp. godkjenning av PLO-meldinger • Halvdags kurs i Normen for IKT-ansvarlige og systemansvarlige PLO-systemer • Koordinert informasjon og kontakt med KomUt-prosjektet • Utarbeidet og levert 2 kvartalsrapporter • Utarbeidet og sendt ut evalueringsskjema til alle kommuner • Utarbeider sluttrapport

8. Evaluering • Det har vært gjennomført en relativt grundig evaluering av prosjektet • Jeg velger å bruke det meste av tiden til å gå gjennom en del viktige resultater av denne. (Vil også bli gjengitt i sluttrapporten, evt. som eget vedlegg.) • Dette sier mye om både måloppnåelse, utfordringer underveis og hvilke oppgaver som er uløst og det må jobbes videre med

9. Hva vi har evaluert • Måloppnåelse • Normen – opplæring, roller & ansvar • Samarbeid med • Leverandører • Norsk helsenett • Legekontor lokalt • Sjekklister • Økonomi, forbruk og fremtidige kostnader • Organisasjonsutvikling/tilpasning • Samhandlingsarena • Samlet vurdering av prosjektet

10. Respons og respondenter • 10 av 12 kommuner har besvart evalueringen • Besvarte evalueringer er i stor grad besvart fullstendig. Et av unntakene er vurdering av økonomi, her mangler det tall fra noen kommuner både på tall ift. på forbruk, ift. stipulerte, fremtidige kostnader • Inntrykket er at evalueringene jevnt over er besvart av flerfaglige grupper, ikke av enkeltpersoner • Er dette en riktig observasjon?

11. Måloppnåelse, formål Vurdering: • Kommunene mener at hovedformålet med prosjektet for en stor del er oppnådd, men det gjenstår fremdeles noe mht. integrering av eMeldinger i HPH-prosessen.

12. Måloppnåelse, mål Vurdering: 2/3 av kommunene har tatt i bruk en eller flere av de valgte eMeldingene. Teknisk tilkobling og implementering er gjennomført i alle kommuner. Dette har for en stor del skjedd innenfor de rammer som settes i Normen.

13. Normen – opplæring, roller & ansvar • Utdrag av kommentarer: • Prosedyrer er under utarbeidelse og revisjon. • Det er utarbeidet prosedyrer og retningslinjer i Helse og omsorg. Vi vil jobbe videre med utfordringen i 2013. • Alle prosedyrer er ikke ferdig utarbeidet enda, men arbeidet med dette er igangsatt. • Selv om vi ikke var med på kursing, synes vi at SiO-prosjektet har gjort en enestående jobb med å bevisstgjøre alle SiO kommuner om Normens gjennomgripende betydning for implementering av elektronisk meldingsutveksling. • Forenkling og prioritering av hva som er viktigst i forhold til Normen på vårt nivå. • Det er en generell oppfatning at Normen er vanskelig å få ”grep om”…. Vurdering: De aller fleste er godt fornøyd med den felles opplæringen i Normen. Bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring av helsepersonale, men de fleste har planer for dette. Det synes å være en generell oppfatning at «…Normen er vanskelig å få grep om». Dette kan være noe av grunnen til at bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring. Når det gjelder ansvarlig for informasjonssikkerhet har 7 av 10 kommuner oppnevnt dette.

14. Samarbeid med leverandører:PLO-systemer Vurdering: Kommunene mener at kvaliteten på programvaren for PLO-systemer kunne vært noe bedre. Kvaliteten på leverandørtjenester oppfattes som meget høy.

15. Samarbeid med leverandører:legekontorsystemer Vurdering: Det er litt vanskelig å danne seg et helhetlig bilde av spørsmålet rundt legekontor-systemer siden bare 60% oppgir å ha hatt direkte kontakt med leverandør. Blant de som har svart vurderes kvaliteten på leveranser som middels god. Vurdering av kvaliteten på programvaren spriker. Selv om det er få besvarelser er det muligens verd å merke seg at flere vurderer opplæringstjenestene som Dårlig.

16. Samarbeid med leverandører: legekontorsystemer forts. • Utdrag av kommentarer: • WinMed støtter ikke så godt de arbeidsprosesser legene utfører. Meldingssystemmodulen er en adskilt del fra journalen. • har ikke oppgradert til versjon 3.0 pga. manglende godkjenning av e-meldingssystem i versjonen • De lovte at alt skulle fungere, men det er store mangler som ikke var ferdigutviklet da de solgte det. • Opplevde at konsulent ikke var 100% oppdatert på systemet, og hadde problemer med å svare på en del spørsmål.

17. Samarbeid med Norsk helsenett Vurdering: Kommunene opplever leveransene fra Norsk helsenett som gode og i henhold til avtale.

18. Samarbeid med legekontor lokalt Vurdering: Et klart flertall av kommunene vurderer samarbeidet med det lokale legekontoret som godt.

19. Sjekklistepunkter (1) Vurdering: Halvparten av kommunene har gjennomført interessentanalyse, 2 kommuner har planer for dette. 4 kommuner har gjennomført risikoanalyse, 4 har planer for dette, mens 2 kommuner ikke har gjennomført eller planlagt dette.

20. Sjekklistepunkter (2) Vurdering: Alle kommuner har enten etablert eller har planlagt å etablere system for mottak/sending og overvåking. Bare 2 kommuner svarer at de har etablert rutiner mens 8 kommuner har planlagt dette.

21. Sjekklistepunkter (3) Vurdering: 6 kommuner har gjennomført opplæring i bruk av ny programvare, resten har planer for dette. Alle kommuner har enten gjennomført eller planlagt å etablere nye rutiner. Pt. er det få som har gjennomført dette.

22. Sjekklistepunkter (4) Vurdering: Få kommuner har etablert system for daglig support (internt) mens halvparten har ekstern supportavtale. Det er betenkelig at 1 kommune ikke har planlagt eller har system for daglig support på plass, og at 2 kommuner ikke har avtale for ekstern support.

23. Organisasjonsutvikling/tilpasning Vurdering: Kommunene vurdere verdien av samarbeid over kommunegrensene som meget stor. Dette tilskrives god informasjon og gode kommunikasjonsveier. • Kommentarer: • Meldal kommune var sammen med to andre kommuner tilsluttet hovedsamarbeidskommunen Trondheim og vil i forbindelse med Meldingsløftet i 2011 og i forhold til implementeringen av E-meldinger. … • …Prosjektlederen har vært behjelpelig med bakgrunns- og erfaringsinformasjon. Han har vært en stor pådriver for HPH- og Normenopplæring, og han har fungert godt som mellomledd forhold mellom leverandører og kommuner. Orkdal kommune stod litt utenfor prosjektet på grunn av tidligere innføring av HPH og bruk av Normen og tidligere start på meldingsutveksling. Men i de tilfeller vi kunne være med eller hadde behov for SiO, ble vi svært godt betjent. • Det har vært helt avgjørende og lærerikt at vi har vært sammen om dette. Bra at vi får være sammen videre også. • God hjelp av Meldal kommune.

24. Økonomi, forbruk Summer, 9 kommuner: Direkte kostnader: kr. 2 212 637 Timer forbrukt: 1 489 200 (3 723 timer * kr. 400) Samlet sum: kr. 3 701 837 Snitt: kr. 411 315

25. Økonomi, fremtidige kostnader Vurdering: (For tynt tallmateriale til å gi en god vurdering.)

26. Samhandlingsarena • Vurdering: • Alle kommuner oppgir at de kjenner til og har brukt samhandlingsarenaen. Alle kommuner har lest informasjon mens 2 kommuner oppgir at de har lagt inn informasjon selv. • 8 av 9 kommuner ønsker en videreføring av denne arenaen. • Kommentarer: • Hvis nettsiden blir tatt i bruk som et forum er dette ønskelig. • Vi har sendt noe informasjon som prosjektlederen har lagt på nettetstedet. Vi syns det er viktig å ha en nettside hvor vi kan samle våre erfaringer og eventuelt har muligheter til å diskutere utfordringer vi møter underveis. • Uklart hva som er formålet med nettsidene!

27. Konklusjoner, oppsummert (1) • Kommunene mener athovedformålet med prosjektet for en stor del er oppnådd, men det gjenstår fremdeles noe mht. integrering av eMeldinger i HPH-prosessen. • 2/3 av kommunene har tatt i bruk en eller flere av de valgte eMeldingene. Teknisk tilkobling og implementering er gjennomført i alle kommuner. Dette har for en stor del skjedd innenfor de rammer som settes i Normen. • De aller fleste er godt fornøyd med den felles opplæringen i Normen. Bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring av helsepersonale, men de fleste har planer for dette. Det synes å være en generell oppfatning at «Det er en generell oppfatning at Normen er vanskelig å få grep om». Dette kan være noe av grunnen til at bare halvparten av kommunene har gjennomført lokal opplæring. • Når det gjelder ansvarlig for informasjonssikkerhet har 7 av 10 kommuner oppnevnt dette.Kommunene mener at kvaliteten på programvaren for PLO-systemer kunne vært noe bedre. Kvaliteten på leverandørtjenester oppfattes som meget høy. • Det er litt vanskelig å danne seg et helhetlig bilde av spørsmålet rundt legekontor-systemer siden bare 60% oppgir å ha hatt direkte kontakt med leverandør. Blant de som har svart vurderes kvaliteten på leveranser som middels god. Vurdering av kvaliteten på programvaren spriker. Selv om det er få besvarelser er det muligens verd å merke seg at flere vurderer opplæringstjenestene som Dårlig. • Kommunene opplever leveransene fra Norsk helsenett som gode og i henhold til avtale. • Samarbeidet med det lokale legekontoret vurderes av som kommunene vurderer som godt av et klart flertall.

28. Konklusjoner, oppsummert (2) • Halvparten av kommunene har gjennomført interessentanalyse, 2 kommuner har planer for dette. 4 kommuner har gjennomført risikoanalyse, 4 har planer for dette, mens 2 kommuner ikke har gjennomført eller planlagt dette. • Alle kommuner har enten etablert eller har planlagt å etablere system for mottak/sending og overvåking. Bare 2 kommuner svarer at de har etablert rutiner mens 8 kommuner har planlagt dette. • 6 kommuner har gjennomført opplæring i bruk av ny programvare, resten har planer for dette. Alle kommuner har enten gjennomført eller planlagt å etablere nye rutiner. Pt. er det få som har gjennomført dette. • Få kommuner har etablert system for daglig support (internt) mens halvparten har ekstern supportavtale. Det er betenkelig at 1 kommune ikke har planlagt eller har system for daglig support på plass, og at 2 kommuner ikke har avtale for ekstern support. • Kommunene vurderer verdien av samarbeid over kommunegrensene som meget stor. Dette tilskrives god informasjon og gode kommunikasjonsveier. • Alle kommuner oppgir at de kjenner til og har brukt samhandlingsarenaen. Alle kommuner har lest informasjon mens 2 kommuner oppgir at de har lagt inn informasjon selv. 8 av 9 kommuner ønsker en videreføring av denne arenaen.

29. Konklusjoner, oppsummert (3) Økonomi, forbruk i prosjektperioden

30. Konklusjoner, oppsummert (4) Økonomi, fremtidige kostnader

31. Samlet vurdering av prosjektet (1) • Prosjektet hadde en treg oppstart, men når vi først var i gang i september gikk det veldig fort framover. Vi mener vi hadde vært i full drift i dag med eMeldinger om vi hadde kjørt prosjektet selv. Vi ser fordelen av å ha deltatt ved at dette har vært kostnadsbesparende og vi har knyttet kontakter med andre kommuner underveis. Totalt sett er vi fornøyd med den tekniske gjennomføringen og opplæringen i prosjektet. • PLO fungert kjempebra. Dessverre har legekontoret blitt lovt mer enn leverandør kunne holde. • ”Meldal Kommune var ved prosjektstart allerede knyttet opp mot Norsk Helsenett””Vi gjorde i dag (100112) vår første testsending av de forskjellige meldingstypene, og derfor beskriver vi statusen vår i rapporten for igangsatt meldingsending. Vi har fått sendt både til og fra PLO <-> legekontoret, og fått applikasjonsmelding også.””Vurdering av videre fremdrift: • Både Meldal og Hitra er med i SiO – Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen. SiO har et delprosjekt der målet er at ansatte innen helse og omsorg i SiO-regionen skal aktivt bruke e-meldinger innen utgangen av 2012. Norsk Helsenett SF finansierer stillingen til prosjektleder fra 01012. Vi regner med at vi framover vil bli involvert i dettte prosjektet for hjelp til videre utvikling av våre e-meldinger.”

32. Samlet vurdering av prosjektet (2) • « Utplukk» fra Normen kunne vært prøvd i større grad • Prosjektet kom seint i siget pga avventing fra Norsk Helsenett mht « black- box « ( felles postfunkjson for SiO ) • Har vi fått tjenester/ nytte tilsvarende 3 mill. fra Norsk helsenett? • Formålet med nettsidene har vært dunkel • Flink prosjektleder • Ryddig å forholde seg til • Veldig grei kommunikasjon i prosjektet • Lokal prosjektleder burde vært frikjøpt. • Opplæring og involvering av feks HPH burde starte nå når vi vet omfanget og ser hvem som egentlig bør involveres. Lokal prosjektleder sin rolle burde vært bedre beskrevet FØR prosjektet startet da vi har flere pilotkommuner som har gjort seg erfaringer. • Det har vært en stor glede å arbeide i dette prosjektet. Av alt det positive vil jeg trekke frem følgende: • Dyktig, tålmodig og forutsigbar prosjektleder • Leveranser og fremdrift slik det var planlagt • Økonomi som avtalt

33. Noen anbefalinger til videre arbeid • Det må utvikles prosedyrer for anvendelse av eMeldinger i den enkelte kommune • Dette må skje i samhandling med HPH prosessveiledere • Konsolidering av roller og ansvar i kommunene mtp. organisasjonsutvikling/tilpasning (også over kommunegrenser?) • Håper dagens workshop blir en god start på dette arbeidet! • Det må gjøres risikovurderinger før man setter bruk av eMeldinger i full drift • Det må etableres kontakt med KomUt-prosjektet med tanke på å ta imot eMeldingene epikrise, labsvar og røntgensvar (disse vil klare fra St. Olav sin side rundt 3. - 4. kvartal, antakelig fra de ande sykehusene i Midt-Norge også). Her er det kø av kommuner som vil i gang, KomUt vil organisere denne køen sammen med Hemit • Her må det også etableres omforente prosedyrer og avtaler • Systemleverandører av legesystemer må følges opp tett • Det må jobbes med hvordan kommunene skal interagere med sengeposten • Det må jobbes med hvordan kommuner og sengepost skal interagere med felles legevaktordning • Det bør(må) utarbeides samarbeidsavtaler mellom kommuner med tanke på overlapping på drift og overvåkning av systemer • Det bør jobbes mot felles IKT-løsninger i større kommunesamarbeid Og sist men ikke minst: • Noen må snarest mulig få et koordineringsansvar for SiO-kommunene på dette området i 2013! Så vidt jeg vet er vertskommunen og SiO v. Anne Kathrine Hallem i prosess med denne utfordringen allerede.

34. Det var evalueringen… men - jeg har tre punkter til å gjennomgå før jeg gir meg…

35. Oppfølgingspunkt for Gerica-kommunene • Tieto v. Marianne Aas Karlsen ønsker en avklaring på hvordan dere ønsker å avvikle de avtalte oppfølgingsdagene • Jeg har avtalt med henne at hun sender en epost til hver enkelt av dere slik at dere får gjort individuelle avtaler på dette • Deres meninger om dette?

36. KomUt • Skal jobbe med dette sammen med Trondheim kommune 2 dager i uka tom. juni (på oppdrag fra KS, finansiert av Fylkesmannen :-) • Trine Hansen oppfordrer dere ta kontakt om det er saker TK kan bistå dere med, hun vil svært gjerne hjelpe til om det er ting dere står fast på! • KomUt ønsker EN person i hver kommune å forholde seg til fremover • For SiO ber jeg om at dere melder fra til meg snarest hvis dette kommer til å være en annen person enn den som er eMeldingskoordinatorpt. • Kommer til å bli mye fokus på meldinger mot sykehus fremover. Vi har tett og godt samarbeid med Hemit og St. Olavs. • Halsa og Surnadal skal etter avtale håndteres av IKT Orkide mht. meldingsutbredelse (v. Atle Betten). • Jeg skal ellers fortsette der jeg slapp i 2011 med eKommune-utvikling i Sør-Trøndelag de resterende 60% (100% etter sommeren), så vi møtes nok sikkert i både den ene og andre sammenheng senere også!

37. Samhandling over video • Norsk helsenett har forhandlet frem en pakke med videoløsninger • De har inngått rammeavtale med 3. parts leverandør (Viju) • Avtalen omfatter kjøp av utstyr som videostudio, videoenheter, skjermer, prosjektorer, elektroniske tavler, digital skilting, styringspanel, kamera, hodesett, samt alt utstyr som er nødvendig for å benytte selve tjenesten. Avtalen omfatter også videoenheter for tilknytning mot medisinsk utstyr. Viju tilbyr drift, service og support for alle videostudio tilknyttet Norsk Helsenetts videotjeneste.

38. Samhandling over video (forts.) Aktuelle bruksmåter (fra NHN’s hjemmesider): • undervisning av helsepersonell • møter • veiledning • pasientkonsultasjoner • klinisk pasientbehandling der og når pasienten har behov for det • Har etter avtale med Anne Kathrine vært i kontakt med NHN v. Terje Olafsen • Han har sagt seg villig til å bistå SiO med litt veiledning og utredning på området • Jeg kan evt. formidle kontakt om SiO bestemmer seg for en dato og deltakere • Værnesregionen har erfaringer med bruk. Kontaktperson er Elin Wikmark Darell, IKT-sjef i Værnesregionen IKT

39. Takk for laget  Jeg sier det samme til dere som jeg sa til kommunekoordinatorene før jul: • Det har vært kjempeflott å jobbe sammen med de 12 kommunene! • Jeg føler at jeg har hatt et av de det mest spennende og givende årene i min yrkeskarriere i 2012 • Jeg imponeres over den kompetansen som finnes ute i kommunene, og ikke minst det fenomenale pågangsmotet og gløden som oppvises. «Nei» og «Umulig» er visst klippet ut av ordbøkene deres…? • Jeg håper og tror av hele mitt hjerte at dere - med en god porsjon tålmodighet - lykkes i å videreføre det grunnlaget som er lagt for videre samarbeid i SiO • Uten at dette lykkes vil ressurs-ballogen sprekke for ganske mange i de kommende årene… LYKKE TIL!