PMP- 專 案管理 - 概論 & 啟動篇

1. PMI ID No:1420306 PMP-專案管理 - 概論 & 啟動篇 JimmyMing Chen MIS Center 2010/03/05

2. 為什麼要學專案管理(Project Management) • 在2010年前，專案管理（Project Management）將成為全球企業最主要的管理模式。(財星雜誌 Fortune) • PMP(專案管理師，Project Management Professional)極有可能取代MBA成為未來企業界最搶手的管理人才。(商業周刊Business Week) • 微利時代來臨，廠商需要以更好的方式控管成本並提升整體的專案執行力。 • 客戶對於品質的要求不再是產品(QC品管) 而是需要掌握產品的製作過程／流程(QA品保) 。 • 企業或個人在新的競爭環境中求得生存 – 全面蛻變是必要之路。(變革管理) • 專案管理成為21世紀必備的個人職場技能與企業生存要素。 在全球化時代，企業面對更多元與複雜的營運挑戰，注重策略規劃與方法論的專案管理模式，已經成為其不可避免的經營趨勢。

3. 何謂專案管理

4. How Projects Really Work? Source: www.projectcartoon.com

5. How Projects Really Work? Source: www.projectcartoon.com

6. How Projects Really Work? Source: www.projectcartoon.com

7. 品質成效 一個成功的專案，係指在預算的成本、有限的時間的限制情況下，在預定的範圍內達到預期的品質成效。 範圍 時程 成本 何謂專案管理 一、專案管理是將管理知識、技術、工作和方法綜合運用到一個專案活動上，以期能符合專案需求。 • 專案管理須要 • 掌握專案執行狀況 • 即時處理阻礙專案執行的問題 • 讓專案的利害關係者滿意 • 提供經驗數據作未來規劃時程及預算之參考 二、是一既有效率又有效益地將專案成功執行的一種程序與方法；而其所關切的是如何將一項任務能如期、如質及如預算的達成並充份滿足需求目標 專案的三重限制:時間、成本、範圍

8. 專案管理的特徵 專案是一種臨時性的任務，其目的是為了推出某種新產品或新服務。 專案有以下特徵： 1.臨時性的： • 有明確的開始及結束日期 • 當目標達到時或明確知道不可能達到目標時，則專案宣告結束 • 臨時不代表專案是短時程的，大型專案可能長達幾年 • 臨時性不是指專案的產品或結果，如某專案建設公路, 公路的存在是長久的 • 專案組織也是臨時性的 2.有獨特的產品、服務及結果： 沒有兩個專案是完全一樣的，所以專案會面對許多不確定的因素，需 要強化管理專案所需的專業知識，整合出共通性的、可移植性的知識 3.是逐步完善的 • 分階段及連續的累積 • 逐步完善使專案執行更具落實性, 如專案的範圍一開始僅有概念，在規劃階段需求會逐漸明確

9. 專案 VS. 例行性作業 共同特徵： • 需要由人來完成。 • 受到有限資源的限制。 • 需要計畫、執行、控制。 相異特徵： • 暫時性、獨特性 VS. 持續性及重覆性。 作業(Operations)是一種持續性的(ongoing)努力以創造出一項重複性的(repetitive)產品及服務。 EX. 生產作業 新產品製造／銷售 新產品研發

10. 專案管理一般管理有明顯不同  一般管理 • 在既定的系統、組織、程序、資源及能力下運作 • 係執行例行性、重複性及連續性之管理 • 對變動性的環境與需求較不敏感 • 管理者的思維較傾向於制式化  專案管理 • 以極為彈性的原則在臨時性的組織下運作 • 具特殊性與時程及有限資源使用的壓迫性 • 面對變動性的環境與需求須做快速反應 • 管理者的思維較為宏觀及多元

11. 無所不在的專案管理-企業篇 • 組織合併 • 企業流程再造 • 產品研發 • 製程改善 • 良率提升 • 推動全面品質管理TQM • 推動平衡計分卡 • 開拓新市場（ex歐洲） • 引進新技術 • 建造新廠 • 推動 6 標準差/ISO • 推動知識管理KM • 導入E化系統

12. 無所不在的專案管理-生活篇

13. 無所不在的專案管理-政府專案篇 1.高速鐵路 7.軍事演習 2.捷運工程 8. 2009高雄世運 3.行政革新 9.換發新身分證 4.各種選舉 10.政令宣導 5.區運動會 11.教育改革 6.重大刑案 12.國慶遊行 2014/6/6 13

14. 無所不在的專案管理-古今中外各類專案 1.萬里長城 7.攻打伊拉克 2.金字塔 8.發展 IDF 戰機 3.車同軌書同文 9.奧林匹克運動會 4.孔明草船借箭 10.南海賑災 5.登陸月球 11. SARS 防治 6.發展太空梭 12.演唱會 2014/6/6 14

15. 專案對企業的價值 • 專案是企業成長的推動力 • 企業的發展不能只靠日常作業，它必須要變成一個能夠快速適應顧客需要的知識型企業(組織合併、企業流程再造、開拓新市場、導入E化系統 ) • 專案是企業使用外部資源的必要平台 • 新知識、新技術不斷湧現，需要依賴專案平台的運作讓它們能導入企業（CRM、6 Sigma、外包） • 專案是激勵知識工作者的有效舞台 • 透過專案的參與來激勵知識工作者 • 專案是企業形象的主要來源 • 例如獲獎（磐石獎、國家品質獎）、贊助活動、TS16949 、QS 9000

16. 專案管理對組織的效益 • 提昇效率並能處進如期如質如預算地達成目標。 • 使所有參與者(包括顧客及管理高層)間均可有良好溝通。 • 改進計畫及評估之技術使產生更佳的結果。 • 由最佳的時程及資源管理以增進生產力。 • 減少開發新產品進入市場的時間。 • 採用適當預警方式可降低“無法抗拒”問題發生之機率。 • 專案完成後的經驗、數據及記錄可持續作為改進組織運作之重要參考。

17. 專案管理的定義 • Cleland & King (1983) 將專案管理界定為「以定義好的成本、時間、品質為目標，應用系統的方法執行定義好的工作」。 • Kerzner (1984) 認為專案管理是「計劃、組織、指揮、控制資源，從事特定期間內的工作，以完成某些具體的目標，同時運用系統的方式管理，將人員指派到特定的專案工作」。 • 美國專案管理學會 (PMI,2002)定義專案管理為「應用知識、技能、工具與技術來規劃活動，以達成專案的需求」。

18. 專案管理發展-1 • 1950年冷戰時期，美國政府運用於複雜武器發展上 • 1966年美國劇烈通貨膨脹PCM 觀念產生，紐約世界貿易中心工程80萬M2 ，分700 個分標之辦公大樓 • 1969年，專案管理協會PMI 成立，建立了規劃(P1anning)計畫(Programming)和預算(Budgeting)三者之制度簡稱為PPB • 1972 年，美國公共工程之規模日益龐大及工程環境複雜化，傳統作業方式逐漸無法滿足工程之實際需求，專案管理技術蓬勃發展

19. 專案管理發展-2 • 1981年，營建管理協會成立(CMAA)，專案管理協會開始發展專案之管理標準 • 1983年，專案管理協會公佈專案標準草案 • 1984年，專案管理專業資格測試首次實施 • 1987年，專案管理協會公佈專案管理知識領域 • 1989年，專案管理協會頒佈專案管理指導綱要 • 1997年12月，國際標準組織(ISO) 公布IS010006「品質管理一專案管理之品質指導、綱要」標準 • 1999 年，日本發表「PM 願景」

20. 專案管理學會 • 1969年創立的專案管理學會( Project Management Institute , PMI)，推動專案管理知識體系的建立及針對不同產業特性發展特有的專案管理 • 1984年PMI邀集各相關專家編撰專案管理知識體系導讀指南 • PMBOK是「專案管理知識」的代表，也是準備專案管理師(Project Management Professional, PMP)的基本教材。 • PMI將專案管理的知識分為九大項知識領域以及與五大流程整合如下所示

21. 啟動 階段 結案 階段 規劃 階段 Initiation Closeout Planning Controlling Executing 控制 階段 執行 階段 專案管理五大流程 取得授權、編製專案工作範疇說明書、進行可行性分析及專案章程。 取得專案或階段的正式認可並且有序地結束該項目或階段。 定義專案的目標，制訂工作任務、時程安排、預算、風險計畫，來達成目標。 透過監督和檢測過程來確保專案達到目標，必要時採取一些修正措施。 專案溝通、協調人力和其他相關資源，執行計畫。

22. 專案時間管理 專案成本管理 專案範疇管理 專案整合管理 專案風險管理 專案採購管理 專案品質管理 專案溝通管理 專案人力管理 專案計畫書書寫 專案計畫執行 整合變化控制整合 資源規劃 成本預估 成本編列 成本控制 專案起啟 範疇規範 範疇定義與確認 範疇變更管控 採購規劃 邀商作業/招標 履約管理 合約終結 風險分析 定量風險分析 風險回應規劃 風險監控 組織規劃 人員組成 團隊發展 品質規劃 品質確保 品質控制 活動定義 活動排序 活動時程估算 時程發展與控制 溝通規劃 資訊發佈 績效報告 結案作業 專案管理九大知識領域

23. 專案管理-魔術方塊 階段 專案監控 達成目標 管理知識

24. 訂婚專案管理 • 在成本、時間及資源有限之情況下，成功地達到目標。 • 過程中必須符合雙方家長（關係人）的需求（雙方的習俗） • 而訂婚的最大目標就是圓滿成功地完成訂婚儀式，兩人成為未婚夫、妻。

25. 訂婚應用專案管理之領域 • 專案整合(Integration)管理：從頭至尾統籌管理 • 專案範疇(Scope)管理 : 訂婚之SOW & WBS • 專案時間(Time )管理 : 各項工作之完時程管理 • 專案成本(Cost)管理 : 訂婚預算 • 專案品質(Quality)管理 : 喜餅、訂婚宴 • 專案人力資源(Human Resource)管理 : 招待、媒婆、伴娘之工作分配 • 專案溝通(Communications)管理 : 雙方禮俗之溝通 • 專案風險(Risk)管理 : 喜餅數量、品質、交通 • 專案採購(Procurement)管理 :喜餅、禮品之採購

26. Take a Break:電影欣賞-Vertical Limit 巔峰極限　劇情簡介》 標高二萬八千二百五十英尺的K2峰是世界的第二高峰，因為高山上的氣候瞬息萬變，登頂的路程困難重重，至成功登上山頂者未超過一百人，世界各地的登山好手都視登上K2峰為重要目標。 彼得是一位熱愛登山年輕人，和妹妹安妮在登山名手父親的調教下不斷和高山峻嶺挑戰。 一次三人同時攀岩卻發生意外，父親為了救彼得和安妮而犧牲自己，命令彼得剪斷綁在自己身上的繩索以減輕重量，彼得和安妮因此親眼目睹了父親的喪生，彼得不但為此自責不己，還得不到妹妹的諒解，深感愧疚從此不再爬山 重要演員 哥哥彼得克里斯歐唐納飾） 妹妹 安妮（羅賓塔妮飾）

27. 專案閱覽地圖

28. 專案啟動階段

29. 1. 專案組織最好是強矩陣,且成員需要一軍參與. 2. Project Office 內相關參與的 Functional Team Member 需要直接對專案經理人 (PM) 負責. 3. 專案需要高階主管及相關利害關係人全力支持. 4. 專案的相關人員必須 reserve 足夠的時間與資源. 同時將本專案納入年度績效考核指標 (PA) 內. 5. 所有成員都要有 “Ownership” 的觀念. Ownership!!! 專案啟動 - KSF 專案關鍵成功要素:

30. 專案章程 Charter • 專案章程是高層將權力正式授權給專案經理的文件，授權組織資源以完成專案的目標。 • 高層應在專案規劃前將專案經理指派出來 • 專案的需求通常來自於：市場需求、商業需求、客戶需求、技術提昇、組織需求、社會需求…這些需求可以歸納為：問題、機會及商業需求 • 專案章程的內容應包含：商業需求、專案目的、專案經理授權權限、重大里程碑、投入的資源、假設、限制、報酬率及預算

31. 奉天承運 皇帝昭曰 專案章程-Project Charter • Project Charter 是高階主管授權給專案經理的文件証明, 其內容如下: • Project title and description • What’s the project ? • Project manager assigned • Who will lead the project ? • Project Objectives,Constrain,Assumption • What’s the project target ? (Should under triple constraints) • Project Benefit • What’s the benefit ? • Deliverables • What’s the end result of the project ? • Approved by 高階主管 • 高階主管是指能指揮整個專案的公司成員的主管 PM 保命符 • 引用 roger Chou, PMP 勝典專案管理簡報

32. 專案啟動的第一步:取得高階主管的授權

34. 高階主管 支援的 功能經理 專案團隊 專案管理團隊(PMO) 功能成員 利害關係者的關係示意圖 使用者 利害關係者 管理的機關 客戶 發起人 受影響的單位 專案經理 Sub-team Leader Sub-team Leader Sub-team Leader 專案成員 專案成員 專案成員 34

36. 專案目的與KPI 專案目的與目標重點提示: • 專案目的一定要明確. • 最好有高層支持或是要求再進行. • 應該搭配 Business or Technology Roadmap發展, 要將專案經營成為 3~5 年的發展策略. 不要想到什麼就做什麼. • 專案KPI一定要量化. 最好可以轉換成數字 & 金錢.

37. 專案目標制定原則—SMART 專案目標必須和組織的經營策略目標相結合。專案目標的訂定必須符合以下五點，這五點的英文第一個字母合在一起稱為SMART：

38. 範例:Project roadmap -W/S CIM Road Map Phase I Phase II Phase III (1)Standardization 標準化 (2) Computerization 制度化 (3) Computerization 電腦化 (4) Automation 自動下載 (5) R2R Control 機台控制 階 段 Standardization : 提供W/S Mechanical Job File 之標準 參數設定與產品設定程序, 提供WSME參考. Networks: 網路化, 將MJ 參數與 W/S On Line 連線.透過 WS On Line, 將 Mechanical Job File 提示於系統畫面上. Automation: 將機台之Job File 輸出透過網路自動連接, 結合Prober自動下載相關參數. R2R Control : 自動連結 Prober 進行 Prober 控制指令, 可以依照良率與作業狀況自行管制機台. Computerization: 將 Mechanical Job File 參數利用結構化之資料庫連結,讓WS EE/PE 可以依照產品類別輸入作業參數. 任 務 Prober & W/S On Line System Link with Prober and auto download Job File SPEC+ SOP:Spec. 74-030-050-0072 Setup 單 工具 Control Prober 範例 時程 Y2004.1-2月 Y2004.Q2 Y2004/Q3 Y2004/Q4 Y2005/Q2

39. 範例 :Project KPI

40. 專案經理的角色 專案經理是專案的靈魂、樂隊的指揮 臨時的、非重複性的活動和頻繁出現的獨立行為 專案經理的角色 包含領導、溝通、組織、激勵、決策、綜合

41. 職能猜一猜 管理職能 個人職能 功能職能 核心職能 經營管理 彈性應變Flexibility 成就導向Achievement Orientation 規劃能力Planning 變革領導Change Leadership 團隊管理 領導力 Leadership 溝通能力Communication skill 賦權予能Empowerment 個人管理 分析解決問題Analytical Thinking & Problem Solving 樂觀進取,堅毅不拔Persistence 客戶導向 Customer Service Orientation 正直誠信 Integrity 團隊合作 Teamwork 洞察創見,積極主動 Initiative 41

42. 周瑜(梁朝偉飾)年輕便成就大功，加上本人謙虛寬容，相貌堂堂，精熟音律，為人心胸開闊，以謙服人，吳軍中眾人皆與他為友，還深得主上孫策、孫權的禮遇器重。一個巧妙的策略，卻讓士兵心中泛起多大的漣漪啊，更可貴的是，這批士兵原先都是江洋大盜啊………

43. 專案經理的角色-領導能力 專案經理最重要的素質 主要包括： • 影響他人的技能 • 委派任務的技能 • 談判技能：消除分歧，達成一致。在不違背事實的情況下說服別人

44. 專案經理的角色- 溝通能力 闡明專案的目標 有效地溝通 適時地發出口頭或書面的資訊，表達自己的意圖 善於回應

45. 專案經理的角色-組織能力 建立一支團結的、互相激勵的團隊，避免各自為政 指導、協調、整合 培養團隊成員的忠誠度

46. 專案經理的角色-激勵能力 樂觀、正面 感染力 幽默感 對任何事物都感興趣 領導的性格、管理的風格、洞察形勢隨機應變

47. 專案經理的角色-決策能力 傾聽意見，消除分歧，努力達成一致 果斷 獨裁 權威

48. 專案經理的角色- 綜合能力 把各種專業技能集合起來 全面的商業知識 關係必須在你需要之前建立，莫臨時抱佛腳 信任是透過經常的、面對面的接觸建立起來的

49. 專案經理的角色與權責 專案經理是負責專案達成目標的人 負專案的成敗之責 主導與指導計劃的方向 應被適當地授權，以利完成專案的管理工作 專案經理在專案常在做的事：激勵團隊、訓練成員、為專案成員未來鋪路 是主動的 (Proactive)，而不是遇到問題再處理(Reacting) 是專案唯一在做整合的人，以達到專案目標 有權利拒絕專案額外的事項 時時控制專案進度並提出改善行動 建立專案的變更管理系統 49