Agenda

1. Soluții pentru reducerea costurilor și optimizarea proceselor de business: FACTURAREA ȘI ARHIVAREA ELECTRONICĂe-Soluţii pentru perform@nţă

2. Agenda 1 Profil TransFonD Arhivarea electronică 2 3 Facturarea electronică

3. BVB-ROCLEAR TransFonD - operator al Sistemului Electronic de Plăţi REGIS SENT SAFIR SEP Trezoreria Statului DS-CLEAR SSIF Bănci Companii, instituţii, public

4. Servicii și produse TransFonD 2005 – Sistemul Electronic de Plăţi (SEP); 2009 - Servicii de Arhivare Electronică (e-Arhiv@) 2009 - Linia de Urgenţă pentru Carduri (LUC) 2010 - Servicii de Facturare Electronică (e-Factur@) SENT

5. Agenda 1 Profil TransFonD Arhivarea electronică 2 3 Facturarea electronică

6.  Serviciul de arhivare electronică oferit de TransFonD< e-Arhiv@> e - Arhiv@ TRANSFOND a devenit furnizor autorizat de servicii de arhivare electronică în conformitate cu prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică (este acreditat ca administrator de arhivă electronică și autorizat ca centru de date pentru găzduirea de arhive, fiind înscris la Nr. 1 în Registrul administratorilor de arhivă electronică menţinut de MCSI). ARHIVAREA ELECTRONICA, in sensul legii 135/2007 • Asigurarespectarealegalitatii in domeniulpastrariidocumentelor generate electronic in activitateapersoanelorjuridice din Romania • Economie de timp/spaţiu/resurse alocate în prezent organizării arhivei pe suport hârtie; • Eliminarea cheltuielilor cu stocarea internă a documentelor electronice, care isipierdvaloarea juridică; • Creşterea securităţii datelor; Asigurarea protecţiei în cazul dezastrelor; • Documentele arhivate pe suport electronic de date nu se deteriorează în timp; • Acces la distanţă, din sediul beneficiarului, către informaţiile arhivate; • Regăsirea rapidă a informaţiei; • Informaţiile sunt accesibile simultan pentru totiutilizatorii autorizaţi.

7. Tipuri de servicii de arhivare electronică oferite de TransFonD Clasic e-Archive TransFonD Data center • Serviciul de arhivare manuală, căutare şi regăsire a documentelor electronice Exclusive e-Archive Servicii personalizate de arhivare a documentelorelectronice e-Storage • Servicii de stocare/ depozitare, căutare şi regăsire a documentelor generate electronic sau a documentelor transpusede pe suport hârtie în format electronic

8. Arhivare vs. Stocare 1 Arhivarea electronică • organizarea şi păstrarea pe termen lung, pe baza unor criterii uniforme şi recunoscute de legislaţia în vigoare, a documentelor în format electronic ale unei companii. Documentele păstrate în arhivă sunt documente în forma lor finală, cu valoare juridică. • păstrarea unor documente în format electronic, organizate pe baza unor criterii stabilite de către posesorul documentelor sau simplu back-up de date. Nu necesită semnarea documentelor, acestea putând săse afle în diferite stadii ale elaborării lor şi nu au valoare legalăîn instanţă. Stocarea 2

9. Sistemul de arhivare TransFonD Caracteristici e-Arhiv@ Tipuri de documente arhivateîn e-Arhiv@ • Arhivarea documentelor- Nomenclatorul arhivistic al participantului, avizat de Arhivele Naţionale (AN). • Păstrarea documentelor- pe perioada stabilită în Nomenclatorul arhivistic • Acțiunile utilizatorilorîn sistem - jurnalizate şi arhivate. • Biblioteca de programe informatice - menţinută şi actualizată ori de câte ori este necesar de către TransFonD • Sistemul de arhivare electronică (e-Arhiv@)estedezvoltat pe o platforma IBM Content Manager • Accesul pentru căutare şi regăsire este asigurat printr-un VPN (conform cerinţelor legale în vigoare) • Fiecare client are un domeniu propriu definit in e-Arhiv@, inviolabil in raport cu ceilalti clienti • Documente create în formă electronică (originale) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; • Documente transpuse în formă electronică (copii) cărora li s-a aplicat de către titularul dreptului de dispoziţie o semnătură electronică extinsă cu certificat calificat; • Documente de uz intern şi/sau confidenţiale. • Nu se arhivează în e-Arhiv@ documente clasificate şi documente cu regim de acces public.

10. e-Factur@ Arhivarea electronică este şi parte integrantă a fluxului conţinând FACTURAREA ELECTRONICĂ AVANTAJELE Sistemului de arhivare electronică al TransFonD e-Arhiv@ are incluse facilităţi care asigură preluarea, de către un centru de recuperare în caz de dezastru, a operaţiunilor de consultare a arhivei electronice în cazul unui dezastru la sediul principal de procesare (se realizează replicarea întregii arhive la sediul secundar al TransFonD) Beneficiarii nu sunt nevoiţi să se acrediteze ca administratori de arhivă electronică şi nici să îşi autorizeze centrele de date e-Arhiv@ Existenţa unui nivel înalt de securitate în ceea ce priveşte accesulla e-Arhiv@, fapt asigurat prin utilizarea structurii PKI. Toate operaţiile efectuate în e-Arhiv@ sunt jurnalizate

11. Sistemul de arhivare TransFonD Sistem de arhivare conform legii 135/2007 Centre de date de înaltă fiabilitate şi siguranţă Sistemul de arhivare electronică TransFonD • ORICE TIP de document electronic sau transpus de pe suport hârtie

12.  Caracteristici de performanţă e-Arhiv@ • definirea de până la 500 de utilizatori, beneficiind nelimitat de serviciile e-Arhiv@; • 10 acţiuni simultane fără nicio diminuare de performanţă; • integrare facilă cu sisteme automatizate care generează documente electronice, în vederea arhivării electronice; • metodă de regăsire rapidă a documentelor arhivate electronic (utilizând criterii de căutare specifice fiecărui tip de document arhivat); regasirea într-un interval de timp variind de la câteva secunde la maxim 3 minute (asumate contractual) a documentelor arhivate, inclusiv vizualizarea acestora sau salvarea lor pe staţia de lucru a utilizatorului). e-Arhiv@ Toate acestea prin intermediul unei interfeţe web ușor de utilizat

13. Agenda 1 Profil TransFonD Arhivarea electronică 2 3 Facturarea electronică

14. Economia de cost la emitent

15. Factura clasică vs. Factura electronică Factura Clasică ERP Încasare Tipărire Arhivare 10 ani Expediere Împlicuire Sistem de producție Resursa umană sau STP Resursa umană sau STP Resursa umană Resursa umană Resursa umană Factura Electronică Sistem de producție ERP e-Factur@ Încasare • SEP • OP • DD STP STP

16. e-Invoicing în Europa Conform raportului de monitorizare a situaţiei facturării electronice în UE, cele mai avansate state în ceea ce priveşte adoptarea acestei măsuri sunt: Danemarca - Guvernul danez a implementat deja e-invoicing şi estimează o reducere a costurilor cu facturile de 100 milioane de euro anual. Finlanda - Guvernul şi agenţiile guvernamentale acceptă doar facturi electronice începând cu 1 Ianuarie 2010 şi vor emite doar facturi electronice până cel mai târziu în Decembrie 2010. Administraţia publică din Italia refuză să accepte alt tip de facturi pentru serviciile achiziţionate, în afară de cele electronice. Spania - facturarea electronică în relaţia cu administraţia publică va deveni obligatorie pentru toţi furnizorii, începând cu Noiembrie 2010. Guvernul spaniol a stabilit un format standard pentru toate facturile electronice primite de către administraţiile naţionale (FACTURAE) ce au fost adoptate începând cu 1 august 2009. În Grecia, începând cu 1 ian 2011, pentru sume mai mari de 3000 Euro, nu vor mai fi acceptate decât facturi în format electronic, în toată economia

17. România • Legea 571/2003 – Codul Fiscal • Legea 455/2001 – Semnătura Electronică • Legea 135/2007 – Arhivarea Electronică • Legea 82/1991 – Legea Contabilităţii

18. Recunoaşterea juridică a facturii electronice • Soluția dezvoltată de TransFonD asigură complet legalitatea parcursului facturilor. “O persoană impozabilă […] nu trebuie să emită facturile şi pesuport hârtie pentru ca acestea să fie considerate documente justificative valabile.”(Direcţia de legislaţie în domeniul TVA, Ministerul Finanţelor Publice, 18.02.2010)

19. e-Factur@

20. e-Factur@ - Serviciul

21. Transmitere factură prin bancă Plată (OP, DD) Plată (OP, DD) Acces către factură Arhivare electronică Transmitere fişiere Cliental emitentului e-Factur@– fluxul de procesare XML/ PDF Internet banking Cont bancar emitent facturi Client al emitentului/client al băncii Validare format Emitere facturi Transmitere notificare prin e-mail Semnare electronică Reconciliere Emitentfacturi

22. e-Factur@ - Beneficiile serviciului Beneficii emitenţi facturi Beneficii destinatari facturi • Optimizarea proceselor pentruemitentul de facturi • Reducerea costurilor aferente procesului tradiţional de facturare: • Emitere (consumabile) • Livrare (taxe curierat) • Arhivare, în conformitate cu cerinţele legale în vigoare • Posibilitatea împerecherii informațiilor de facturare cu instrucțiunile de debit direct • Eficientizarea timpilor de reconciliere a proceselor de recepţionare a facturilor şi a fluxului de numerar • Posibilitatea interfaţării aplicaţiilor interne cue-Factur@ pentru automatizarea importului facturilor în sistem • Reducerea timpului de transmitere • Validarea datelor în momentul transmiterii • Confirmarea livrării şi a vizualizării facturii • Regăsirea facilă a facturii originale • Livrare garantată şi în timp redus • Diminuarea riscului apariţiei erorilor de procesare asociate intervenţiei umane • Creşterea eficienţei managementului fluxului de numerar • Diminuarea volumului de hârtie manevrată • Posibilitatea de arhivare electronică a facturilor primite • Regăsirea facilă a facturii originale • Posibilitatea de recepţionare şi plată a facturilor prin intermediul băncii • Managementul centralizat al administrării profilului de utilizator (printr-un punct unic de acces- aplicaţia e-Factur@)

23. Caracteristici de performanţă e-Factur@ • Disponibilitate serviciu (SLA – Service Level Agreement) - 97,98% • pentru unvolum de 50 000-500 000 facturi/ zi – scalabil nelimitat. • Disponibilitate vizualizare facturi: 24/7 • Tipuri de rapoarte: Raport „Facturi procesate” (dată emitere, livrare, vizualizare, transmitere spre arhivare), Raport de audit, Raport statistic, Jurnal e-Factur@, Raport beneficiar (client destinatar), Raport excepţii facturi arhivate • Suport e-Factur@: helpdesk@transfond.ro

24. Întrebări?

25. Vă mulţumesc, Cristina Cremer ccremer@transfond.ro