GoFast!

1. GoFast!

2. Velocidade é crítica para o sucesso da GMB • Prioridades Culturais • Agir como Uma Companhia • Estabeler Stretch Targets • Manter o Senso de Urgência • Ter foco no Produto / Cliente • Valores Centrais • Entusiasmo do Cliente • Melhoria Contínua • Integridade • Times de Trabalho • Inovação • Respeito Individual e Responsabilidade • GoFast!é a principal ferramenta para se iniciar o Senso de Urgência • Rick Wagoner considera o GoFast!dentre as 4 prioridades culturais da GM “…GM precisa operar na velocidade da internet e não na do automóvel.” — Rick Wagoner, CEO

3. GoFast!é projetado para ajudar a GM a aumentar seu sentido de urgência O GoFast! criará uma nova cultura de velocidade e urgência na GM. Combina orientação, ferramentas de solução de problemas, especialmente na tomada e execução de decisões. O GoFast! criará vantagem competitiva e ajudará a melhorar nosso desempenho empresarial Rick Wagoner

4. O que é GoFast! ? • Origem: GE 1986 • Um processo de aprendizagem a ser conduzido e assimilado por quem executa o trabalho • Uma forma de eliminar a burocracia / os métodos / os processos / as tarefas que não agregam nenhum valor ao resultado • Uma oportunidade para a liderança ser rápida e decisiva nas suas ações • Uma oportunidade de alcançar bons resultados • Uma chance de obter maior controle das atividades • Uma forma de incrementar a qualidade e a satisfação no trabalho

5. GoFast! Workshop é o principal mecanismo para a contrução do Sensode Urgência • GoFast! Workshop é… • Um workshop de 1 dia, com um tema bem definido • Estruturado para alcançar resultados visíveis • Facilitado por coaches treinados • As pessoas certas no lugar certo • OGoFast! Workshop… • Permite aos participantes serem audaciosos nas recomendações feitas diretamente à liderança • Ajuda a liderança a ser rápida e decisiva na tomada de decisões • Ajuda os participantes a serem focados e a gerar mudança

6. GoFast! é bem-definido O que não é O que é • Um outro Workshop para validar o status • Uma sessão para queixas sem soluções • Um kit automático para diminuir horas trabalhadas • Uma ferramenta para fazer as pessoas trabalharem mais • Um meio para burlar a qualidade • Um processo de eliminação de pessoal • Um processo fácil • Anarquia • Um processo de aprendizado dirigido por aqueles que realizam o trabalho • Uma maneira de eliminar trabalho sem valor agregado/burocracia e limitações de recursos • Uma chance para os líderes serem rápidos e decisivos • Uma maneira comprovada de alcançar resultados superiores nos negócios • Uma oportunidade de ter mais controle sobre o trabalho realizado • Uma maneira de aumentar a satisfação no trabalho e a qualidade de vida no trabalho

7. Objetivo • Sistemas de informações incompatíveis • Procedimentos Complexos Eliminar • Muita burocracia • Duplicação de esforços

8. Características • Aplicável a qualquer atividade administrativa • Processo simples e informal • Delegação de Autoridade • Eliminação de desperdícios • Trabalho em time • Redução de custos administrativos

9. Selecionando um bom tema de workshop... • Um GoFast! Workshop é focado em atividades... • Tomam muito tempo para serem executadas • Consomem muitos recursos • Focam nos objetivos dos negócios e nos clientes(produtividade, qualidade, custo) • Precisam do entendimento e acordo das pessoas envolvidas para aceitarem a mudança • Geram trabalho sem valor adicionado e desnecessária burocracia • Estão dentro de controle do grupo • Um bomGoFast!deve ter... • Participantes motivados e autorizados a criarem sugestões para a mudança

10. Eliminando gastos no dia-a-dia Mais… Menos… • Reuniões com pessoas que não precisam participar • Reuniões externas • Imprimir todos os Lotus Notes • LN cc: para várias pessoas em todas as comunicações enviadas • Relatórios que ninguém lê • Excesso de material no escritório • Apresentações internas (coloridas / transparência) • Ligar ao invés de enviar um memo, enviar um memo ao invés de chamar uma reunião, realizar uma reunião ao invés de um processo • Desligar as luzes dos ambientes que não estão sendo usados • Enviar correpondência nomal ao invés de Sedex • Viajar somente quando necessário

11. Círculo de influência para identificar um bom tema de Workshop FOCO: NÓS PODEMOS NOS PREOCUPAR SOBRE ISSO (MAS NÃO PODEMOS INFLUENCIAR A SOLUÇÃO NÓS PODEMOS INFLUENCIAR A SOLUÇÃO NÓS PODEMOS FAZER ISSO EU POSSO FAZER ISSO

12. Visão GoFast! GoFast! é comportamento de todo dia, não é realizar workshops formais e nem ter coaches facilitando as sessões, o objetivo é que o GoFast! aconteça naturalmente no dia-a-dia das pessoas.

13. Go-ingFast! todo dia significa... Lista Diária GoFast! • Implementar novas idéias rapidamente • Estar preparado para tomar decisões no ato • Estar sempre focado no cliente • Identificar tarefas sem valor agregado e parar de realizá-las • Assumir riscos e aprender com os erros • Desafiar-se e desafiar o grupo para contínuo crescimento e desenvolvimento Agir Rápido Agir Focado Agir Destemido

14. Preparação Fases 3 e 4 Fase 5 Fases 1 e 2 Workshop Implementação Briefing Estruturação do assunto Identificação do problema Seleção dos participantes Pre-Workshop Fases

15. GF! Workshop • 1 - Identificação adequada do assunto / problema e de um “Champion” • Nessa fase deverá acontecer uma reunião de “Scoping & Framing” com o objetivo de : • discutir o problema em questão • determinar o escopo do problema que será abordado, ou seja, o que está dentro e o que está fora do escopo • identificar um “Champion” e uma “pessoa de contato” para o assunto em questão • identificar as áreas afetadas pelo problema / processo • identificar os participantes do workshop • identificar o “Leadership Panel”, ou seja, a diretoria das áreas envolvidas (se houverem) e que deverão aprovar as recomendações de mudança • identificação dos “Coaches” de GoFast! que conduzirão o workshop

16. GF! Workshop • 2 - Reunião de Briefing • Alguns dias antes do workshop, deverá ser feita uma reunião de Briefing, a ser comandada pelo Coach de GoFast!, juntamente com o Champion do assunto, tendo como convidados os integrantes do Leadership Panel. Nessa reunião, os seguintes pontos deverão ser abordados : • apresentação e revisão do assunto / problema a ser tratado no workshop • explicação das fases do workshop • explicação do papel do Leadership Panel • revisão dos participantes do workshop • obtenção do comprometimento dos líderes das áreas envolvidas • estabelecimento de metas para os resultados do workshop 

17. GF! Workshop • 3 - Condução do Workshop • O workshop é conduzido em 1 dia e divide-se nas seguintes fases : • Introdução - nessa etapa é dada uma explicação geral do processo do GoFast! e da agenda do dia. Além disso, se faz uma explicação sobre o assunto / problema a ser abordado e expõe quais são as expectativas do workshop. • “Galeria de Idéias” (Galeria de Problemas) – nessa etapa, é conduzido um “brainstorming” com todo o grupo, no sentido de identificar de maneira clara, objetiva e específica, todos os problemas que cercam o assunto em questão. Posteriormente, esses problemas são priorizados e classificados em diferentes categorias. • Times de Trabalho – nessa etapa, o grupo é dividido em subgrupos, em número igual às categorias de problemas identificadas na etapa anterior. Como próximo passo, os grupos deverão : • analisar os problemas de suas respectivas categorias, agrupando-os quando conveniente • identificar as raízes do problemas, usando técnicas como “espinha de peixe”, “os 5 porquês”, etc. • fazer recomendações para a resolução dos problemas, identificando também um Plano de Ação com datas e responsáveis, além dos benefícios da recomendação dada • - Apresentação entre Times - nessa etapa os subgrupos apresentam suas recomendações um para o outro, com o intuito de revisar as recomendações e obter o consenso do grupo como um todo. • Opções de Decisões: • Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada • Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada • Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação

18. GF! Workshop 4 - Implementação das Recomendações e Monitoramento Após a realização do workshop, as recomedações devem ser implementadas, preferencialmente num prazo de no máximo 90 dias. Para monitoramento das ações, a área responsável pelo workshop deverá consolidar todas as propostas apresentadas, com datas e responsáveis, e incluir tais informações no site do GoFast!,que mantém o registro de todos os workshops já realizados pela Corporação. Essas informações devem ser atualizadas após cada implementação. Todo esse processo é supervisionado pela coordenação central do GoFast! que ajuda no monitoramento da implementação, inclusive com apresentação de status para o Executive Committee da empresa. O acesso ao site oficial GoFast! é feito através do endereço: www.gofast.gm.com

19. GF! Workshop - Funções GoFast! Workshop Responsabilidades Sponsor • Auxilia na identificação do assunto / problema • Ajuda a selecionar o Champion do workshop Champion • Define e planeja o workshop (escopo, data, participantes, etc) • Toma decisões sobre as recomendações • Toma decisões sobre as recomendações • Age como “roadblock buster” para remover barreiras na implementação das recomendações aprovadas Leadership Panel • Desenvolve e apresenta as recomendações ao Leadership Panel • Age como “driver” para implantar as recomendações aprovadas Participantes GoFast! Coaches and Coaches in Training (CITs) • Planeja e “facilita” o workshop • Serve como um “expert” no assunto tratado e auxilia o Champion em todas as etapas do workshop, especialmente na fase de implementação Workshop Contact Person

20. Versões de GoFast! • GF! Longo 1 1/2 até 2 Dias 36 Participantes ou mais • GF! Normal 1 Dia -10 Horas 24 Participantes • GF! “Mini” • 41/2 até 6 Horas • 8 Participantes • 2 Horas • 3 Participantes  Light Workshop  Just Eliminate it!

21. GF! Normal - Estrutura Moderador Conteúdo Tempo Aproximado Introdução GoFast! Coach Champion É feita uma introdução do que é o GoFast! aos participantes. 1 hora GoFast! Coach Champion Empregados diretamente ligados ao assunto identificam fontes, tarefas e atividades desnecessárias ou improdutivas. 1-2 horas Galeria de Idéias GoFast! Coaches,Participantes Agrupamento de idéias. Desenvolvimento de alternativas. Resumo das recomendações. 3-4 horas Recomendações (Breakout Groups) GoFast! Coach 1 hora Revisão das recomendações de cada grupo. Comentários, sugestões. Integração dos grupos. Apresentações entre grupos Participantes Champion, Leadership Panel 1–2 horas Apresentação e explicação das recomendações. Decide: Sim, Não ou Adiar Apresentações ao Painel de Decisões

22. GoFast! - Diretrizes • Seja sincero, aberto, honesto- necessário para melhorar problemas reais • Seja desafiador, audaz, destemido—necessário para desenvolver soluções criativas • Focar no problema que queremos melhorar—não em razões que não podemos resolver • Participar—você foi selecionado para estar aqui • Ouvir os outros—você irá aprender com as idéias de todos • Esteja aqui—não saia da sala, não receba telefonemas, nem atenda a outros compromissos • Tenha certeza que a decisão tomada será ouvida

23. GoFast! Galeria de Idéias Brainstorm • Barreiras e obstáculos na execução dos processos • Fontes de burocracia • Etapas sem valores, aprovações • Relatórios desnecessários, excesso de reuniões • Outras questões que nos impedem agir com rapidez

24. Galeria de Idéias: diretrizes • Apresente um problema—o que nos impede de agirmos rapidamente • Seja específico, conciso • Apresente uma questão de cada vez • Não questione o problema do outro, interrompa apenas para clarear a idéia ou para pedir um nova explicação • Acrescente um novo problema ou passe a vez

25. Tarefas dos Grupos de Trabalho • Cada grupo deverá desenvolver recomendações específicas • Cada grupo deverá: • Agrupar problemas similares • Analisar a raiz do problema • Desenvolver soluções alternativas • Avaliar se a solução é: Eficaz? Executável? Aceitável? • Completar o formulário de recomendações • Decidir quem irá apresentar as propostas

26. Workshop: Data: • Identificação do Problema • Análise da • Causa Raiz • Recomendações • Benefícios Custo Tempo Qualidade Plano de Implementação Responsabilidade Data Driver: Roadblock Buster: Monitoração e Acompanhamento : Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Adiar Não

27. Criar Recomendação e Plano de Ação Workshop: Data: Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) • Qual é a questão/fonte da burocracia? • Quais são as causas raízes do problema? • O que você quer mudar? • Seja específico na sua resposta • Que elementos foram eliminados / melhorados ? Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) • Quais são os passos necessários para implementar a recomendação? • Quando isso será realizado? • Qual o membro da equipe será responsável? Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” Quem removerá os obstáculos para assegurar a implementação bem-sucedida? • Que passos serão necessários para assegurar a implementação bem-sucedida? Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Adiar Não

28. Exemplo de Uma Boa Recomendação Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) • Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho • Manuscrito de resumo executivo semanal • Relatórios e apresentações redundantes • Elaboração de tabelas desnecessárias que respondem perguntas adicionais • Eliminar pré/pré/pré-revisões • Permitir ao proprietário do conhecimento — independente do nível hierárquico— manter contato direto à gerência • Emitir sumários executivos trimestralmente, ao invés de semanalmente • Eliminar livros de resumo • Tempo gasto na preparação de revisões internas que satisfazem a necessidade da gerência para saber todos os detalhes, mas não melhora a tomada de decisão • Apresentação de relatórios redundantes Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) • VP compartilhará decisões com todos os executivos na próxima reunião mensal de diretores • Presidente anunciará decisão a todos os funcionários com uma mensagem de VME de rádiodifusão Leslie Quick 15/10/99 Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” • Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Bob Barrier Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Adiar Não

29. Exemplo de Uma Recomendação Fraca Questão do Workshop: Que burocracia podemos eliminar para reduzir o tempo do ciclo de desenvolvimento de produtos para seis meses? Problema Fonte(s) do Problema Recomendação Melhorias (Resultados) • Verificações e balanços excessivos que adicionam tempo e custo ao trabalho • Reuniões, apresentações e relatórios redundantes • Esclarecer quais reuniões são realmente necessárias • Criar um banco de dados eletrônico de toda a informação utilizada nos relatórios para que todos os usuários possam acessá-las • Talvez seja possível a eliminação de algumas reuniões • Todos os dados dos relatórios estarão disponíveis para todos Ações Necessárias Responsibilidade Tempo (Data) • 1 - Estudar os tipos de reuniões que estão sendo realizadas: • Recomendar a eliminação de algumas reuniões • Apresentar proposta para diretoria aprovar • 2 - Designar time para criar banco de dados • 1 - 4 meses para conduzir e completar a avaliação das reuniões e fazer recomendações • 2 – 6 meses para a criação do banco de dados Monitoração e acompanhamento “Roadblock Buster” • Fornecer a primeira atualização em 15/11/99 e medir os resultados Painel de Decisões / “Leadership Panel”: Sim Adiar Não

30. Apresentações entre Grupos (Team-on-Team) • Cada grupo irá apresentar sua(s) proposta(s) aos outros grupos • Durante as apresentações: • Faça questões para esclarecer as propostas • Dê sugestões • Expresse qualquer dúvida na hora • Batalhe pelo consenso de todos—as recomendações serão mais fortes se todos os participantes defenderem a mesma idéia

31. Opções de Decisões • Sim — a recomendação é aprovada para ser implementada • Não — explicar as razões do porquê a recomendação não pode ser aprovada • Adiar — identificar a informação necessária, e definir plano para uma nova apresentação

32. Follow up • Após a realização do workshop deve-se sumarizar os resultados e comunicar os participantes / envolvidos • O acompanhamento da implementação das ações deve ser feito durante as reuniões do grupo até que todos os itens sejam implementados / eliminados • Encaminhar o formulário do GoFast! implementado à Supervisão da área

33. GF “Speed Demon” Sempre que uma unidade da GM no mundo se destaca pelos resultados obtidos com os workshops GoFast! recebe o símbolo do programa: o Diabinho Speed Demon. O Speed Demon, que na realidade é um Duke Blue Devil – mascote do time de basquete de Duke, Carolina do Norte (EUA), foi escolhido para simbolizar o programa por representar a rapidez, agilidade e trabalho em time. Por ser ex-integrante titular deste time na época de seus estudos e por conhecer tão de perto essa característica da equipe de basquete norte-americana foi que o presidente da General Motors Corporation, Rick Wagoner, optou por adotar o mascote – símbolo de velocidade do time de basquete – à GM também.