LÄKEMEDELSAUTOMATER I LÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING

1. Patrik Olsson Verksamhetschef Läkemedelsenheten AMD LÄKEMEDELSAUTOMATER ILÄKEMEDELSFÖRSÖRJNING

2. Vad menar vi med automatisering? > FÖRSÖRJNING > LAGER > HANTERING Automatiserade lager Automatiserad patientindividuell försörjning PNL Partientnära lager Avdelningsförråd VNL Vårdnära lager Sjukhusförråd/-apotek RGL Regiongemensamt Lager Droggrossist/apotek

3. Syftet med automatiseringen? Koll på lagret? • Koll på sortimentet? • Koll på iordningställande • och administrering? Effektivisering försörjning - Kvalitetsförbättring - Tidsbesparing vårdpersonal

4. Val av teknisk lösning en avvägningsfråga! • Lagerautomat som lager • Förenklar inventering och beställning • Bättre kontroll av svinn och inkurans • Minskade risker för förväxlingar • Patientindividuella uttag ur lagerautomat • Som ovan men……………… • Kräver koppling till elektronisk läkemedelsjournal • Kräver att läkaren ordinerar de varunummer som är lagerhållna • Kräver att läkemedel kan lagerhållas i enskilda (PI) doser • Kräver lagerutrymme för tillräcklig mängd doser • Kräver frekventa ganska arbetskrävande påfyllningar • Inte säkert att patientsäkerheten förbättras • Patientindividuell försörjning via dosmaskin • Kräver elektronisk läkemedelsjournal • Kräver att läkaren ordinerar de varunummer som finns i dosmaskinen • Möjlighet finns att utföra kvalitetssäkring av ordinationer via farmaceut • Ger lägre läkemedelskostnad pga dosanpassade förpackningar • Sparar sjukskötersketid • Ger förutsättningar för kontroller fram till administrering • Relativt höga kostnader för investering och drift men dessa skall vägas mot nyttofördelarna

5. Fullautomatiska lösningar Patientindividuellt Single dose, fullsortiment Patientindividuellt Multidos Avdelningsnivå Sjukhusnivå Fullsortiment Semiautomatiska lösningar Delsortiment Uttagskontroll Kvalitets- och effektiviseringsvinster Investeringskostnad, Driftskostnad Komplexitet, Sårbarhet Lagersaldokontroll

6. Planering av lagerbehov är viktigt! Säkerhetsklass A B C D En låda ger maximalt 12 uttag av samma läkemedel En ram rymmer maximalt 80 olika läkemedel En låda rymmer som mest 36 olika läkemedel En enhet kan innehålla upp till 180 olika läkemedel Kapaciteten och därmed kostnaden för en lagerautomat styrs av: x Antal varunummer som skall lagerhållas x Vald säkerhetsklass x Volymbehov för en viss vara x Tänkt påfyllnadsfrekvens

7. Val av leverantör • Inköpskostnad hårdvara • Kostnad reservdelar och tillbehör • Service- och supportavtal • Utvecklingskostnader • Kundrelation • Konkurrens • Samarbete mellan landsting

8. Några råd på vägen • Involvera berörda professioner tidigt i processen • Välj teknisk lösning efter tänkt användningsområde • Säkra upp att det finns IT-stöd för att klara de krav som ställs • Beakta användarvänligheten • Ta hänsyn till driftkostnader • Dimensionera efter behov • Var noggrann vid val av leverantör

10. Vår målsättning i Halland • Kvalitetsförbättring av läkemedelshanteringen i avdelningsförråd • Att lagerhålla sällan använda läkemedel ”svanssortiment” i ett lager på sjukhusen i stället för utspritt på avdelningar • Att lagerhålla reservvolymer av läkemedel med ojämn förbrukning och höga krav på snabb tillgång • En del i framtida lagerstruktur • 24/7 tillgänglighet • Styrning mot beslutat ”Sjukhussortiment” • Minskat beroende av lokala sjukhusapotek

11. 450 400 350 300 250 200 150 100 50 0 NYTTOVINSTER • Minskade • kvalitetsbristkostnader • Förväxlingar • Inkurans • Svinn • Minskad tidsåtgång för sjuksköterskor • Lån mellan avdelningar • Felbeställningar • Hantering i avdelningsförråd • Lägre kostnader för läkemedel • Styrning av sortiment • Kapitalbindning • Kassationer • Minskade kostnader för läkemedelsförsörjning och logistik • Orderrader • Enpunktsförsörjning • 24/7 tillgänglighet BASSORTIMENT SVANSSORTIMENT 260 vnr = 90% av 140 vnr = 80% av förpackningar, åtgång ca 3 förpackningar, åtgång ca 8 förpackningar per år förpckningar per år 709 vnr

12. Våra lagerautomater • Hallands Sjukhus Varberg • EdgeTech • Drift sedan maj 2009 • 6 ramar, 2 LID, 1 LISTA • Hallands Sjukhus Halmstad • HealthTech • Drift sedan februari 2011 • 9 ramar, 1 LID, 1 LISTA • Gemensamt för de båda lagerautomaterna • Hårdvara från SupplyPoint • Likartad funktionalitet i mjukvaran……. • Cirka 440 vnr lagerhålls

13. Funktioner • Bokning via webb-gränssnitt • Direktuttag • Behörighetskontroller via fingeravtrycksavläsning • Streckkodsverifiering av varor utanför Ramar och LID • Narkotikalogg • Returfunktion • Uthämtning via PIN-kod

14. Lagerautomaten HSV • Senaste uttagen/avdelning syns i bokningsgränssnittet • Varning om varan hämtas ut inom 24-timmar från samma avd • Rapportuttag via Webb-gränssnitt • Övervakning och underhåll via klientprogramvara på PC

15. Sortiment HSV Lagerhållningsprinciper för läkemedel vid HS Sjukhussortiment De läkemedel/styrkor/beredningsformer som ska finnas vid HS med dygnet runt tillgänglighet. Styrs av LKh rekommendationslista, upphandlingar och medicinsk och farmaceutisk ändamålsenlighet. I sortimentet har vissa analoga kopior uteslutits i de fall det inte är förenat med försämrat behandlingsresultat eller andra patientrisker. Där det så är möjligt eftersträvas endast en styrka av preparatet. Sjukhussortimentet fastställs av verksamhetscheferna. Bassortiment (B) Är en miniminivå av ett standardiserat sortiment utifrån vårdavdelningarnas behov av läkemedel. Bassortimentet består av sådana läkemedel som har en hög och jämn förbrukning. Bassortimentet ska finnas på alla avdelningar. Fritt sortiment (F) Valbart sortiment utifrån enskild avdelnings behov. Sortimentet finns också i lagerautomaten. Svanssortiment (S) Produkter med låg och ojämn förbrukning lagerhålls enbart i lagerautomaten. För vissa preparat med stor förväxlingsrisk lagerhålls det preparat med minst förbrukning enbart i automaten. Unikt sortiment (U) Produkter som enbart används på en/eller ett fåtal avdelningar. Avdelningen ansvarar för lagerhållningen. Avdelningssortiment = bas + fritt + unikt Det sortiment läkemedel som en avdelning lagerhåller i sitt förråd. Bubblare

16. Resultat?

17. Orderrader Nytt leveransavtal Lagerautomat HSV i drift Antal orderrader/månad för vårdavdelningar vid HSV Vätskor, cytostatika och handelsvaror är exkluderade

18. Sortimentsbredd Lagerautomat HSV i drift Lagerautomat HSH i drift • Antal beställda varunummer/halvår för vårdavdelningar. • Vätskor, cytostatika och handelsvaror är exkluderade Leveranser från RGL

19. Tillgänglighet 2796 ordinationer från 222 patienters läkemedelsjournaler 79 % tillgängliga ordinationer  94 % tillgängliga ordinationer

20. Transaktioner Antal uttag ur lagerautomaterna/år

21. HSH • HSV Effektmått? Effektmått/tertial för avdelningsförråd (20st) samt läkemedelsautomaterna Vätskor, cytostatika och handelsvaror är exkluderade

22. Felfrekvens • Inga oplanerade driftavbrott • Lagersaldofel – medvetet och omedvetet slarv? • Streckkoder och streckkodsläsning är inte helt bekymmersfritt • ”Fryst pekskärm” - Omstart av programvara löser ofta problemet

23. Pågående förbättringsarbeten • EDI-beställning • E-post rapporter • Automatisk uppdatering av varuregister • Automatisk rapportering av uttagskostnad till ekonomisystem • ”Tool-Crib Light” som förrådshanteringsystem • Hämtning av användaruppgifter från HSA-katalog • ”Små” automater för narkotikakontroll • Konsolidering till en leverantör i Halland • …och så har vi förstås PILLAN!