Опыт пилотного внедрения продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» в группе компаний «ИСТОК»

1. Опыт пилотного внедрения продукта «1С-Битрикс: Корпоративный портал» в группе компаний «ИСТОК» Докладчики: Директор компании 1С-КПД - Лушников Владимир Руководитель Управления ИТ МП ОАО «Исток» - Скулкин Михаил

2. Содержание • О компании 1С-КПД • О группе компаний ИСТОК • Выбор продукта • Пилотное внедрение и подводные камни • Результаты пилотного внедрения • Дальнейшие планы Заказчика

3. О компании 1С-КПД • Компания 1С-КПД (полное наименование 1С-Корпоративные порталы и документооборот) : • молодая и энергичная фирма, • является дочерней компанией 1С, • специализируется на внедрении корпоративных порталов и систем электронного документооборота на базе программных продуктов: 1С-Битрикс: Корпоративный портал и 1С:Документооборот (старое название 1С:Архив),

4. Технология внедрениякомпании 1С-КПД Отчет об обследовании Прототип с реальными данными, коммерческое предложение Установленное и протестированное ПО Обученный персонал Бесплатно Клиент платит только за лицензии Работающая система Технология дает возможность достигать результата с минимальными затратами

5. Интеграция с программами 1С

6. О группе компаний ИСТОК • Группа компаний «Исток» - это система российских компаний, занимающихся производством, дистрибуцией и реализацией широкого спектра алкогольной продукции на территории Российской Федерации и за рубежом. • «Исток» сегодня - это производитель федерального уровня, безусловный лидер рынка шампанского в России. Компания также представлена и успешно работает на водочном, коньячном, винном и слабоалкогольном рынках. • Построенный «с нуля» в 1995 году, производственный комплекс компании «Исток» - это суперсовременные, высокотехнологичные предприятия, расположенные в г. Беслан республики Северная Осетия. Производственный комплекс компании «Исток» является бюджето-образующим для республики. По итогам 2008 года ОАО «Исток» выплатило более 1,1 миллиарда рублей налоговых выплат во все виды бюджета РФ.

7. О группе компаний ИСТОК • ОАО «Исток» - это не только крупный федеральный производитель алкогольных напитков. В последние годы компания занимается развитием собственного дистрибуторского проекта «прямая доставка». На сегодняшний день продукция ОАО «Исток» поставляется как через собственные торговые представительства, действующие во всех крупных российский городах от Москвы до Владивостока, так и через крупные дистрибуторские компании. • Управляющая компания расположена в Москве, в Новинском Пассаже, и осуществляет функции централизованного управления бизнесом. • Наличие собственной разветвленной филиальной сети позволяет обеспечивать оперативные отгрузки и контролировать представленность продукции в конкретном регионе. • На сегодняшний день в различных структурах группы компаний «Исток» занято около 3000 сотрудников. В непростые кризисные времена компания не стоит на месте. Обновляется портфель брендов, запускаются новые демократичные продукты, а клиентам предлагаются более гибкие и привлекательные условия сотрудничества.

8. Об Управлении ИТ Заказчика • Управление ИТ – это центр компетенций по всем ИТ-сервисам Группы Компаний «Исток». • Состоит из двух отделов: • Отдел системного администрирования (сервисы сетевой инфраструктуры: Active Directory, групповые политики доступа и безопасности, firewall, корп. почта, антиспам, антивирус, VPN, телефонная связь, видеоконференцсвязь, мобильная связь, backup, “any key” и другие сервисы) • Отдел прикладного программирования (сервисы ERP-систем и систем мобильной торговли: консалтинг,поддержка, развитие) • В работе с подразделениями Группы Компаний использует технологии ITIL,посредством организации управления ИТ-сервисами на базе централизованной системы ServiceDesk собственной разработки (платформа 1С8). • Благодаря работе ИТ-специалистов группы компаний с заказчиком (сотрудниками) посредством ServiceDesk, служба ИТ ГК «Исток» удобна в управлении и взаимодействии, контролируемаи в любой момент предоставляет данные о загрузке каждого ИТ-специалиста, качестве его работы, фактической калькуляции трудозатрат по проектам и любую другую аналитическую информацию по потребностям в ИТ-сервисах и их предоставлению. • Оказывает все виды ИТ-сервисов и обеспечивает из центра удаленное решение основных задач, за исключением «Any key»,по всем подразделениям на территории РФ. • Ведет все ИТ-проекты Группы Компаний, в том числе, с привлечением аутсорсинга.

9. Выбор решения Оплата счета 13 мая 2009 г Принятие решения о пилотном внедрении и выставление счета 21 апреля 2009 года Установка бесплатной 30-ти дневной версии 15 апреля 2009 года Презентация продукта Заказчику 03 апреля 2009 года – дата государственной регистрации ООО «1С-КПД»

10. Презентация продукта 1С-Битрикс: Корпоративный портал Заказчику • Изначально Заказчик искал продукт, базирующийся на web-технологиях, и допускающий некую "коробочную" интеграцию с продуктами 1С8, для организации web-интерфейса для собственной системы ServiceDesk на базе 1С8. • У Заказчика уже используется своя система ServiceDesk, написанная на 1С:Предприятии. • Изначально на встрече планировался один представитель со стороны Заказчика – Руководитель Управления ИТ. • Однако мы настояли на присутствии бизнес-пользователей, которым был бы интересен функционал Корпоративного портала. • Среди сотрудников компании ИСТОК кроме Руководителя ИТ на встрече принимали участие: • Маркетолог, • Представитель HR, • Системный администратор. • Презентация проводилась на живом портале в переговорной Заказчика на ноутбуке и проекторе

11. Что привлекло Заказчика в программе? • Простота работы пользователя • Схожесть типового интерфейса портала с интерфейсами социальных сетей • Интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом, и связанная с этим минимизация трудозатрат по поддержанию актуальности информации на портале • Интеграция с ActiveDirectory • Общие библиотеки документов с возможностью их подключения как сетевых дисков • Совместная работа с файлами

12. Впечатления от продукта • После демонстрации продукт казался идеальным: • Он удовлетворяет не только простым потребностям любой организации, таким как единый телефонный справочник сотрудников, новости компании, контакты и реквизиты. • Также, такие возможности портала, как, ведение календарей, назначение задач, форумы, сервисы, база знаний, обучение и сертификация сотрудников, тоже получили одобрение, как перспектива для второго этапа проекта внедрения корп. портала. (не осознанные потребности) • И самое главное ничего настраивать не надо – УЖЕ ВСЕ НАСТРОЕНО, УСТАНАВЛИВАЙ И РАБОТАЙ! • Несмотря на хорошие впечатления от презентации может сложиться впечатление, что слишком все хорошо, так не бывает.

13. Установка бесплатной30-ти дневной версии • Заказчик сам (с помощью удаленных консультаций специалистов 1С-КПД) за 1 день установил бесплатную 30-ти дневную версию Корпоративного портала. • Это полнофункциональная версия продукта, которая показала, что • Продукт прост в установке, • Содержит все заявленные функции, • Производительность программы высокая. • Тестовая эксплуатация дала Заказчику уверенность в том, что продукт 1С-Битрикс: Корпоративный портал удовлетворяет компании и нужно начинать пилотное внедрение.

14. И Вы сможете использовать 30-ти дневную бесплатную версию продукта • Для этого нужно скачать файл размером около 60 Мегабайт с сайта 1С-Битрикс по адресу: • http://www.1c-bitrix.ru/download/intranet.php • Не потребуется специальных технических знаний продукта для установки в Windows-среде. Программа установки инсталлирует как сам продукт, так и Веб-окружение. • Более того, Вы сможете зарегистрировать пробную версию и получать все новые обновления системы.

15. Что такое «Битрикс: Веб-окружение» в пробной версии? Веб-сервер Apache Сервер баз данных MySQL Язык программирования PHP Битрикс: Веб-окружение – это среда, которая необходима для работы решений 1С-Битрикс.

16. Цели пилотного внедрения • Для принятия решения о полномасштабном внедрении системы во всей группе компаний, а это порядка 3 000 сотрудников, необходимо продемонстрировать руководству реально работающий прототип с данными. • Для этого было принято решение: • Купить лицензию на 25 пользователей, • Настроить автоматический обмен базы портала и единой базы данных 1С "Зарплата и управление персоналом", • Заполнить раздел «Компания», • Загрузить общие документы.

17. Выбор сервера, операционной системы и сервера баз данных • Продукт «1С-Битрикс: Корпоративный портал» не требует мощного сервера. Это значительно снижает первоначальные затраты на внедрение, что немаловажно в условиях экономического кризиса. • Существует множество вариантов по установке Веб-окружения. Это дает возможность организации исходя из ее потребностей выбрать оптимальную для себя инфраструктуру.

18. Сравнение вариантов Для масштабирования и увеличения производительности есть возможность по разнесению web-сервера и сервера баз данных по разным серверам.

19. Что выбрали? • Железо: обычная рабочая станция: • Процессор: 2 Гигагерца, • Оперативная память: 1 Гигабайт, • Жесткий диск: SATA 100 Гигабайт, • Сетевая карта: 100 Мегабит • Операционная система: • Windows • Сервер баз данных: • MySQL • Веб-сервер: • Apache

20. Установка продукта • Процесс установки достаточно прост. • Для данного пилотного внедрения нужно обратить внимание на следующие опции в процессе установки: • Разрешить неавторизованным пользователям просматривать портал, • Разрешить пользователям регистрироваться самостоятельно, • Установить демонстрационный пример структуры компании, • Разрешить пользователям Active Directory авторизовываться на портале.

21. Что дает разрешение неавторизованным пользователям просматривать портал • Лицензия на 25 пользователей. • Количество сотрудников около 2 000. • Если части сотрудников не давать права на вход, то они смогут просматривать портал только на чтение. • Этого вполне достаточно для большинства сотрудников Компании. • И тем более достаточно для пилотного внедрения. • Но есть одно ограничение: если Вы даете доступ к портале извне, то эту галочку ставить нельзя, так как все, что доступно на чтение для всех неавторизованных пользователей будет доступно всему интернету.

22. Импорт пользователей • Перед установкой продукта надо определиться с пользователями. • Мы сделали ошибку на этом этапе и наивно полагали, что пользователи будут загружаться как из домена, так и из 1С:Зарплата и управление персоналом. • Данные одновременно из нескольких источников загружаться не могут. • В результате мы получили задвоение сотрудников.

23. Варианты импорта сотрудников • В нашем случае: • все сотрудники есть в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, • все пользователи есть в домене. • Есть соблазн, чтобы пользователь мог появляться либо из домена, либо из ЗУП. • Когда мы разобрались, приняли решение, что импортировать будем из одного источника, а именно: из программы 1С:Зарплата и управление персоналом. • Но при этом мы хотим иметь доменную авторизацию.

24. Схема импорта сотрудников 1С-Битрикс: Корпоративный портал Сотрудники и подразделения, кадровые перестановки, информация об отсутствии авторизация 1С:Зарплата и управление персоналом Домен В этой схеме сотрудники появляются только из 1С:ЗУП

25. Импорт из 1С:Зарплата и управление персоналом • Для того, чтобы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом была возможность выгрузки данных в портал, необходимо интегрировать в типовую конфигурацию дополнительный модуль обмена. • После интеграции надо: • настроить путь к порталу и параметры доступа, • установить отборы по подразделениям и сотрудникам, • указать как часто надо производить обмен даными.

26. Указание адреса портала

27. Указание фильтров

28. Указание периодичности обмена

29. Регламентные и управленческие данные • После проведения всех этих действий сотрудников на портале не оказалось. • Дело в том, что обработка выгрузки работает только по управленческим данным. • Заказчик ведет расчет зарплаты и кадровый учет только в регламентном учете. • Возник вопрос, что делать? • Изменить обработку, чтобы она выгружала регламентные данные. • Заставить Заказчика вести еще параллельный управленческий учет.

30. Если вести параллельно два учета: регламентый и управленческий? • Для попадания информации в портал выбрана естественно главная база данных. • Вся информация по сотрудникам вносится в периферийные базы данных, а затем синхронизируется с главной базой данных. • При ручном вводе еще и управленческого учета увеличились бы человеческие затраты. • При автоматическом дублировании данных из рег учета в упр – увеличится трафик при синхронизации данных (а также возможны ошибки). • Вариант не подошел. Главная база данных Зарплата и управление персоналом База филиала №1 База филиала №2 База филиала №… База филиала №20 Регламентный учет

31. Написание обработки по выгрузке регламентных данных • Приняли решение перепрограммировать модуль обмена из 1С. • В корпоративном портале есть список Организационные единицы. • В программе 1С:Зарплата и управление персоналом • в управленческом учете есть справочник Подразделения, но нет Организаций. • В регламентном учете есть справочники Организации и Подразделения организаций. • В результате приняли решения объединить в один справочник в процессе выгрузки Организации (верхний уровень) и Подразделения организаций (следующие уровни).

32. Выгруженная структура компании на портале

33. Определение полей для выгрузки сотрудников • Была поставлена задача видеть по сотрудникам следующую информацию: • ФИО, • Подразделение, • Должность, • Рабочий тел, • Внутрениий тел, • Мобильный тел, • E-mail, • Дата рождения, • Фотография, • Логин. • В портале есть возможность установить признак обновления этих полей при следующей синхронизации. Например, фотография может не обновляться, чтобы сотрудники могли сами загружать свое фото. • Некоторые из этих полей – являются персональными данными и подлежат защите по закону о защите персональных данных. • Если в программе 1С:Зарплата и управление персоналом доступ имеют только кадровые работники и расчетчики зарплаты, то теперь с точки зрения портала его видят все сотрудники компании.

34. Выгруженные сотрудники на портале

35. Наполнение контентом портала • Совместно с бизнес-пользователями и Руководителем Управления ИТ была составлена матрица ответственности, кто какие разделы портала наполняет. • Во-первых, это нужно для того, чтобы дать нужные права этим сотрудникам. • Во-вторых, внутри компании должны знать, кто является ответственным за наполнение этих разделов.

36. Матрица ответственности

37. Что дало пилотное внедрение Заказчику? • За небольшую сумму – 34 500 руб Заказчик получил: • Удобный источник данных с достаточной информацией по всем сотрудникам и орг. структуре Группы Компаний. Особенно важно, что этот источник формируется без дополнительных трудозатрат, автоматический выборкой общедоступных данных из базы «1С: Зарплата и управление персоналом». • Возможность перенесения структуры сетевых каталогов на портал, с реструктуризацией и подробным описанием всех ресурсов. Это серьезно облегчит время получения необходимой информации, особенно для новых сотрудников. • Новостной портал для сотрудников Группы Компаний. • Информацию о Компании

38. Дальнейшие планы Заказчика • Выведение административных сервисов (бронирование переговорных, заказ канцтоваров и т.п.) на портал • Активное наполнение портала • Документация по порталу • Возможная интеграция с системой 1С (ServiceDesk) • Jabber-сервер для возможного отключения мессенджеровQIP, ICQ сотрудникам компании. До этого момента, большинство ссылалось на производственную необходимость для общения с коллегами в рамках Группы Компаний

39. Спасибо за внимание • А теперь вопросы! • Контактная информация: • Лушников Владимир • Телефон: 640 00 93 • E-mail: lushnikov@1c-kpd.ru • Сайт: www.1c-kpd.ru