Månedsrapportering

1. Månedsrapportering v/ Jon Atle Andersen og Geir BrendlienAvdeling for økonomi

2. Temaer • Intranettsider (Tavla) for budsjett og rapportering • Regnskapsrapporter • Månedsrapportering • Budsjettjustering • Kontroll og godkjenning av lønnsrapporter • Anskaffelser 08.04.2014

3. Organisering av økonomioppfølgingen • Avdeling for økonomi - budsjett - 9 personer • Ledes av en økonomidirektør • Regnskap og lønn i egen enhet – Enhet for fellestjenester (EFT) • Hver skolegruppe har en kontaktperson • Oppfølgingen av skolene skjer i samarbeid med områdedirektør • Møter med skoler med merforbruk, store avvik, nye rektorer 08.04.2014

4. Tavla - Budsjett og rapporteringer 08.04.2014 • All informasjon fra Økonomiavdelingen publiseres på intranettsidene under ”Budsjett og rapporteringer” • Fire hovedkategorier: • Styrende dokumenter • Budsjettering • Rapportering • Andre økonomiske forhold • Nyhetsartikler, nyhetsarkiv • Frister, kurs, møter og kontaktinformasjon

5. Budsjettforslaget legges fram i sept Budsjettet vedtas i bystyret medio desember Budsjettmøter med alle rektorene Føringer og tildeling av budsjett Rammebrev Budsjetteringsverktøy Budsjettildeling 08.04.2014

6. Økonomiårets gang – ”årshjul” • Budsjettmøter i desember – tildeling av ramme • Kurs i budsjetteringsverktøy begynnelsen av januar • Frist for innsending budsjett ca 20. jan • Innsending fullstendighetserklæring, årsregnskapsrapport og justering mer-/mindreforbruk ca 10. mars • Budsjettjusteringer • Endringer i skolens ramme – f.eks høstjustering ift elevtall eller tildeling til særskilte formål • Interne justeringer innenfor skolens ramme • Løpende oppfølging av lønns-og regnskapsrapporter • Månedsrapportering 08.04.2014

7. Regnskapsrapporter • 100-rapporten • 140- rapporten • 120 rapporten • Bilagsbok, UDE 001 -kontobok • Lønnsrapporter • Sykelønnsrefusjoner 08.04.2014

8. Månedsrapport • Skolene skal hver måned utarbeide månedsrapport til skolens interne økonomioppfølging • Driftsstyret og områdedirektør skal orienteres månedlig om økonomisk status • Månedsrapport sendes avdeling for økonomi etter avtale • Alle skoler sender inn månedsrapport per: • 1. kvartal (15. april) • 2. tertial (15. sept) • Informasjon på Tavla under Budsjettering og rapportering 08.04.2014

9. Månedsrapport - prognose Mål og hensikt • Løpende/god økonomistyring viktig for å oppnå mål og resultater • Månedlig oppfølging – godt redskap for å planlegge og styre skolens aktiviteter – effektiv ressursutnyttelse for å oppnå skolens mål Prognose per 31.12. • Hvorfor er prognose viktig? • Identifisere forhold/endringer som er viktig for skolens planlegging og styring • Aktiv oppfølging av utviklingen bidrar til å redusere risiko og sikre skolens handlefrihet 08.04.2014

10. Månedsrapport • Gevinst • Gir grunnlag for tidlig iverksetting av tiltak • Mulighet til å planlegge justering av aktiviteten i forhold til elevtallsendringer og andre endringer i rammebetingelsene 08.04.2014

11. Månedsrapport • Basert på UDE 100-rapporten og UDE 140-rapporten (prosjektene) • Starter med å fylle ut måned og kostnadssted (pkt 1) • Fyller inn budsjett og status regnskap fra UDE 100 (pkt 2) • Fyller inn budsjett og status regnskap for øremerkede prosjekter som begynner på 2, 3 og 4 fra UDE 140 (pkt 3) • Budsjettjusteringer legges inn (pkt 7) • Kun endringer i skolens ramme • Formål • Budsjettkontroll • Totalt budsjett legges inn for hver postgruppe fra UDE 100 (pkt 4) • Budsjettkontroll 08.04.2014

12. Månedsrapport – utarbeidelse av prognose • PROGNOSE skal angi hva som vil bli årsresultatet ut fra aktivitetsnivå og tiltak som er iverksatt • Prognose for hver postgruppe • Forutsetning – grundig avviksanalyse • Analysere regnskapet ift budsjett – forklare avvik • Avdekke vesentlige endringer som påvirker planlagt aktivitet • Gode analyser viktig for å kunne lage realistiske prognoser og for å iverksette korrigerende tiltak • Kontroll av lønnsrapporter og regnskapsrapporter • Avhuking for gjennomført kontroll (pkt 6) • Evt omposteringer/korrigeringer i Agresso HR og regnskap 08.04.2014

13. Månedsrapport – utarbeidelse av prognose • Prognose for øremerkede prosjektmidler (pkt3) • UDE 140 • Forventet mer/mindreforbruk per 31.12 • Prognose for kostnadssted inklusive samtlige prosjekter (pkt 4) • UDE 100 • Prognose utgift og inntekt per postgruppe 31.12 – avvik beregnes 08.04.2014

14. Prognose - lønn og sosiale utgifter 000-099 • Fast lønn • Obs – feriepenger 12 % under 60 år og 14,3 % over 60 år • Første yrkesår • Lønn vikarer • Lønn til ekstrahjelp • Overtidslønn • Annen lønn • SPK • OPF • Arbeidsgiveravgift (obs refusjon for sykemeldte k. art 10995) 08.04.2014

15. Prognose - lønn og sos. utg. 000-099 • Avvik på noen av lønnsartene? • Under-/overbudsjettering eller feilføringer? Dersom aktiviteten for våren er lik høsten: • Beregne gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 10,85 • Husk avsetning på lønnsoppgjør (k. art 10169) Endring aktivitet fom høst • Vår – gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 5,85 • Høst – gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 5 08.04.2014

16. Prognose - lønn og sos. utg. 000-099 Summere de faktiske lønnskostnadene for hver måned • Regnskap hittil i år + sum hver av de andre månedene, dvs faktiske utgifter + forventede utgifter iht lønnskostnadsark • Juni og juli må sees under ett (0,85) Høsthalvåret er enklere • Fokusere på hva som er til disposisjon resten av året 08.04.2014

17. Prognose - kjøp av varer og tjenester 100-299 • Ta utgangspunkt i budsjetterte midler • Trekke ut skyss • Vil restbeløpet av budsjetterte midler dekke planlagt aktivitet? • Faste løpende utgifter? • Øremerkede midler? Overføring til neste år? Prognose - kjøp av varer og tjenester 300-399 • Prognose normalt lik budsjett 08.04.2014

18. Prognose - overføringsutgifter 400-499 • Kjøp av varer og tjenester – 25% mva • Obs ikke budsjettert, alltid merforbruk • Prognosen vil være avhengig av prognosen på 100-299 • Skyss – 8 % mva • Matvarer – 14 % mva • Lærebøker – ingen mva • Internhandel – ingen mva • Energi og kommunale avgifter – ingen mva • Kunst, servering, bare utgift ikke inntekt 08.04.2014

19. Prognose - salgsinntekter 600-699 • Leieinntekter (kort og langtid) • Salg av kompetanse (utenfor kommunen) • Inntekter kantine • Eksamensavgifter (privatistkontoret) • Brukerbetalinger • Oppholdsbetaling aktivitetsskolen • Kurs norskopplæring 08.04.2014

20. Prognose - refusjoner 700-799 • Refusjon fra staten: leirskole, øvingslærer, NAV, norskopplæring, andre inntekter • Sykelønnsrefusjon: sykelønn, fødselspenger inkl feriepenger, ikke arb.g.avgift • Refusjon moms – prognose tilnærmet lik utgifter for mva • Refusjon fra kommuner/fylkeskommune: gjesteelever • Refusjon fra andre (private): refusjon tillitsvalgte • Refusjon fra foretak i egen kommune: vaktmester • Internsalg: Norway cup, gratisutleie Prognose - overføringsinntekter 800- 899 • Statlige/kommunale/private overføringer - Gjelder bl.a gaver fra FAU 08.04.2014

21. Prognose netto driftsresultat • Prognose netto driftsresultat og avvik per 31.12 (pkt 4) • Fylle ut kommentarer til prognosen • Forventede budsjettjusteringer (pkt 5a) • Tiltak som ikke er innarbeidet i prognosen (pkt 5b) • Forventet avvik per 31.12 etter iverksatte tiltak og budsjettjusteringer (pkt 5 og pkt 2) • Forventet avvik per 31.12 – kun øremerkede midler (pkt 2) • Forventet avvik per 31.12 eksklusiv øremerkede midler (pkt 2) 08.04.2014

22. Budsjettjustering • Malen ligger på ØKOs hjemmeside • Frister 25. mars, 25. mai, 25. august og 25. september • Kan lage egne periodiseringsnøkler • Egen arkfane for beregning av sosiale utgifter • Sendes til e-postadr. : Budsjettinnmelding 08.04.2014

23. Kontroll av lønnsrapporter 08.04.2014 • Nytt HR system – lønnsrapporter godkjennes i Agresso HR selvbetjening • Formål med kontroll ”Målet med prosessen er rimelighetskontroll av utbetalt lønn. Leder skal bekrefte at ansatte vist i rapporten har hatt ubetaling den aktuelle måneden. Leder skal også bekrefte at ansettelsesforholdet oppgitt i oppgitt rapporten er korrekt.” • Månedlige oppfølgingsrapporter • Lønnsrapport for ledere for kontroll • Månedsverk for ledere til kontroll • Overtidsstatistikk for ledere til kontroll

24. Lønnsrapport for ledere for kontroll 08.04.2014

25. Månedsverk for ledere til kontroll 08.04.2014

26. Overtidsstatistikk for ledere til kontroll 08.04.2014

27. Spørringer/rapporter vedrørende lønn, sykefravær m.m. 08.04.2014 • Det utviklet tilpassende spørringer/rapporter som er mer hensiktsmessig for å kontrollere lønn og sykefravær for skolene/tjenestedene. Eksempler: • UDE0001 – Oversikt over ansatte – arbsted • UDE0003 – Bokført fastlønn - konto • UDE0004 – Bokført fastlønn - prosjekt • UDE0008 – Bokført refusjon – konto • UDE0010 – Lønnsjournal ressurs – koststed • UDE0021 – Sykefravær samlet – koststed • UDE0041 – Jubileumsdato – koststed • Rapportene er tilgjengelig i både Selvbetjening og Smart Klient. • Egen brukerveiledning tilgjengelig på Tavla

28. Anskaffelser 08.04.2014 • ”Lov og forskrift om offentlige anskaffelser” • Etatens egne anskaffelsesrutiner • Skolene er forpliktet til å bruke: • Oslo kommunes samkjøpsavtaler • Utdanningsetatens rammekontrakter • Innkjøp utenom samkjøps-/rammeavtaler skal konkurranseutsettes uavhengig av anskaffelsens totale verdi • Dokumenter!!! • EFT Kompetanse – skolenes kontaktpunkt • http://utdanningsetaten.oslo.kommune.no/eft_kompetanse/anskaffelse/