Staffing Productivity แนวคิดการเพิ่มผลผลิต

1. Staffing Productivityแนวคิดการเพิ่มผลผลิต วราพร หาญคุณะเศรษฐ์ ฝ่ายการพยาบาล โรงพยาบาลศิริราช

2. ประเด็นนำเสนอ • ความหมายของการเพิ่มผลผลิต • ความสำคัญ ทำไมต้องสนใจแนวคิดนี้ • การเพิ่มผลผลิต กับ การปรับปรุงกระบวนการทำงาน • การนับงาน/หน่วยนับของผลผลิตทางการพยาบาล

3. Productivity การเพิ่มผลผลิต ความหมาย ตามพจนานุกรม แปลว่า • คน : ผลแห่งความเหนื่อยยากของคน (สร้างผลิตผล/มีผลงาน) ก่อประโยชน์ หรือ พืช :ออกผล สัตว์:ออกลูก/ให้นม/ให้เนื้อ เป็นต้น • การเพิ่มผลผลิต/การปรับปรุงประสิทธิภาพ การผลิต(สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ)

4. แนวคิดของการเพิ่มผลผลิต • ปัจจุบันการเพิ่มผลผลิตให้ความสำคัญกับคน และ ถือว่าทุกคน ทุกหน่วย/ฝ่าย ทุกวิชาชีพเป็นปัจจัยที่มีความสำคัญมากที่สุดของการสร้างผลผลิต • แนวคิดหลัก สองประการ

5. Productivity: การเพิ่มผลผลิต แนวคิดที่ 1 แนวคิดทางเศรษฐศาสตร์ สังคม • สำนึกทางจิตใจที่เชื่อว่า วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวานนี้ และ พรุ่งนี้ ต้องดีกว่าวันนี้ หมายถึง “ การที่เราคิด หาโอกาส หาวิธีการ และปรับปรุงงานของเราให้ได้ผลที่ดีขึ้นอยู่เสมอ” ใช้ทรัพยากร พลังงาน เงิน ฯลฯ อย่างมีเหตุผล คุ้มค่าและเกิดประโยชน์สูงสุด แนวคิดที่ 2 แนวคิดทางวิทยาศาสตร์ “อะไรที่วัดได้ พัฒนาได้ ” หมายถึง อัตราส่วนระหว่าง ปัจจัยนำเข้าที่ใช้ไปกับผลที่ได้จากการทำงานนั้นๆ = ผลจากการทำงาน(Outputs) ปัจจัยนำเข้าที่ใช้ในกระบวนการ(Inputs)

6. Work Standard Ratios: Objectives: Productivity index Overall indexes: Cost Ratios: Time Standard Ratios: 5 มิติของการวัด Productivity อ.มนต์ชัย พินิจจิตรสมุทร

7. ความหมายของการเพิ่มผลผลิตความหมายของการเพิ่มผลผลิต หมายถึง การวัดประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรในการสร้างงานเพิ่ม/ทำให้ได้ผลผลิตเพิ่ม(ผลผลิตและผลลัพธ์) ได้แก่ • การวัดประสิทธิภาพของการจัดสรรกำลังคน (ผลิตภาพการใช้กำลังคนให้เกิดผลได้/ผลผลิตที่ดีขึ้น) • ประเมินประสิทธิภาพกำลังการผลิตเพื่อการจัดสรร เครื่องจักร วัสดุ พลังงานและ ทุน(ความรู้ใหม่ เทคโนโลยีฯลฯ) • ใช้เป็นตัวชี้วัดประสิทธิภาพของการบริหารและการจัดการผลผลิต/บริการ(Evaluation ofOperation management) (Thailand Quality Award,2548:p.118/Glossary)

8. ผลผลิตกับผลลัพธ์ • ผลผลิต(Out put) • สิ่งของหรือบริการที่จัดทำขึ้นหรือผลิตขึ้นเพื่อให้บุคคลภายนอกได้ใช้ประโยชน์ • มีลักษณะเป็นรูปธรรม รับรู้ได้ นับเป็นจำนวนหน่วย/ชม./วัน/ปี เช่น ราย ครั้ง ชั่วโมง/นาที หรือ วันนอน ผลลัพธ์(Outcome) ผลประโยชน์ที่ได้จาก ผลผลิตและผลกระทบ ที่เกิดขึ้นจากการใช้ สินค้าหรือบริการ เช่นจำนวนผู้ที่หายป่วย % VAP % Pressure ulcer

9. Operation System:ประสิทธิภาพของการดำเนินงาน • “ พลังความสามารถ ความทุ่มเท ความมานะพยายามความคิด วิธีการใหม่ การคัดสรรวัตถุดิบ การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบบางอย่างที่มีความหมายต่อผลของชิ้นงาน หรือ อะไรก็ตามที่ใส่เข้าไปในกระบวนงานแล้วสร้างงานให้ได้ผลงานที่ดีขึ้นกว่าเดิม ” • Nursing Productivity • ถ้าเป็นบุคคลInputที่ใส่เข้าไปในกระบวนการพยาบาลที่ทำให้เกิดผลการพยาบาลที่ดียิ่งขึ้นคืออะไร • ถ้าเป็น ward การจัดการปัจจัยนำเข้า เพื่อให้เราให้การพยาบาลแก่ผู้ป่วยให้เกิดผลดีขึ้นทำอะไร?อย่างไร?

10. ทำไมจึงต้องสนใจแนวคิดนี้……..ทำไมจึงต้องสนใจแนวคิดนี้…….. • แนวคิดการเพิ่มผลผลิต พัฒนาขึ้นเพื่อสร้างจิตสำนึกของคนในชาติให้รู้จักคุณค่าของทรัพยากรที่มีจำกัด และใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด • แกนหลักของเรื่องนี้ คือ การปรับปรุงกระบวนการทำงาน(PI:Process Improvement) ยกตัวอย่าง......... • โดยมีแนวทางปรับปรุงผลิตภาพงาน2แนวทาง คือ...... • ลดความสูญเปล่า สิ้นเปลืองที่แฝงอยู่ในกระบวนงาน • การปรับปรุงกระบวนงานที่นำไปสู่การลดการสูญเสีย/เพิ่มผลได้ที่ดีกว่าเดิมโดยใช้ทรัพยากรเท่าเดิม หรือ ลดลง

11. การปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เป็นรากฐานของการเพิ่มผลผลิต สูง 1 3 บรรลุเป้าหมาย ต่ำ 2 4 แย่ ดี การใช้ทรัพยากร

12. “การวัดผลิตภาพสะท้อนความเหมาะสมของการใช้ทรัพยากรไป ในการผลิตงาน..บอกประสิทธิภาพการทำงานของใคร?” NURSING PRODUCTIVITY =The resources or inputs required to produce services or output • ผลิตภาพเป็นผลของการใช้ทรัพยากรในการดูแลผู้ป่วย • เป็นสิ่งหนึ่งที่ใช้บอกถึงการบริหารจัดการระหว่างผลที่ได้มากับปัจจัยการผลิตหรือต้นทุนที่ใช้ในกระบวนการทำงาน • เป็นตัวชี้วัดซึ่งนิยมใช้ในทางสากล ชี้ให้เห็นถึงประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร(กำลังคน เงิน ของฯลฯ)เพื่อการผลิตบริการพยาบาลของผู้บริหาร Finkler&Graf,2001;Budgetting Concepts for Nurse Managers:398

13. Nursing organization/Unit/ward INPUTปัจจัยนำเข้าPatientResourcesFiscalResource Environment OS:Operation System ระบบการบริหารงานประจำ • THROUGHPUT • กระบวนการทำงาน • Nursing Care • Nursing • Management • Resource Utilization • OUTPUT • ผลที่มุ่งหวัง • Cost • Quality • Satisfaction บัญชีครัวเรือน ปีงบประมาณ 2548ใช้เงินเดือนไป 3ล้าน ค่าฝึกอบรม5หมื่น ค่าบริหารส่วนกลาง 2แสน ค่าวัสดุใช้สอยสิ้นเปลือง 4แสน รวม3.65ล้านบาทใช้งบประมาณไปแล้ว...........ตอบ/รายงานได้ว่าทำอะไรและได้อะไรมาบ้าง ?

14. Responsibility VS Accountability Responsibility • แบ่งงานตามหน้าที่ • งานเป็นตัวขับเคลื่อน • เน้นกระบวนการปฏิบัติ • สั่งการตามสายบังคับบัญชา • ใช้ทักษะด้านใดด้านหนึ่ง • ตายตัว Accountability • มุ่งผลที่เกิดกับผู้รับผลงานเป็นหลัก • การบูรณาการเป็นตัวขับเคลื่อน • มุ่งผลลัพธ์ของงาน • การเป็นหุ้นส่วน • ใช้ทักษะผสมผสาน หลายด้าน • ยืดหยุ่น เคลื่อนย้ายได้

15. มีคำถาม 2 คำถาม:ซึ่งคำตอบ คือ ตัวตั้งของการจัดการผลผลิตการพยาบาล Q&A 1. งานพยาบาล คือ อะไร?ผู้รับผลงานของท่านต้องการอะไรจากงานที่ท่านทำให้เขา และ............ 2. พยาบาลใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง?..จึงทำให้เกิดผลงานการพยาบาลที่มีคุณภาพ ตรงความต้องการของผู้ ที่เกี่ยวข้อง ผู้รับผลงานและผู้ให้การพยาบาลพอใจ

16. งานพยาบาล คือ อะไร?พ.ร.บ.วิชาชีพกำกับ • เช็ดตัว ดูแลความสะอาดร่างกาย • ป้อนข้าว ให้อาหารทางสายยาง • ดูแลการขับถ่ายปกติ กลั้นไม่ได้ • การเคลื่อนไหวร่างกาย • อุณหภูมิ • ทำคลอด • Suction • Treatment • Medicationฯลฯ • พยาบาลใช้ความสามารถอะไร สร้าง/ผลิตงาน แรงกาย แรงใจ กำลังสติปัญญา ทักษะ+ความสามารถ ความเข้าใจในความเป็นคน (เข้าใจตนเองและเข้าใจผู้อื่น)

17. การวัดขนาดของผลงาน(หน่วยนับของงาน)/การวัดขนาดของผลงาน(หน่วยนับของงาน)/ วัดได้พัฒนาได้ การวัดผลผลิตทางการพยาบาล3วิธี 1. Operationtargetoutput: วัดผลการปฏิบัติงานตามเป้าหมายโดยวัดจำนวนผลผลิตที่นับได้เช่นจำนวนผู้ป่วย วันนอน จำนวนหัตถการ ฯลฯ 2. Performance indicators:วัดผลการดำเนินงานโดย KPI 3.Nursingoutcomes:วัดคุณค่าที่เกิดขึ้นกับผู้รับผลงาน เมื่อใช้บริการพยาบาลแล้วเป็นอย่างไร?

18. OS:Operation System การบริหารงานประจำ...(วัน เดือน ปี) ประสิทธิภาพระบบปฏิบัติการ ของwardเป็นอย่างไร? • ใช้ประโยชน์จากปัจจัยการผลิตให้เกิดผลได้สูงสุดหรือเปล่า? • ปัจจัยการผลิตและบริการมีความเหมาะสมพร้อมและเพียงพอต่อการตอบสนองที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้หรือยัง? • บริการมีมาตรฐาน ตรวจสอบได้ทั้งวิธีปฏิบัติและผลที่เกิดขึ้น ( ระบบการพยาบาลใช้Nursing round&Conference ส่งเวรสอบทวนการปฏิบัติงานแต่ละช่วงเวลา หรือ ทีมสหเวชตรวจเยี่ยมข้างเตียง โดยใช้C 3 THER’s)

19. Operationtargetoutput:เป้าหมายการจัดบริการจะให้การพยาบาลเท่าใดใน ปีงบประมาณ ไตรมาสเดือน จำนวนหน่วยนับของบริการ(UOS:Unit of service) เดิม • จำนวนเตียง • ยอดผู้ป่วย ณ เที่ยงคืน ปัจจุบัน • IPD:วันนอน • OPD/LR: ครั้งของการมารับบริการ • Day Procedure:ครั้งของหัตถการ • OR/ICU: houror minute of operation/Stay in ICU/ER

20. Operation target output:เป้าหมายการจัดบริการ แผนพัฒนางาน แผนงานประจำ/แผนการดำเนิน Operation plan 20% 80% จะให้น้ำหนัก/ สัดส่วนเท่าใด? ท่านวางแผนการจัดการเวลาของพยาบาลไว้อย่างไร ?

21. P:Productivityการพัฒนาความสามารถในการผลิตหรือ กำลังการผลิต วีณาโฆษิตสุรังคกุลและคณะ(2544) เป้าหมายแรกเพื่อลูกค้า[QCD] • Q: คุณภาพ (Quality) • C: ต้นทุน (Cost) • D:การส่งมอบสินค้าและการบริการ (Delivery and Service) เป้าหมายที่สองเพื่อพนักงาน [SM] • S: ความปลอดภัย (Safety) • M:ขวัญและกำลังใจของพนักงาน (Morale) เป้าหมายสุดท้ายเพื่อสังคมโดยรวม[EE] • E: สิ่งแวดล้อม(Environment) • E:จรรยาบรรณ(Ethics)

22. ดัชนีชี้วัด(Indicators) คือ สารสนเทศที่เป็นตัวเลข • บอกจำนวนปัจจัยนำเข้าและผลผลิต(Output) รวมทั้งผลการดำเนินการของกระบวนการ • บอกถึงผลิตภัณฑ์/บริการ และ องค์กรโดยรวม

23. การใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุดการใช้ทรัพยากรบุคคลให้เกิดประโยชน์สูงสุด รวมถึง • การจัดสรรอัตรากำลังในสัดส่วนที่พอเหมาะกับความต้องการของผู้ใช้บริการ • การผสมผสานทักษะความชำนาญงานเฉพาะด้าน (Skillmix)อย่างเหมาะสมแลเกิดผลดีต่อผู้รับบริการ • การลด/ขจัดงานที่ไม่ใช่งานพยาบาล (Unreasonabletasks) ออกจากขอบเขตความรับผิดชอบ (ทัศนา บุญทอง, 2543)

24. Staffing productivity Measurement วัดได้แล้ว ทราบแล้ว เอาไปทำอะไร?

25. Standard Criteria:เกณฑ์มาตรฐาน ผลิตภาพน้อยกว่า 85 มีงานน้อย/งานเบา ผลิตภาพมากกว่า 115มีงานมาก /งานหนัก

26. การใช้ประโยชน์จากปัจจัยการผลิตด้านบุคลากรการใช้ประโยชน์จากปัจจัยการผลิตด้านบุคลากร • คุณภาพการพยาบาลจะสูงสุดเมื่อปริมาณงาน และ บุคลากรสมดุลกัน และเมื่อมีการใช้ประโยชน์บุคลากร อยู่ในช่วงร้อยละ90-110 (Mayor 1987 in Gillies, 1989 : 288)

27. Staffing and Productivity Goals • to understand some of the key terms in workload management • Know the relationship between staffing and scheduling • Understand the meaning of productivity in health care organizations • Develop and describe commonly used productivity ratios

28. Workload Management Staffing Scheduling Reallocation Staff Utilization Patient Satisfaction Productivity Staff Satisfaction Costs

29. Workload Management Staffing • Decide on the appropriate number of full time employees to be hired in each skill class • Longer term– tactical Scheduling • Establishes when each staff will be on or off duty and on which shifts they will work • Often per pay period Reallocation • Fine tunes the previous decisions. Shift-by-shift decisions.

30. Determination of FTEs for Nurse Staffing • Minutes of required care Minutes of care = (average census) * (average required minutes per patient) • Unadjusted FTEs Unadjusted FTEs = (Total minutes of care)/ (Minutes available to work per nurse per day) • Core Level FTEs Core Level FTEs = (Total Minutes of Care)/(utilization standard)*Available work minutes) See example on Excel Spreadsheet

31. Daily Productivity Trend Hours • Worked Hours: Hours expended to carry on operations • Worked / Productive Hours = Regular + Overtime + Contract • Paid Hours: All hours expended in a department • Paid Hours = Regular + Overtime + Contract + Orientation + Education + PTO + Holiday • Contract: Per Diem or Contract Agency • Overtime: Hours paid at time and a half • Orientation: Hours used for orientation

32. Hours(cont.) • Productive Hours = Worked hours or hours expended that contribute to operations • Non-Productive Hours = Hours expended that do not contribute to operations • Non-Productive = Orientation + Education + PTO + Holiday • Paid Hours = All hours previously described

33. Daily Productivity Trend UOS (Unit of Service) Worked Hrs Paid Hrs Salary Cost Per Stat AvgHrly Rate Agency / Contract Hrs & % Overtime Hrs & % Orientation Hrs & %

34. Daily Productivity Trend • Totals hours used for Pay Period • Total hours used in prior Pay Period • Total hours used month to date

35. Daily Productivity Trend • Focused mainly on the management of actual hours • Worked Hours • Paid Hours • Agency Hours/Part time – OT –Per Diam • Provides trended view of hours used during a given pay period • Allows one to see improvements or failures in labor resource management from day to day

36. Daily Productivity Trend • Totals hours used for Pay Period • Total hours used in prior Pay Period • Total hours used month to date

37. Performance:ผลการดำเนินงาน • ผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการ การใช้ผลิตภัณฑ์ และบริการ ซึ่งประเมินและเปรียบเทียบกับมาตฐาน/ ผลลัพธ์ที่ผ่านมา และ กับองค์กรอื่นๆ • แสดงได้ทั้งในด้านการมุ่งเน้นผลลัพธ์ด้านลูกค้า ทรัพยากรบุคคล ผลิตภัณฑ์/บริการ การเงิน การปฏิบัติการและอื่นๆ

38. ผลการดำเนินการที่เป็นเลิศ:Performance Excellence แนวทางการจัดการอย่างบูรณาการ ซึ่งทำให้เกิด • การเพิ่มคุณค่าให้กับลูกค้าอย่างต่อเนื่องที่นำไปสู่ผลสำเร็จทางธุรกิจ • การปรับปรุงประสิทธิผลและความสามารถขององค์กร • การเรียนรู้ขององค์กรและของแต่ละบุคคล

39. Ex.Key Performance Areas • Patient care • Quality of care improvement • Staffing • Cost control • Increase Productivity • Improved patient&staff satisfaction • Innovation &Long-range planning

40. “Emphasis on quality,Not costs”

41. Balance Score Cards:How toBalance?(Quality imperative:John R.Kimberly,Etiene Minvielle)

42. Source: National Health Minister’s BenchmarkingWorking Group 1996

43. PMDS National Models:การจัดการผลการดำเนินงานด้านการพยาบาล ใช้ในการประเมินต้นทุน-ประสิทธิผลทางคลินิกPMDSออกแบบเพื่อใช้ประเมินผลการดำเนินงานขององค์กรพยาบาล โดยมีเป้าหมายเพื่อเปรียบเทียบผลการดำเนินงานระหว่างองค์กร พยาบาลที่ให้บริการในลักษณะที่เหมือนๆกันซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหาร มองเห็นทิศทางการเพิ่มมูลค่าของผลงานในองค์กร Performance Management Data Systems for NursingService organizations Andrea c. Gregg,2002;JONA.Vol.32,No2:71-78

44. Directional arrows indicate performances that are higher and lower than the nursing service organization benchmark.