אשכול שני : ניהול יחידת הרישוי

1. אשכול שני : ניהול יחידת הרישוי כלי בקרה ומעקב משרד הפנים מר אשר גרנר , ראש אגף רישוי עסקים ואתרי רחצה משרד הפנים

2. מטרות • מטרות ומדדי הביקור • אופן הכנת המנהל לביקור ממשרד הפנים • שיקוף תהליך הביקורים • למידה ארצית והפקת לקחים

3. רקע • מינוף כלכלי ברשות בפיתוח עסקים. • הביקור כמינוף לפיתוח יחידת הרישוי. • מתן המלצות להגברת איתנות הרשות. • עידוד הרשות בפרסי שר.

4. בקרה ולא ביקורת

5. מבצעי הביקורת מבקר המדינה • בודק פעילויות של הרשות נעשות בהתאם לחוקים של מדינת ישראל מבקר הרשות • כפוף ליו"ר ועדת ביקורת- באופוזיציה • בודק פעילויות של הרשות לפי שיקולו • בודק לפי חוק המדינה וגם בנוסף לפי חוקי עזר של הרשות אגף ביקורת של משרד הפנים • בדיקה מדגמית מקצועית

6. מבצעי הביקור הגופים האמונים מבחינת משרד הפנים על בקרה על הרשות: ביקורים ארציים: • ראש האגף • ו\או ממונה הרשויות • ו\או אגף הביקורת במשרד הפנים ביקורים מחוזיים: • ממוני מחוזות ביחד ולחוד.

7. מבצעי הביקור • ממונה הרשויות הוא חלק אינטגרלי מהביקור. • הוא חלק מהותי מהתהליך כמשתייך למחוז. • הביקור הוא חלק מתפקידו ומחובתו. • בראיה- תפקידו לדעת את ממצאי הביקורת. • "סופרוויזר"

8. ביצוע בקרה על הדו"ח המקדים שרה חמודה- ראש ענף בקרה ומעקב. • מעקב על הוצאת הדוחות. • טיפול בתלונות בתחום הרישוי הארצי. • בקרה על איכות הדוחות. • מרכזת את דוחות הביקורת. • מעבירה התראות לרשויות על אי עמידה ביעדים.

9. כמות הביקורים השנתיים מקסימוםבקרה אחת בשנה לרשות. סה"כ 100 בקרות לכלל הרשויות. • בתוכנית עבודה שנתית נקבעים מספר הרשויות לביצוע ביקורים. • בכל רבעוןבחירה באילו רשויותיש לבקר. • בכל שבוע לפי הלו"ז קובעים ביקור. • ישנם רשויות המבקשות באופן יזום קיום ביקור של משרד הפנים.

10. מטרות הבקרה והמעקב לרשות: הבקרה מעודדת מוכנות הרשות וקידום התהליכים בה. כלי ניהולי עבור הרשות . בדיקה האם הרשות מבצעת את האחריות המוטלת עליה במסגרת חוק רישוי עסקים.

11. מטרות הבקרה והמעקב למנהל יחידת הרישוי • כלי להתייעלות תהליכים ושיטות עבודה ביחידת הרישוי • כלי סיוע למנהל המחלקה לקדם את המחלקה • מתן גיבוי למנהל אל מול מקבלי ההחלטות ברשות. • שדרוג מעמד יחידת הרישוי והמנהל ברשות. • מתן כלים מקצועיים נוספים למנהל.

12. מדדים מוצעים • כנסו לנעליים שלי, מהם המדדים לדעתכם המשקפים פעילות תקינה של יחידת הרישוי?

13. מדדים מוצעים • מספר עסקים ללא רישיון. • הסיבות והנימוקים לאי מתן רישיונות. • נתוני הדו"ח תואמים את המצב בשטח. • מספר ביקורות בעסקים. • תביעות משפטיות. • צווי סגירה.

14. מדדים מוצעים • כנסו לנעליים שלי, מהם המדדים לדעתכם המשקפים פעילות תקינה של מנהל הרישוי?

15. מדדים מוצעים • הכרת הדו"ח על בוריו. • מקצועיותבמתן תשובות : • מספר ביקורות • תביעות משפטיות • סיבות לאי מתן רישיונות • המלצות לשיפור המצב. • יוזמות המנהל בתחום הרישוי.

16. בשקפים הבאים נמחיש את תהליך יום הביקור ברשות צעד אחר צעד

17. שבוע לפני.. • האגף יתקשר אל מנהל רישוי העסקים ויודיע למנהל כי יתבצע ביקור ברשות תוך התייחסות ליום ושעה. • לרוב מועד הביקור לא ישתנה אלא אם מדובר במקרה חריג מאוד.

18. הכנת המנהל לקראת הביקור • כנסו לנעליים שלכם, איך לדעתכם על מנהל הרישוי להתכונן לקראת הביקור?

19. הכנות המנהל לקראת הביקור הכנת סדר יום הכולל: • תכנון פגישת פתיחה אצל ראש הרשות ו\או המנכ"ל. • פגישה עם העובדים באגף. • סיור בעסקים טעוני רישוי - עם רישיון וללא רישיון. הכנת מסמכים: • הכנת דו"ח מצב רישוי עסקים. • הצגת מצב קיים. • הצגת חסמים ובעיות.

20. יום לפני.. רע"ן בקרה ומעקב מפיקה את הדו"ח האחרון שהגישה הרשות ואת הדו"ח של השנה הקודמת המשתתפות בביקור למחרת- ומגישה אותו למנהל אגף רישוי עסקים ארצי. במקרה זה ייתכנו שתי אפשרויות: • קיים דיווח • לא קיים דיווח

21. יום לפני.. אם קיים דיווח ייבחנו המרכיבים הבאים: • פרטים על הרשות ומנהל רישוי עסקים • דו"ח בגין עסקים טעוני רישוי ואלו שעובדים ללא רישיון. • מספר עסקים ללא רישיון ברשות • הסיבות לאי מתן רישיונות • מספר ביקורות בעסקים • מספר עובדים • נושא האכיפה • מספר תיקי האכיפה • חסמים

22. יום לפני.. אם לא קיים דיווח או קיים דיווח חלקי ההשלכות לרשות: • התראה לרשות באי הגשת הדו"ח. • אי העברת תקציב. • ביצוע שימוע. בכל מקרה, נשתמש בדו"ח האחרון שהופק. להזכירכם, יעד- 100%רשויות מגישות דיווח

23. מדד אחוז רישיונות לפרס שר • עירייה- 75% עסקים עם רישיונות לפחות. • מועצה מקומית- 70% עסקים עם רישיונות לפחות. • מועצה אזורית וסקטור מיעוטים– 65% עסקים עם רישיונות לפחות.

24. יום הביקור יתבצע במהלך שעות העבודהלעיתים מתלווה ממונה על הרשויות. מאפייני הביקור: • הביקור מתבצע בסביבת העבודה הטבעית של המנהל. • התהליך מתבסס ומלווה בהצגת הנתונים ומערכות המחשוב. • התהליך ברובו מתבצע "אחד על אחד".

25. יום הביקור כדי לאפשר ניהול בקרה ופיקוח משמעותיים על המנהל להתפנות באופן מלא מיום העבודה שלו. בשקפים הבאים נמחיש את תחומי המיקוד בביקור ואת אופן הבדיקה

26. תחומי הביקור • יום הביקורביצוע הבקרה והמעקב

27. תחומי הביקור • יום הביקורביצוע הבקרה והמעקב

28. תחומי הביקור • יום הביקורביצוע הבקרה והמעקב

29. תחומי הביקור • יום הביקורביצוע הבקרה והמעקב

30. סיכום הביקור תכולת הדו"ח המסכם • מי ביקר ? • מי השתתף? • מה היה נושאי השיחה המרכזיים? • מהם הממצאים המרכזיים? • מה סוכם? • אופן התארגנות הרשות לתיקון הליקויים.

31. סיכום הביקור • הסיכומים יכולים לצאת מהאגף או מהמחוז, תלוי במבצע הביקור. • הסיכום יופץ למקבלי ההחלטות ברשות. • מספר דוגמאות מגוונות על סיכומי הביקורות:

32. סיכום הביקור הסיכום מופץ לדרג מקבלי ההחלטות: • לראש הרשות • למנכ"ל • למחוז משרד הפנים • למנהל מינהלהחרום • למנהל הישיר של מנהל הרישוי

33. דוגמאות מופת ביישום המלצות הביקורת באר שבע : • הקמת אגף • הוספת כוח אדם פתח- תקווה: • יציאה ל- ISO • הקמת אגף • צמצום מספר עסקים ללא רישיון

34. דוגמאות מופת ביישום המלצות הביקורת מודיעין • הכרה במיקצעיות • הקמת מחלקה • התארגנות לרפורמה • צמצום מספר עסקים ללא רישיון באר טוביה • מינוי מנהלת • צמצום מספר עסקים ללא רישיון

35. דוגמאות מופת ביישום המלצות הביקורת חבל מודיעין   • הקמת מחלקה • צמצום מספר עסקים ללא רישיון

36. נקודות לסיכום • המלצות העברת תקציב- לשלטון המקומי בהתאם לדרישת המנהל