بسم الله الرحمن الرحیم

1. بسم الله الرحمن الرحیم

2. وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی مرکز مدیریت آمار و فناوری اطلاعات با مشارکت : معاونت آموزشی وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشکی «آشنایی با فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان» جلسه سوم زمستان 1387

3. تعریفگردش کار (Workflow) نرم افزاری است که فرآیندهای کسب و کار را به نحوی اتوماتیک می کند که اسناد، اطلاعات یا وظایف از جایی به جای دیگر بر اساس رویه ها یا مقرراتی جریان می یابد. WF یعنی مدیریت اینکه دقیقا چه کسی روی موضوع خاصی چه کاری در چه زمانی انجام می دهد. بسته به نوع هدف، WFMS کاربرد های مختلفی دارد. (مثل بهبود جریانات مالی، مدیریت داده ها و اسطوح مختلف سازمان کاربرد دارد.( از ساده تا پیچیده)

4. سطوح اتوماسیون سازمان

5. مزایای گردش کار (Workflow) کاهش هزینه کاغذ بازی اداری و کارهای روتین دستی تسهیل ارتباطات سازمانی و انسانی کاهش اشبتاهات و افزایش صحت اطلاعات سازمانی تقویت امنیت سازمانی افزایش کارایی و اثربخشی فرآیندهای کسب و کار برای رسیدن به اهداف سازمانی حذف نیاز به مدیریت روی اسناد گوناگون قدرت انطباق با سیستم های جاری سازمان افزایش کارایی: این امر از طریقخودکار کردن پردازش های تجاریو حذف مراحل غیر ضروری صورتمی پذیرد. کنترل پردازشی بهتر : بهبودمدیریت پردازش های تجاری ازطریق متد های کاری استاندارد وتوانایی بازرسی بهتر بدست میآید. انعطاف پذیری : کنترل نرم افزاریاروی پروسس ها با قابلیت طراحیمجدد همراستا با تغییر در نیازهای تجاری ست. بهبود پردازش های تجاری: تمرکزروی پردازش های تجاری منجر بهساده سازی آن ها و بهبود آن هامی شود.

6. موارد کاربرد گردش کار (Workflow) در سطح دانشگاه ها The University of Central Florida (Orlando, FL.) موسسات مالی و بانک ها Swiss Bank Corporation (SWB) in Zurich دولت و سیستمهای دولتی (New York) پزشکی و درمان و داروElmhurst Memorial Hospital located in Chicago صنعت :در کلیه صنایع تولیدی کاربرد دارد. حدود 40 فعالیت تکراری در سفارشات مشتری وجود دارد که با WF اتومات شده است.

7. زیر ساخت های فنی مورد نیاز برای استقرار WFMS

8. واژگان مورد استفاده در مباحث WF مدیریت گردش کار (Workflow Management) مدیریت جریان کار در سازمان به لحاظ کنترل اینکه کار با افراد مناسب و در زمان مناسب انجام شده است. سیستم گردش کار (Workflow System) سیستمی بر پایه WFMS است که از طریق اجرای فرآیندهای کامپیوتری تعریف شده در سازمان، از گروهی از فرآیندهای کسب و کار پشتیبانی می کند. موتور گردش کار (Workflow Engine ) یک سیستم Workflow، از چندین موتور Workflow تشکیل شده است که تمام یا قسمتی از سیستم کنترلی Workflow را در دست دارد.

9. Process Resources WFMS Applications سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) • یک بسته نرم افزاری است که می تواند از تعریف، مدیریت و اجرای فرآیند های گردش کار پشتیبانی کند. تمرکز آن روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیتها و وظایف. • سیستمی است که از طریق نرم افزارهای کاربردی، به طور کامل Workflow ها را تعریف، مدیریت و اجرا می کند. در واقع، سیستم مدیریت گردش کار منابع سازمان، فرآیند ها و برنامه های کاربردی را با هم مرتبط می کند.

10. سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) رابطه بین بخش اجرایی و بخش پشتیبانی سازمان به شرح زیر است:

11. استفاده کنندگان WFMS در سازمان در شکل زیر، ارتباط WFMS با انواع پست های سازمانی مرتبط با آن را مشاهده می کنید.

12. نمونه هایی از اشکال WFM

13. نمونه ای WFMS

14. نمونه ای از WFMS Employee Admin Actual Details His Manager Admin Checkout Manager Approval Admin Approval Fill Request Rework Adding Details Reject Rework Finance Manager HR Manager HR Employee Admin Allowance Details HR Manager Approval Allowance Details HR Operation Approval Finance Manager App. Reject Reject Rework Archive System Cashier Admin Confirm Cashier Confirm Admin Confirm App.

15. اجزاییکWFMS

16. تعریف (Business Process Management) BPM BPM روشی یكپارچه و نظام‌مند برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای كسب و كار است كه ممكن است در هر یك از آن‌‌ها افراد یا نرم‌افزارها در سازمان درگیر باشند. تعاملات بین افراد و نرم‌افزارها و گردش اطلاعاتی سازمان است كه به آن حیات می‌بخشد و هدف از وجود BPM این است بتواند این فرآیندها را در سازمان مدیریت كند و ابزاری برای بهبود آن‌ها در طول زمان نیز ارایه دهد.

17. چرخه حیات BPM در یک سازمان

18. چرخه حیات BPM در یک سازمان ‌مدل‌سازی و طراحی‌ در این مرحله،‌ منطق كسب‌وكار و فرآیندهای آن مدل می‌شوند. دیدگاه BPM بر این مبنا است كه در ابتدا لازم نیست فرآیندهای كسب‌وكار بهینه گردند، بلكه می‌توان وضعیت موجود را مدل ساخت و بعد با استفاده از مكانیزم‌هایی كه سیستم BPM در اختیار می‌گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید ‌ توسعه و استقرار بعد از شناخت و مدل‌سازی فرآیندهای كسب‌وكار لازم است فرآیندهای مربوطه را به‌ همراه قوانین كسب‌وكار پیاده‌سازی نمود و در سازمان مستقر ساخت. كلیه سیستم‌های قدیمی (Legacy) و موروثی از طریق سیستم BPMباید به هم متصل و یكپارچه شوند.

19. چرخه حیات BPM در یک سازمان ‌ مدیریت و تعامل‌ پس از استقرار سیستم در سازمان، كاربران مختلف در سازمان می‌توانند فرآیندها را اجرا‌كنند. در حین اجرای فرآیندها گروه‌های مختلفی از افراد سازمان با توجه به نقشی كه در سازمان دارند، با فرآیندها به گونه‌ای كه خاص نقش آن‌ها است درگیر خواهند شد. ‌ تحلیل و بهینه‌سازی‌ استقرار فرآیندها در سازمان به منزله اتمام كار نیست، بلكه از این پس كاربران حوزه كسب‌و‌كار باید بتوانند اجرای فرآیندها را بر اساس یك سری از پارامترهای كلیدی در زمینه اندازه‌‌گیری كارایی فرآیندها، تحلیل نمایند و در صورت لزوم، تغییرات لازم را در فرآیندها اعمال كنند

20. مزایای BPM • مزایای BPM بسیار است، اما مهمترین آنها به شرح زیر است: • امکان شناسایی و اصلاح فرآیندها • بهبود فرآیندهای ارتباطی و شناسایی گلوگاه ها • یکپارچه سازی فرآیندها و خدمات • تهیه گزارش ها و تحلیل های اجرایی و مدیریتی • اجرای اتوماتیک وظایف تا حد امکان • توانایی بهره گیری از Best Practice ها • هشدارها و واکنش های اتوماتیک (Triggers) • کاهش زمان ارائه محصولات یا خدمات جدید • افزایش رضایت مشتری • تسریع هماهنگی میان قوانین و محیط کاری • کمک به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان با استفاده از ابزارهای گرافیکی و ایجاد Workflow • کاهش هزینه های مربوط به توسعه برنامه های کاربردی در سازمان • کنترل‌ و پایش کارایی‌ کسب‌ و کار

21. BPMS • نوع خاصی از نرم افزار می باشد که از تمام چرخه عمر فرآیندهای کسب وکار پشتیبانی می کند. • برای پیاده‌سازی BPM در سازمان‌ها از BPMS یا Business Process Management System استفاده می‌گردد كه شركت‌های مختلف بنا بر دیدگاه‌ها و ابزارهای مختلفی كه دارند، راه‌حل‌های مختلفی را در این زمینه ارایه داده‌اند كه در ادامه به بررسی دیدگاه مایكروسافت در این زمینه می پردازیم. • سیستم های مناسب برای BPM باید این ویژگیها را داشته باشند: • رویکرد و ساختار افقی (فرآیندی) داشته باشند. (بجای رویکرد عمودی – وظیفه ای) • قابیلت تغییر و انعطاف بالا داشته باشند. (به دلیل تغییر مداوم کسب و کار) • در سطح کل سازمان به کار گرفته شوند. (چون فرآیندها به هم وابسته اند.)

22. ظهور BPMS

23. اجزای معماریBPMS مایكروسافت‌

24. تفاوت کاربرد و جایگاه WFMS با BPMS

25. تجارب استفاده از BPMS در ایران

26. با تشكر از توجه وهمراهي شما سروران