行政机关公文处理

1. 行政机关公文处理 市卫生局卫生监督所 丁晓卫 二○一○年四月二十一日

2. 一、公文种类及分类 （一）公文的种类 《国家行政机关公文处理办法》规定 行政公文的种类共十三类，即： 命令（令）；决定；公告；通告；通知；通报；议案；报告；请示；批复；意见；函；会议纪要。

3. 一、公文种类及分类 （二）公文的分类 按行文方向上划分 按性质作用划分 命令、决定、意见、批复 指令性 下行文 通知、通报、公告、 通告、会议纪要、函 知照性 平行文 上行文 报请性 议案、报告、请示 此外，按来源分：有收进公文、外发公文、内部公文； 　　　由机密程度分：有绝密、机密、普通文件。

4. 二、公文格式 • 依据新《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（ GB/T 9704-1999 ），将组成公文的各要素划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三部分。 • （一）置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首； • （二） 置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体； • 　 （三）置于主题词以下的各要素统称版记。

5. 二、公文格式 公文份数序号 3黑 秘密等级、保密期限和紧急程度　3黑 对于上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm 发文机关标识 小标宋　红色 <22*15 其上边缘至版心上边缘为25mm 红色反线　距发文字号4mm 发文字号 由机关代字、年份和序号组成 3号仿宋 签发人－3号仿宋 全角冒号 姓名－3号楷 平行发文字号右侧 以上统称“眉首”

6. 二、公文格式 附件　正文下空1行 左空2字　3号仿宋 与正文一起装订 成文时间 用汉字标全年月日 “零”写为“O” 右空4字 公文标题 红色反线下空2行 2号小标宋居中 公文生效标识 下弧无字压在时间上 下弧有字压在时间中 附注 正文 主送机关名称下一行 每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行 3号仿宋 主送机关 标题下空1行 左侧顶格 3号仿宋 以上统称“主体”

7. 二、公文格式 主题词 3号黑，居左顶格标识 后标全角冒号 词目－3号小标宋 词目之间空1字 印发机关和印发时间 左右各空1字　3号仿宋 以上统称“版记” 版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行 抄送 主题词下一行 左空1字3号仿宋 如主送机关名称过多可在抄送之前标识

8. 三、公文版面 （一）公文用纸幅面及版面尺寸 • 　新标准对公文用纸的幅面尺寸作了较大调整，将国际标准A4型纸作为用纸纸型；删去了国内16开型纸张的相应说明。另外，对公文用纸的页边尺寸作了较大的调整。 • 　　公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 • 　　公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm • 　　公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm • 　　版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码） 

9. 三、公文版面 37mm±1mm 天头 28mm±1mm 订口 297mm 225mm 156mm 210mm

10. 三、公文版面 公文中图文的颜色 • 　　未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。 排版规格与印制装订要求 • 　　一般每面排22行，每行排28个字。 • 　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜。 • 　　双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 • 　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。 • 　　维吾尔、哈萨克、柯尔克孜文右侧装订，其他少数民族文字公文按习惯装订。 • 　　张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

11. 三、公文版面 1.按标准排版（22行、28字，字体）； 2.印章与正文同处一面； 3.不得采取标识“此页无正文”； 4.可以调整行距、字距； 5.注意版记。 主送机关 标题下空1行 左侧顶格 3号仿宋

12. 三、公文版面 3个及以上单位联合行文 主办单位在前 各印章不交不切居中排布 两个单位联合行文 成文时间拉开左右各空7字 主办单位在前 两印章不交不切 相距不超过3mm 最后一排印章之下右空2字标识成文时间

13. 四、行文规则 总的说，处理行文必须根据各自的隶属关系与职权范围来确定，具体注意以下几点： 1.行文应当确有必要，注重效用。 2.各级行政机关一般不越级向上行文请示问题。因特殊情况，必须越级行文时，应当抄报越过的机关，以免引起行文混乱。 3.“条条”一般不对“块块”下命令、作指示（如部门向下一级政府，“函”除外），但可在业务管理范围内向下级行文。 4.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 5.经批准在报刊上发表的公文，应当视为正式公文，具有正式公文的同等效力。 6.上行文不必同时抄送下级，下行文如有必要（如重要行文），可抄送上级。 7.受双重领导的单位，向上级请示问题，应当写明主报单位与抄报单位，而不能出现两个以上的主报单位，以免公文无人负责受理。  8.“请示”应一文一事，主送一个单位，但不得抄送其下级机关。 9.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。10.上级的公文，未经许可与没有经过一定手续，下级不能任意翻印、转发。 11.国家机关的公文，不得对党的组织作指示、交任务。

14. 五、公文写作 • 公文好写也难写，好在无论是何种公文，都有一定之规，是一种规范性和程式化的文稿；难在如何把握住其特点，遣词用句。 • 　公文是一种独具一定特色的特殊应用文。这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种表达方式。 • 　选择公文文种的依据主要有三个方面：一是看作者与主要受文者间的工作关系；二是看作者的法定权限；三是看行文目的、行文要求和表现公文主题的需要。

15. 五、公文写作 （一）公文的结构 标题 （发文机关＋）事由＋文种 1个或多个 主送机关 正文 依据+主旨+分旨 （署名＋）年月日 落款

16. 五、公文写作 （二）常用公文 • 1、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。　　按性质、内容、作用来划分，决定可分为对重大问题及重大行动的部署性决定；通知或设置、撤销、安排人事的知照性决定；表彰先进、惩戒错误的奖惩性决定。 • 常用语： • 　　文头多写根据某法规性文件等；开头的尾部则多以“决定”、“特决定”、“为此决定”、“决定如下”等语言承上启下。

17. 五、公文写作 （二）常用公文

18. 五、公文写作 （二）常用公文

19. 五、公文写作 （二）常用公文

20. 五、公文写作 （二）常用公文

21. 五、公文写作 （二）常用公文 • 2、通知　　适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 • 　通知是应用最广泛的公文之一。根据内容的不同，通知大体可以分为五类：（1）批转、转发、颁发性通知； • （2）指示性通知； • （3）事务性通知； • （4）会议通知； • （5）任免通知。

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25. 五、公文写作 （二）常用公文 • 3、通报　 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 • 种类：表彰性通报、批评性通报、情况通报等。 • 　　　特点：典型性；引导性；严肃性。

26. 五、公文写作 （二）常用公文

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28. 谢 谢