1. Tại sao khi lập hồ sơ, việc đầu tiên phải thực hiện là XÁC LẬP TIÊU ĐỀ HỒ SƠ ?

1. Tại sao khi lập hồ sơ, việc đầu tiên phải thực hiện là XÁC LẬP TIÊU ĐỀ HỒ SƠ ?

1. Tiêu đề hồ sơ chứa đựng các thông tin cơ bản của hồ sơ 2. Tiêu đề hồ sơ là cơ sở duy nhất để thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ.

2. Tại sao khi xác lập tiêu đề hồ sơ phải sử dụng đặc trưng lập hồ sơ ? 2.1. Các thông tin cơ bản của tiêu đề hồ sơ được xác định thông qua các đặc trưng lập hồ sơ.

2.2. Các đặc trưng lập hồ sơ là những dấu hiệu phổ biến giống nhau của các văn bản trong hồ sơ, là cơ sở để tạo ra mỗi liên quan mật thiết của các văn bản trong hồ sơ. Đây chính là điều kiện tiên quyết để tập văn bản thành hồ sơ.

3. Đặc trưng nào sẽ được xác định đầu tiên ? Dựa vào đâu để xác định đặc trưng đó ? Tại sao ? 3.1. Đặc trưng vấn đề sẽ phải xác định đầu tiên vì 03 lý do:

 Đặc trưng vấn đề là 01/2 đặc trưng xác lập nội dung của hồ sơ. Nếu lập hồ sơ mà chưa xác định nội dung của hồ sơ thì không thể tiến hành các khâu công việc khác được.

 Dựa vào nội dung công việc cần giải quyết hay nhiệm vụ phải thực hiện (hoặc dựa vào trích yếu nội dung của các văn bảnđã có – cơ sở dữ liệu) để xác định đặc trưng vấn đề.

3.2. Vì 03 đặc trưng này tất cả các loại văn bản đều phải có --> dễ thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.

3. Sử dụng công thức kết hợp các đặc trưng nào? Tại sao ? 3.1. Công thức kết hợp: Tác giả + Vấn đề + Thời gian Với các đặc trưng này, hồ sơ sẽ dễ dàng khi lập

1. Tại sao khi lập hồ sơ, việc đầu tiên phải thực hiện là XÁC LẬP TIÊU ĐỀ HỒ SƠ ?

1. Tại sao khi lập hồ sơ, việc đầu tiên phải thực hiện là XÁC LẬP TIÊU ĐỀ HỒ SƠ ?

Presentation Transcript