1 / 53

TỔ CHỨC

Chương 5. TỔ CHỨC. NỘI DUNG CHƯƠNG. I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC. II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC. III. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC. IV. ĐIỀU CHỈNH TỔ - CHỨC LẠI. I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ. Tổ chức là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị gồm: - Các khâu quản trị.

oceana
Download Presentation

TỔ CHỨC

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Chương 5 TỔ CHỨC Năm học 2011-2012

  2. NỘI DUNG CHƯƠNG I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC III. VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG TC IV. ĐIỀU CHỈNH TỔ - CHỨC LẠI Năm học 2011-2012

  3. I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ • Tổ chức là một tiến trình thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị gồm: - Các khâu quản trị. • Các cấp quản trị. • - Quan hệ quyền hành Năm học 2011-2012

  4. I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Chức năng của tổ chức 2. Thiết kế và xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức 1. Thành lập các bộ phận, đơn vị đảm nhận những hoạt động cần thiết Năm học 2011-2012

  5. I. KHÁI NIỆM VỀ TỔ CHỨC TRONG QUẢN TRỊ Xây dựng bộ máy quản trị gọn nhẹ Xây dựng nếp văn hóa tổ chức lành mạnh Mục tiêu của công tác tổ chức là gì? Tổ chức công việc khoa học Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém Phát huy sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với môi trường Năm học 2011-2012

  6. II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 1. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một DN là tổng thể các khâu khác nhau được chuyên môn hóa và sắp xếp theo từng cấp tạo thành một thể thống nhất. Quan điểm khác: Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức thể hiện nhiệm vụ rõ ràng do ai làm, làm cái gì và liên kết với các nhiệm vụ khác trong tổ chức như thế nào nhằm tạo ra một sự phối hợp nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của tổ chức Năm học 2011-2012

  7. II. THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ 2. Yêu cầu đối với một cơ cấu quản trị tối ưu: • Tính linh hoạt • Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động • Đảm bảo tính kinh tế của quản trị. 3. Các đặc trưng của cơ cấu tổ chức: • Tính phức tạp • Tính hợp thức bài bản • Mức độ tập trung hoặc phi tập trung quyền hành Năm học 2011-2012

  8. 4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức a. Mô hình cơ giới • Là mô hình truyền thống, cổ điển, thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô vừa và lớn. • Cơ cấu tổ chức phức tạp, tập trung hóa quyền hành. • Quá trình vận hành bộ máy theo một trật tự, nguyên tắc nhất quán (hệ thống thư lại của Max Werber) • Phù hợp với nền văn hoá phương Tây Năm học 2011-2012

  9. 4. Mô hình cơ bản về cơ cấu tổ chức b. Mô hình hữu cơ (Mô hình linh hoạt) • Hình thành song song với lý thuyết tâm lý - xã hội. • Sử dụng cho những tổ chức có quy mô nhỏ. • Đối tượng quản trị là các nhà khoa học, văn nghệ sỹ, trí thức. • Phù hợp với nền văn hoá phương Đông Năm học 2011-2012

  10. So sánh 2 mô hình cơ giới và hữu cơ MÔ HÌNH HỮU CƠ MÔ HÌNH CƠ GIỚI • Tính hợp thức, bài bản cao • Nhiều chức danh, cấp quản trị • Quan hệ phân cấp chặt chẽ, ít chú trong hợp tác • Quyền hành tập trung ở cấp cao • Các nhiệm vụ được định sẵn • Kênh thông đạt chính thức • Tính hợp thức bài bản thấp • Ít chức danh cấp quản trị • Quan hệ hợp tác để cùng nhau hoàn thành nhiệm vụ là chính • Không tập trung hóa quyền hành • Nhiệm vụ tùy thuộc vào tình huống • Kênh thông đạt chính thức kết hợp không chính thức Năm học 2011-2012

  11. 5. Các kiểu cơ cấu tổ chức đặc trưng Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu Cơ cấu trực tuyến a d KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu hỗn hợp Cơ cấu chức năng b c Năm học 2011-2012

  12. Người lãnh đạo tổ chức (GIÁM ĐỐC) Người lãnh đạo tuyến 1 (Quản đốc phân xưởng 1) Người lãnh đạo tuyến 2 (Quản đốc phân xưởng 2) Lãnh đạo bộ phận 1 (Tổ trưởng 1) Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 2) Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 3) Lãnh đạo bộ phận 1 (Tổ trưởng 1) Lãnh đạo bộ phận 2 (Tổ trưởng 2) a. Cơ cấu trực tuyến Năm học 2011-2012

  13. a. Cơ cấu trực tuyến Năm học 2011-2012

  14. a. Cơ cấu trực tuyến NHƯỢC ĐIỂM ƯU ĐIỂM • Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện • Chuyên quyền độc đoán trong công việc => dễ dẫn đến gia trưởng. • Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ • Thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ • Đảm bảo chế độ một thủ trưởng • Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp trên trực tiếp • Chế độ trách nhiệm rõ ràng Năm học 2011-2012

  15. b. Cơ cấu chức năng Năm học 2011-2012

  16. b. Cơ cấu chức năng Năm học 2011-2012

  17. b. Cơ cấu chức năng NHƯỢC ĐIỂM ƯU ĐIỂM • Khó thực hiện nguyên tắc thống nhất chỉ huy • Chế độ trách nhiệm không rõ ràng => gây mâu thuẩn. • Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn • Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra quyết định • Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện • Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị Năm học 2011-2012

  18. Người lãnh đạo tổ chức (GIÁM ĐỐC) Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng B Người lãnh đạo chức năng C Người lãnh đạo tuyến 2 Người lãnh đạo tuyến 1 Bộ phận SX 1 Bộ phận SX 2 Bộ phận SX 1 Bộ phận SX 2 Bộ phận SX 3 Ghi chú: Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) Năm học 2011-2012

  19. c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) Năm học 2011-2012

  20. c. Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến - chức năng) NHƯỢC ĐIỂM ƯU ĐIỂM • Nhiều tranh luận xảy ra, nhà quản trị phải thường xuyên giải quyết • Họp nhiều, lãng phí thời gian. • Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn. • Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng. • Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ. Năm học 2011-2012

  21. A B X C 1 C 2 C 3 C 4 d. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu A: Bộ phận lãnh đạo cao nhất (chủ công trình, chương trình, đề án). B: Lãnh đạo trung gian của các công ty, xí nghiệp trực tiếp thực hiện công trình, chương trình đề án. X: Các bộ phận chức năng thực hiện quản trị công trình, chương trình, đề án. Cn: Các đơn vị thực hiện công trình, chương trình, đề án. Năm học 2011-2012

  22. d. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu Năm học 2011-2012

  23. d. Cơ cấu theo chương trình - mục tiêu NHƯỢC ĐIỂM ƯU ĐIỂM • Linh hoạt • Tận dụng được các nguồn lực sẵn có • Giảm nhiều chi phí • Mang tính chất tạm thời • Khó quản lý Năm học 2011-2012

  24. 1 2 3 4 5 6. Các phương pháp tổ chức bộ máy quản trị Phương pháp tương tự Phương pháp mô hình hóa tổ chức Phương pháp phân tích Phương pháp cơ cấu hóa mục tiêu Phương pháp chuyên gia Phương pháp Năm học 2011-2012

  25. 7. Các yếu tố của tổ chức D Group A Group B Group C Group Quy mô của tổ chức ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức Chiến lược ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức? Công nghệ tác động đến cấu trúc tổ chức? Môi trường tác động đến cấu trúc tổ chức? Năm học 2011-2012

  26. III. MỘT SỐ VẤN ĐỀ KHOA HỌC TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2 Quyền hành trong quản trị 3 Phân cấp quản trị 1 Tầm hạn quản trị Năm học 2011-2012 Next

  27. 1. Tầm hạn quản trị a. Định nghĩa Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát) là khái niệm để chỉ số lượng nhân viên mà một nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu. Tầm hạn quản trị/tầm hạn kiểm soát Năm học 2011-2012

  28. b. Phân loại tầm hạn quản trị hẹp và ý nghĩa - Số lượng nhân viên nhà quản trị điều khiển càng cao thì tầm hạn quản trị càng rộng. - Ngược lại là hẹp. Xét ví dụ: Một công ty lớn có 4.096 công nhân (hoặc nhân viên không chức danh) được bố trí hệ thống quản trị theo tầm hạn kiểm soát như sau (hình vẽ) Năm học 2011-2012

  29. Ví dụ: (a) Cơ cấu tổ chức hình nón thuôn cao (tall) structure ) (b) Cơ cấu tổ chức hình nón đáy bẹt (flat structure ) Năm học 2011-2012

  30. Ưu – nhược điểm của tầm hạn quản trị rộng và hẹp Năm học 2011-2012

  31. c. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị Năng lực, trình độ quản lý, chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị Sự hiểu biết và trình độ của nhân viên cấp dưới Các yếu tố ảnh hưởng Các nhân tố khác - Mqh giữa NV - NV, NV - nhà quản trị - Kỹ thuật thông tin - Không gian quản lý Tính chất công việc của nhân viên Năm học 2011-2012

  32. c. Các yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị và biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị • Các biện pháp nhằm gia tăng tầm hạn quản trị: • NQT thường xuyên nâng cao nâng lực, trình độ chuyên môn nghiệp vụ. • Chăm lo, quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ tay nghề, chuyên môn thuộc cấp. • Chăm lo đến công tác kế hoạch, áp dụng những tiến bộ KHKT, công nghệ vào SX. • Cải tiến quy trình tổ chức. Năm học 2011-2012

  33. 2n 25 24 N = n ( + n - 1) N = 5 ( N = 4 ( + 5 - 1) = 100 + 4 - 1) = 44 2 2 2 d. Nhu cầu tham khảo ý kiến trong quan hệ với tầm hạn quản trị • Trong đó: N là số lần tham khảo • n là tầm hạn quản trị Ví dụ: • Nếu n= 4, thay vào công thức, ta có: • Nếu n= 5, thay vào công thức, ta có: Năm học 2011-2012 Back

  34. 2. Quyền hành trong quản trị a. Khái niệm • Quyền hành là quyền đưa ra các quyết định và hành động; năng lực cho phép nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo sự chỉ đạo của mình. • Quyền hành được xem là: • Công cụ của NQT điều hành nhân viên. • Là chất keo găn kết cơ cấu tổ chức. Năm học 2011-2012

  35. b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu => Quyền hành trực tuyến tức là quyền hạn cho phép người quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. => Quyền hành tham mưu tức là cố vấn. Năm học 2011-2012

  36. Tổng giám đốc điều hành Phó chủ tịch điều hành Chủ tịch Phó chủ tịch điều hành Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Phó chủ tịch Vùng 5 Vùng 1 Vùng 2 Vùng 3 Vùng 4 Quận A Quận B Quận C Quận D Quận E Quận F Quận G Chuỗi mệnh lệnh b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu Năm học 2011-2012

  37. Giám đốc điều hành Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn tham mưu Trợ lý giám đốc điều hành Giám đốc nguồn nh. lực Giám đốc sản xuất Giám đốc thu mua Giám đốc khác Nhà quản trị đơn vị 2 Nhà quản trị đơn vị 1 Khác Nguồn nhân lực Thu mua Nguồn nhân lực Sản xuất Thu mua Khác Quyền hành trực tuyến so với quyền hành tham mưu b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu Sản xuất Năm học 2011-2012

  38. b. Quyền hành trực tuyến và tham mưu Để giải quyết hợp lý mối quan hệ giữa quyền hạn trực tuyến và tham mưu cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Nhận thức đúng đắn mối quan hệ quyền hạn. - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức. - Đảm báo cho tham mưu có đủ thông tin - Đảm bảo tham mưu toàn diện Năm học 2011-2012

  39. c. Cơ cấu quyền hành của tổ chức • Vùngkhôngquantâm: • “Vùngkhôngquantâm” củathuộccấp, điềuđócónghĩarằngthuộccấpsẽchấpnhậnhoặctuânthủchúngmàkhôngcómộtvấnđềchốngđốinào. Năm học 2011-2012

  40. c. Cơ cấu quyền hành của tổ chức • Quyền lực và nguồn gốc của quyền hành • Quyền lực quản trị là sự sai khiến và kiểm soát mà một nhà quản trị có được và hành xử trên người khác. • GS. John Frennch và Bertram Ravew • Quyền lực trong tổ chức trước hết thể hiện quyền ra quyết định hay đưa ra các chỉ thị. Quyền hành chính là năng lực cho phép chúng ta yêu cầu cấp dưới phải hành động theo sự chỉ đạo của mình. • GS. Vũ Thế Phú • Quyền hành là năng lực quyết định, chỉ huy, cưỡng bức, khen thưởng, trừng phạt hay ra lệnh đối với thuộc cấp và trông đợi sự tiến hành của họ • GS. Bùi Duy Huân Năm học 2011-2012

  41. Quyền lực Mô hình tháp quyền lực Năm học 2011-2012

  42. Quyền lực tưởng thưởng Quyền lực cưỡng bức Quyền lực chính thức Quyền lực chuyên môn Quyền lực tôn phục Quyền lực Các loại quyền lực Năm học 2011-2012

  43. Nguồn gốc của quyền hành • Quyền hành xuất phát từ chức vụ. • Quyền hành quản trị xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới. • Theo Max Weber, nguồn gốc của quyền hành phải hội đủ 3 yếu tố: Bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ Năm học 2011-2012

  44. d. Trách nhiệm • Trách nhiệm là nghĩa vụ hay đảm nhận một nghĩa vụ. • Quyền hành thì được giao • Trách nhiệm đến từ bên trong của những người dưới quyền. Năm học 2011-2012 Back

  45. 3. Phân cấp quản trị a. Kháiniệmủyquyền “Uỷquyềnlàgiaophótráchnhiệmvàquyềnhạnchocấpdướiđểthaymặtnhàquảntrịthựchiệnmộtnhiệmvụriêngbiệt (hay côngviệcmàbảnthânnhàquảntrịphảilàm).” Người thụ ủy Trách nhiệm Ngườiủyquyền Người thụ ủy Quyềnhạn Người ủy quyền Năm học 2011-2012

  46. 3. Phân cấp quản trị Sơ đồ ủy quyền thuộc cấp Năm học 2011-2012

  47. b. Giao phó quyền hành Quy trình giao phó quyền hành Giao phó quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ Xác định trách nhiệm của người phân quyền Xác định các kết quả mong muốn Giao nhiệm vụ Năm học 2011-2012

  48. TẠI SAO NHÀ QUẢN TRỊ CẦN PHẢI UỶ QUYỀN? • Sử dụng thời gian hiệu quả. • Là cách đào tạo cán bộ kế cận. • Động viên và phát triển kinh nghiệm, • khả năng, sự sáng tạo, tính tự chủ của • cấp dưới. • Phát hiện năng lực thực sự của nhân • viên. Năm học 2011-2012

  49. Lợi ích Những lợi ích mà ủy quyền mang lại cho cấp dưới 4. Mang lại tính tự chủ và tinh thần trách nhiệm cho cấp dưới 1. Cơ hội để phát triển kỹ năng mới, nâng cao kỹ năng chuyên môn 3. Thu thập được nhiều kinh nghiệm 2. Cảm thấy là thành viên có giá trị và được tin tưởng Năm học 2011-2012

  50. c. Những nguyên tắc giao quyền 1. Giao quyền theo kết quả mong muốn 2. Giao quyền theo chức năng 3. Nguyên tắc quyền hạn theo bậc thang Nguyên tắc giao quyền 4. Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc 5. Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh 6. Nguyên tắc tính tuyệt đối trong trách nhiệm 7. Nguyên tắc về sự tương xứng giữa quyền hạn và trách nhiệm Năm học 2011-2012

More Related