Välkommen till IT-möte 2009-05-08!

1. Välkommen tillIT-möte 2009-05-08! Svenska Intensivvårdsregistret IT-gruppen Göran Karlström, Caroline Mårdh, Pall Einarsson

2. Dagens innehåll • 10.00-11.30 • 11.30-12.00 • 13.00-14.00 • 14.00-15.00 • 15.00-16.00 • SIR:s valideringsprogram, SIRXML och riktlinjeutveckling • Kontaktvägar och SIR:s arbetssätt • PDMS-utvecklingen • Synpunkter från medlemmar, landsting och leverantörer • SIR i framtiden Svenska Intensivvårdsregistret

3. SIR:s mål med dagen • Tydliggöra SIR:s utvecklingsplaner • Utveckla kontaktytorna inom IT-området • Föra dialog om nuvarande och framtida elektroniska kommunikationsvägar till SIR • Förklara hur SIR ser på behoven av dialog mellan avdelning, landstings-IT, IT-leverantör och SIR Svenska Intensivvårdsregistret

4. SIR:s valideringsprogram, SIRXML och riktlinjeutveckling

5. Data till & från SIR Innehåll

6. Grunder • För att uppnå en bra kvalitet ska samtliga IVA-vårdtillfällen registreras och rapporteras • Grunddata enligt ” Minimalt dataset” måste uppfyllas • Därefter fyller man på med övriga valfria parametrar • Man måste ange till vilken kvalitet man rapporterar varje enskild parameter utöver grunddata (i valideringsprogrammet). • Rapportera regelbundet, helst veckovis. • Rapportera alltid för lång tid tillbaka så att rättningar kommer med. • Inga vårdtillfällen som ”fastnar” i valideringsprogrammet ska plockas bort utan utredas och åtgärdas Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

7. Varför veckovis rapportering? • Resultaten kommer på webben, jämförelse med andra • Snabb mortalitetsuppföljning • Webbformulär för ”Uppföljning av Intensivvård” visar vilka vårdtillfällen som bör följas upp (om inskickade) • Donationsrådet och Regional DAL/DAS får data kontinuerligt. Svenska Intensivvårdsregistret

8. Varför rapportera bakåt? • Rättelser bakåt i tiden når SIR • Justeringar i valideringsparametrar skall gå att ändra bakåt i tiden, men då krävs också data… • Exempel… Svenska Intensivvårdsregistret

9. Exempel… • Byte från APACHE till SAPS3 som riskmodell • Ställer in ”Registrerar sporadiskt” under inkörningsperiod 1-3 mån • Glömmer ändra, men gör det efter 6 mån. Vill skicka in och använda de data som finns från mån 4-6 • Lösning: Ändra till ”Registrerar alltid” från månad 4 och skicka in data på nytt • Ändringar skall kunna ske retroaktivt, men kräver då att data är med i inskicket för samma period för att slå igenom Svenska Intensivvårdsregistret

10. Tydlig rekommendation… • Skicka helst hela föregående kalenderår och så långt ni hunnit innevarande år! Svenska Intensivvårdsregistret

11. Exportera data till SIR • Är det en isolerad uppgift för IT-avdelningen? • Nej! • Är det en isolerad uppgift för IVA-sekreterare? • Nej! • Vem ska göra det då? • Landstings-IT måste förstå! Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

12. Exportera data till SIR • Det är ett ”teamwork” med gemensam kunskap och ansvar om medicinsk IVA-registrering, hantering och kvalitetssäkring av data samt kunskap om IT-teknik/miljön Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

13. Rapportera data till SIR • IVA-enheten måste ha insyn, ansvar och kontroll • Gemensam genomgång av vilka parametrar som ska rapporteras och till vilken kvalitet • Samtliga vårdtillfälle ska rapporteras • Kontrollera kvitto kommer efter rapportering • Kontrollera på Portalen att data stämmer med din verklighetsuppfattning Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

14. Valideringsparametrar Ställs in för varje parameter Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

15. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

16. Support • http://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/Teknisk-Support/ • För fortlöpande information om riktlinjeförändringar och om valideringsprogram rekommenderas att man skapar ett konto på SIR-webben och prenumererar på SIR:s support- och riktlinjesidor.Gå in på hemsidan och klicka på Prenumerera • Övriga IT-frågor hänvisas till it@icuregswe.org • Göran och Caroline har avsatt tid för SIR Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

17. Minimalt dataset Minimalt dataset + flera moduler Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

18. Vägen till SIR Riktlinjer&Rekommendationer • SIR fastställer riktlinjer och rekommendationer. Dessa finns tillgängliga på http://www.icuregswe.org Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

19. Vägen till SIR Riktlinjer & Rekommendationer • SIR avstår från att tillhandahålla registreringsprogram för lokalt bruk • Finns redan flera • Lokala anpassningar önskas • Kräver större organisation • SIR ställer krav på att tolkningsbara data skall tillhandahållas utan risk för förväxling, förvanskning eller feltolkning Lokalt registreringsprogram Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

20. Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer • SIR tillhandahåller en rapporteringsmall (XML-specifikation) med både obligatoriska och frivilliga fält. • http://www.icuregswe.org/sv/Riktlinjer/SIRXML-Version-51/ Lokalt registreringsprogram Lokalt skapas en fil (XML-fil) för inrapportering till SIR Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

21. XML-specifikation 5.1 ? Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

22. Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer • SIR tillhandahåller valideringsprogramhttp://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/Teknisk-Support/Valideringsprogram/ • Syfte • ge en möjlighet att på hemmaplan komplettera och korrigera • Ange till vilken kvalitet man skickar in data • Kan vara en hjälp att hitta ofullständiga rutiner för registreringar på hemmaplan. • Kan användas för testfiler tex vid införande. Lokaltregistreringsprogram Inrapporteringsfil (XML-fil Validering görs lokalt via SIR:s valideringsprogram Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

23. Vägen till SIR… Riktlinjer & Rekommendationer • Valideringsprogrammet innehåller även funktioner för kryptering och filöverföring till SIR samt funktion för dekryptering av filöverföring från SIR. Lokalt registreringsprogram Inrapporteringsfil Valideringsprogram lokalt Kryptering / Filöverföring Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

24. Framme hos SIR 2 st kvitto skickas till avsändaren • Mer omfattande validering utförs av SIR. • Kvitto skickas till avsändaren då data tagits emot av SIR. • All data sorteras och märks utifrån kvalitet på varje enskilt vårdtillfälle. • Mortalitetsdata från SPAR tillförs och adderas varje vecka. • Data från Avlidna på IVA och PostIva tillförs via webbformulär PostIva-uppföljning Avlidna på IVA Mortalitets datafrån SPAR IN-Databas SPARStatens personadressregister Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

25. Kvitto 1 • Första kvittot talar om att filen kommit till SIR och att den förbereds för inläsning • Får du inte detta kvitto har filen inte kommit fram • Ex Kvitto 1:Din indatafil till Svenska intensivvårdsregistret har mottagits. Bearbetning pågår. Då bearbetningen är klar skickas kvitto på det. Om Du ej erhållit kvittot inom 48 timmar, kontakta indata@icuregswe.org. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

26. Kvitto 2 • Andra kvittot talar om att filen lästs in i databasen och talar också om till vilket resultat • Kontrollera resultatet! • Ex Kvitto 2: Här har inrapporteringen gjorts utan anmärkning!Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01 - 2008-09-23 och innehöll674 vårdtillfällen varav 674 lästs in utan anmärkning. Därutöver har ytterligare validering gjorts utan anmärkning.Valideringen har utförts med version 5.1.5. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

27. Kvitto 2 • Ex Kvitto 2: Här är det problem som måste åtgärdas!Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01 - 2008-09-23 ochinnehöll 1278 vårdtillfällen varav 1154 lästs in utan anmärkning. 110 vårdtillfällen har ej kunnat läsas in. 14 vårdtillfällen har anmärkningar som valideringen hos er bör ha upptäckt.Därutöver har ytterligare validering gjorts varvid 110 vårdtillfällen har anmärkningar.Se bifogad fil, eller hämta med valideringsprogrammet.Valideringen har utförts med version 5.1.5. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

28. Observera att mortalitetsdata uppdateras veckovis på Portalen Ut från SIR… • Data finns åtkomlig på Portalen < 6 timmar • Årsrapport • Direkt återkoppling vid avvikelser. • Mortalitetsdata från SPAR återskickas till sjukhus som så önskar • Avlidna på IVA till DAL/DAS och Donationsrådet • Via FoU-ansökan – egna projekt/studier IN-Databas Avidentifiering Årsrapport Portalenhttp://portal.icuregswe.org Mortalitetsdata åter enheten Avlidna på IVAtill regional DAL/DAS Avlidna på IVAtill DR Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

29. Problem…..? • Olika lokala registreringstraditioner. • Rutiner, kunskap och ledarskap. • System som inte stöder registrering av önskad data….. • Man kan helt enkelt inte registrera. • System som stöder men som inte har obligata fält…. • Man kan registrera … men det blir inte gjort! • Man kan inte tolka sin egen data rätt….. • Man registrerar rätt men det tolkas fel till inrapportfilen. • Data tydliggörs inte öppet och medvetet • Otillräckligt underlag i förbättringsarbetet Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

30. Problem…..? • Man får inte ut datafilen från sjukhusets datanätverk… Ett ökande problem!!. • Hårdare säkerhetsrutiner på sjukhusen. • Brandväggar stoppar. • Obs! Kontrollera att kvitto kommer! • KommunikationssvårigheterIVA-avd - IT-avd – leverantörer av IT-system. • Kvalitetsbrister i datamängden hos SIR. • Bortfall av viktiga parametrar”Liten tuva stjälper ofta stort last”. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

31. Vilket IT-system är då bäst? • SIR rekommenderar inte något IT-system före något annat. • TIPS! • Teckna ett bra serviceavtal för ev uppdateringar. • Uppdateringar oftast mycket kostsamma. • Det bör ingå att leverantören kontinuerligt anpassar systemet till gällande SIR-riktlinjer Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

32. Valideringsprogrammet Innehåll

33. Läs installationsanvisningar! • Installationskatalog och arbetskatalog anges (kan vara samma eller skilda) • Installationskatalogen måste ligga på C:\ • Användaren MÅSTE ha skrivrättighet till arbetskatalogen. Arbetskatalogen kan med fördel vara í användarens hemkatalog • Ledningsansvarig MÅSTE gå igenom inställningarna Svenska Intensivvårdsregistret

34. Inställningar i valideringsprogrammet • Inställningar sparas i programmet • Ändras bara vid behov • Vid ändringar kommer vid nästa inrapportering en ny aktiveringsnyckel med automatik från SIR. • Den nya nyckeln måste läsas in på samtliga datorer som export sköts ifrån Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

35. Valideringsprogrammet Inställningar måste göras Här kommer det en lista vid validering med ev kommentarer Nivå 1 - Måste åtgärdas. Förhindrar att filen kan skickas in Nivå 2 - Bör åtgärdas men filen kan skickas Nivå 3 - Kan vara ett meddelande om någon inkonsekvens. Filen kan skickas Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

36. Inställningar för att få iväg filen Inrapportering Under inrapportering väljs överföringsmetod för filerna som skickas till SIR. Webbserver Webbserver innebär att filen laddas upp på SIR:s webbserver via http. Man kan ställa in så att en proxyserver används (http inställningar). SMTP För att kunna använda SMTP så måste servernamn och användarnamn anges. Hör med IT-supporten om ni har åtkomst till SMTP-servern. Integration via MAPI Vid denna inställningen skickas ett mail via klientens mailklient. Många mailklienter tillåter numera inte att man skickar mail på detta vis. http inställningar Om man använder inrapportering via webbserver kan en eventuell proxy-server anges här. Arbetskatalog En katalog där användaren har skrivrättigheter. Här sparas aktiveringsfiler och övriga inställningar. Om man byter arbetskatalog så kopieras aktiveringsfiler och övriga inställningsfiler till den nya katalogen. Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

37. Valideringsparametrar Ställs in för varje parameter Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

38. Valideringsparametrar Ingen data av denna parameter registreras. Ger Nivå 1-fel om det finns med i XML-filen Används tex under införandeperioder. Innebär att data inte kommer med i vissa utrapporter. Data finns alltid. Data tolkas som ”sanningen” för enheten. Detta alternativ rekommenderas för allt man avser att registrera efter en inkörningsperiod. Ger Nivå 1-fel om det saknas. Dessa inställningar ska göras ihop med medicinskt ledningsansvarig! Det handlar om ställningstagande om avdelningens kvalitet av data! Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

39. Konsekvens av inställningar • Endast data från ”Registrerar alltid” kommer att presenteras i SIR:s utdataportal • Registrerar sporadiskt skall ses som test- eller inkörningsperiod Svenska Intensivvårdsregistret

40. Hjälpfiler • Exportera data till SIR och valideringsprogrammet • Excel-fil för ifyllande av valideringsparametrar • Finns på hemsidan - Filhämtninghttp://www.icuregswe.org/sv/Kunskapsutbyte/Teknisk-Support/Valideringsprogram/ Innehåll Svenska Intensivvårdsregistret

41. Dubbelriktat program • Tar emot mortalitetsuppföljning om man vill. • Kommer att användas för återföring av ”Uppföljning av Intensivvård” • Kommer att användas för återföring av ”Avlidna på IVA” • Kommer att användas för återföring av ”Vårdbegäran - MIG” • Rutin att ta emot data behöver skapas… Svenska Intensivvårdsregistret

42. Nya medlemsproblem… • Vissa landsting har spärrat åtkomst till https:// • Vad menas? • Gör att SIR:s webbformulär inte kan användas av medlemmarna Svenska Intensivvårdsregistret

43. SIR:s riktlinjeutveckling • Just nu ”lågsäsong”… • SOFA pågår • Översyn Åtgärder påbörjas • Översyn Diagnoser påbörjas • … mer om detta senare Svenska Intensivvårdsregistret

44. SIR:s riktlinjeutveckling • Riktlinjerna är det medicinska och praktiska rättesnöret för arbetet på IVA • Skrivna för Dr och ssk på avdelningarna • Skall kunna läsas för att indirekt ge dataset • SIRXML-specifikationen är gjord för IT-folk och skall ge instruktionen för hur XML-filen skall se ut • Riktlinjer och SIRXML-specifikationen skall harmoniera • Kan det göras bättre? Svenska Intensivvårdsregistret

45. Möjligheter? • Varje riktlinje avslutas med ”sin” SIRXML-del • En enda beskrivning sammanlänkad så man kan gå från riktlinje till SIRXML-del och tvärtom mer som en handbok med SIRXML-delen som bilaga, men med hänvinsingar även därifrån till respektive riktlinje • Andra förslag? Svenska Intensivvårdsregistret

46. Kontaktvägar och SIR:s arbetssätt SIR har som snart åttaåring fått egen personal!

47. SIR har egen personal… • Medlems-, leverantörs- och allmän support: • Caroline Mårdh, caroline.L.mardh@skane.se044-3091840 • Ekonomi, administration, media, hemsida: • Göran Karlström, ceo@icuregswe.org 070-2747529 • FoU-frågor: • Thomas Nolin, thomas.nolin@skane.se 044-3091141 Svenska Intensivvårdsregistret

48. SIR:s leverantör-datatjänster • OTIMO Data • Tomas Ingelbrant, ti@otimo.se, 0480-492820 • Kontaktas för: • Nyckelhantering till valideringsprogrammet och uppstart av ny medlem Svenska Intensivvårdsregistret

49. PDMS-utvecklingen Vad händer nu och i framtiden inom SIR?

50. SIR och PDMS-support • Idag exakt samma krav på XML-lösning som för alla andra • Möjliga framtida varianter: • Skicka ”alla” data strukturerat, SIR plockar ut det som skall gälla och validerar. • SIR hämtar och validerar ur strukturerad databas. Svenska Intensivvårdsregistret