ICS & DUBU brugerseminar den 7. november

1. ICS & DUBU brugerseminar den 7. november • Forløb for workshop

2. 2 workshop rul: 10.30-12.00 og 13-14.30

3. Faglig ledelse Strategisk ledelse Drifts ledelse Personale ledelse Driftsledelse og fire dimensioner af lederrollen STRATEGISK LEDELSE Udstikkerkursen • Udstikker kursen og opsætter langsigtede mål • Tænker fremad – er et skridt foran • Udviklervisionerog implementerervisioner, værdier og mening • Skaberstrategier, udviklerorganisationen, udfordrerkultur og antagelser • Kommunikererinterntom ”de store linjer” og er ”fyrtårn” • Forståromverdenen og håndterereksterne Interessenter FAGLIG LEDELSE Sikrerfaglighed (fag-faglighed) • Har dyb forståelse af kernefagligheden og fagligeproblemstillinger • Giver faglig sparring og supervision mhp. at sikre og løbende forbedre den faglige kvalitet • Udviklerkompetencer og fagligkvalitetienheden • Fungererevt. somfagspecialistift. Kerneydelser DRIFTSLEDELSE Styrer drift og produktion (driftsfaglighed) • Omsætteroverordnede rammer, krav og måltilegen enhed og sikrer synlighed internt • Sætter driftsmål og følger op på performance - og inddragermedarbejderneheri • Styrer kapacitet og produktion samt allokererressourcer • Styrer budget og økonomi • Sikrerstandarder for produktivitet, serviceniveaumv. • Sikrerinterntoverblik, prioritering og risikominimering PERSONALE LEDELSE Udviklermennesker • Tiltrækker, udvikler og fastholder de rigtige mennesker • Udvikler individer og teams gennem coaching og feedback • Anerkenderpræstationer • Støtterlæringpåindividuelt og teamniveau • Sikrer godt og udviklende arbejdsmiljø

4. Driftsledelse Tid Kvalitet Ressourcer

5. Opbygning af styring i 5 skridt • Opbygning af kapacitetsstyringen i 5 skridt: • Opgave- og kompetenceoverblik - og tidsforbrug i forhold til opgaverHvilke typer opgaver har vi, hvor mange, og hvem kan løse dem på hvilket kompetenceniveau?Dvs. har vi de rette kompetencer til de opgaver vi har - i den givne mængde? • ProceskortlægningHvordan er sagsflowet i virkeligheden, og hvor er der mulighed for at reducere spild og skabe bedre flow? • Inddeling af sager, visitation og fastlæggelse af normtiderHvordan sorterer og visiterer vi sager, herunder hvilke kriterier har vi for henlæggelser, og hvor lang tid har medarbejderne til at behandle en sag? • Overblik over kapacitetI forhold til den kendte mængde opgaver og forventede tilgang, har vi så kapaciteten til at nå vores mål? • Spilleregler omkring ressourcefordeling mellemberedskab og efterforskningHvilke spilleregler har vi for håndtering af dette på en smidig, effektiv og rutinepræget måde (undgå karakter af brandslukning)?

6. Standarder - definitioner En standard er en teknisk specifikation, der er pålagt og/eller bredt accepteret af de personer som bruger den i hverdagen eller arbejder med det dagligt, som den gældende måde at udføre en bestemt opgave på En standard er en regel eller en procedure, der skaber klare forventninger En standard en måde at videndele på

7. Standarder i arbejdet med sociale sager X Medarbejdernes tilgange X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Børnenes og familiernes forudsætninger og behov

8. Standarder X Medarbejdernes tilgange X X X X X Standard X X X X X X X X X X X X X X X X X X X Brugernes forudsætninger og behov

9. Standarder X Standard 3 Medarbejdernes tilgange X X X X X X Standard 1 X X X X X X Standard 2 X X X X X X X X X X X X Brugernes forudsætninger og behov

10. Etablering af standarder - fremgangsmåde Etablering af første standard Kommuniker- og træn medarbejdere Definer opgaven Hvorfor – for hvem Kortlægning

11. Etablere Følge Forbedre Den RATIONELLE Lean-version Opnåelse og videreudvikling af effekt = standardisering Kaotiskproces med stor variation Standardisering er arbejdet med at etablere, kommunikere/træne, følge og forbedre standarder. Bemærk, at standardisering er ikke gjort med at etablere standarderne – det er kun trin 1 af 4. Huskeregler Først forbedrer du, derefter fastholder du effekten af forbedringen ved hjælp af standardisering. Kommunikere(træne) Driftslederen sørger for, at det lykkes Standardiseretproces med lille variationog ensartet resultat Kilde: TBC – baseret på Standard Work for the Shopfloor, Productivity Press

12. Afvigelse fra standard = problem = forbedringsmulighed Ingen standard Første standard Forbedret standard x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x C x x B Præstation, f.eks. antal sager pr. medarbejder x x x x A Tid Standarder og løbende forbedringer

13. Verden er til at forandre.

15. Lidt om Tårnby Kommune

17. 40.000 borgere • Socialdemokratisk Kommune • Gammeldags Kommune på godt og ondt • Styr på økonomien • Få regler og retningslinjer • Der bliver passet på medarbejderne • Bagud - eller i front? på IT området • Mange har været i Tårnby i årevis eller vender tilbage • Mange bor og arbejder i Tårnby Kommune • Ingen konsulenter ansat

18. Hvad gjorde vi i hovedtræk? • Startede op i november 2011 med ICS-kursus. Gik i gang med DUBU i januar 2012 • Nedsatte en styregruppe som i starten mødtes ugentligt og tit oftere • Nu mødes styregruppen hver måned og planlægger næste skridt • Tog systemet i brug lidt af gangen. Nu mangler vi kun dokumentfanen • Tog ICS i brug lidt efter lidt. Det var svært for flere medarbejdere • Har haft fælles kursus i ICS med fokus på udækkede og dækkede behov samt analysedelen

19. Hvad har vi lavet af organisatoriske tiltag for at få mere tid • Gennemgang af alle sager for lovoverholdelse • Ledelsesmæssig gennemgang af alle underretninger • § 50 udvalg • Advis på alle underretninger • Ingen omorganiseringer og meget fokus på trivsel • På sociale sager • Fra januar 2012: 464 sager til 325 sager september 2013. fra 51 sager til 36 sager per sagsbehandler • Handicaprådgiverne har ca. 57 sager per person

20. Hvilke beslutninger har vist sig at være afgørende for succesen?

22. Og • At der ikke var valgmuligheder for medarbejderne • Ny og analytisk stærk medarbejdergruppe • Vi har brugt pyt-faktoren • Morter Sejerø fra IBM har være konsulent på indsatsdelen • ICS kursus med Lisbeth Rask • Superbrugerne har været ude i flere andre kommuner – godt for selvforståelsen

23. Hvad er de næste skridt • Hvordan bruger vi ICS i vores visitationsmøder og § 50 møder? • Tage dokumentfanen i brug • Integration til Acadre • Opretholde gejsten oppe i forhold til at drøfte sager ved brug af ICS • Hvordan finder vi et niveau i forhold til de Børnefaglige Undersøgelser? Og hvad med teorien og forældrene. • Arrangere kursus til 2014 med Lisbeth Rask, hvor vi sætter fokus på ”vurdering, mål og opfølgning” ved brug af ICS metoden