Bài 3. Xây dựng kế hoạch M&E

1. Bài 3. Xâydựngkếhoạch M&E Trungtâmnghiêncứuchínhsáchvàpháttriển (DEPOCEN) Giảngviên: NguyễnPhương Mai

2. Kếhoạch M&E • Lậpkếhoạch M&E làđiểmkhởiđầuchosựpháttriểncủahệthống M&E. Kếhoạchnàyđượcxâydựngdựatrêntàiliệuđềxuấtcủadựaánvàgắnvớikhung logic. Vớicáctàiliệuđó, Cánbộquảnlýdựánvàcánbộ M&E cầnxácđịnh: • Mụcđíchhoặctácđộngrộnghơnmàdựánsẽgópphầntạora • Cácmụctiêutrướcmắt, mụcđíchcụthể, hoặccáckếtquảdựkiếncủadựán • Cáckếtquảdựkiếncủacáchoạtđộngdựán • Nhàtàitrợ, cơquanthựchiện, chươngtrình, vàcácyêucầubáocáocủadựán, baogồmcảđịnhdạngvàkhungthờigian • Xácđịnhcácbênliênquanchínhkháccủadựán

3. Saukhithuthậpnhữngthông tin trên, cóthểbắtđầuxâydựngkếhoạch M&E. Kếhoạch M&E baogồmnhữngnội dung sau: • Xácđịnhhoặcxemxétlạicácchỉsốvàchỉtiêucủadựán • Lậpkếhoạchthuthậpdữliệu, đốichiếuvàphântích, baogồmcảviệcthiếtkếcácmẫuthuthậpdữliệu • Lậpkếhoạchvàcácmốcchínhchínhcủadựán/chươngtrình, vídụnhưnghiêncứuđầukỳ, đánhgiágiữakỳvàcuốikỳcủadựán • Lậpkếhoạchchocácphảnánhmangtínhchấtphảnbiệnvàkiểmsoátchohệthống M&E, chẳnghạnnhưkiểmsoátquảnlýchấtlượngvàcậpnhậpthôngtin.

4. Saukhithuthậpnhữngthông tin trên, cóthểbắtđầuxâydựngkếhoạch M&E. Kếhoạch M&E baogồmnhữngnội dung sau (tiếp): • Lậpkếhoạchtruyềnthôngvàbáocáo, baogồmthiếtkếhoặcxácđịnhcácđịnhdạngbáocáotheoyêucầucủacácnhàtàitrợvàcủacáctổchứcthựchiện. • Lậpkếhoạchchoviệchọchỏitừnhữngpháthiệnchínhcủa M&E • Lậpkếhoạchchocácđiềukiệncầnthiết, nguồnlựcvànănglựcđểhỗtrợhoạtđộng M&E • Xâydựngcơsởdữliệuvềquảnlýthông tin đểnhậpvàphântíchdữliệu. • Tậphuấncánbộdựánvềvaitròcủahọtronghệthống M&E

5. Khung logic • PhươngphápTiếpcậntheoKhung logic : là một phương pháp lập kế hoạch chiến lược cụ thể được sử dụng để chuẩn bịcho một chương trình hoặc can thiệp phát triển.  • Phương pháp này đòi hỏi một quá trình cósựtham gia để làm rõ kết quả, đầura, hoạt động và đầu vào,cũngnhư các mối quan hệ của chúng, các chỉ số để đánh giá /đo lường tiếnđộ hướng tới kết quả;  các giả định và rủi ro có thể ảnh hưởngđến thành công và thất bại của việc can thiệp. •  Nó cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc logic để thiết lập các ưu tiên và xây dựng sự đồng thuậnvềkết quả vàhoạtđộngdự kiến ​​của chương trình cùng với các bên liên quan.

6. Khung logic • Khung logic (log frame):là một công cụ lập kế hoạch và quản lý năng động, tóm tắt kết quả của quá trình tiếp cận khung logic và kết nối các tính năng chính của một thiết kế chương trìnhvào trong một ma trận. Nó có thể cung cấp cơ sở cho việc theo dõi tiếnđộ và đánh giá kết quả chương trình. Ma trận này cầnđược xem lại và cải tiến thường xuyên khicóthông tin mới • M & E thường bắt đầu tham gia trong Khung logic khi dự án bắtđầu. Nhiệm vụ đầu tiên là xem xét Khung Logic và đềxuấtlàmthếnàođểcácnội dung đãđồngthuậncủadựánđượcvậnhành, vềmặttheodõi và đánh giá cáckết quả dự kiến của dựán​​.Công việc này thường liên quan đến tinh chỉnhcácchỉsố, xâydựngđịnh nghĩa vềcácchỉ số, và thiết kếmột Kế hoạch M&E.

7. Câymụctiêu • Mục tiêu dài hạn:  tác động, mục đích, kết quả dài hạnđượckỳvọng – lànhữngđiềumà ​dự án sẽ đóng gópđểđạtđược. • Mục tiêu trung hạn: kết quả, mục đích của dự án, kết quả trung gian-là các lợi ích ngắn hạn và trung hạn mà dự án sẽ giải quyết • Mục tiêu ngắn hạn: đầura, kết quả nhanh chóng – làcác sản phẩm hay dịch vụ mà dự án sẽ trực tiếp cung cấp.

8. Câymụctiêu • Tác động được đo về khía cạnh thay đổi cuộc sống của người dân như là một kết quả của sự can thiệp. Đây là một bức tranh lớn hoặc các nhận định tầm nhìn của mục tiêu tổng thể mà dự án hướng tới và đóng góp. Ví dụ, "cải thiện sức khỏe" hoặc "gia tăng sự tham gia của cộng đồng trong quá trình ra quyết định của chính phủ” • Kết quả hay mục đích dự án là những mục tiêu trung gian mà các can thiệp của dự án sẽ đạt được một khi các hoạt động của chúng được cung cấp. • Ví dụ, các can thiệp bao gồm đào tạo cho các cố vấn nông nghiệp và hỗ trợ họ trong việc đưa ra những tư vấn về quản lý năng suất cũng như nông trại cho nông dân được mong đợi ​​sẽ dẫn đến sản lượng nông nghiệp cao hơn. Trong trường hợp này, mục tiêu ngắn hạn hoặc mục tiêu trước mắt (đầu ra) của dự án là "X cố vấn trang trại và X nông dân trong X tỉnh nhận được đào tạo về xây dựng năng lực bởi dự án trong năm 2009".

9. Cácchỉsố • Để theo dõi và đánh giá kết quả của mộtdựán/chươngtrình, đolườngcáccáctácđộng, kết quả vàđầuratheodựkiếncầnđượcxâydựng.Cácbiệnphápđolường này thường được gọi là chỉ số. • Chỉsốquan trọng trong việc đo lường sự tiến bộ và thành tựu của một dự án, • Quan trọng trongcác giao tiếp củanội bộ dự án cũng như bên ngoài vì chúng giúp cho cán bộ dự án và các bên liên quan tập trung vào mục tiêu mà dự án hướng tới. • Tất cả các dự án cần phải có các chỉ số đo lường kết quả dự kiến ​​(kết quả và đầura/Mục tiêu trung gian và mục tiêu trước mắt). Các chỉ số khái quát cũng được xâydựngcho mục tiêu dài hạn hoặc tác độngđượckỳvọngdự án sẽ đóng góp.  • Một số tổ chức tài trợ cũng yêu cầu các chỉ số được đođếm trong mối quan hệ với nhau về khối lượng thời gian và nguồn lực sẽ được phân bổ cho họ trong kế hoạch hoạtđộng của dự án.

10. Cácchỉsố • Thông thường, các chỉ số được phát triển cho dự án ở giai đoạn soạn thảovăn bản xuất, sau khi mục tiêu của dự án đã được hoàn tất.  • Các cánbộM & E thường bắt đầu công việc của họ bằng việc xem xét văn bản đề xuấtcủa dự án, bao gồm Khung logic và các chỉ số của dự án, trước khi lập kế hoạch cho M & E. • việc kiểm tra logic và sự phù hợp của mỗi chỉ số như một thước đo của mục tiêu của dự án.  • xem xét lại một chỉ số là cần thiết hoặc những chỉ số phụ mới cần được phát triển.  • Định nghĩacủa chỉ số: nên được thực hiện cho mỗi chỉ số để đảm bảo rằng có một sự hiểu biết chung về những gì nên được đo lường.

11. Chỉtiêu • Mộtkhi mục tiêu của dự án và các chỉ số liên quan đã được xâydựng, cánbộquản lý dự án và cánbộM&E cần xác địnhphương thức đánh giá dựán hàng năm hoặc chỉtiêu dựa trên kết quả kỳvọngcuối cùng của dự án. • Nếuchỉtiêu tiến độ,đầura cuối cùng vàchỉtiêukết quảđã được xácđịnhtrong Khung logic từlúc soạnthảođềxuấtdự ánthìcánbộ M&E vẫnphải đánh giá mức độ phù hợp trong môi trường thực hiện. • Trong trường hợp chỉtiêukếtquảcuối cùng đã được đồng thuận với nhà tài trợ nhưng cácchỉtiêu tiến độ hàng năm vẫn chưa được thiết lập, thìcánbộquản lý dự án và cánbộM&Ephảisửdụngchỉtiêukếtthúcdựánđểxácđịnhchỉtiêuhàngnămphùhợp. • Cácchỉtiêu thực tế có thể được thiết lập bằng cách chia nhỏ các chỉ số thành các cấpđộhoànthành khác nhau

12. Rủi Ro • Tấtcả các dự án phải đối mặt với một số loại rủi ro mà có thể cản trở khả năng đạt được các mục tiêu hoặc kết quả mong đợi.  Do đó, những rủi ro này nên được xác định, theodõivà đánh giá chặt chẽ bởi cánbộM&E để xác định hành động cần thiết để giảm thiểu bất kỳ mối đe dọa nội bộ hoặc bên ngoài cho dự án. • Những rủi ro nội bộ của một dự án là những rủi ro cóphạm vi ảnhhưởngnằm trong một dự án. Rủi ro này có thể bao gồm sự chậm trễ trong việc ký hợp đồng có ảnh hưởng đến việc đưa ra các kết quả quan trọng, chậm giải ngân để các đối tác thực hiện, hoặc số lượng nhân viên thay đổi... Những loại rủi ro này cần được kiểm soát nếu các mục tiêu và kết quả muốn đạt được theo đúng tiến độ. • Rủi ro bên ngoài là những rủi ro bên ngoài dự án nhưng vẫn nằm trong môi trường hoạt động của nó. Vì vậy nó thường nằm ngoài tầm kiểm soát của nó. Ngay cả các rủi ro bên ngoài không thể kiểm soát được trong một môi trường của dự án cần phải được theo dõi, đánh giá và phải được kiểm soát ngay khi nó được xác định là mối đe doạ tiềm năng của dự án.

13. Quản lý rủi ro vàlập kế hoạch rủi ro • Quản lý rủi ro vàlập kế hoạch rủi ro cũng cần được xâydựng, đặc biệt là những dự án trong môi trường không ổn định hoặc có khả năng không ổn định. • Những dự án này nên bao gồm các bước hành động được thực hiện nếu  điều kiện trở nên xấu hơn. Đánh giá các mức độ của rủi ro được xác định là một phần của quá trình này. • Việc này nên yêu cầu cán bộ dự án, đặc biệt là cánbộ M&E, thông báo cho quản lý dự án về rủi ro chưa được giải quyết để có biện pháp kịp thời.

14. Giảđịnh • Cácyếutốbênngoài (vídụnhưsựkiện, điềukiệnhoặcquyếtđịnh) cóthểảnhhưởngđếntiếnđộhoặcsựthànhcôngcủamộtdựán/chươngtrình. Làcácđiềukiện (thườnglàđiềukiệntíchcực) đểđạtđượccácmụctiêucủadựán, nhưngthườngnằmngoàikiểmsoátcủaviệcquảnlýdựán. • Giảđịnh ban đầulànhữngđiềukiệnthiếtyếuchosựthànhcôngcủamộtdựán/chươngtrình. • Giảđịnhnguyhiểmlànhữngđiềukiệnđedọaviệcthựchiệncủadựán/chươngtrình

15. Mẫukhung logic chi tiết

16. Thựchành • Chia 5 nhóm - Xâydựngkhung M&E/kếhoạch M&E