CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES

1. Estado Libre Asociado de Puerto RicoOFICINA DEL CONTRALOR CONSTRUCCIÓNDE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES Sr. Charlie Febus Sepúlveda Auditor Senior 25 de abril de 2006

2. Áreas a Cubrir • Programa y objetivos • Definición de términos • Pruebas a realizar • Experiencias del Auditor • Hallazgos más comunes

3. Programa de Auditoría (LA-06A) • Se utiliza como guía o modelo • Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza de la unidad auditada.

4. Subdivisiones del Programa • Construcción- Servicios Profesionales (LA-06B) • Proceso de subasta • Proyectos realizados sin subasta • Construcción-Obras realizadas por Administración Delegada (LA-06C) • Formalización del contrato • Órdenes de cambio

5. Cont. Subdivisiones del Programa • Desembolsos • Finalización del proyecto • Otras pruebas a realizar • Conclusión • Comunicación a la gerencia

6. Objetivos del Programa • Determinar si los procedimientos utilizados para realizar la obra están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. (Anejo 1-B) • Identificar los indicadores de fraude que existan en los procesos. • Determinar la comisión de irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras.

7. Cont. Objetivos del Programa • Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. • Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable. • Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.

8. CONTRATO DE OBRAS

9. La Muestra (Paso 1-4) Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido. (Anejo 2) Verifique los documentos de incorporación del contratista Selección • Querellas radicadas • Denuncias en los medios de comunicación • Confidencias • Presupuesto asignado para obras • Importe individual de los proyectos • Órdenes de cambio emitidas Considere • Demandas • Pagos de penalidades • Atrasos en el desarrollo del proyecto • Paralización del proyecto

10. Junta de Subastas (Paso 7-9) • Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley • Funciones: • Recibe y evalúa las propuestas recibidas. • Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato.

11. Expediente de la Subasta (Paso 10) • Documentos básicos (Anejo 3) • Examine: • Aviso de subasta • Periódico de circulación general • Anuncio (dentro del tiempo establecido) • Las especificaciones eran descriptivas • Fecha, hora, lugar y fianzas • Actas • Descriptivas y detalladas • Miembros presentes, licitadores y sus firmas • Acuerdos tomados y razones para adjudicar • Encuadernadas y archivadas

12. Expediente de la Subasta Documentos básicos: • Propuestas o licitaciones y sus especificaciones • Notificaciones de adjudicación • Las fianzas requeridas • Otros pormenores de actas • Cuando se declara desierta una subasta y se autoriza al Director administrativamente comprar o adquirir el servicio debe ser aprobado por la Junta de Subastas y la Legislatura Municipal • Si hubo un licitador agraciado se debe evaluar la razonabilidad de su oferta

13. Métodos de Adquisición de Servicios en la Contratación de Obras y Mejoras (Paso 7-19) • Subasta pública o formal • Media un anuncio en la prensa • Subasta por invitación • No media un anuncio en la prensa • Sin subasta • Solicitud de propuesta • Selección por partes (fracción) del proyecto

14. Importe Autenticidad Subastas Pública (Formal – Paso 7) • Se anuncie en un periódico de circulación general • Se somentan licitaciones o propuestas que cumplan con: • las especificaciones • las condiciones y demás requisitos establecidos en los documentos de subasta • Las garantías establecidas • La obra se adjudique al mejor postor • Prepare un expediente del proyecto y de la subasta

15. Sin Subastas (Informal – Paso 12) • Determinar cuáles fueron las razones para no celebrar subasta (Paso 6) • Fraccionamiento – examinar • Órdenes de cambio • Otros contratos para trabajos relacionados • Disponibilidad de fondos, fecha de los contratos, contratistas • Confirme las cotizaciones • Forma de adjudicación • Fianzas y/o pólizas sometidas

16. Formalización del Contrato(Paso 20 al 25) • Verificamos • Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto • Existían asignaciones presupuestarias • Se registró (partida, fondo y año) • Relación del contratista con la entidad • Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato

17. Formalización del Contrato Verificamos Aprobado por funcionario autorizado Anotado en registro de contratos del municipio y fue enviado a la OCPR El Contrato concuerda con subasta y licitación Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas Se indica claramente el lugar de proyecto Incluyeron las claúsulas requeridas

18. Cláusulas del Contrato de Obras(Paso 25-G) • Fecha del contrato • Seguro Social • Vigencia • Retención del 10% • Penalidades • Cláusulas sobre conflicto de intereses • Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)

19. radicadas antes de formalizar el contrato • Autenticidad • En original Radicación de Fianzas o Pólizas(Paso 25-D) • Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. • Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. • Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. • Otras • Verifique:

20. Examen del Expediente de Obras(Pasos 26) • Verifique documentos originales y examine: • Plano de construcción • Estimado de costo del proyecto • Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas • Breakdown sometido por el contratista • Informes de inspección y supervisión • Orden de comienzo • Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)

21. Órdenes de cambio(Pasos 32) • Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: • Estén numeradas • Aprobadas por el funcionario, arquitecto, inspector y la Junta de Subastas antes de realizarse los trabajos • Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo) • Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y ver si requiere subasta • No estaban contemplados en el contrato original • Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales • Se concedieron extensiones de tiempo • Evaluar la posibilidad de un perito

22. Desembolsos(Paso 36 y Anejo 6) • Obtener y examinar: • Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. • Aprobados por funcionarios autorizados • Cheque a nombre del contratista • Importe del cheque concuerde con el comprobante • Verifique los endosos de cheques y depósitos • Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6) • Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista • Retención del 10 % de cada pago parcial • Se impusieron penalidades por entrega tardía (Anejo 7)

23. Finalización del Proyecto(Paso 37) • Obtener y examinar: • Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) • Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas • Se emitió la carta de aceptación • Se obtuvo permiso de uso

24. Finalización del Proyecto(Pasos 37 y 38) • Verifique el informe de inspección final de la obra para: • determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. • que se emitió carta de aceptación de la obra. • Realice una inspección física del proyecto.

25. Otras Pruebas a Realizar:(Paso 39 y 40) • Confirme: • el pago de patentes y arbitrios • que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra.

26. Discutido anteriormente Terminación del Programa • Conclusión • Minuta de hallazgos • Cartas a la gerencia

27. Hallazgos más comunes • Obras sin permiso de ARPE • Obras sin utilidad • Pagos por trabajos no realizados • Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras

28. Preguntas

29. Contacto con la OCPR INTERNEThttp://www.ocpr.gov.pr E-mail ocpr@ocpr.gov.pr

30. CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS